Les paiements ACH (Automated Clearing House) sont des transactions électroniques qui transfèrent des fonds entre des comptes bancaires aux États-Unis. Ils sont couramment utilisés pour les dépôts directs, les paiements de factures, les transactions entre entreprises (B2B) et les paiements entre particuliers.

Les paiements ACH sont traités via le réseau ACH, un système sécurisé et fiable géré par la National Automated Clearing House Association (Nacha). En 2023, le réseau ACH a transféré plus de 80 000 milliards de dollars. Aussi courants soient-ils, les paiements ACH échouent parfois. Lorsque des retours ACH se produisent, il est important de comprendre leur cause et de réagir en conséquence. Ce guide explique pourquoi les retours ACH sont monnaie courante, dresse une liste complète des codes de retour ACH et explique comment réduire les échecs de paiements ACH dans votre entreprise.

Sommaire de cet article

• En quoi consiste un retour de paiement ACH ?
  
• Les différentes causes d’un retour de paiement ACH
  
• Liste complète des codes de retour ACH
  
• Comment réduire les retours ACH
  

En quoi consiste un retour de paiement ACH ?

Lorsqu’une transaction ACH ne peut être menée à bien, le paiement est retourné. Un retour diffère légèrement d’un refus, qui se produit lorsqu’une écriture n’a jamais été acceptée dans le réseau ACH en vue d’un traitement. Un paiement ACH peut être retourné ou refusé pour plusieurs raisons, notamment si le compte de l’expéditeur ne dispose pas de fonds suffisants, si le compte est clôturé ou si les informations du compte sont erronées. Voici ce qui se passe lorsqu’un paiement ACH est retourné.

• Notification bancaire : La banque réceptrice informe la banque d’origine (la banque de l’expéditeur) que le paiement ACH a été retourné. Elle précise le code de motif ou la description du retour qui indique pourquoi la transaction n’a pas pu être effectuée.

• Notification de l’expéditeur : La banque émettrice informe l’expéditeur (généralement une entreprise ou un particulier) que le paiement ACH a été retourné, ainsi que le motif fourni par la banque réceptrice.

• Nouvelle tentative ou correction : En fonction du motif du retour, il se peut que l’expéditeur doive corriger les informations de paiement (par exemple en mettant à jour les coordonnées du compte) avant de soumettre à nouveau la transaction.

• Rapprochement : L’expéditeur effectue un rapprochement de ses dossiers pour tenir compte du paiement retourné et prend les mesures nécessaires pour remédier à la situation, p. ex. contacter le destinataire pour convenir d’un autre moyen de paiement.

Les retours de paiements ACH peuvent entraîner des frais pour l’expéditeur, généralement facturés par sa banque. Ces frais varient en fonction de la politique de la banque et de la nature du retour.

Les différentes causes d’un retour de paiement ACH

Les paiements ACH peuvent être retournés pour plusieurs raisons. Voici quelques-unes des causes les plus courantes.

Fonds insuffisants

Exemple de code : R01 (Fonds insuffisants)

Se produit lorsque le compte duquel le montant est prélevé ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la transaction au moment du traitement.

Problèmes de compte

Exemples de codes : R02 (compte clôturé), R03 (aucun compte ou compte introuvable), R04 (numéro de compte non valide)

Les paiements sont retournés si le numéro de compte fourni n’existe pas, correspond à un compte clôturé ou n’est pas valide. Cette erreur peut provenir d’erreurs de saisie, de la clôture de comptes ou d’autres incohérences administratives.

Problèmes d’autorisation

Exemples de codes : R07 (autorisation révoquée par le client), R10 (transaction non autorisée selon le client)

Ces retours ont lieu lorsque l’émetteur ne dispose pas de l’autorisation appropriée du titulaire du compte pour initier le prélèvement, ou si l’autorisation a été révoquée après avoir été initialement accordée.

Interruption des paiements

Exemple de code : R08 (Paiement interrompu)

Si un titulaire de compte émet un ordre d’arrêt sur un paiement donné, le prélèvement ACH sera retourné.

Erreurs administratives

Exemples de codes : R05 (Prélèvement sur un compte de particulier non autorisé à l’aide d’un code SEC d’entreprise), R17 (Critères de modification des dossiers)

Des erreurs peuvent se produire si le format de la transaction est incorrect. Cela peut témoigner d’une incohérence dans les codes de paiement (par exemple, l’application d’un code de transaction d’entreprise à un compte de particulier) ou d’autres erreurs techniques contraires aux règles ACH.

