Automated-Clearing-House(ACH)-Zahlungen sind elektronische Transaktionen, mit denen Gelder zwischen Bankkonten in den USA übertragen werden. Sie werden häufig für Direkteinzahlungen, Rechnungszahlungen, Business-to-Business(B2B)-Transaktionen und persönliche Zahlungen verwendet.

ACH-Zahlungen werden über das ACH-Netz abgewickelt, ein sicheres und zuverlässiges System, das von der National Automated Clearing House Association (Nacha) betrieben wird. Im Jahr 2023 hat das ACH-Netzwerk mehr als 80 Billionen US-Dollar übertragen. So häufig sie auch vorkommen, ACH-Zahlungen schlagen manchmal fehl. Bei ACH-Rückgaben ist es wichtig zu verstehen, warum sie aufgetreten sind, und entsprechend zu reagieren. Dieser Leitfaden gibt Aufschluss über die häufigsten Ursachen für ACH-Rückgaben, bietet eine vollständige Liste der ACH-Rückgabecodes und beschreibt, wie Sie fehlgeschlagene ACH-Zahlungen in Ihrem Unternehmen reduzieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was passiert, wenn eine ACH-Zahlung zurückgegeben wird?
  
• Warum kommt es zu Rückgaben von ACH-Zahlungen?
  
• Eine vollständige Liste der ACH-Rückgabecodes
  
• Wie reduziert man ACH-Rückgaben?
  

Was passiert, wenn eine ACH-Zahlung zurückgegeben wird?

Wenn eine ACH-Transaktion nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, wird die Zahlung zurückgegeben. Eine Rückgabe unterscheidet sich geringfügig von einer Ablehnung, die auftritt, wenn ein Eintrag erst gar nicht vom ACH-Netzwerk zur Verarbeitung akzeptiert wurde. Es gibt verschiedene Gründe, warum eine ACH-Zahlung zurückgegeben oder abgelehnt werden kann, z. B. unzureichende Deckung im Konto des Absenders, ein geschlossenes Konto oder falsche Kontoinformationen. Hier erfahren Sie, was passiert, wenn eine ACH-Zahlung zurückgegeben wird.

• Benachrichtigung der Bank: Die empfangende Bank benachrichtigt die Ursprungsbank (die Bank des Absenders), dass die ACH-Zahlung zurückgegeben wurde. Sie enthält einen Ursachencode oder eine Beschreibung für die Rückgabe, die angibt, warum die Transaktion nicht abgeschlossen werden konnte.

• Absenderbenachrichtigung: Die Ursprungsbank informiert den Absender (in der Regel ein Unternehmen oder eine Einzelperson) über die Rückgabe der ACH-Zahlung und den von der Empfängerbank angegebenen Grund.

• Wiedervorlage oder Korrektur: Je nach Grund für die Rückgabe muss der/die Absender/in die Zahlungsinformationen korrigieren (z. B. Kontodaten aktualisieren), bevor er/sie die Transaktion erneut übermittelt.

• Abgleich: Der/die Absender/in gleicht seine Aufzeichnungen mit der zurückgegebenen Zahlung ab, und ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um die Situation zu klären, z. B. die Kontaktaufnahme mit dem/der Empfänger/in, um eine alternative Zahlungsmethode zu vereinbaren.

Für zurückgegebene ACH-Zahlungen können Transaktionsgebühren anfallen, die die Bank des Absenders dem Absender normalerweise in Rechnung stellt. Diese Transaktionsgebühren variieren je nach den Richtlinien der Bank und der Art der Rückgabe.

Warum kommt es zu Rückgaben von ACH-Zahlungen?

ACH-Zahlungen können aus verschiedenen Gründen zurückgegeben werden. Hier sind einige der häufigsten Ursachen.

Unzureichende Deckung

Beispielcode: R01 (unzureichende Deckung)

Dies ist der Fall, wenn das Konto, von dem die Zahlung abgebucht wird, zum Zeitpunkt der Verarbeitung nicht über ausreichende Mittel zur Deckung der Transaktion verfügt.

Probleme mit Ihrem Konto

Beispielcodes: R02 (Konto geschlossen), R03 (kein Konto/Konto konnte nicht gefunden werden), R04 (Ungültige Kontonummer)

Zahlungen werden zurückgegeben, wenn die angegebene Kontonummer nicht existiert, einem geschlossenen Konto entspricht oder ungültig ist. Dies kann an Eingabefehlern, Schließung von Konten oder anderen administrativen Unstimmigkeiten liegen.

