Las cuotas de afiliación son un tema delicado para todas las asociaciones. Esto se debe a que, a diferencia de las donaciones y los patrocinios, son la única fuente estable de financiación. Debido a esto, es importante tener en cuenta algunas cosas si desean evitar los problemas legales o disputas dentro de la asociación. En este artículo, explicaremos los diferentes tipos de cuotas de afiliación y los principios legales que se aplican a ellas. También te ayudaremos a determinar quién tiene que pagar las cuotas de afiliación, quién puede estar exento, qué debes tener en cuenta al aumentar las cuotas y cómo puedes cobrarlas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué tipos de cuotas de socio existen?
  
• ¿Todos los miembros tienen que pagar cuotas?
  
• ¿Cuál es la base legal de las cuotas de afiliación?
  
• ¿Qué se debe tener en cuenta al aumentar las cuotas de afiliación?
  
• ¿Cómo pueden las asociaciones cobrar cuotas monetarias?
  

¿Qué tipos de cuotas de socio existen?

Las asociaciones necesitan ingresos para financiarse. En general, se cobra una cuota de afiliación regular. Sin embargo, esta cuota de afiliación no tiene por qué ser necesariamente una contribución monetaria. Se pueden distinguir cuatro tipos de cuotas de afiliación:

• Contribución monetaria. El tipo tradicional de cuota de afiliación es una contribución monetaria. Cada asociación puede establecer el importe de forma individual. El factor clave es que la asociación pueda cubrir sus gastos operativos. Los costes anuales totales de la asociación se pueden utilizar como base para calcular la cuota de afiliación. Todos los ingresos se deducen de estos costes, excluyendo las cuotas monetarias de afiliación. Esto puede incluir donaciones, ingresos por alquiler o ingresos de eventos. El total restante representa la suma mínima de las contribuciones de todos los miembros. Finalmente, esto se puede dividir por el número de miembros para determinar la afiliación individual de la asociación. El club puede optar por pagar las cuotas anualmente o de forma prorrateada mensual, trimestral o semestralmente. Puedes encontrar más información sobre ingresos y gastos en nuestro artículo sobre contabilidad para asociaciones.
  
• Mano de obra. La cuota de afiliación de la asociación también puede pagarse en forma de mano de obra. Esto puede variar desde hacer reparaciones en la sede del club hasta vender pasteles en un evento. Sin embargo, ten en cuenta que no todos los miembros podrán proporcionar dichos servicios, por ejemplo, por razones de salud. Es posible que otros no puedan o no quieran dedicarle tiempo. En tales casos, los clubes deben permitir que los socios hagan contribuciones monetarias en lugar de trabajo.
  
• Beneficios en especie. Las cuotas de afiliación también pueden incluir contribuciones en especie. Puede tratarse de artículos como equipo deportivo, material de oficina como papel y cartuchos de impresora, o alimentos y bebidas.
  
• Cuota de entrada. La asociación también puede renunciar a las cuotas regulares y, en su lugar, cobrar una cuota de iniciación única. Por lo general, esta cuota cubre los costes administrativos de admisión de un nuevo miembro. Sin embargo, podría ser más alta para cubrir los costes operativos.
  

Tipos de cuotas de afiliación para asociaciones

Además, los clubes pueden ofrecer tipos especiales de cuotas, como las cuotas familiares. En este caso, se suele cobrar una tarifa reducida para toda la familia. También son comunes los descuentos para niños, estudiantes y jubilados.

¿Todos los miembros tienen que pagar cuotas?

Las asociaciones pueden decidir eximir a los miembros individuales del pago de cuotas. Esto puede incluir grupos de personas que cumplen los requisitos para los descuentos mencionados anteriormente. Además, se puede conceder una exención a las personas socialmente desfavorecidas que no puedan pagar la cuota de afiliación debido a su situación económica.

Los miembros honorarios a menudo están exentos del pago de cuotas de afiliación. Se trata de miembros de la asociación que reciben un reconocimiento especial debido a sus méritos excepcionales o a su pertenencia de larga data. La asociación les nombra miembros honorarios, lo que les concede derechos especiales (consulte el artículo 35 del Código Civil alemán: Bürgerliches Gesetzbuch o BGB).

Los miembros que han servido a la asociación durante muchos años también pueden estar exentos de pagar cuotas o pueden pagar cuotas reducidas en reconocimiento a su lealtad. Esto también se aplica a los voluntarios. También pueden recibir una asignación de voluntariado libre de impuestos. A menudo, los miembros de la junta directiva o las personas que desempeñan otras funciones importantes dentro de la asociación no pagan cuotas.

La junta directiva de la asociación suele tomar las decisiones sobre la exención de las cuotas de afiliación, que se describen en los estatutos de la asociación.

¿Cuál es la base legal de las cuotas de afiliación?

En los estatutos de la asociación se debe especificar si los miembros de la asociación pagan cuotas de afiliación y cuánto. La base para ello es el artículo 58 del Código Civil alemán, que establece el contenido recomendado para los estatutos. También se incluyen disposiciones sobre la admisión y dimisión de los miembros, la composición del consejo de administración y los requisitos previos para convocar una asamblea general. Si falta este contenido en los estatutos, la asociación no puede registrarse en el Vereinsregister (registro oficial de asociaciones alemán) según el artículo 60 del BGB. El importe de la cuota de socio suele decidirse en la asamblea general; no obstante, si así se especifica en los estatutos de la asociación, la junta directiva también puede fijar la cuota.

