Les entreprises du bâtiment doivent utiliser l ' un des systèmes de paiement les plus fragmentés et les plus sujets aux retards de tous les secteurs. Selon un rapport de 2024, les paiements lents représentaient 14 % des coûts totaux de construction, soit 280 milliards de dollars. La facturation progressive, la fidélisation, les retards de virement, les levées de privilège et les approbations manuelles peuvent être très difficiles à gérer, et les enjeux sont importants. Mais une amélioration du processus de paiement peut contribuer à atténuer les risques.

Ci-dessous, nous verrons comment fonctionne le traitement des paiements dans la construction, ce qui le ralentit et comment le rendre plus rapide, plus sûr et plus prévisible.

Contenu de l’article

• Quel est le meilleur système de paiement pour les entreprises de construction ?
  
• Comment fonctionnent les paiements progressifs et la retenue de garantie dans la construction ?
  
• Comment les entreprises de construction peuvent-elles prévenir la fraude aux paiements et rester en conformité ?
  
• Comment les entreprises de construction peuvent-elles faciliter le paiement pour leurs clients ?
  

Quel est le meilleur système de paiement pour les entreprises de construction ?

Les entreprises de construction ont besoin d’un prestataire de services de paiement qui comprend la structure de la facturation de la construction : paiements importants, échelonnement des délais, conservation, renonciations à des privilèges, virements partiels, etc. Voici ce qu’il faut rechercher lorsque vous évaluez un prestataire :

Secteur adapté

Tous les prestataires ne gèrent pas bien la construction. Certains le classent comme un secteur à haut risque en raison de la taille importante des billets, des délais variables ou du potentiel de litiges, ce qui peut entraîner des retenues de compte, des exigences de réserve ou un refus.

Recherchez un prestataire de services de paiement à l'aise avec les transactions B2B à volume élevé et à valeur élevée, et utilisé activement par d'autres entreprises de construction ou plateformes en qui vous avez confiance. Si un prestataire de services de paiement semble se méfier de votre modèle économique, c’est un signe pour passer à autre chose.

Facturation progressive et retenue de garantie

Dans la construction, vous facturez généralement par phases, retenez une retenue de garantie et appliquez des acomptes. Sans solutions de contournement manuelles, votre système de paiement devrait vous permettre de :

• Gérer des formats de facture personnalisés qui reflètent les structures de facturation de la construction
  
• Facture en versements échelonnés liés à des jalons
  
• Suivre la rétention de garantie automatiquement
  
• Appliquer les paiements partiels aux factures en cours
  

Si le système ne vous permet pas de le faire, il n’est pas conçu pour la construction.

Moyens de paiement flexibles :

Les propriétaires commerciaux peuvent préférer les transferts ACH (Automated Clearing House). Les propriétaires peuvent vouloir payer par carte. D'autres veulent cliquer sur un lien et payer sur place. Le bon système vous permet de proposer plusieurs options : carte, virement ACH, virement bancaire, sans frais supplémentaires.

Intégration de logiciels

Les meilleurs prestataires de services de paiement se connectent à vos systèmes de comptabilité, de gestion de projet ou de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou disposent d’interfaces de programmation d’applications (API) propres que vous pouvez utiliser. Si l'intégration est médiocre, le temps que vous consacrerez au nettoyage manuel des enregistrements de paiement l'emportera sur tout avantage de changer de prestataire. Et sans aucune intégration, vous devrez saisir à nouveau les données ou rapprocher les paiements à la main.

Recherchez :

• Intégrations préconfigurées avec les systèmes que vous utilisez
  
• API conviviales pour les développeurs si vous avez besoin de quelque chose de personnalisé
  
• Un Dashboard propre pour les équipes qui gèrent les paiements quotidiennement
  

Stripe, par exemple, s’intègre à des outils spécifiques à un secteur comme Unanet afin que les entreprises du bâtiment puissent intégrer des liens « Pay Now », accepter des paiements ACH importants et les rapprocher automatiquement.

Tarification transparente

Les marges dans la construction ne sont pas énormes. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre 3 % de chaque facture en raison de frais imprécis. Vous souhaitez une structure tarifaire transparente et qui s’adapte à votre volume, et non pénalisante en cas de baisse saisonnière ou d’emplois atypiques.

Posez les questions suivantes aux prestataires potentiels :

• Les taux sont-ils fixes, échelonnés ou interchange plus ?
  
