I pagamenti ACH (Automated Clearing House) sono transazioni elettroniche con cui vengono trasferiti i fondi tra conti bancari negli Stati Uniti. Sono comunemente usati per depositi diretti, pagamenti di bollette, transazioni business-to-business (B2B) e pagamenti da persona a persona.

I pagamenti ACH vengono elaborati attraverso la rete ACH, un sistema sicuro e affidabile gestito dalla National Automated Clearing House Association (Nacha). Nel 2023, la rete ACH ha trasferito più di 80 mila miliardi di dollari. Per quanto comuni, i pagamenti ACH talvolta non vanno a buon fine. Quando i pagamenti ACH vengono restituiti, è importante capirne il motivo e reagire di conseguenza. Questa guida spiega perché i pagamenti ACH vengono comunemente restituiti, fornisce un elenco dei codici di restituzione e descrive come ridurre i pagamenti ACH non andati a buon fine per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa succede quando un pagamento ACH viene restituito?
  
• Perché i pagamenti ACH vengono restituiti
  
• Elenco completo dei codici di restituzione ACH
  
• Come ridurre le restituzioni ACH
  

Cosa succede quando un pagamento ACH viene restituito?

Quando una transazione ACH non può essere completata correttamente, il pagamento viene restituito. Una restituzione differisce leggermente da un rifiuto, che si verifica quando una voce non è mai stata accettata nella rete ACH per l'elaborazione. Sono molte le ragioni per cui un pagamento ACH può essere restituito, ad esempio fondi insufficienti sul conto del mittente, un conto chiuso o informazioni sul conto errate. Ecco cosa succede quando un pagamento ACH viene restituito.

• Notifica bancaria: la banca ricevente notifica alla banca di origine (la banca del mittente) che il pagamento ACH è stato restituito. Fornisce il codice del motivo o una descrizione che indica il motivo per cui non è stato possibile completare la transazione.

• Notifica al mittente: la banca di origine informa il mittente (in genere una persona fisica o giuridica) che il pagamento ACH è stato restituito, indicando il motivo fornito dalla banca ricevente.

• Nuovo invio o correzione: a seconda del motivo della restituzione, il mittente potrebbe dover correggere le informazioni di pagamento (ad esempio aggiornando i dettagli del conto) prima di avviare nuovamente la transazione.

• Riconciliazione: il mittente riconcilia i propri registri in modo che riflettano il pagamento stornato e intraprende tutte le azioni necessarie per risolvere la situazione, ad esempio contatta il destinatario per concordare un metodo di pagamento alternativo.

I pagamenti ACH restituiti possono essere soggetti a commissioni che la banca del mittente in genere addebita al mittente. Queste commissioni variano a seconda delle politiche della banca e della natura dello storno.

Perché i pagamenti ACH vengono restituiti

I pagamenti ACH possono essere restituiti per diversi motivi. Ecco alcune delle spiegazioni più comuni.

Fondi insufficienti

Esempio di codice: R01 (fondi insufficienti)

Ciò si verifica quando il conto da cui viene prelevato il pagamento non dispone di fondi sufficienti per coprire la transazione al momento dell'elaborazione.

Problemi con il conto

Codici di esempio: R02 (conto chiuso), R03 (nessun conto/impossibile individuare il conto), R04 (numero di conto non valido)

I pagamenti vengono restituiti se il numero di conto specificato non esiste, corrisponde a un conto chiuso o non è valido. Ciò potrebbe essere dovuto a errori di inserimento, chiusura dei conti o altre discrepanze amministrative.

Problemi di autorizzazione

Codici di esempio: R07 (autorizzazione revocata dal cliente), R10 (dichiarazione del cliente di assenza di autorizzazione)

Queste restituzioni si verificano quando l'ordinante non dispone dell'autorizzazione adeguata da parte dell'intestatario del conto per avviare l'addebito o se l'autorizzazione è stata revocata dopo essere stata inizialmente concessa.

Pagamento interrotto

Esempio di codice: R08 (pagamento interrotto)

Se un intestatario del conto interrompe l'ordine di pagamento per un determinato pagamento, l'addebito ACH verrà restituito.

Errori amministrativi

Codici di esempio: R05 (addebito non autorizzato sul conto consumer utilizzando un codice SEC aziendale), R17 (criteri di modifica dei record del file)

Se la transazione è stata formattata in modo errato, possono verificarsi errori. Ciò potrebbe significare una mancata corrispondenza dei codici di pagamento (ad esempio l'applicazione di un codice di transazione aziendale a un conto consumer) o altri errori tecnici che violano le regole ACH.

