La maggior parte delle associazioni riscuote regolarmente quote dai propri membri, sia che ciò avvenga mensilmente, trimestralmente, semestralmente o annualmente. Tali quote vengono spesso riscosse utilizzando l'addebito diretto SEPA. Stripe semplifica l'integrazione e l'elaborazione degli addebiti diretti SEPA. In questo articolo spiegheremo cos'è l'addebito diretto SEPA, come elaborarlo con Stripe, quali vantaggi offre e quali requisiti un'associazione deve soddisfare per poter riscuotere denaro dai conti dei propri membri utilizzando l'addebito diretto SEPA. Verranno inoltre presentati due modelli per un mandato SEPA e una notifica di addebito diretto SEPA.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è l'addebito diretto SEPA?
  
• Quali sono i vantaggi dell'addebito diretto SEPA per le associazioni?
  
• Quali requisiti deve soddisfare un'associazione per poter riscuotere le quote di iscrizione tramite SEPA?
  
• Come dovrebbe formattare il mandato SEPA un'associazione?
  
• Come dovrebbe formattare le proprie notifiche di addebito diretto SEPA un'associazione?
  

Che cos'è l'addebito diretto SEPA?

L'addebito diretto SEPA (Single Euro Payments Area) è una modalità di pagamento elettronico standardizzata. È stata introdotta nel 2014 ed è ora utilizzata in tutta l'Unione europea, nonché in Islanda, Liechtenstein e Norvegia, che non fanno parte dell'UE ma fanno parte dello Spazio economico europeo (SEE).

La SEPA è nata con l'obiettivo di semplificare le transazioni dei pagamenti internazionali, compresi i bonifici bancari e gli addebiti diretti. I sistemi di pagamento nazionali sono stati aggiornati in tal senso. In Germania, ad esempio, il sistema di addebito diretto è stato sostituito dal mandato di addebito diretto SEPA. Da allora, al posto del numero di routing bancario viene utilizzato il codice BIC (Bank Identifier Code) e al posto del numero di conto bancario viene utilizzato il codice IBAN (International Bank Account Number).

L'addebito diretto SEPA è la procedura standard in molte giurisdizioni in termini di pagamenti ricorrenti. Esiste una differenza tra l'addebito diretto SEPA B2B e l'addebito diretto SEPA Core. Il primo è progettato per le transazioni business-to-business (B2B) tra attività, mentre il secondo è riservato alle transazioni generali dei clienti. Se le associazioni desiderano riscuotere le quote di iscrizione, utilizzano un addebito diretto SEPA Core. Ciò consente alle associazioni di trasferire denaro dai loro membri o donatori al conto dell'associazione senza bisogno che i membri o i donatori effettuino attivamente un trasferimento. Tutto ciò di cui l'associazione ha bisogno è un mandato di addebito diretto. Il mandato di addebito diretto è l'autorizzazione che consente all'associazione di trasferire denaro dai conti dei suoi membri, una tantum o su base ricorrente. Scopri di più nel nostro articolo sugli addebiti diretti SEPA.

Con Stripe Payments, puoi riscuotere e gestire facilmente le quote di iscrizione dei membri. Payments consente inoltre di offrire ai membri altre opzioni di pagamento, come bonifici bancari, pagamenti con carta o link di pagamento, e di semplificare le procedure contabili e di riconciliazione grazie ai nostri report finanziari e contabili pronti all'uso.

Non è necessario integrare singolarmente l'addebito diretto SEPA e altre modalità di pagamento. Quando utilizzi i nostri prodotti front-end, Stripe determina automaticamente le modalità di pagamento più pertinenti da mostrare al cliente. Ulteriori informazioni sugli addebiti diretti SEPA con Stripe.

Quali sono i vantaggi dell'addebito diretto SEPA per le associazioni?