Probleme mit der Autorisierung

Beispielcodes: R07 (Kundenautorisierung widerrufen), R10 (Keine Kundenautorisierung)

Diese Rückgaben erfolgen, wenn der Auftraggeber nicht über die ordnungsgemäße Autorisierung durch die/den Kontoinhaber/in verfügt, um die Abbuchung zu veranlassen, oder wenn die Autorisierung widerrufen wurde, nachdem sie ursprünglich erteilt wurde.

Zahlungen stoppen

Beispielcode: R08 (Zahlung gestoppt)

Wenn ein/e Kontoinhaber/in einen Zahlungsstoppauftrag für eine bestimmte Zahlung erteilt, wird die ACH-Lastschrift zurückgegeben.

Administrative Fehler

Beispielcodes: R05 (unautorisierte Belastung eines Verbraucherkontos unter Verwendung eines Unternehmens-SEC-Codes), R17 (Kriterien zum Bearbeiten von Dateidatensätzen)

Fehler können auftreten, wenn die Transaktion falsch formatiert wurde. Dies könnte auf eine Nichtübereinstimmung der Zahlungscodes (z. B. Anwendung eines Unternehmens-Transaktionscodes auf ein Verbraucherkonto) oder andere technische Fehler hinweisen, die gegen die ACH-Regeln verstoßen.

Bankfehler

Beispielcodes: R13 (ungültige ACH-Routing Nummer), R26 (Fehler in Pflichtfeld)

Diese Rückgaben stehen im Zusammenhang mit Problemen mit der Empfängerbank, wie z. B. fehlender Qualifikation für die Teilnahme am ACH-Netzwerk oder Fehlern beim Ausfüllen der erforderlichen Felder einer Transaktion.

Zahlungsanfechtungen und Betrug

Beispielcodes: R29 (Keine Unternehmenskundenautorisierung), R51 (Posten im Zusammenhang mit RCK-Eintrag [erneut vorgelegter Scheck] ist nicht zulässig oder RCK-Eintrag ist nicht ordnungsgemäß)

Wenn ein/e Kontoinhaber/in eine Transaktion als nicht autorisiert anficht, was möglicherweise auf Betrug oder Unstimmigkeiten in der Verarbeitung der Buchungen hindeutet, kann die Transaktion mit diesen Codes zurückgegeben werden.

Technisches oder verfahrenstechnisches Versagen

Beispielcodes: R20 (Nicht-Transaktionskonto), R24 (doppelter Eintrag)

Zahlungen, die an nicht transaktionsbezogene Konten gerichtet sind (Konten, denen automatische Lastschriften oder Gutschriften nicht gestattet sind) oder doppelte Transaktionen (bei denen derselbe Eintrag mehr als einmal gesendet wird) sind ebenfalls häufige Gründe für ACH-Rückgaben.

Compliance und rechtliche Fragen

Beispielcodes: R16 (Konto gesperrt)

Dieser Fehlercode kann bedeuten, dass die Konten aufgrund rechtlicher Schritte eingefroren wurden oder Transaktionen aufgrund von Regelverstößen gestoppt wurden.

Eine vollständige Liste der ACH-Rückgabecodes

ACH-Ablehnungs- und Rückgabecodes umfassen ein breites Spektrum von Szenarien, von einfachen Verwaltungsfehlern bis hin zu komplexeren Problemen im Zusammenhang mit internationalen Transaktionen und Compliance. Bevor wir auf die spezifischen Codes eingehen, ist es hilfreich, einige Schlüsselbegriffe zu verstehen:

• Eintrag: Jegliche Übermittlung von ACH-Transaktionen
  
• IAT: Internationale ACH-Transaktion
  
• ODFI: Ursprungs-Finanzinstitut, das ACH-Transaktionen sendet
  
• RDFI: Empfangendes Finanzinstitut, das ACH-Transaktionen empfängt
  

Jeder Code stellt spezifische Informationen darüber bereit, warum eine Transaktion fehlgeschlagen ist oder Maßnahmen erfordert. Hier ist eine Liste aller ACH-Ablehnungs- und -Rückgabecodes.

