Le quote di iscrizione sono un argomento delicato per ogni associazione. Questo perché, a differenza delle donazioni e delle sponsorizzazioni, sono l'unica fonte stabile di finanziamento. Per questo motivo, è importante tenere a mente alcune cose se si vogliono evitare problemi legali o controversie all'interno dell'associazione. In questo articolo spiegheremo i diversi tipi di quote di iscrizione e i principi legali che le regolano. Inoltre, ti aiuteremo a capire chi deve pagare le quote di iscrizione e chi è esente dal pagamento, e ti spiegheremo i punti chiave da tenere a mente quando aumenti le quote e in che modo puoi riscuoterle.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali tipi di quote di iscrizione esistono?
  
• Tutti i membri devono pagare una quota?
  
• Su quali criteri normativi si basano le quote di iscrizione?
  
• A cosa bisogna prestare attenzione quando si aumentano le quote di iscrizione?
  
• In che modo le associazioni possono riscuotere le quote in denaro?
  

Quali tipi di quote di iscrizione esistono?

Le associazioni hanno bisogno di entrate per finanziarsi. In generale, viene addebitata una quota di iscrizione regolare. Tuttavia, questa quota di iscrizione non deve necessariamente essere un contributo monetario. Si possono distinguere quattro tipi di quote di iscrizione:

• Contributo monetario: Il tipo tradizionale di quota di iscrizione è un contributo monetario. Ogni associazione può impostare l'importo individualmente. Il fattore chiave è che l'associazione può coprire le sue spese operative. I costi annuali totali dell'associazione possono essere utilizzati come base per il calcolo della quota di iscrizione. Tutti i proventi sono dedotti da questi costi, escluse le quote di iscrizione monetarie. Ad esempio donazioni, proventi da locazioni o proventi di eventi. Il totale rimanente rappresenta la somma minima dei contributi di tutti i membri. Infine, l'importo può essere diviso tra i membri per calcolare la quota di iscrizione individuale. Il club può scegliere di pagare le quote su base annuale o su base mensile, trimestrale o semestrale. Maggiori informazioni su entrate e uscite sono disponibili nel nostro articolo sulla contabilità per le associazioni.
  
• Manodopera: La quota di iscrizione dell'associazione può essere pagata anche sotto forma di manodopera. La quota varia da interventi di ristrutturazione alla clubhouse a un banchetto di beneficenza durante un evento. Tuttavia, tieni presente che non tutti i membri saranno in grado di fornire tali servizi, ad esempio per motivi di salute. Non è detto che tutti i membri possano o vogliano dedicare il tempo necessario. In questi casi, i club dovrebbero permettere ai soci di versare quote in denaro, in alternativa alla manodopera.
  
• Prestazioni in natura: Le quote associative possono includere anche contributi in natura. Questi includono beni come attrezzature sportive, materiale per ufficio (carta e cartucce per stampanti), e cibo e bevande.
  
• Quota d'ingresso: L'associazione può offrire la possibilità di pagare una quota di ingresso una tantum in sostituzione delle quote regolari. In genere, questa quota copre i costi amministrativi per l'ammissione di un nuovo membro. Tuttavia, si potrebbe stabilire un limite superiore per far fronte ai costi di gestione.
  

Tipi di quote di iscrizione per le associazioni

Inoltre, i club potrebbero offrire tipi speciali di quote, come le quote familiari. In questo caso, di solito viene addebitata una tariffa ridotta per tutta la famiglia. Sono frequenti sconti per bambini, studenti e anziani.

Tutti i membri devono pagare una quota?

Le associazioni possono decidere di esentare i singoli membri dal pagamento delle quote. Ciò potrebbe includere gruppi di persone che hanno diritto agli sconti sopra menzionati. Inoltre, l'esenzione può essere concessa a persone socialmente svantaggiate che non sono in grado di pagare la quota di iscrizione a causa della loro situazione finanziaria.

I soci onorari sono spesso esentati dal pagamento delle quote di iscrizione. Si tratta di membri dell'associazione che ricevono un riconoscimento speciale per il loro contributo eccezionale o per la loro fedeltà pluriennale all'associazione. Sono nominati membri onorari dall'associazione e godono quindi di diritti speciali (cfr. articolo 35 del codice civile tedesco – Bürgerliches Gesetzbuch, o BGB).

I membri che hanno servito l'associazione per molti anni potrebbero anche essere esentati dal pagamento delle quote o potrebbero pagare quote ridotte in riconoscimento della loro fedeltà. Questo vale anche per i volontari. Potrebbero anche ricevere un'indennità di volontariato esentasse. Spesso, i membri del consiglio o le persone che ricoprono altri ruoli significativi all'interno dell'associazione non pagano le quote.

Le decisioni sull'esenzione dalle quote associative sono di solito prese dal consiglio dell'associazione e delineate nello statuto dell'associazione.

Su quali criteri normativi si basano le quote di iscrizione?

L'ammontare e l'obbligatorietà delle quote di iscrizione sono stabiliti nello statuto dell’associazione. Lo statuto si basa principalmente sull'articolo 58 del Codice civile tedesco, che suggerisce cosa dovrebbe contenere. Sono comprese anche disposizioni sull'ammissione e le dimissioni dei membri, sulla composizione del consiglio di amministrazione e sui presupposti per la convocazione di un'assemblea generale. Se questo contenuto non è presente nello statuto, l'associazione non può essere registrata presso il Vereinsregister (registro ufficiale delle associazioni) ai sensi dell'articolo 60 del BGB. La quota di iscrizione è stabilita dall'assemblea generale, salvo quanto previsto nello statuto, che può delegare al consiglio direttivo tale facoltà.

