ACH-betalingen (Automated Clearing House) zijn elektronische transacties waarbij geld wordt overgeschreven tussen bankrekeningen in de Verenigde Staten. Deze betalingen worden vaak gebruikt voor directe stortingen, betaling van rekeningen, B2B-transacties (business-to-business) en betalingen tussen particulieren.

ACH-betalingen worden verwerkt via het ACH-netwerk, een veilig en betrouwbaar systeem dat wordt beheerd door de National Automated Clearing House Association (Nacha). In 2023 is via het ACH-netwerk meer dan 80 biljoen USD overgeschreven. Hoe gebruikelijk ACH-betalingen ook zijn, soms mislukken ze. Wanneer ACH-terugboekingen plaatsvinden, is het belangrijk om inzicht te krijgen waarom dat is gebeurd en daarop te reageren. In deze whitepaper wordt uitgelegd waarom ACH-terugboekingen vaak voorkomen, staat een volledige lijst met ACH-terugboekingscodes en wordt beschreven hoe je aantal mislukte ACH-betalingen in je onderneming kunt verminderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat gebeurt er bij terugboeking van een ACH-betaling?
  
• Redenen voor het terugboeken van ACH-betalingen
  
• Een volledige lijst met ACH-terugboekingscodes
  
• Terugboekingen van ACH-betalingen verminderen
  

Wat gebeurt er bij terugboeking van een ACH-betaling?

Wanneer een ACH-transactie niet kan worden voltooid, wordt de betaling teruggeboekt. Een terugboeking verschilt enigszins van een weigering. Dat laatste gebeurt wanneer een boeking nooit voor verwerking is geaccepteerd in het ACH-netwerk. Er zijn verschillende redenen waarom een ACH-betaling kan worden teruggeboekt of geweigerd, zoals ontoereikend saldo op de rekening van de afzender, een gesloten account of onjuiste rekeninggegevens. Dit gebeurt er bij terugboeking van een ACH-betaling.

• Kennisgeving aan de bank. De ontvangende bank laat de oorspronkelijke bank (de bank van de afzender) weten dat de ACH-betaling is teruggeboekt. Er wordt een redencode of beschrijving voor de terugboeking vermeld om aan te geven waarom de transactie niet kan worden voltooid.

• Kennisgeving aan de afzender. De oorspronkelijke bank informeert de afzender (meestal een onderneming of particulier) dat de ACH-betaling is teruggeboekt, met vermelding van de reden die door de ontvangende bank is opgegeven.

• Nieuwe indiening of correctie. Afhankelijk van de reden voor de terugboeking kan de afzender de betaalgegevens corrigeren (bijvoorbeeld door rekeninggegevens bij te werken) voordat de transactie opnieuw wordt ingediend.

• Reconciliatie. De afzender reconcilieert de gegevens van de afzender op basis van de teruggeboekte betaling en neemt alle nodige maatregelen om het probleem aan te pakken, zoals contact opnemen met de ontvanger om een alternatieve betaalmethode te regelen.

Teruggeboekte ACH-betalingen kunnen kosten met zich meebrengen, die de bank van de afzender doorgaans aan de afzender in rekening brengt. Deze kosten zijn afhankelijk van de beleidsregels van de bank en de aard van de terugboeking.

Redenen voor het terugboeken van ACH-betalingen

ACH-betalingen kunnen om verschillende redenen worden teruggeboekt. Hieronder noemen we er een paar.

Ontoereikend saldo

Voorbeeldcode: R01 (ontoereikend saldo)

Dit gebeurt als op de rekening waarvan de betaling wordt afgeschreven, op het moment van verwerking ontoereikend saldo staat voor de transactie.

Problemen met de rekening

Voorbeeldcodes: R02 (rekening gesloten), R03 (geen rekening/kan rekening niet vinden), R04 (ongeldig rekeningnummer)

Betalingen worden teruggeboekt als het opgegeven rekeningnummer niet bestaat, van een gesloten rekening blijkt te zijn of ongeldig is. Dit kan komen door invoerfouten, het sluiten van rekeningen of andere administratieve verschillen.