Rispetto ai pagamenti in contanti o ai singoli trasferimenti, l'addebito diretto SEPA offre diversi vantaggi per le associazioni nella riscossione delle quote di iscrizione:

• Automazione: se l'addebito diretto è attivo, la quota di iscrizione viene automaticamente detratta dal conto del membro. Ciò agevola i membri, che non devono fare alcuna operazione e non rischiano così di dimenticarsi di effettuare il pagamento. Questo metodo garantisce inoltre che le associazioni ricevano i fondi entro i tempi stabiliti. Anche se esistono casi particolari nei quali la banca di un membro può bloccare l'addebito diretto se non ci sono fondi sufficienti sul conto e i membri possono opporsi a un pagamento entro otto settimane, alle associazioni vengono generalmente garantiti pagamenti affidabili. Ciò significa, inoltre, che le associazioni risparmiano tempo che altrimenti impiegherebbero per inviare promemoria ai singoli membri per i pagamenti in sospeso.
  
• Prevedibilità: le associazioni possono scegliere le date specifiche in cui vengono addebitati gli importi sui conti dei loro membri. Ciò significa che sanno esattamente quando le quote di iscrizione saranno loro disponibili.
  
• Gestione semplice: l'automazione degli addebiti diretti SEPA riduce l'onere amministrativo per le associazioni. Quando un'associazione ha solo pochi membri, il lavoro amministrativo è solitamente minimo. Tuttavia, con l'aumentare del numero dei membri, aumentano anche le procedure contabili necessarie. Diversi addebiti diretti possono essere raggruppati in un unico addebito diretto collettivo. Ciò consente all'associazione di inviare alla propria banca un set di dati consolidato anziché inviare ogni addebito diretto singolarmente.
  
• Flessibilità: se le quote di iscrizione cambiano, l'associazione può facilmente aggiornare queste modifiche nel mandato di addebito diretto SEPA senza necessità di alcuna azione da parte dei membri. I nuovi membri possono essere integrati rapidamente e facilmente nel sistema di addebito diretto SEPA.
  
• Fiducia: il diritto di opposizione per otto settimane al sistema di addebito diretto SEPA aumenta la fiducia in questa modalità di pagamento e può rafforzare la fiducia nell'associazione stessa. Inoltre, tutte le transazioni possono essere tracciate e verificate facilmente negli estratti conto dei membri.
  
• Costi ridotti: anche se il costo dell'addebito diretto SEPA varia da banca a banca, è generalmente inferiore rispetto ad altri metodi di pagamento. Inoltre, non ci sono promemoria, e quindi nessun costo associato, se le quote di iscrizione vengono ricevute entro i tempi stabiliti tramite addebito diretto automatico.
  

Quali requisiti deve soddisfare un'associazione per poter riscuotere le quote di iscrizione tramite SEPA?

Per utilizzare gli addebiti diretti SEPA, le associazioni devono soddisfare determinati requisiti. Questi riguardano aspetti organizzativi, tecnici e legali.

• Conto bancario conforme alla normativa SEPA: il requisito di base per gli addebiti diretti SEPA è un conto bancario in grado di riceverli. L'associazione deve disporre di un conto di questo tipo configurato dalla propria banca.
  
• Software: l'associazione deve avere accesso a un software conforme alla normativa SEPA o a un sistema di online banking in grado di creare e gestire addebiti diretti SEPA.
  
• Identificativo del creditore: ogni associazione che desideri riscuotere le quote di iscrizione tramite addebito diretto richiede un identificativo del creditore, che la identifica in modo univoco come beneficiario in tutta l'area SEPA. In Germania, tale identificativo può essere richiesto alla Bundesbank tedesca. È necessario inserire i dati pertinenti dell'associazione e nominare un referente. Il referente riceverà quindi una richiesta via email per attivare i dati della candidatura. Tale attivazione deve avvenire entro 10 giorni o i dati verranno eliminati. Una volta attivati i dati da parte del referente, viene assegnato e inviato tramite email un identificativo del creditore. Dopodiché, tale identificativo deve essere inoltrato alla banca dell'associazione.
  