• Quels sont les frais de traitement ACH et de carte bancaire ?
  
• Existe-t-il des minimums mensuels, des frais de relevé bancaire ou des frais pour se conformer à la norme de sécurité des données du secteur (PCI DSS) des cartes de paiement ?
  
• Y a-t-il des frais d’annulation ou de résiliation anticipée ?
  
• Existe-t-il des exigences de réserve pour les transactions importantes ou irrégulières ?
  

Calendrier des fonds

Certains prestataires règlent les paiements sous 1 à 2 jours ouvrables. D’autres peuvent prendre plus de temps, surtout si la transaction est importante ou entraîne une vérification.

Renseignez-vous sur les points suivants :

• Délais de règlement pour les paiements ACH, carte et virement bancaire
  
• Toute limite au volume quotidien ou au montant des transactions
  
• Politiques concernant la détention de fonds ou la création de réserves
  

Vous ne voulez pas découvrir que votre paiement de 250 000 $ est en attente après avoir effectué la paie ou commandé des matériaux.

Sécurité et conformité

Vous traitez des données de paiement sensibles, le prestataire doit donc vous aider à respecter les normes de conformité.

Recherchez :

• Prise en charge de la conformité PCI (par exemple, tokenisation, pages de paiement hébergées)
  
• Fonctionnalités de détection de la fraude (par ex., vérification de l’adresse, surveillance des transactions)
  
• Gestion sécurisée des coordonnées bancaires, en particulier lorsque vous faites appel à des fournisseurs
  
• Prise en charge de la déclaration 1099, des flux de travail de renonciation de privilèges ou d’autres documents spécifiques au secteur de la construction
  

Si votre système de paiement n’est pas conçu pour vous protéger, il vous coûte plus cher qu’il ne devrait.

Support et service

Vous voulez un prestataire de services de paiement qui soit réactif lorsque cela est important. Ceci implique :

• Plusieurs options de contact
  
• Assistance dédiée si vous avez un volume de paiement élevé
  
• Résolution transparente des problèmes liés aux litiges, aux contestations de paiement ou aux bogues techniques
  

Un retard de fonds peut interrompre un travail. Vous ne voulez pas attendre des jours avant que quelqu'un ne réponde à votre appel.

Préparation future

Si votre entreprise se développe avec de nouveaux services, des projets plus complexes et des équipes supplémentaires, vos besoins en matière de paiement évolueront.

Il est utile que votre prestataire de services prenne en charge :

• Paiements des places de marché ou des plateformes (si vous gérez des vendeurs)
  
• Subscriptions ou facturation récurrente (pour les contrats de service ou la maintenance)
  
• Paiements internationaux (si vous effectuez des travaux transfrontaliers)
  
• Paiements intégrés ou en marque blanche (pour les logiciels ou les plateformes partenaires)
  

Même si vous n’en avez pas besoin pour l’instant, disposer de ces options vous évitera de devoir tout recommencer plus tard.

Comment fonctionnent les paiements progressifs et la retenue de garantie dans la construction ?

La structure financière de la construction s’articule autour de deux mécanismes clés : les acomptes provisionnels, qui permettent de faire avancer les travaux, et la retenue d’impôt, qui freine une partie des paiements pour gérer les risques. Ensemble, ils déterminent comment et quand l’argent circule tout au long d’un projet.

Paiements échelonnés

Les paiements échelonnés sont des paiements partiels émis tout au long d’un projet, généralement en fonction de l’ampleur des travaux réalisés. Au lieu d’attendre la fin des travaux, les entrepreneurs facturent de manière progressive (souvent mensuellement), en fonction des étapes clés ou d’un calendrier de valeurs.

Ces paiements prennent généralement la forme de demandes de paiement, qui décrivent le travail accompli et le montant dû pendant une certaine période. Dans de nombreux cas, cette demande inclut les matériaux stockés, le pourcentage d’avancement par poste, ainsi que les paiements antérieurs appliqués. Par exemple, un entrepreneur travaillant sur un chantier de 1 million de dollars, dont l’avancement est de 30 %, pourrait soumettre une demande de paiement de 300 000 dollars. Cette demande est ensuite examinée, parfois vérifiée de manière indépendante, puis réglée, souvent déduction faite de la retenue de garantie.