Errori bancari

Codici di esempio: R13 (numero di routing ACH non valido), R26 (errore in campo obbligatorio)

Queste restituzioni sono legate a problemi con la banca ricevente, come la mancanza di idoneità a partecipare alla rete ACH o errori nell'elaborazione dei campi obbligatori di una transazione.

Contestazioni e frodi

Codici di esempio: R29 (dichiarazione del cliente aziendale di assenza di autorizzazione), R51 (elemento relativo a voce RCK non idoneo [controllo ripresentato] o voce RCK impropria)

Se l'intestatario di un conto contesta una transazione come non autorizzata, indicando potenzialmente frodi o discrepanze nella modalità di elaborazione delle voci registrate, la transazione potrebbe essere restituita con questi codici.

Errori tecnici o procedurali

Codici di esempio: R20 (conto non usato per transazioni), R24 (voce duplicata)

Anche i pagamenti diretti a conti utilizzati per fini diversi dalle transazioni (conti non autorizzati a gestire addebiti o accrediti automatici) o le transazioni duplicate (in cui la stessa voce viene inviata più di una volta) sono motivi comuni per le restituzioni ACH.

Conformità e questioni legali

Codici di esempio: R16 (conto congelato)

Questo codice di errore può indicare che i conti sono stati bloccati a causa di azioni legali o che le transazioni sono state interrotte per violazioni delle normative.

Elenco completo dei codici di restituzione ACH

I codici di restituzione ACH comprendono un'ampia gamma di scenari, da semplici errori amministrativi a questioni più complesse relative alle transazioni internazionali e alla conformità. Prima di parlare dei codici specifici, è utile comprendere alcuni termini chiave:

• Voce: qualsiasi invio di transazione ACH
  
• IAT: transazione ACH internazionale (International ACH transaction)
  
• ODFI: istituto finanziario depositario di origine (Originating Depository Financial Institution) che invia transazioni ACH
  
• RDFI: istituto finanziario depositario ricevente (Receiving Depository Financial Institution) che riceve transazioni ACH
  

Ogni codice fornisce informazioni specifiche sul motivo per cui una transazione non è riuscita o richiede attenzione. Ecco l'elenco di tutti i codici di restituzione ACH.

Codici comuni

R01 - Fondi insufficienti
R02 - Conto chiuso
R03 - Nessun conto/Impossibile individuare il conto
R04 - Numero di conto non valido
R05 - Addebito non autorizzato su conto consumer utilizzando un codice SEC aziendale
R06 - Restituito per richiesta ODFI
R07 - Autorizzazione revocata dal cliente
R08 - Pagamento interrotto
R09 - Fondi non riscossi
R10 - Dichiarazione del cliente di assenza di autorizzazione

Codici meno comuni

R11 - Restituzione voce troncamento assegno
R12 - Conto venduto a un altro RDFI
R13 - Numero di routing ACH non valido
R14 - Beneficiario delegato deceduto o impossibilitato a continuare in tale funzione
R15 - Beneficiario o intestatario del conto (diverso da un beneficiario delegato) deceduto
R16 - Conto congelato
R17 - Criteri di modifica dei record di file
R18 - Data di validità della voce non corretta
R19 - Errore nel campo relativo all'importo
R20 - Conto non usato per transazioni
R21 - Identificazione dell'azienda non valida
R22 - Numero ID personale non valido
R23 - Voce di accredito rifiutata dal ricevente
R24 - Voce duplicata
R25 - Errore di addenda
R26 - Errore in campo obbligatorio
R27 - Errore nel numero di tracciamento
R28 - Errore nella cifra di controllo del numero di routing
R29 - Dichiarazione del cliente aziendale di assenza di autorizzazione
R30 - RDFI non partecipante al programma di troncamento degli assegni
R31 - Voce di restituzione consentita (solo CCD e CTX)
R32 - Mancato regolamento da parte dell'RDFI
R33 - Restituzione di voce XCK
R34 - Partecipazione DFI limitata
R35 - Restituzione di voce di addebito improprio
R36 - Restituzione di voce di accredito improprio
R37 - Documento di origine presentato per il pagamento
R38 - Interruzione pagamento su documento di origine
R39 - Documento di origine non corretto
R40 - Restituzione di voce ENR da ente governativo federale
R41 - Codice transazione non valido
R42 - Errore numero di routing/cifra di controllo
R43 - Numero di conto DFI non valido
R44 - Numero ID personale non valido
R45 - Nome di persona non valido
R46 - Indicatore del beneficiario delegato non valido
R47 - Registrazione duplicata
R50 - Legge statale che influisce su accettazione di RCK
R51 - Elemento relativo a voce RCK non idoneo o voce RCK impropria
R52 - Interruzione di pagamento su elemento relativo a voce RCK
R53 - Elemento e voce RCK presentati per il pagamento
R61 - Restituzione routing errato
R62 - Restituzione di addebito errato o da stornare
R63 - Importo in dollari errato
R64 - Identificazione personale errata
R65 - Codice transazione errato
R66 - Identificazione dell'azienda non corretta
R67 - Restituzione duplicata
R68 - Restituzione fuori tempo massimo
R69 - Errore/i nei campi
R70 - Voce di restituzione consentita non accettata o restituzione non richiesta da ODFI
R71 - Restituzione disonorata instradata erroneamente
R72 - Restituzione disonorata fuori tempo massimo
R73 - Restituzione originale entro il tempo consentito
R74 - Restituzione corretta
R75 - Restituzione non duplicata
R76 - Nessun errore trovato
R77 - Mancata accettazione di restituzione disonorata R62