Autorisatieproblemen

Voorbeeldcodes: R07 (autorisatie ingetrokken door klant), R10 (klant heeft aangegeven dat de transactie niet is geautoriseerd)

Deze terugboekingen vinden plaats wanneer de initiator niet de juiste autorisatie van de rekeninghouder heeft voor de afschrijving, of als de autorisatie is ingetrokken nadat deze aanvankelijk was verleend.

Betalingen stopgezet

Voorbeeldcode: R08 (betaling gestopt)

Als een rekeninghouder een stopzettingsopdracht geeft voor een bepaalde betaling, wordt de ACH-afschrijving teruggeboekt.

Administratieve fouten

Voorbeeldcodes: R05 (niet-geautoriseerde afschrijving van een consumentenrekening met behulp van een zakelijke SEC-code), R17 (criteria voor bewerken van bestandsrecords)

Er kunnen fouten optreden als de transactie een onjuiste notatie heeft. Dit kan erop wijzen dat betaalcodes niet overeenkomen (bijv. bij het toepassen van een zakelijke transactiecode op een consumentenrekening) of dat er sprake is van andere technische fouten die in strijd zijn met ACH-regels.

Bankfouten

Voorbeeldcodes: R13 (ongeldig ACH-routingnummer), R26 (fout in verplicht veld)

Deze terugboekingen hebben te maken met problemen met de ontvangende bank, bijvoorbeeld als deze niet bevoegd is voor deelname aan het ACH-netwerk, of fouten bij het verwerken van de verplichte velden in een transactie.

Chargebacks en fraude

Voorbeeldcodes: R29 (zakelijke klant heeft aangegeven dat de transactie niet is geautoriseerd), R51 (item met betrekking tot RCK-boeking [opnieuw gepresenteerde cheque] komt niet in aanmerking of RCK-boeking is onjuist)

Als een rekeninghouder een chargeback aanvraagt omdat de transactie niet geautoriseerd is, wat kan wijzen op fraude of afwijkingen in de manier waarop de invoer is verwerkt, kan de transactie worden teruggeboekt met deze codes.

Technische of procedurele fouten

Voorbeeldcodes: R20 (niet-transactierekening), R24 (dubbele boeking)

Andere veelvoorkomende redenen voor ACH-terugboekingen zijn betalingen die zijn gericht aan niet-transactierekeningen (rekeningen die geen automatische af- of bijschrijvingen mogen verwerken) of dubbele transacties (waarbij dezelfde boeking meerdere keren is verzonden).

Compliance en juridische problemen

Voorbeeldcodes: R16 (rekening geblokkeerd)

Deze foutcode kan betekenen dat de rekeningen zijn geblokkeerd vanwege juridische maatregelen of dat transacties zijn stopgezet vanwege overtredingen van de regelgeving.

Een volledige lijst met ACH-terugboekingscodes

ACH-weigeringscodes en ACH-terugboekingscodes hebben betrekking op een groot aantal verschillende scenario's, van eenvoudige administratieve fouten tot complexere kwesties in verband met internationale transacties en compliance. Voordat we de specifieke codes bespreken, is het handig om een paar belangrijke termen toe te lichten:

• Boeking: alle indieningen van ACH-transacties.
  
• IAT: internationale ACH-transactie
  
• ODFI: Originating Depository Financial Institution, de partij die ACH-transacties verstuurt
  
• RDFI: Receiving Depository Financial Institution, de partij die ACH-transacties ontvangt
  

Elke code geeft specifieke informatie over de reden waarom een transactie is mislukt of aandacht vereist. Hier vind je een lijst met alle ACH-weigeringscodes en -terugboekingscodes.

