การชําระเงินแบบสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) คือธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ที่โอนเงินระหว่างบัญชีธนาคารในสหรัฐอเมริกา โดยนิยมใช้กับการฝากเงินเข้าบัญชีโดยตรง การชําระเงินตามใบเรียกเก็บ ธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) และการชําระเงินระหว่างบุคคลกับบุคคล

การชําระเงินแบบ ACH ดําเนินการผ่านเครือข่าย ACH ซึ่งระบบที่ปลอดภัยและน่าเชื่อถือที่ดําเนินการโดยสมาคมสํานักหักบัญชีอัตโนมัติแห่งชาติ (Nacha) ในปี 2023 เครือข่าย ACH มีการโอนเงินมากกว่า 80 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐ แม้ว่าจะใช้กันโดยปกติทั่วไป แต่บางครั้งรายการ ACH ก็ไม่สำเร็จได้ เมื่อเกิดการตีกลับรายการ ACH ควรทำความเข้าใจว่าทำไมจึงเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นและจะตอบสนองอย่างไรจึงจะเหมาะสม คู่มือนี้จะอธิบายถึงสาเหตุที่มักจะทำให้เกิดการตีกลับรายการ ACH รหัสการส่งคืนราย ACH ทั้งหมด ตลอดจนวิธีลดรายการ ACH ที่ชําระเงินไม่สําเร็จในธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการส่งคืนรายการชำระเงินผ่าน ACH
  
• ทําไมจึงมีการตีกลับรายการชำระเงินผ่าน ACH
  
• รายการรหัสการส่งคืนรายการ ACH ทั้งหมด
  
• วิธีการลดการตีกลับรายการ ACH
  

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการส่งคืนรายการชำระเงินผ่าน ACH

เมื่อทําธุรกรรม ACH ไม่สําเร็จ ระบบจะส่งเงินที่ชําระคืน การส่งคืนเงินแตกต่างจากการปฏิเสธรายการ ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อเครือข่าย ACH ไม่ยอมรับรายการเข้าเครือข่ายเพื่อดําเนินการ มีหลายสาเหตุที่ทําให้การชําระเงินแบบ ACHถูกส่งคืนหรือปฏิเสธ) มีการส่งคืนหรือปฏิเสธรายการ ซึ่งรวมถึงในกรณีที่บัญชีผู้ส่งมีเงินไม่เพียงพอ บัญชีปิดไปแล้ว หรือข้อมูลบัญชีไม่ถูกต้อง ต่อไปนี้คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีรายการคืนเงินผ่าน ACH

• การแจ้งธนาคาร: ธนาคารผู้รับเงินแจ้งธนาคารต้นทาง (ธนาคารของผู้ส่ง) ว่ามีการคืนเงินที่ชําระผ่าน ACH โดยจะมีรหัสเหตุผลหรือคําอธิบายการคืนเงินซึ่งระบุว่าเหตุใดธุรกรรมจึงไม่สามารถดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ได้

• การแจ้งผู้ส่ง: ธนาคารต้นทางแจ้งผู้ส่งเงิน (ปกติคือธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป) ว่ามีการคืนเงินที่ชําระผ่าน ACH พร้อมแจ้งเหตุผลตามที่ธนาคารผู้รับให้ไว้

• การส่งซ้ำหรือแก้ไข: ผู้ส่งอาจจําเป็นต้องแก้ไขข้อมูลการชําระเงิน (เช่น อัปเดตรายละเอียดบัญชี) ก่อนส่งธุรกรรมอีกครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการส่งคืน

• การกระทบยอด: ผู้ส่งจะกระทบยอดในบันทึกของตนให้สอดคล้องกับยอดที่ได้รับคืน และดําเนินการตามที่จําเป็นเพื่อแก้ไขสถานการณ์ดังกล่าว เช่น ติดต่อผู้รับเพื่อเปลี่ยนไปใช้วิธีการชําระเงินอื่น

รายการส่งคืนเงินผ่าน ACH อาจมีค่าธรรมเนียม ซึ่งปกติแล้วธนาคารของผู้ส่งจะเรียกเก็บกับผู้ส่ง ค่าธรรมเนียมเหล่านี้จะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับนโยบายของธนาคารและลักษณะของการคืนเงิน

ทําไมจึงมีการตีกลับรายการชำระเงินผ่าน ACH

การชําระเงินแบบ ACH อาจมีการส่งคืนเงินที่ชำระด้วยสาเหตุหลายประการ ต่อไปนี้คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด

เงินทุนไม่เพียงพอ

รหัสตัวอย่าง: R01 (เงินทุนไม่เพียงพอ)

เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อบัญชีที่มีการถอนเงินเพื่อชําระเงินมีเงินทุนไม่เพียงพอที่จะจ่ายค่าธุรกรรมในขณะที่ดำเนินการ

ปัญหาเกี่ยวกับบัญชี

รหัสตัวอย่าง: R02 (บัญชีถูกปิด), R03 (ไม่มีบัญชี/ไม่พบบัญชี), R04 (หมายเลขบัญชีไม่ถูกต้อง)

ระบบจะส่งเงินที่ชําระคืนหากไม่มีหมายเลขบัญชีที่ระบุ เป็นบัญชีที่ปิดไปแล้ว หรือเลขบัญชีไม่ถูกต้อง สาเหตุอาจมาจากข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล บัญชีที่ปิดไปแล้ว บัญชี หรือความคลาดเคลื่อนด้านงานธุรการ

ปัญหาการอนุมัติวงเงิน

รหัสตัวอย่าง: R07 (ลูกค้าเพิกถอนการอนุมัติ), R10 (ลูกค้าแจ้งว่าไม่ได้อนุมัติ)

การตีกลับเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อต้นทางไม่ได้รับการอนุมัติจากเจ้าของบัญชีให้เริ่มดำเนินการหักเงินหรือในกรณีที่มีการเพิกถอนการอนุมัติหลังจากที่ได้รับอนุมัติในตอนแรก

หยุดการชําระเงิน

รหัสตัวอย่าง: R08 (หยุดการชําระเงิน)

หากเจ้าของบัญชีสั่งหยุดชำระเงินรายการใดรายการหนึ่ง เงินที่หักบัญชีผ่าน ACH จะถูกส่งกลับ

ข้อผิดพลาดในการบริหารจัดการ

รหัสตัวอย่าง: R05 (การหักบัญชีไปยังบัญชีผู้บริโภคโดยใช้รหัส SEC องค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาต), R17 (เกณฑ์การแก้ไขระเบียนไฟล์)

ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้หากธุรกรรมมีรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจหมายถึงรหัสการชําระเงินไม่ตรงกัน (เช่น ใช้รหัสธุรกรรมขององค์กรกับบัญชีผู้บริโภค) หรือข้อผิดพลาดทางเทคนิคอื่นๆ ที่ละเมิดกฎ ACH

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับธนาคาร

รหัสตัวอย่าง: R13 (ACH Routing Number ไม่ถูกต้อง), R26 (ข้อผิดพลาดจากช่องข้อมูลบังคับ)

การตีกลับเหล่านี้เกี่ยวข้องกับปัญหาในฝั่งธนาคารผู้รับ เช่น ไม่มีคุณสมบัติในการเข้าร่วมเครือข่าย ACH หรือข้อผิดพลาดในการประมวลผลช่องข้อมูลบังคับในการทำธุรกรรม

การโต้แย้งการชําระเงินและการฉ้อโกง

รหัสตัวอย่าง: R29 (ลูกค้าองค์กรแจ้งว่าไม่ได้อนุมัติ) R51 (รายการที่เกี่ยวข้องกับรายการ RCK [เช็คที่ยื่นซ้ำ] ไม่เข้าเกณฑ์หรือรายการ RCK ไม่เหมาะสม)

หากเจ้าของบัญชีโต้แย้งว่าธุรกรรมไม่ได้รับอนุญาต อาจเป็นการบ่งบอกว่ามีการฉ้อโกงหรือความคลาดเคลื่อนในการประมวลผลรายการทำให้มีการคืนรายการพร้อมรหัสเหล่านี้

การดําเนินการทางเทคนิคหรือการดําเนินการตามขั้นตอนไม่สําเร็จ

รหัสตัวอย่าง: R20 (บัญชีที่ไม่ใช้ทำทําธุรกรรม), R24 (รายการซ้ำ)

การชําระเงินยังบัญชีที่ไม่ใช้ทำธุรกรรม (บัญชีที่ไม่ได้รับอนุญาตให้จัดการการหักบัญชีหรือรับเงินอัตโนมัติ) หรือธุรกรรมซ้ํา (ในกรณีที่ส่งรายการเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง) ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดการตีกลับในระบบ ACH บ่อยครั้ง

ปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดและด้านกฎหมาย

รหัสตัวอย่าง: R16 (บัญชีถูกระงับ)

รหัสข้อผิดพลาดนี้อาจหมายความว่าบัญชีถูกระงับเนื่องจากถูกดําเนินการทางกฎหมายหรือธุรกรรมถูกอายัดไว้เนื่องจากการละเมิดระเบียบข้อบังคับ

รายการรหัสการส่งคืนรายการ ACH ทั้งหมด

การปฏิเสธรายการ ACH และรหัสคืนรายการครอบคลุมสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่ข้อผิดพลาดในการบริหารจัดการที่ไม่ซับซ้อนไปจนถึงปัญหาที่ซับซ้อนขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกรรมระหว่างประเทศและการปฏิบัติตามข้อกําหนด ควรทำความเข้าใจคำศัพท์หลักๆ บางคำ ก่อนที่จะพูดคุยเกี่ยวกับรหัสแต่ละรหัส ดังนี้

• รายการธุรกรรม: การส่งธุรกรรม ACH
  
• IAT: ธุรกรรม ACH ระหว่างประเทศ
  
• ODFI: สถาบันทางการเงินต้นทางที่ส่งคำขอโอนเงิน (Originating Depository Financial Institution) ที่ส่งธุรกรรม ACH
  
• RDFI: สถาบันทางการเงินที่รับโอนเงิน (Receiving Depository Financial Institution) ที่รับเงินจากธุรกรรม ACH
  

รหัสแต่ละรหัสจะให้ข้อมูลที่เจาะจงเกี่ยวกับสาเหตุที่ธุรกรรมไม่สำเร็จหรือต้องมีการตรวจสอบ ต่อไปนี้คือรหัสการปฏิเสธและคืนรายการ ACH ทั้งหมด

รหัสทั่วไป

R01 - เงินทุนไม่เพียงพอ
R02 - บัญชีถูกปิด
R03 - ไม่มีบัญชี/ไม่พบบัญชี
R04 - หมายเลขบัญชีไม่ถูกต้อง
R05 - การหักบัญชีไปยังบัญชีผู้บริโภคโดยใช้รหัส SEC องค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาต
R06 - ถูกส่งคืนตามคําขอของ ODFI
R07 - ลูกค้าเพิกถอนการอนุมัติ
R08 - หยุดการชําระเงิน
R09 - เงินทุนที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน
R10 - ลูกค้าแจ้งว่าไม่ได้อนุมัติ

