Les cotisations sont un sujet sensible pour toutes les associations. En effet, contrairement aux dons et aux parrainages, elles constituent la seule source de financement stable. C’est pourquoi il est important de garder à l’esprit un certain nombre de points si l’on veut éviter tout problème juridique ou litige au sein de l’association. Dans cet article, nous allons vous expliquer les différents types de cotisations et les principes juridiques qui s’y appliquent. Nous vous aiderons également à déterminer qui doit payer des cotisations et qui peut en être exempté, ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous augmentez les cotisations, et comment vous pouvez les encaisser.

Sommaire de cet article

• Quels sont les types de cotisations ?
  
• Tous les membres doivent-ils payer une cotisation ?
  
• Quelle est la base juridique des cotisations ?
  
• Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l’augmentation des cotisations ?
  
• Comment les associations peuvent-elles percevoir des cotisations monétaires ?
  

Quels sont les types de cotisations ?

Les associations ont besoin de revenus pour se financer. En général, une cotisation régulière est facturée. Toutefois, cette cotisation ne doit pas nécessairement être une contribution monétaire. On distingue quatre types de cotisations :

• Contribution financière : le type classique de cotisation est une contribution financière. Chaque association peut en fixer le montant individuellement. Le facteur clé est que l’association peut couvrir ses frais de fonctionnement. Les coûts annuels totaux de l’association peuvent servir de base au calcul de la cotisation. Tous les revenus sont déduits de ces coûts, à l’exclusion des cotisations monétaires. Il peut s’agir de dons, de revenus locatifs ou de recettes provenant d’événements. Le total restant représente la somme minimale des contributions de tous les membres. Enfin, ce montant peut être divisé par le nombre de membres pour déterminer le nombre de membres individuels de l’association. Le club peut choisir de payer les cotisations sur une base annuelle ou au prorata sur une base mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Vous trouverez plus d’informations sur les recettes et les dépenses dans notre article sur la comptabilité des associations.
  
• Main-d’œuvre : la cotisation de l’association peut également être payée sous forme de main-d’œuvre. Cela peut aller de la réparation du club-house à la vente de gâteaux lors d’un événement. Néanmoins, n’oubliez pas que tous les membres ne seront pas en mesure de fournir ce type de services, par exemple pour des raisons de santé. D’autres ne pourront ou ne voudront peut-être pas y consacrer du temps. Dans ce cas, les clubs doivent permettre à leurs membres de verser des contributions monétaires en lieu et place de leur travail.
  
• Prestations en nature : les cotisations des membres peuvent également inclure des contributions en nature. Il peut s’agir d’équipements sportifs, de fournitures de bureau telles que du papier et des cartouches d’imprimante, ou encore de nourriture et de boissons.
  
• Droit d’entrée : l’association peut également renoncer aux cotisations régulières et demander à la place des frais d’inscription uniques. En règle générale, ces frais couvrent les coûts administratifs liés à l’admission d’un nouveau membre. Cependant, ils peuvent être plus élevés pour couvrir les coûts d’exploitation.
  

Types de cotisation pour les associations

En outre, les clubs peuvent proposer des cotisations spéciales comme les cotisations familiales. Dans ce cas, une cotisation réduite est généralement demandée pour toute la famille. Les réductions pour les enfants, les étudiants et les retraités sont également courantes.

Tous les membres doivent-ils payer une cotisation ?

Les associations peuvent décider de dispenser certains de leurs membres du paiement des cotisations. Il peut s’agir de groupes de personnes pouvant bénéficier des réductions mentionnées ci-dessus. En outre, une exemption peut être accordée aux personnes socialement défavorisées qui ne sont pas en mesure de payer la cotisation en raison de leur situation financière.

Les membres honoraires sont souvent dispensés du paiement de la cotisation. Il s’agit de membres de l’association qui reçoivent une reconnaissance spéciale en raison de leurs mérites exceptionnels ou de leur ancienneté. Ils sont nommés membres honoraires par l’association et jouissent donc de droits particuliers (voir l’article 35 du Code civil allemand – Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB).

Les membres qui ont servi l’association pendant de nombreuses années peuvent également être exemptés du paiement de la cotisation ou bénéficier d’une cotisation réduite en reconnaissance de leur loyauté. Il en va de même pour les bénévoles. Ils peuvent aussi recevoir une allocation de bénévolat exonérée de taxes. Souvent, les membres du conseil d’administration ou les personnes qui occupent d’autres fonctions importantes au sein de l’association ne paient pas de cotisation.

Les décisions relatives à l’exonération des cotisations sont généralement prises par le conseil d’administration de l’association et énoncées dans les statuts de l’association.

Quelle est la base juridique des cotisations ?

Les statuts de l’association doivent préciser si les membres de l’association paient des cotisations et quel en est le montant. Cette disposition se fonde sur l’article 58 du Code civil allemand, qui définit le contenu recommandé pour les statuts. Ceux-ci comprennent également des dispositions relatives à l’admission et à la démission des membres, à la composition du conseil d’administration et aux conditions de convocation de l’assemblée générale. Si ces éléments ne figurent pas les statuts, l’association ne peut pas être enregistrée auprès du Vereinsregister (registre des associations) conformément à l’article 60 du BGB. Le montant de la cotisation est généralement décidé lors de l’assemblée générale ; toutefois, si les statuts de l’association le précisent, le conseil d’administration peut également fixer ce montant.