Veelvoorkomende codes

R01 – Ontoereikend saldo
R02 - Rekening gesloten
R03 - Geen rekening/kan rekening niet vinden
R04 - Ongeldig rekeningnummer
R05 - Niet-geautoriseerde afschrijving van een consumentenrekening met behulp van een zakelijke SEC-code
R06 - Teruggeboekt op aanvraag van ODFI
R07 - Autorisatie ingetrokken door klant
R08 - Betaling gestopt
R09 - Niet-geïnde geld
R10 - Klant heeft aangegeven dat de transactie niet is geautoriseerd

Minder vaak voorkomende codes

R11 - Check Truncation-programma - terugboeking
R12 - Filiaal verkocht aan andere DFI
R13 - Ongeldig ACH-routingnummer
R14 - De vertegenwoordiger van de begunstigde is overleden of kan niet in die hoedanigheid worden voortgezet
R15 - Begunstigde of rekeninghouder (anders dan een vertegenwoordiger van de begunstigde) overleden
R16 - Rekening geblokkeerd
R17 - Criteria voor het bewerken van bestandsrecords
R18 - Onjuiste effectieve boekingsdatum
R19 - Fout veld bedrag
R20 - Niet-transactierekening
R21 - Ongeldige bedrijfsidentificatie
R22 - Ongeldig identificatienummer van natuurlijke persoon
R23 - Creditboeking geweigerd door ontvanger
R24 - Dubbele boeking
R25 - Addendafout
R26 - Fout verplicht veld
R27 - Fout trackingnummer
R28 - Fout controlecijfer routingnummer
R29 - Zakelijke klant heeft aangegeven dat de transactie niet is geautoriseerd
R30 - RDFI neemt niet deel aan het Check Truncation-programma
R31 - Toegestane terugboeking (alleen CCD en CTX)
R32 - Niet-vereffening door RDFI
R33 - Terugboeking van XCK-boeking
R34 - Beperkte deelname DFI
R35 - Terugboeking van onjuiste debetboeking
R36 - Terugboeking van onjuiste creditboeking
R37 - Brondocument aangeboden voor betaling
R38 - Betaling op brondocument stoppen
R39 - Onjuist brondocument
R40 - Terugboeking van ENR-boeking door een federale overheidsinstantie
R41 - Ongeldige transactiecode
R42 - Fout routingnummer/controlecijfer
R43 - Ongeldig DFI-rekeningnummer
R44 - Ongeldig identificatienummer van natuurlijke persoon
R45 - Ongeldige naam van natuurlijke persoon
R46 - Ongeldige indicator voor vertegenwoordiger van de begunstigde
R47 - Dubbele inschrijving
R50 - Staatswet die de acceptatie van RCK beïnvloedt
R51 - Item met betrekking tot RCK-boeking komt niet in aanmerking of RCK-boeking is onjuist
R52 - Betaling stopzetten voor item gerelateerd aan RCK-boeking
R53 - Item en RCK-boeking aangeboden voor betaling
R61 - Verkeerd gerouteerde terugboeking
R62 - Terugboeking van foutieve of terugboekingsafschrijving
R63 - Onjuist bedrag in dollars
R64 - Onjuiste identificatie van natuurlijke persoon
R65 - Onjuiste transactiecode
R66 - Onjuiste identificatie van bedrijf
R67 - Dubbele terugboeking
R68 - Vroegtijdige terugboeking
R69 - Veldfout(en)
R70 - Toegestane terugboeking niet geaccepteerd/terugboeking niet aangevraagd door ODFI
R71 - Verkeerd gerouteerde, niet-gehonoreerde terugboeking
R72 - Vroegtijdige niet-gehonoreerde terugboeking
R73 - Tijdige originele terugboeking
R74 - Gecorrigeerde retourboeking
R75 - Terugboeking geen duplicaat
R76 - Geen fouten gevonden
R77 - Niet-acceptatie van door R62 niet-gehonoreerde terurboeking