Per il pagamento delle quote di iscrizione, lo statuto potrebbe prevedere una formulazione simile a questa:

"I soci sono tenuti a pagare una quota di iscrizione annuale di 100 euro. L'importo è dovuto il 1° gennaio di ogni anno, in anticipo per l'anno successivo. Deve essere versato sul conto dell'associazione o, in alternativa, in contanti al tesoriere. Ai soci che non verseranno la quota di iscrizione entro il 31 gennaio verrà inviato un sollecito di pagamento. Dopo due solleciti infruttuosi, il consiglio direttivo può decidere di espellere il socio ai sensi della sezione XYZ dello statuto. In casi particolari, il consiglio direttivo può concedere riduzioni o esenzioni dalla quota di iscrizione. Le richieste di questo tipo, unitamente alle relative motivazioni, devono essere presentate per iscritto al consiglio direttivo. Le modifiche alla quota di iscrizione possono essere apportate con delibera dell'assemblea generale. Il consiglio direttivo propone l'importo della quota di iscrizione, che viene votata dall'assemblea generale".

Lo statuto dell'associazione potrebbe prevedere che l'ammissione di nuovi soci sia soggetta al pagamento di una quota d'ingresso. Se lo statuto non lo prevede, né il consiglio direttivo né l'assemblea generale possono imporre una quota di ingresso.

L'importo della quota associativa è soggetto a revisione periodica, in base a fattori quali l'andamento dei costi operativi e il numero degli iscritti. Per ovviare alla riscrittura dello statuto, è possibile definire l'obbligo di pagamento delle quote in un apposito regolamento. Lo statuto si limiterà quindi a specificare se e come le quote devono essere pagate. L'assemblea generale determina l'importo effettivo del compenso, che è documentato nel tariffario. Pertanto, lo statuto rappresenta la base giuridica per la politica delle quote.

A cosa bisogna prestare attenzione quando si aumentano le quote di iscrizione?

Le quote di iscrizione, se non più sufficienti al sostegno della missione o dei progetti dell'associazione, possono essere aumentate. Di fronte a costi crescenti per energia, affitti o personale, e all'impossibilità di reperire ulteriori fondi tramite donazioni o sponsor, per molte associazioni questa diviene l'unica soluzione. Tuttavia, è fondamentale trovare un equilibrio tra le esigenze finanziarie dell'associazione e il suo impegno sociale, garantendo l'accessibilità ai gruppi a basso reddito.

La trasparenza è fondamentale quando si aumentano le quote di iscrizione. È importante che i membri comprendano le motivazioni dietro le diverse quote di iscrizione. Comprenderne le ragioni, grazie a una spiegazione chiara, favorisce l'accettazione dell'aumento. Ad esempio, potrebbe essere utile fornire una panoramica delle entrate e delle uscite dell'associazione negli ultimi anni. Può essere utile anche una descrizione dei servizi e delle attività dell'associazione, se sono aumentate nel corso degli anni.

Salvo disposizioni contrarie dello statuto, l'aumento delle quote di iscrizione è deliberato dall'assemblea generale. Affinché l’aumento di quota sia accettato, è fondamentale fornire una spiegazione chiara sulla differenza di importo. Si consiglia un aumento di prezzo moderato fino a un massimo del 30%. Aumenti di prezzo consistenti, superiori al 50%, sono generalmente più difficili da implementare. Invece di grandi aumenti, è preferibile optare per incrementi tariffari più moderati e costanti, che potrebbero risultare più accettabili per i membri.

Nella determinazione delle quote di iscrizione, è opportuno che le associazioni valutino l'ammontare richiesto da associazioni con caratteristiche simili. Tale valutazione può risultare utile come termine di paragone in caso di verifiche da parte degli organi competenti. Se le quote si collocano all'interno di un range simile, l'associazione avrà maggiori probabilità di successo nell'attuare un aumento delle stesse. Se le quote superano significativamente la media, è necessario che l'associazione dimostri un punto di forza unico che la differenzia nettamente dalle altre. L'aumento retroattivo è consentito solo se espressamente previsto dallo statuto dell'associazione.

In che modo le associazioni possono riscuotere le quote in denaro?

Le associazioni hanno diverse opzioni per raccogliere contributi finanziari. Le opzioni più comuni sono:

• Contanti
  
• Addebito diretto
  
• Bonifico bancario
  
• Ordine permanente
  
• Addebito diretto nell'Area unica dei pagamenti in euro (SEPA)
  

In caso di mancato pagamento da parte di un socio, l'associazione ha il compito di sollecitarlo, rammentandogli l'obbligo di regolarizzare la sua posizione. Non essendo associato a servizi specifici, il pagamento di questo obbligo non può essere contestato. Di norma, l'inadempienza si verifica se il membro dell'associazione non paga dopo che l'importo è divenuto esigibile (cfr. articolo 286 del BGB). Da quel momento in poi, l'associazione può addebitare interessi e spese di mora. La mediazione dovrebbe sempre essere il primo passo da intraprendere per trovare una soluzione. Ad esempio, può essere utile per concordare pagamenti rateali o un metodo alternativo di pagamento delle quote. Qualora la mediazione non vada a buon fine, lo statuto dell'associazione può prevedere l'espulsione dei membri morosi. Come ultima risorsa, è possibile intraprendere un'azione legale per riscuotere la quota dovuta. Ai sensi dell'articolo 195 del BGB, esiste un termine di prescrizione standard di tre anni.

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