รหัสที่พบได้ไม่บ่อย

R11 - ส่งคืนรายการเนื่องจากพบปัญหาการแปลงเช็คเป็นอิเล็กทรอนิกส์
R12 - สาขาที่จําหน่ายให้ DFI อื่น
R13 - Routing Number ACH ไม่ถูกต้อง
R14 - ตัวแทนผู้รับเงินถูกเสียชีวิตหรือไม่สามารถดําเนินการนั้นต่อได้
R15 - ผู้รับประโยชน์หรือเจ้าของบัญชี (นอกจากตัวแทนผู้รับเงิน) เสียชีวิต
R16 - บัญชีถูกระงับ
R17 - เกณฑ์การแก้ไขระเบียนไฟล์
R18 - วันที่เข้ารายการที่ไม่ถูกต้อง
R19 - ข้อผิดพลาดในช่องจํานวนเงิน
R20 - บัญชีที่ไม่ใช้ทำธุรกรรม
R21 - ข้อมูลประจําตัวบริษัทไม่ถูกต้อง
R22 - หมายเลขประจําตัวไม่ถูกต้อง
R23 - ผู้รับปฏิเสธรายการเครดิตบัญชี
R24 - รายการซ้ํา
R25 - ข้อผิดพลาดของข้อมูลเพิ่มเติม
R26 - ข้อผิดพลาดของช่องข้อมูลบังคับ
R27 - ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับหมายเลขติดตาม
R28 - ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับตัวเลขตรวจสอบ Routing Number
R29 - ลูกค้าองค์กรแจ้งว่าไม่ได้อนุมัติ
R30 - RDFI ไม่เข้าร่วมโปรแกรมการแปลงเช็คเป็นอิเล็กทรอนิกส์
R31 - รายการส่งคืนที่อนุญาต (CCD และ CTX เท่านั้น)
R32 - RDFI ไม่สามารถชำระรายการได้
R33 - การส่งคืนรายการ XCK
R34 - DFI เข้าร่วมแบบจํากัด
R35 - การส่งคืนรายการหักบัญชีที่ไม่เหมาะสม
R36 - การคืนรายการเครดิตบัญชีที่ไม่เหมาะสม
R37 - เอกสารต้นทางที่แสดงในการชําระเงิน
R38 - หยุดการชําระเงินกับเอกสารต้นทาง
R39 - เอกสารต้นทางไม่เหมาะสม
R40 - การคืนรายการ ENR โดยหน่วยงานรัฐบาลกลาง
R41 - รหัสธุรกรรมไม่ถูกต้อง
R42 - ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับ Routing Number/เลขตรวจสอบ
R43 - หมายเลขบัญชี DFI ไม่ถูกต้อง
R44 - หมายเลขประจําตัวไม่ถูกต้อง
R45 - ชื่อบุคคลไม่ถูกต้อง
R46 - ตัวบ่งชี้ตัวแทนผู้รับเงินไม่ถูกต้อง
R47 - การลงทะเบียนซ้ำซ้อน
R50 - กฎหมายของรัฐที่ส่งผลต่อการยอมรับ RCK
R51 - รายการที่เกี่ยวข้องกับรายการ RCK นั้นไม่เข้าเกณฑ์หรือรายการ RCK ไม่เหมาะสม
R52 - หยุดการชําระเงินสําหรับรายการที่เกี่ยวข้องกับรายการ RCK
R53 - รายการและรายการ RCK ที่แสดงเพื่อการชําระเงิน
R61 - รายการคืนผิดเส้นทาง
R62 - การส่งคืนรายการหักบัญชีที่ผิดพลาดหรือกลับรายการ
R63 - จํานวนดอลลาร์ไม่ถูกต้อง
R64 - ข้อมูลประจําตัวของบุคคลไม่ตรงกัน
R65 - รหัสธุรกรรมไม่ถูกต้อง
R66 - ข้อมูลประจําตัวของบริษัทไม่ถูกต้อง
R67 - การส่งคืนซ้ำ
R68 - การส่งคืนในเวลาไม่เหมาะสม
R69 - ข้อผิดพลาดของช่องข้อมูล
R70 - รายการส่งคืนที่อนุญาตไม่ได้รับการยอมรับ/การส่งคืนไม่ได้ขอโดย ODFI
R71 - การส่งคืนที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ไปผิดเส้นทาง
R72 - การส่งคืนที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ในเวลาไม่เหมาะสม
R73 - การส่งคืนครั้งแรกตามเวลา
R74 - การส่งคืนเพื่อแก้ไข
R75 - การส่งคืนไม่ซ้ำซ้อน
R76 - ไม่พบข้อผิดพลาด
R77 - ไม่ยอมรับการคืนตาม R62

รหัสสําหรับธุรกรรมต่างประเทศ

R80 - ข้อผิดพลาดในการเข้ารหัสรายการ IAT
R81 - ไม่ได้อยู่ในโปรแกรม IAT
R82 - ข้อมูลประจําตัว DFI ฝั่งรับในต่างประเทศไม่ถูกต้อง
R83 - DFI ฝั่งรับในต่างประเทศไม่สามารถชําระรายการ
R84 - รายการไม่ได้รับการประมวลผลโดยเกตเวย์
R85 - กําหนดรหัสการชําระเงินระหว่างประเทศขาออกไม่ถูกต้อง

วิธีลดการตีกลับรายการ ACH

การลดการตีกลับรายการ ACH จะช่วยคุณประหยัดค่าใช้จ่าย ลดภาระด้านงานธุรการของพนักงาน และช่วยให้ประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้นด้วยการลดความล่าช้าในการชําระเงิน และช่วยจัดการกับความหงุดหงิดเกี่ยวกับขั้นตอนการชําระเงิน คุณควรติดตามอัตราการตีกลับรายการ ACH กับเกณฑ์ในอุตสาหกรรมเดียวกันและร่วมมือกับธุรกิจอื่นๆ ในภาคธุรกิจของคุณเพื่อแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการลดรายการตีกลับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดการรายการตีกลับทาง ACH ทันทีเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น และลองพิจารณาใช้ขั้นตอนการทํางานอัตโนมัติเพื่อจําแนกหมวดหมู่และจัดการรายการคืนแบบเรียลไทม์