Cette approche aide les deux parties de la transaction. Les sous-traitants maintiennent des flux de trésorerie pour couvrir la main-d’œuvre et les matériaux. Les maîtres d’ouvrage paient pour les progrès vérifiables, et non pour des réclamations non étayées. Les chefs de projet ont une vision plus claire de l’état d’avancement des travaux, liée à la valeur réelle.

Sans facturation progressive, les entrepreneurs devraient avancer tous les coûts pendant des mois, en attendant d’être payés uniquement une fois que tout est terminé. Cette situation n'est pas financièrement viable, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui gèrent plusieurs emplois à la fois.

Retenue de garantie

La retenue de garantie (également appelée retenue de garantie) est un mécanisme contractuel dans lequel une partie de chaque paiement (généralement de 5 % à 10 %) est retenue jusqu’à ce que le projet atteigne une achèvement substantiel ou final. L’objectif est de s’assurer que l’entrepreneur termine les travaux, que les défauts et les éléments de la liste de réserves soient corrigés, et qu’il existe un levier financier en cas de litiges survenant en fin de projet. En pratique, cela signifie qu’un sous-traitant qui soumet une demande de paiement de 100 000 $ peut recevoir 90 000$, les 10 000 $ restants étant retenus jusqu’à la clôture du projet.

La retenue de garantie est généralement calculée à chaque paiement, et non comme une somme forfaitaire à la fin. Cela signifie que la retenue de garantie s’accumule au fil du temps. Pour un chantier de dix mois, 10 % peuvent être retenus sur chaque facture mensuelle, soit un total de 100 000 $ de fonds différés sur un contrat d’un million de dollars. Pour de nombreux sous-traitants, ce montant retenu représente la majeure partie ou la totalité de leur marge bénéficiaire.

Le contrat définit le calendrier et les conditions de libération de la retenue. Souvent, la retenue de garantie est versée lorsque :

• L’ensemble du projet est considéré comme terminé pour l’essentiel
  
• Tous les documents de clôture, les travaux de liste de réserves et les renonciations de privilèges sont soumis.
  

Certains contrats permettent le déblocage partiel des retenues de garantie, en particulier sur les travaux de grande envergure ou à plusieurs phases. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples.

• Une fois que 50 % des travaux sont terminés, le taux de rétention peut diminuer.
  
• Les sous-traitants peuvent recevoir la totalité de la retenue une fois leurs tâches spécifiques terminées, même si le projet global est encore en cours.
  

L'utilisation de ces options dépend fortement de la façon dont le contrat est rédigé et du degré de fermeté avec lequel les sous-traitants négocient. Trop souvent, les conditions de retenue sont considérées comme immuables. Mais comme pour tout contrat de construction, ils sont négociables :

• Sur les projets à faible risque, il peut être pertinent de demander une réduction ou une exonération de la retenue.
  
• Pour les sous-traitants connus, les entrepreneurs principaux peuvent accepter des conditions de libération anticipée.
  
• Les propriétaires peuvent proposer des virements échelonnés liés à l’exécution d’éléments spécifiques de la tâche.
  

Connaître vos droits légaux et les lois locales qui régissent la conservation des données peut vous aider à structurer des conditions plus équitables.

Suivi des retenues de garantie et des paiements échelonnés

La gestion de ces deux éléments vous aide à rester financièrement stable tout au long d’un projet. Vos systèmes doivent :

• Appliquer automatiquement la retenue de garantie par facture
  
• Suivre le total des montants retenus par fournisseur et par tâche
  
• Séparer la retenue de garantie des revenus acquis mais impayés
  
• Gérez plusieurs événements de libération de la retenue de garantie, en particulier sur des calendriers étendus
  

N’oubliez pas que la rétention de garantie n’est pas toujours appliquée de la même manière. Certains propriétaires l’appliquent sur les matériaux et la main-d’œuvre ; d’autres ne le font que sur des tâches sous-traitées. Les outils qui tiennent compte de ces variations permettent d’éviter les litiges et les fonds manquants.

Comment les entreprises de construction peuvent-elles prévenir la fraude aux paiements et rester en conformité ?

Les entreprises de construction gèrent des sommes importantes, de longues chaînes de paiement et de nombreux tiers, ce qui les expose au risque de fraude et de non-conformité. Mais ils peuvent éviter la plupart des dommages avec les bons systèmes et habitudes.