• Accordo di riscossione: prima di implementare l'addebito diretto SEPA per un'associazione, le banche valutano il rischio di respinta dell'addebito diretto. Possono rifiutarsi di fornire il servizio all'associazione solo nel caso di un rischio stimato elevato. Tuttavia, nel caso specifico delle associazioni ciò accade raramente. Se la valutazione è positiva, l'associazione e la banca stipulano un accordo di addebito diretto. Tale accordo costituisce la base per l'invio degli addebiti diretti SEPA.
  
• Mandato SEPA: seguendo questi passaggi, l'associazione crea le condizioni necessarie per gli addebiti diretti SEPA. Il passaggio successivo è ottenere il permesso dell'altra parte coinvolta: i membri. Essi devono emettere un mandato SEPA per consentire all'associazione di prelevare denaro dai loro conti. Per il mandato SEPA non è necessario un modulo specifico, ma devono essere soddisfatti determinati requisiti. Il mandato deve essere in forma scritta e includere il nome, l'indirizzo e la firma del membro, nonché i dati del suo conto bancario. È inoltre importante specificare se il mandato è per un pagamento una tantum o ricorrente. Inoltre, il mandato deve includere il nome, l'indirizzo e il numero dell'identificativo del creditore dell'associazione. Infine, l'associazione deve fornire un riferimento del mandato. Si tratta di un numero univoco che può essere utilizzato per identificare la persona che emette il mandato. Spesso si tratta del numero d'iscrizione. È inoltre possibile combinare la domanda d'iscrizione con il mandato SEPA. Tuttavia, in questo caso, è necessaria una firma separata.
  
• Gestione dei mandati: le associazioni che emettono mandati di addebito diretto devono gestirli e documentarli con attenzione. I mandati SEPA scadono se non vengono utilizzati entro 36 mesi dalla firma. Tuttavia, ogni addebito diretto prolunga la validità del mandato per altri 36 mesi. I mandati SEPA devono essere conservati anche dopo l'uscita di un membro dall'associazione. Se un'iscrizione termina, l'associazione deve mantenere il corrispondente mandato SEPA per almeno 14 mesi.
  
• Notifiche: le associazioni hanno il dovere di informare i propri membri e devono informarli sull'addebito diretto SEPA. Questo potrebbe avvenire, ad esempio, in occasione dell'assemblea generale. Tuttavia, è necessario anche fornire un preavviso tramite circolare o altri mezzi, come il sito web dell'associazione, la rivista dell'associazione o la bacheca. Il preavviso deve essere dato 14 giorni prima della data prevista, se non diversamente concordato.
  
• Invio degli addebiti diretti: l'associazione deve inviare gli addebiti diretti SEPA alla propria banca con tempestività. Essi devono essere inviati almeno un giorno lavorativo bancario prima della data prevista. Tuttavia, per sicurezza, è consigliabile contattare la banca in anticipo. Gli addebiti diretti devono essere creati nel formato XML SEPA, che è il formato standardizzato per le transazioni SEPA.
  
• Protezione dei dati: è importante che le associazioni rispettino le linee guida del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), soprattutto nella gestione di dati personali sensibili dei membri per addebiti diretti SEPA. Inoltre, i membri devono acconsentire all'archiviazione ed elaborazione dei propri dati.
  

Come dovrebbe formattare il mandato SEPA un'associazione?

Non è necessario alcun modulo specifico per il mandato SEPA, ma esistono alcuni requisiti. Di seguito è riportato un [modello per un mandato SEPA], che autorizza un'associazione a effettuare addebiti diretti regolari.

Nel caso di un mandato SEPA per un pagamento una tantum, è possibile sostituire la prima frase con la seguente:

Autorizzo [Nome dell'associazione] a riscuotere un pagamento una tantum dal mio conto tramite addebito diretto.

Come dovrebbe formattare le proprie notifiche di addebito diretto SEPA un'associazione?

Di seguito è riportato un [esempio di notifica di addebito diretto] per la riscossione di un addebito diretto ricorrente.