นี่คือแนวคิดบางส่วนที่จะช่วยลดรายการตักลับทาง ACH ประเมินประสิทธิภาพต้นทุนของกลยุทธ์การป้องกันการตีกลับรายการเหล่านี้อย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกําลังรักษาสมดุลระหว่างค่าใช้จ่ายในการลงทุนกับจำนวนเงินที่อาจประหยัดได้

• การยืนยันบัญชี: ใช้ Financial Connections ตรวจสอบผู้ใช้แบบเรียลไทม์เพื่อยืนยันผู้ซื้อและลดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับ ACH การวิเคราะห์ข้อมูลจากธุรกรรม Stripe นับล้านรายการเป็นการกรองบัญชีที่ไม่มีสิทธิ์รับการชําระเงินแบบ ACH อย่างมีประสิทธิภาพ จึงรับประกันว่าอัตราความสำเร็จของธุรกรรมจะสูงขึ้น

• การให้ความรู้แก่ลูกค้า: สื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการอนุมัติวงเงิน ACH และค่าธรรมเนียมที่อาจเกิดขึ้นจากวงเงินที่ไม่เพียงพอหรือธุรกรรมที่ไม่ได้รับการอนุมัติ

• โมเดลความเสี่ยง: วิเคราะห์ข้อมูลรายการตีกลับในอดีตเพื่อหารูปแบบและสร้างคะแนนความเสี่ยงสําหรับธุรกรรมใหม่ พิจารณาประวัติลูกค้า ขนาดธุรกรรม และแนวโน้มอุตสาหกรรม

• การติดตามตรวจสอบแบบเรียลไทม์: ใช้เครื่องมือที่ตรวจสอบกิจกรรมน่าสงสัยในธุรกรรม ACH เช่น การหักบัญชีที่มีมูลค่าสูงจากบัญชีใหม่

• คําอธิบายธุรกรรม: ใช้คําอธิบายธุรกรรมที่เข้าใจง่ายและกระชับซึ่งสื่อถึงวัตถุประสงค์ในการชําระเงินอย่างถูกต้อง คําอธิบายที่ไม่ชัดเจนอาจก่อทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่ปลอดภัยและนำไปสู่การตีกลับรายการ

• การแจ้งล่วงหน้า: เมื่อเป็นไปได้ ให้แจ้งลูกค้าล่วงหน้าว่ากำลังจะมีธุรกรรม ACH เกิดขึ้น โดยเฉพาะการหักบัญชีครั้งแรกหรือการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

• การสนับสนุนลูกค้า: จัดให้มีช่องทางที่ลูกค้าจะติดต่อฝ่ายสนับสนุนหลายๆ เพื่อสอบถามเกี่ยวกับธุรกรรมที่ลูกค้าจําไม่ได้หรือเพื่ออัปเดตข้อมูลบัญชี

• กลยุทธ์การทำเป็นชุด: ใช้กลยุทธ์การทำรายการเป็นชุดเพื่อรวมธุรกรรมที่มีความเสี่ยงต่ำเข้าด้วยกัน

• การเพิ่มประสิทธิภาพเครือข่าย ACH: ทํางานร่วมกับผู้ประมวลผลการชําระเงินของคุณเพื่อสํารวจกลยุทธ์ขั้นสูงในการเพิ่มประสิทธิภาพเครือข่าย ACH ซึ่งอาจรวมถึงการใช้ตัวเลือกการกําหนดเส้นทางที่เหมาะสมที่สุด หรือใช้ฟังก์ชัน ACH แบบภายในวันเดียวกันเพื่อเร่งกระบวนการชําระเงินและลดความเสี่ยงที่วงเงินจะไม่เพียงพอ

• การร่วมเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม: พิจารณาเป็นพาร์ทเนอร์กับบริการป้องกันการตีกลับรายการ ACH เฉพาะทางที่มีขีดความสามารถด้านการปรับปรุงความถูกต้องและยืนยันข้อมูลระดับสูง

• การปฏิบัติตามแนวทางของ Nacha: ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับกฎการดําเนินงานของ Nacha และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับธุรกรรม ACH

• มาตรการรักษาความปลอดภัย: ใช้ระเบียบการรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมกับทั้งระบบประมวลผล ACH ของคุณเพื่อลดความเสี่ยงด้านธุรกรรมฉ้อโกงและการตีกลับรายการ