Erreurs bancaires

Exemples de codes : R13 (numéro de routage ACH non valide), R26 (erreur concernant un champ obligatoire)

Ces retours sont liés à des problèmes avec la banque réceptrice, tels que l’absence d’une habilitation à participer au réseau ACH ou des erreurs liées au traitement des champs obligatoires d’une transaction.

Litiges et fraudes

Exemples de codes : R29 (Transaction non autorisée selon le client entreprise), R51 (Un élément lié à une écriture RCK [chèque présenté à nouveau] n’est pas admissible ou l’écriture RCK est inappropriée)

Si un titulaire de compte affirme qu’une transaction n’est pas autorisée, ce qui pourrait indiquer une fraude ou un traitement incohérent des incohérences participations, la transaction peut être retournée avec ces codes.

Défaillances techniques ou procédurales

Exemples de codes : R20 (compte non destiné aux transactions), R24 (écriture en double)

Les paiements dirigés vers des comptes non destinés aux transactions (non autorisés à gérer des prélèvements ou transferts automatisés) ou les transactions en double (lorsqu’une même écriture est envoyée plusieurs fois) sont également des motifs courants de retours ACH.

Problèmes de conformité et juridiques

Exemples de codes : R16 (Compte gelé)

Ce code d’erreur peut signifier que les comptes ont été gelés en raison d’une action en justice ou que les transactions ont été interrompues pour infraction à la réglementation.

Liste complète des codes de retour ACH

Les codes de rejet et de retour ACH englobent un large éventail de scénarios, allant de simples erreurs administratives à des problèmes plus complexes liés aux transactions internationales et à la conformité. Avant d’aborder les codes spécifiques, il est utile de comprendre quelques termes clés :

• Écriture : Toute soumission de transaction ACH
  
• IAT : Transaction ACH internationale
  
• ODFI : Établissement financier dépositaire d’origine qui envoie des transactions ACH
  
• RDFI : Établissement financier de dépôt bénéficiaire qui reçoit des transactions ACH
  

Chaque code fournit des informations spécifiques qui expliquent pourquoi une transaction a échoué ou nécessite une intervention particulière. Voici une liste de tous les codes de rejet et de retour ACH.

Codes courants

R01 - Fonds insuffisants
R02 - Compte clôturé
R03 - Pas de compte/Compte impossible à localiser
R04 - Numéro de compte non valide
R05 - Prélèvement sur un compte de particulier non autorisé à l’aide d’un code SEC d’entreprise
R06 - Retourné à la demande de l’ODFI
R07 - Autorisation révoquée par le client
R08 - Paiement interrompu
R09 - Fonds non perçus
R10 - Transaction non autorisée selon le client

Codes moins courants

R11 - Problème de traitement électronique du chèque
R12 - Agence cédée à un autre DFI
R13 - Numéro de routage ACH non valide
R14 - Bénéficiaire représentant décédé ou incapable de conserver cette fonction
R15 - Décès du bénéficiaire ou du titulaire du compte (autre qu’un bénéficiaire représentant)
R16 - Compte gelé
R17 - Critères de modification des dossiers
R18 - Date effective de l’écriture incorrecte
R19 - Erreur dans le champ du montant
R20 - Compte non destiné aux transactions
R21 - Identifiant d’entreprise non valide
R22 - Numéro d’identification personnel non valide
R23 - Écriture du crédit refusée par le destinataire
R24 - Écriture en double
R25 - Erreur d’addenda
R26 - Erreur concernant un champ obligatoire
R27 - Erreur de numéro de trace
R28 - Erreur du chiffre de contrôle du numéro de routage
R29 - Transaction non autorisée selon le client entreprise
R30 - Le RDFI ne participe pas au programme de vérification numérique des chèques
R31 - Écriture dont le retour est autorisé (CCD et CTX seulement)
R32 - Virement des fonds non effectué par le RDFI
R33 - Retour d’une écriture XCK
R34 - DFI à participation limitée
R35 - Retour d’une écriture de débit irrégulière
R36 - Retour d’une écriture de crédit irrégulière
R37 - Document source présenté pour paiement
R38 - Arrêt du paiement sur le document source
R39 - Document source inapproprié
R40 - Retour de l’écriture ENR par un organisme du gouvernement fédéral
R41 - Code de transaction non valide
R42 - Erreur de numéro de routage/chiffre de contrôle
R43 - Numéro de compte du DFI non valide
R44 - Numéro d’identification personnel non valide
R45 - Nom de personne non valide
R46 - Indicateur de bénéficiaire représentant non valide
R47 - Inscription en double
R50 - Loi de l’État affectant l’acceptation de la RCK
R51 - Un élément lié à l’écriture RCK n’est pas admissible ou l’écriture RCK est incorrecte
R52 - Arrêt du paiement sur un élément lié à l’écriture RCK
R53 - Élément et écriture RCK présentés pour paiement
R61 - Retour mal acheminé
R62 - Retour d’un débit erroné ou annulé
R63 - Montant incorrect en dollars
R64 - Identification incorrecte d’une personne
R65 - Code de transaction non valide
R66 - Identification incorrecte d’une entreprise
R67 - Retour en double
R68 - Retour hors délai
R69 - Erreur(s) de champ
R70 - Écriture de retour autorisée non acceptée/Retour non demandé par l’ODFI
R71 - Retour non honoré mal acheminé
R72 - Retour non honoré hors délai
R73 - Retour d’origine dans les délais
R74 - Retour corrigé
R75 - Retour qui n’est pas un doublon
R76 - Aucune erreur trouvée
R77 - Non-acceptation d’un retour non honoré R62