Voici comment protéger votre entreprise sans la ralentir :

Passer aux paiements électroniques

Les chèques peuvent être volés, falsifiés ou interceptés par la poste. La fraude liée aux chèques est en hausse : en 2022, les institutions financières aux États-Unis ont déposé plus de 680 000 rapports d’activités suspectes (SAR) pour signaler les fraudes potentielles aux chèques. Le passage aux paiements électroniques tels que les transferts ACH, les portails en ligne sécurisés et les liens bancaires directs minimise ces risques et facilite le suivi de votre piste de paiement.

Vérifiez toujours les informations financières

Une adresse e-mail professionnelle compromise constitue un autre risque majeur. Un fraudeur peut se faire passer pour un fournisseur et vous demander de mettre à jour ses coordonnées bancaires, en espérant que vous transférerez des fonds sur le mauvais compte. Pour éviter cela, créez un processus de vérification. Chaque fois qu'une personne modifie ses informations de paiement, confirmez-le par téléphone avec un numéro que vous avez déjà (et non celui figurant dans l'e-mail). Et ne partagez ni n'acceptez jamais de coordonnées bancaires sensibles par e-mail. Utilisez plutôt un portail d’intégration sécurisé.

Si vos fournisseurs saisissent leurs coordonnées bancaires, assurez-vous qu’ils le font via un système chiffré et conforme, et non par un formulaire PDF ou une pièce jointe à un e-mail. Certaines plateformes, comme Stripe, gèrent cela de manière native.

Mettre en place des contrôles internes

C’est une règle de base en comptabilité, mais elle mérite d’être rappelée : séparez les fonctions. La personne qui approuve les factures ne doit pas être celle qui envoie les paiements. Exigez plusieurs validations pour les transferts importants. Auditez régulièrement pour détecter les erreurs avant qu’elles ne deviennent coûteuses.

Utiliser la détection de la fraude pour les paiements entrants

Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, en particulier de la part de propriétaires ou de petits clients, choisissez un prestataire de services de paiement doté d'un système intégré de détection de la fraude. Des outils tels que la vérification d’adresse, les contrôles de vélocité et les indicateurs d’IA permettent de repérer les activités suspectes avant qu’elles n’affectent votre compte.

Respecter les exigences de conformité

Le non-respect des lois sur les paiements, des règles taxées ou des obligations contractuelles peut entraîner des pénalités, des poursuites judiciaires ou pire encore. Voici les domaines qui comptent le plus dans la construction :

Lois sur les paiements rapides

La plupart des États américains ont des lois qui exigent que les sous-traitants et les sous-traitants soient payés dans un délai spécifique, souvent dans les 7 à 30 jours suivant la réception du paiement du propriétaire. Si vous retardez le paiement sans justification, vous pourriez devoir payer des intérêts ou faire face à des problèmes de licence.

Suivez les échéances et effectuez les paiements à temps. Utilisez un logiciel qui horodate les approbations et vous rappelle quand les paiements sont dus.

Décharges de lien et documents de mainlevée

Chaque fois que vous effectuez un paiement, vous devez suivre les décharges conditionnelles, les mainlevées inconditionnelles et les décharges finales de privilège. Si vous ne le faites pas, vous serez vulnérable à des revendications de privilège, même pour des travaux déjà payés.

Certaines plateformes de paiement automatisent le suivi de la documentation en associant le paiement à l’échange de renonciations. Le sous-traitant télécharge sa décharge signée, puis le système procède au paiement. Que vous l'automatisiez ou non, ne passez pas l'étape de documentation.

Obligations de déclaration fiscale

Si vous payez des sous-traitants indépendants ou des petites entreprises, vous êtes probablement responsable de la déclaration de ces paiements à la fin de l’année. Un système de paiement bien intégré peut collecter les identifiants fiscaux et suivre les montants des paiements pour faciliter la déclaration 1099.

Conformité PCI pour les paiements par carte

Si vous acceptez des paiements par carte, vous devez vous conformer à la norme PCI DSS. Choisissez un prestataire qui utilise la tokenisation, des pages de paiement hébergées et un stockage sécurisé. Ne collectez ni ne stockez jamais vous-même les données brutes des cartes.

Know Your Customer (KYC) :

Si vous facilitez les paiements à des tiers, vous pouvez être soumis à la réglementation sur les transferts de fonds. Faites appel à un prestataire qui comprend les exigences KYC afin de ne pas collecter manuellement de pièces d'identité ou de vérifier les antécédents sans cadre.