En ce qui concerne les cotisations, le libellé suivant pourrait s’apparenter à un exemple de statuts :

« Les membres sont tenus de payer une cotisation annuelle de 100 €. Ce montant est dû le 1er janvier de chaque année, à l’avance pour l’année suivante. Elle doit être virée sur le compte de l’association ou payée en espèces au trésorier. Si la cotisation n’est pas payée au 31 janvier d’une année donnée, le membre recevra un rappel. Après deux rappels infructueux, le conseil d’administration peut décider d’exclure le membre conformément à l’article XYZ des statuts. Dans des cas particuliers, le conseil d’administration peut accorder des réductions ou des dispenses de cotisations. Les demandes en ce sens doivent être adressées par écrit au conseil d’administration, accompagnées des justifications nécessaires. Les modifications de la cotisation peuvent être effectuées par résolution de l’assemblée générale. Le conseil d’administration propose le montant de la cotisation, qui est voté lors de l’assemblée générale. »

Si une association exige un droit d’entrée lors de l’admission d’un nouveau membre, cela doit également être indiqué dans les statuts. Si les statuts ne le prévoient pas, ni le conseil d’administration ni l’assemblée générale ne peuvent imposer un droit d’entrée.

Le montant de la cotisation peut être ajusté, par exemple dans les cas où les coûts d’exploitation ou le nombre de membres évoluent. Pour éviter de devoir réécrire les statuts, l’association peut décrire l’obligation de payer une cotisation dans un règlement séparé relatif aux cotisations. Les statuts se contenteront alors de préciser si et comment les cotisations doivent être payées. L’assemblée générale détermine le montant effectif de la cotisation, lequel est consigné dans le barème des cotisations. Ainsi, le règlement intérieur sert d’autorité pour la politique en matière de cotisations.

Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l’augmentation des cotisations ?

Lorsque les cotisations ne suffisent plus à soutenir a mission ou les projets de l’association, celle-ci peut les augmenter. C’est souvent la seule solution pour les associations confrontées à la hausse des coûts de l’énergie, du loyer ou du personnel, et lorsqu’il n’est pas possible de lever des fonds supplémentaires par le biais de dons ou de parrainages. Cependant, il est toujours important de trouver un équilibre entre les obligations financières de l’association et sa responsabilité sociale, qui consiste notamment à permettre aux groupes à faibles revenus d’adhérer à l’association.

La transparence est essentielle lorsqu’il s’agit d’augmenter les cotisations. Les membres doivent être en mesure de comprendre pourquoi ils paient plus. Si l’on en explique clairement les raisons, il y a plus de chance que l’augmentation soit acceptée. Par exemple, il peut être utile de donner un aperçu des recettes et des dépenses de l’association au cours des dernières années. Tout comme il peut être utile de décrire les services et les activités de l’association, s’ils ont augmenté au fil des ans.

Sauf disposition contraire des statuts de l’association, c’est l’assemblée générale qui décide de l’augmentation des cotisations. En plus d’une justification raisonnable, la différence entre la cotisation existante et la cotisation proposée est déterminante pour faire accepter l’augmentation. Il est recommandé de procéder à une augmentation modérée des tarifs, de l’ordre de 30 % au maximum. Il est généralement plus difficile de mettre en œuvre des augmentations très fortes de 50 % ou plus des tarifs existants. Les augmentations importantes doivent généralement être évitées, au profit d’augmentations plus modérées et continues, qui peuvent être plus efficaces quant à l’acceptation des membres.

Lorsqu’elles fixent les cotisations, les associations doivent tenir compte des cotisations demandées par des associations similaires, ce qui peut également constituer une garantie en cas de contrôle judiciaire. Si les cotisations se situent dans une fourchette similaire, l’association a de bonnes chances de réussir à mettre en œuvre l’augmentation des cotisations. Si elles sont nettement plus élevées que la moyenne, l’augmentation n’est autorisée que si l’association dispose d’un argument de vente unique qui la rend difficilement comparable à d’autres associations. Une augmentation rétroactive n’est autorisée que si elle est expressément prévue dans les statuts de l’association.

Comment les associations peuvent-elles percevoir des cotisations monétaires ?

Les associations disposent de différentes options pour collecter des contributions financières. Les options les plus courantes sont les suivantes :

• Espèces
  
• Prélèvement automatique
  
• Virement bancaire
  
• Ordre de virement permanent
  
• Prélèvement automatique SEPA (Single Euro Payments Area)
  

Si un membre ne donne pas suite à une demande de paiement, les responsables de l’association doivent lui rappeler qu’il est tenu de payer les cotisations. Cette obligation n’étant pas liée à des services spécifiques, un membre ne peut pas simplement refuser de payer. En règle générale, il y a défaut de paiement dès lors que le membre de l’association ne paie pas après l’échéance (voir article 286 du BGB). À partir de ce moment, l’association peut facturer des intérêts et des pénalités de retard. Toutefois, la médiation doit toujours être tentée dans un premier temps, par exemple pour convenir d’un paiement échelonné ou d’une autre méthode de paiement des cotisations. En cas d’échec, les membres peuvent être exclus de l’association si les statuts le permettent. En dernier ressort, il est possible d’intenter une action en justice pour recouvrer les cotisations impayées. Selon l’article 195 du BGB, le délai de prescription standard est de trois ans.

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