Codici per transazioni internazionali

R80 - Errori di codifica voce IAT
R81 - Non partecipante al programma IAT
R82 - Identificazione RDFI estero non valida
R83 - RDFI estero impossibilitato a regolare la transazione
R84 - Voce non elaborata dal gateway
R85 - Pagamento internazionale in uscita codificato in modo errato

Come ridurre le restituzioni ACH

La riduzione delle restituzioni ACH può farti risparmiare denaro, ridurre il carico amministrativo per il tuo personale e migliorare l'esperienza dei tuoi clienti riducendo al minimo i ritardi di pagamento e alleggerendo la frustrazione derivante dal processo di pagamento. È opportuno monitorare i tassi di restituzione ACH rispetto ai benchmark di settore e collaborare con altre attività del tuo settore per condividere le migliori pratiche per ridurre gli storni. Assicurati di gestire tempestivamente le restituzioni ACH quando si verificano e prendi in considerazione l'implementazione di flussi di lavoro automatizzati per classificarle e gestirle in tempo reale.

Ecco alcune idee per ridurre le restituzioni ACH. Valuta attentamente l'efficacia in termini di costi di queste strategie di prevenzione delle restituzioni per assicurarti di bilanciare i costi di investimento con eventuali risparmi potenziali.

• Verifica del conto: utilizza i servizi di verifica dell'indirizzo (AVS) e Positive Pay per assicurarti che i dati del conto corrispondano a quelli in possesso della banca. Prima di avviare addebiti, valuta la possibilità di convalidare elettronicamente la titolarità del conto tramite micro depositi o strumenti di verifica istantanea.

• Educazione del cliente: comunica chiaramente le procedure di autorizzazione ACH e le potenziali commissioni associate a fondi insufficienti o transazioni non autorizzate.

• Modelli di rischio: analizza i dati storici delle restituzioni per identificare modelli e creare punteggi di rischio per le nuove transazioni. Prendi in considerazione la cronologia dei clienti, l'entità delle transazioni e le tendenze del settore.

• Monitoraggio in tempo reale: implementa strumenti che monitorino le transazioni ACH alla ricerca di attività sospette, ad esempio addebiti di importo elevato da nuovi conti.

• Descrizioni delle transazioni: utilizza descrizioni delle transazioni concise e facili da capire, che riflettano in modo accurato lo scopo del pagamento. Le descrizioni ambigue possono generare segnali di allarme per i clienti e portare a restituzioni.

• Preavvisi: quando possibile, invia preavvisi ai clienti per informarli delle transazioni ACH imminenti, in particolare per gli addebiti iniziali o i pagamenti ricorrenti.

• Assistenza clienti: offri ai clienti più modi per contattare l'assistenza in caso di transazioni che non riconoscono o per aggiornare i dati del conto.

• Strategie di raggruppamento: utilizza strategie di raggruppamento per inviare insieme le transazioni a basso rischio.

• Ottimizzazione della rete ACH: collabora con l'elaboratore di pagamento per esaminare strategie avanzate di ottimizzazione della rete ACH. Esse potrebbero includere la scelta delle opzioni di routing più adatte o l'utilizzo di funzionalità ACH in giornata per accelerare il regolamento dei pagamenti e ridurre il rischio di fondi insufficienti.

• Partnership con terze parti: prendi in considerazione la possibilità di collaborare con servizi specializzati di prevenzione delle restituzioni ACH che offrono funzionalità avanzate di pulizia e verifica dei dati.

• Conformità alle linee guida Nacha: ricevi aggiornamenti sugli ultimi Regolamenti operativi Nacha e sulle migliori pratiche per le transazioni ACH.

• Misure di sicurezza: applica rigidi protocolli di sicurezza all'intero sistema di elaborazione ACH per ridurre al minimo il rischio di transazioni fraudolente e restituzioni.