Comment les entreprises de construction peuvent-elles faciliter le paiement des clients ?

Si vous souhaitez vous faire payer plus rapidement, la solution la plus simple est souvent de faciliter le paiement de vos clients. Envoyez des factures claires, incluez des instructions simples et ne vous fiez pas aux chèques. Plus le processus de paiement est simple, plus vos ventes impayées (DSO) sont courtes et plus vos relations avec les clients seront solides.

Voici les tactiques que vous pouvez utiliser :

Proposez plusieurs moyens de paiement pratiques

Différents clients souhaitent différentes options de paiement. Certains préféreront toujours payer par ACH ou virement bancaire. D’autres, en particulier les propriétaires ou les petites entreprises, peuvent vouloir utiliser des cartes de crédit pour gérer leurs flux de trésorerie ou obtenir des récompenses.

Pour éviter les goulots d'étranglement, votre système de paiement doit prendre en charge :

• Transferts ACH pour les paiements B2B plus importants
  
• Cartes de crédit et de débit pour les clients qui préfèrent la rapidité ou la flexibilité
  
• Portefeuilles électroniques (p. ex. Apple Pay) le cas échéant
  
• Les virements bancaires conviennent aux transactions de grande valeur ou aux clients disposant de systèmes de paiement internes.
  

Envoyez des factures complètes et faciles à payer

Les meilleures factures ne permettent pas au client de savoir pourquoi elles sont facturées et constituent un moyen rapide d’effectuer le paiement. Cela signifie généralement :

• Un format de facture propre et normalisé (p. ex., postes de facture, date d’échéance, informations sur le projet)
  
• Pièces justificatives (p. ex. photos, bordereaux de livraison, bons de commande signés) au besoin
  
• Un lien « Pay Now » intégré qui fonctionne sur ordinateur et mobile
  
• Options de paiement par carte ou virement bancaire, directement depuis la facture
  
• Un écran de confirmation ou un e-mail une fois le paiement soumis
  
• Coordonnées pour toute question de facturation
  

Si quelqu’un doit télécharger un PDF, ouvrir son application bancaire, rechercher votre numéro de routage et espérer qu’il a tout saisi correctement, cela ralentira le processus et augmentera la probabilité de retards. En revanche, une facture alimentée par Stripe permet à un client de vérifier la facture et de payer en toute sécurité en moins d’une minute. Cette facilité peut se traduire par moins de relances et des encaissements plus rapides.

Adaptez votre structure de facturation au projet

Les paiements échelonnés sont la norme dans le secteur de la construction. Mais ils ne sont pas toujours évidents pour les clients extérieurs au secteur, surtout s’ils s’attendent à être facturés uniquement à la fin.

Assurez-vous que vos factures et communications reflètent le fonctionnement de votre facturation :

• Incluez des explications claires concernant les paiements partiels ou la retenue de garantie.
  
• Dressez la liste des paiements antérieurs et du solde actuel afin qu’ils puissent avoir une vue d’ensemble.
  
• Associez le paiement au livrable correspondant ou au travail accompli dans le cadre de la facturation basée sur des jalons.
  

La transparence en matière de délais de paiement permet d’éviter les litiges et d’accélérer les approbations.

Utiliser un portail client lorsque cela est logique

Si vous travaillez avec des clients réguliers, envisagez de mettre en place un portail où ils pourront :

• Afficher les factures en cours
  
• Payer plusieurs soldes à la fois
  
• Télécharger les reçus ou l’historique des paiements
  
• Gérer les moyens de paiement enregistrés
  

Un processus en libre-service peut réduire les échanges répétitifs et la charge de travail de votre équipe comptable. Cela donne également plus d’autonomie à vos clients, ce qui se traduit souvent par des paiements plus rapides et moins de questions.

Envisagez d’encaisser le paiement sur place pour les petits travaux

Dans les travaux résidentiels ou commerciaux légers, l’encaissement du paiement au moment du service peut accélérer les choses. Si vous avez terminé une rénovation de salle de bain ou une installation de chauffage, ventilation et climatisation (CVC), vous pouvez éliminer les retards en acceptant les paiements par carte bancaire ou les transferts bancaires directement sur votre appareil mobile ou tablette.