Codes voor internationale transacties

R80 - Codefouten in IAT-boeking
R81 - Niet-deelnemer aan het IAT-programma
R82 - Ongeldige DFI-identificatie voor buitenlandse ontvangst
R83 - Buitenlandse RDFI niet in staat om te vereffenen
R84 - Boeking niet verwerkt door gateway
R85 - Onjuist gecodeerde uitgaande internationale betaling

Terugboekingen van ACH-betalingen verminderen

Door het aantal ACH-terugboekingen te verminderen, bespaar je geld, verminder je de administratieve belasting voor je personeel en verbeter je de ervaring van je klanten door betalingsachterstanden tot een minimum te beperken en frustratie over het betaalproces weg te nemen. Het is een goed idee om je percentages ACH-terugboekingen te vergelijken met benchmarks in de branche. Werk ook samen met andere ondernemingen in je branche om best practices te delen om het aantal terugboekingen te verminderen. Pak ACH-terugboekingen meteen aan wanneer ze zich voordoen en overweeg geautomatiseerde workflows te implementeren om terugboekingen in realtime in te delen en aan te pakken.

Hieronder vind je een paar ideeën om ACH-terugboekingen te verminderen. Evalueer zorgvuldig de kosteneffectiviteit van deze strategieën voor preventie van terugboekingen zodat je zeker weet dat de investering opweegt tegen mogelijke besparingen.

• Rekeningverificatie. Gebruik Financial Connections voor realtime gebruikersvalidatie om kopers te bevestigen en ACH-fouten te minimaliseren. Door gegevens van miljoenen Stripe-transacties te analyseren, worden rekeningen die niet in aanmerking komen voor ACH-betalingen effectief uitgefilterd, wat zorgt voor hogere slagingspercentages van transacties.

• Voorlichting aan de klant. Communiceer duidelijk over ACH-autorisatieprocessen en mogelijke kosten in verband met onvoldoende saldo of niet-geautoriseerde transacties.

• Risicomodellen: Analyseer historische terugboekingsgegevens om patronen te identificeren en risicoscores voor nieuwe transacties op te stellen. Houd rekening met klantgeschiedenis, transactieomvang en trends in de branche.

• Monitoring in real-time. Implementeer tools die ACH-transacties controleren op verdachte activiteiten, zoals hoge afschrijvingen van nieuwe rekeningen.

• Transactiebeschrijvingen. Gebruik overzichtelijke, beknopte transactiebeschrijvingen die het doel van de betaling nauwkeurig aangeven. Dubbelzinnige beschrijvingen kunnen onrust bij klanten veroorzaken en leiden tot retourzendingen.

• Voorafgaande kennisgevingen. Stuur indien mogelijk voorafgaande kennisgevingen naar klanten om ze te informeren over aankomende ACH-transacties, vooral als het gaat om eerste afschrijvingen of terugkerende betalingen.

• Klantenservice. Bied klanten meerdere manieren om contact op te nemen met de klantenservice over transacties die ze niet herkennen of over het bijwerken van hun rekeninggegevens.

• Batchstrategieën. Gebruik batchstrategieën om transacties met een laag risico samen in te dienen.

• Optimalisatie van het ACH-netwerk. Bestudeer samen met je betalingsverwerker geavanceerde strategieën voor optimalisatie van het ACH-netwerk. Denk hierbij aan het kiezen van de meest geschikte routingopties of het gebruik van ACH op dezelfde dag om vereffeningen te versnellen en het risico op een ontoereikend saldo te verkleinen.

• Partnerschappen met derden, Overweeg om samen te werken met gespecialiseerde diensten voor preventie van ACH-terugboekingen die geavanceerde mogelijkheden bieden voor het opschonen en verifiëren van gegevens.

• Naleving van de Nacha-richtlijnen. Blijf op de hoogte van de laatste Nacha-bedrijfsregels en best practices voor ACH-transacties.

• Beveiligingsmaatregelen. Pas krachtige beveiligingsprotocollen toe in je hele ACH-verwerkingssysteem om het risico op frauduleuze transacties en terugboekingen tot een minimum te beperken.