En el caso de la provisión de cuotas de afiliación, la redacción de los estatutos podría ser similar al siguiente ejemplo:

«Los socios están obligados a pagar una cuota anual de 100 euros. El importe vence el 1 de enero de cada año, por adelantado para el año siguiente. Debe transferirse a la cuenta de la asociación o, alternativamente, pagarse en efectivo al tesorero. Si la cuota de afiliación no se paga antes del 31 de enero de un año en particular, el miembro recibirá un recordatorio. Tras dos recordatorios infructuosos, la junta directiva podrá decidir la expulsión del socio de acuerdo con el apartado XYZ de los estatutos. En casos especiales, la junta directiva podrá conceder reducciones o exenciones de la cuota de afiliación. Las solicitudes, junto con su justificación, deberán presentarse por escrito a la junta directiva. Los cambios en la cuota de afiliación pueden realizarse por resolución de la asamblea general. La junta directiva propone el importe de la cuota de socio, que se vota en la asamblea general.»

Si una asociación requiere una cuota de entrada al admitir a un nuevo miembro, esto también debe indicarse en los estatutos. Si los estatutos sociales no lo previeran, ni la junta directiva ni la asamblea general podrán imponer una cuota de iniciación.

El importe de la cuota de afiliación se puede ajustar, por ejemplo, si hay un cambio en los costes operativos o en el número de miembros. Para evitar la necesidad de reescribir los estatutos en este caso, la obligación de pagar cuotas se puede describir en un conjunto separado de estatutos de cuotas. Los estatutos solo especificarán si se deben pagar las cuotas y cómo se deben pagar. La asamblea general determina el importe real de la cuota, que se documenta en el programa de cuotas. Por lo tanto, los estatutos sirven como autoridad para la política de cuotas.

¿Qué se debe tener en cuenta al aumentar las cuotas de afiliación?

Cuando las cuotas de afiliación ya no son suficientes para respaldar la misión o los proyectos de la asociación, las asociaciones pueden aumentar las cuotas. A menudo, esta es la única opción para las asociaciones cuando se enfrentan al aumento de los costes de energía, alquiler o personal, y cuando no se pueden recaudar fondos adicionales a través de donaciones o patrocinios. Sin embargo, siempre es importante equilibrar las obligaciones financieras de la asociación con su responsabilidad social, que incluye poner la afiliación a disposición de los grupos de bajos ingresos.

La transparencia es clave a la hora de aumentar las cuotas de afiliación. Los miembros deberían poder entender por qué están pagando más. Una explicación clara de las razones aumenta la probabilidad de que se acepte el aumento. Por ejemplo, puede ser útil proporcionar una visión general de los ingresos y gastos de la asociación en los últimos años. Una descripción de los servicios y actividades de la asociación, si han aumentado a lo largo de los años, también puede ser útil.

A menos que los estatutos de la asociación dispongan lo contrario, la asamblea general decide sobre cualquier aumento de las cuotas. Además de una justificación razonable, la diferencia entre la cuota existente y la cuota propuesta es clave para la aceptación del aumento. Se recomienda un aumento moderado de la cuota de hasta el 30 %. Implementar aumentos drásticos de precios del 50 % o más suele ser más complicado. Por lo general, se debe evitar realizar grandes aumentos, en favor de aumentos de cuotas más moderados y continuos, que podrían ser más efectivos en lo que respecta a la aceptación de los miembros.

A la hora de fijar las cuotas de afiliación, las asociaciones deben tener en cuenta las cuotas cobradas por asociaciones similares, lo que también puede servir de salvaguardia en caso de revisión judicial. Si las cuotas están en un rango similar, la asociación tiene una buena oportunidad de implementar con éxito el aumento de las cuotas. Si las cuotas son significativamente más altas que el promedio, solo está permitido si la asociación tiene un punto de venta único que dificulte la comparación con otras asociaciones. Un aumento retroactivo solo se permite si está específicamente previsto en los estatutos de la asociación.

¿Cómo pueden las asociaciones cobrar cuotas monetarias?

Las asociaciones tienen varias opciones para recaudar contribuciones financieras. Las opciones más comunes son:

• Efectivo
  
• Adeudo directo
  
• Transferencia bancaria
  
• Orden permanente
  
• Adeudo directo de la zona única de pagos en euros (SEPA)
  

Si un miembro no cumple con una solicitud de pago, los responsables de la asociación deben recordarle al miembro que está obligado a pagar las cuotas. Dado que esta obligación no está vinculada a servicios específicos, un miembro no puede simplemente negarse a pagar. Por regla general, el incumplimiento se produce si el miembro de la asociación no paga después de que el importe sea exigible (véase el artículo 286 del BGB). A partir de ese momento, la asociación puede cobrar intereses y comisiones por demora. Sin embargo, la mediación siempre debe intentarse como primer paso, por ejemplo, para acordar pagos a plazos o un método alternativo de pago de cuotas. Si esto falla, los miembros pueden ser expulsados de la asociación si los estatutos lo permiten. Como último recurso, es posible emprender acciones legales para cobrar la cuota pendiente. De acuerdo con el artículo 195 del BGB, existe un plazo de prescripción estándar de tres años.

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