Codes applicables aux transactions internationales

R80 - Erreurs de codage d’une écriture d’IAT
R81 - Non-participant au programme d’IAT
R82 - Identifiant du DFI bénéficiaire étranger non valide
R83 - Le DFI bénéficiaire étranger ne peut pas effectuer le virement des fonds
R84 - Écriture non traitée par la passerelle
R85 - Paiement international sortant mal codé

Comment réduire les retours ACH

Réduire les retours ACH peut vous permettre d’économiser de l’argent, de réduire la charge administrative de votre personnel et d’améliorer l’expérience de vos clients en limitant les délais de paiement et en éliminant la frustration liée au processus de paiement. Nous vous conseillons de comparer vos taux de retour ACH aux données de référence du secteur et de collaborer avec d’autres entreprises de votre secteur afin de partager des bonnes pratiques pour réduire le taux de retour. Assurez-vous de traiter rapidement les retours ACH lorsqu’ils se produisent et envisagez de mettre en œuvre des flux automatisés pour catégoriser et traiter les retours en temps réel.

Voici quelques idées pour vous aider à réduire les retours ACH. Évaluez soigneusement le rapport coût-efficacité de ces stratégies de prévention des retours pour vous assurer que vous équilibrez les coûts d’investissement par rapport aux économies potentielles.

• Vérification du compte : Utilisez les services de vérification des adresses (AVS) et Positive Pay pour vérifier que les informations du compte correspondent aux relevés bancaires. Avant d’effectuer les premiers débits, vous pouvez également vérifier la propriété du compte par voie électronique à l’aide de microversements ou d’outils de vérification instantanée des comptes.

• Sensibilisation des clients : Présentez avec clarté les processus d’autorisation ACH et les frais potentiels associés à des fonds insuffisants ou à des transactions non autorisées.

• Modèles de risque : Analysez l’historique des retours pour identifier des tendances et créer des scores de risque pour les nouvelles transactions. Tenez compte de l’historique des clients, du montant des transactions et des tendances du secteur.

• Surveillance en temps réel : Implémentez des outils qui surveillent les transactions ACH à la recherche d’activités suspectes, telles que les débits de montants élevés par de nouveaux comptes.

• Description des transactions : Utilisez des descriptions de transaction concises et faciles à comprendre, qui reflètent fidèlement le motif du paiement. Des descriptions ambiguës peuvent déclencher des signaux d’alarme pour les clients et conduire à des retours.

• Pré-notifications : Dans la mesure du possible, envoyez des prénotifications aux clients pour les informer des transactions ACH à venir, en particulier pour les prélèvements initiaux ou les paiements récurrents.

• Service d’assistance : Offrez à vos clients plusieurs moyens de contacter le service d’assistance au sujet de transactions qu’ils ne reconnaissent pas ou de la mise à jour des informations de leur compte.

• Stratégies de traitement par lots : Utilisez des stratégies de traitement par lots pour soumettre ensemble des transactions à faible risque.

• Optimisation du réseau ACH : Collaborez avec votre prestataire de services de paiement pour étudier des stratégies avancées d’optimisation du réseau ACH. Cela peut inclure, entre autres, le choix des options d’acheminement les plus appropriées ou l’utilisation de fonctionnalités ACH le jour même pour accélérer les virements de fonds et réduire le risque de fonds insuffisants.

• Partenariats avec des tiers : Envisagez un partenariat avec des services spécialisés dans la prévention des retours ACH qui offrent des fonctionnalités avancées de nettoyage et de vérification des données.

• Conformité aux directives de la Nacha : Tenez-vous informé des dernières règles de fonctionnement de la Nacha et des bonnes pratiques en matière de transactions ACH.

• Mesures de sécurité : Maintenez des protocoles de sécurité solides dans l’ensemble de votre système de traitement ACH pour limiter le risque de transactions frauduleuses et de retours.