Gängige Codes

R01 - Unzureichende Deckung
R02 - Konto geschlossen
R03 - Kein Konto/Konto kann nicht gefunden werden
R04 - Ungültige Kontonummer
R05 - Unautorisierte Belastung eines Verbraucherkontos unter Verwendung eines Unternehmens-SEC-Codes
R06 - Zurückgegeben auf Anfrage des ODFI
R07 - Kundenautorisierung widerrufen
R08 - Zahlung gestoppt
R09 - Nicht eingezogene Gelder
R10 - Keine Kundenautorisierung

Weniger gängige Codes

R11 - Zurückgeben des Trunkierungseintrags prüfen
R12 - Zweigniederlassung an ein anderes DFI verkauft
R13 - Ungültige ACH-Routingnummer
R14 - Bevollmächtigte/r Zahlungsempfänger/in verstorben oder kann ihre/seine Funktion nicht weiter ausüben
R15 - Begünstigte/r oder Kontoinhaber/in (kein/e bevollmächtigte/r Zahlungsempfänger/in) verstorben
R16 - Konto gesperrt
R17 - Kriterien zum Bearbeiten von Dateidatensätzen
R18 - Unzulässiges Datum des Eintrags
R19 - Fehler im Betragsfeld
R20 - Nicht-Transaktionskonto
R21 - Ungültige Unternehmensidentifikation
R22 - Ungültige ID-Nummer der Einzelperson
R23 - Gutschrift von Empfänger/in abgelehnt
R24 - Doppelter Eintrag
R25 - Nachtragsfehler
R26 - Fehler in Pflichtfeld
R27 - Fehler in Verfolgungsnummer
R28 - Fehler bei der Routingnummernprüfung
R29 - Keine Unternehmenskundenautorisierung
R30 - RDFI nimmt nicht am Programm zur Digitalisierung von Schecks teil
R31 - Zulässiger Rückgabeeinrag (nur CCD und CTX)
R32 - Keine Zahlungsabwicklung durch RDFI
R33 - Rückgabe des XCK-Eintrags
R34 - Eingeschränkte Teilnahme des DFI
R35 - Rückgabe einer nicht ordnungsgemäßen Lastschrift
R36 - Rückgabe einer nicht ordnungsgemäßen Gutschrift
R37 - Zur Zahlung vorgelegtes Quelldokument
R38 - Zahlung für Quelldokument stoppen
R39 - Fehlerhaftes Quelldokument
R40 - Rückgabe des ENR-Eintrags durch Bundesregierungsbehörde
R41 - Ungültiger Transaktionscode
R42 - Fehler bei Routingnummer/Prüfziffer
R43 - Ungültige DFI-Kontonummer
R44 - Ungültige ID-Nummer der Einzelperson
R45 - Ungültiger Name der Einzelperson
R46 - Ungültiger bevollmächtigte/r Zahlungsempfänger/in
R47 - Doppelte Registrierung
R50 - Bundesstaatliche Gesetze, die sich auf die RCK-Akzeptanz auswirken
R51 - Posten im Zusammenhang mit RCK-Eintrag ist nicht zulässig oder RCK-Eintrag ist nicht ordnungsgemäß
R52 - Zahlung für Posten stoppen, der sich auf den RCK-Eintrag bezieht
R53 - Posten und RCK-Eintrag zur Zahlung vorgelegt
R61 - Falsch geroutete Rückgabe
R62 - Rückgabe einer fehlerhaften oder umkehrenden Lastschrift
R63 - Falscher Dollarbetrag
R64 - Falsche Identifizierung der Einzelperson
R65 - Falscher Transaktionscode
R66 - Falsche Unternehmensidentifikation
R67 - Doppelte Rückgabe
R68 - Vorzeitige Rückgabe
R69 - Feldfehler
R70 - Zulässiger Rückgabeeintrag nicht akzeptiert/Rückgabe nicht von ODFI angefragt
R71 - Falsch geroutete nicht eingelöste Rückgabe
R72 - Vorzeitig geroutete nicht eingelöste Rückgabe
R73 - Rechtzeitige ursprüngliche Rückgabe
R74 - Korrigierte Rückgabe
R75 - Rückgabe kein Duplikat
R76 - Keine Fehler gefunden
R77 - Nichtannahme von nicht eingelöster Rückgabe (R62)

Codes für internationale Transaktionen

R80 - Codierungsfehler beim IAT-Eintrag
R81 - Nicht-Teilnehmer am IAT-Programm
R82 - Ungültige Auslands-RDFI-Kennung
R83 - Auslands-RDFI kann Zahlung nicht abwickeln
R84 - Eintrag nicht vom Gateway verarbeitet
R85 - Falsch codierte ausgehende internationale Zahlung

Wie reduziert man ACH-Rückgaben?

Durch die Reduzierung von ACH-Rückgaben können Sie Geld sparen, den Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter/innen verringern und die Kundenerfahrung verbessern, indem Zahlungsverzögerungen minimiert und Frustrationen beim Zahlungsprozess beseitigt werden. Es ist eine gute Idee, Ihre ACH-Rückgabequoten mit Branchen-Benchmarks zu vergleichen und mit anderen Unternehmen in Ihrer Branche zusammenzuarbeiten, um Best Practices zur Reduzierung von Rückgaben auszutauschen. Stellen Sie sicher, dass Sie ACH-Rückgaben umgehend bearbeiten, sobald sie auftreten, und erwägen Sie die Implementierung automatisierter Workflows, um Rückgaben in Echtzeit zu kategorisieren und zu bearbeiten.

Hier sind einige Ideen, wie Sie ACH-Rückgaben reduzieren können. Bewerten Sie sorgfältig die Kosteneffizienz dieser Strategien zur Rückgabevermeidung, um sicherzustellen, dass Sie die Investitionskosten gegen potenzielle Einsparungen abwägen.

• Verifizierung des Kontos: Nutzen Sie Address Verification Services (AVS) und Positive Pay, um sicherzustellen, dass die Kontodaten mit den Bankdaten übereinstimmen. Ziehen Sie in Erwägung, Kontoinhaberschaft elektronisch zu validieren, bevor Sie Abbuchungen durch Testeinzahlungen oder Tools zur sofortigen Kontoverifizierung initiieren.

• Kundenschulung: Kommunizieren Sie klar und deutlich ACH-Autorisierungsprozesse und mögliche Transaktionsgebühren im Zusammenhang mit unzureichender Deckung oder nicht autorisierten Transaktionen.

• Risikomodelle: Analysieren Sie historische Rückgabedaten, um Muster zu erkennen und Risikobewertungen für neue Transaktionen zu erstellen. Berücksichtigen Sie die Kundenhistorie, den Transaktionswert und Branchentrends.

• Überwachung in Echtzeit: Implementieren Sie Tools, die ACH-Transaktionen auf verdächtige Aktivitäten überwachen, wie z. B. hohe Abbuchungen von neuen Konten.

• Transaktionsbeschreibungen: Verwenden Sie leicht verständliche, prägnante Transaktionsbeschreibungen, die den Zweck der Zahlung genau widerspiegeln. Mehrdeutige Beschreibungen können Warnsignale bei Kunden auslösen und zu Rückgaben führen.

• Vorankündigungen: Senden Sie Ihrer Kundschaft nach Möglichkeit vorab Benachrichtigungen über anstehende ACH-Transaktionen, insbesondere bei Erstlastschriften oder wiederkehrenden Zahlungen.

• Kundensupport: Bieten Sie Kundinnen und Kunden mehrere Möglichkeiten, den Support wegen ihnen unbekannter Transaktionen zu kontaktieren oder ihre Kontoinformationen zu aktualisieren.

• Batching-Strategien: Verwenden Sie Batching-Strategien, um Transaktionen mit geringem Risiko gemeinsam zu übermitteln.

• ACH-Netzwerkoptimierung: Arbeiten Sie mit Ihrem Zahlungsabwickler zusammen, um fortgeschrittene Strategien zur ACH-Netzwerkoptimierung zu erkunden. Dies könnte die Auswahl der am besten geeigneten Routing-Optionen oder die Verwendung von ACH-Funktionen am selben Tag umfassen, um die Abwicklung zu beschleunigen und das Risiko unzureichender Deckung zu verringern.

• Partnerschaften mit Dritten: Erwägen Sie eine Partnerschaft mit spezialisierten Diensten zur Verhinderung von ACH-Rückgaben, die erweiterte Funktionen zur Datenbereinigung und -überprüfung bieten.

• Einhaltung der Nacha-Richtlinien: Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Nacha Operating Rules und Best Practices für ACH-Transaktionen.

• Sicherheitsmaßnahmen: Verwenden Sie strenge Sicherheitsprotokolle in Ihrem gesamten ACH-Verarbeitungssystem, um das Risiko betrügerischer Transaktionen und Rückgaben zu minimieren.