Les entreprises de construction doivent travailler avec l'un des [systèmes de paiement] les plus fragmentés et les plus sujets aux retards (https://stripe.com/resources/more/automated-payment-systems-explained) de tous les secteurs d'activité. Selon un rapport 2024, les retards de paiement représentent 14 % des coûts totaux de construction, soit 280 milliards de dollars. La facturation à l'avancement, les retenues de garantie, les virements tardifs, les renonciations aux privilèges et les approbations manuelles peuvent être difficiles à gérer, et les enjeux sont importants. Mais un processus de paiement amélioré peut contribuer à atténuer les risques.

Nous verrons ci-dessous comment fonctionne le traitement des paiements dans le secteur de la construction, ce qui le ralentit et comment le rendre plus rapide, plus sûr et plus prévisible.

Sommaire

• Quel est le meilleur système de paiement pour les entreprises de construction?
  
• Comment fonctionnent les paiements échelonnés et les retenues de garantie dans le secteur de la construction?
  
• Comment les entreprises du secteur de la construction peuvent-elles prévenir la fraude aux paiements et rester en conformité?
  
• Comment les entreprises de construction peuvent-elles faciliter le paiement des clients?
  

Quel est le meilleur système de paiement pour les entreprises de construction?

Les entreprises de construction ont besoin d'un prestataire de services de paiement qui comprenne la structure de la facturation dans le secteur de la construction : paiements importants, échéances échelonnées, retenues de garanties, renonciations aux privilèges, virements partiels, etc. Voici ce que vous devez rechercher lorsque vous évaluez un prestataire de services de paiement :

Adaptation au secteur

Tous les prestataires de services de paiement ne gèrent pas bien le secteur de la construction. Certains le classent comme un secteur à haut risque en raison de l'importance des montants, des délais variables ou des risques de litiges, qui peuvent entraîner des retenues de compte, des réserves obligatoires ou des refus.

Recherchez un prestataire de services de paiement qui est à l'aise avec les transactions de haut volume et de grande valeur B2B et qui est utilisé activement par d'autres entreprises de construction ou par des plateformes en lesquelles vous avez confiance. Si un processeur de services de paiement semble se méfier de votre modèle économique, c'est le signe qu'il faut passer à autre chose.

Facturation progressive et provision

Dans le secteur de la construction, il est probable que vous facturiez par phases, que vous reteniez des provisions et que vous effectuez les dépôts. Votre système de paiement doit vous permettre de contourner les obstacles manuels :

• Traiter des formats de facture personnalisés qui reflètent les structures de facturation de la construction.
  
• Facturer les versements échelonnés en fonction des étapes franchies
  
• Suivre automatiquement les retenues de garantie
  
• Appliquer des paiements partiels à des factures en cours
  

Si le système ne vous permet pas de le faire, c'est qu'il n'est pas conçu pour la construction.

Modes de paiement flexibles :

Les propriétaires d'entreprises peuvent préférer les transferts par la Automated Clearing House (ACH). Les propriétaires peuvent souhaiter payer par carte. D'autres veulent cliquer sur un lien et payer sur place. Le bon système vous permet de proposer plusieurs options : carte, transfert ACH, virement bancaire, sans frais supplémentaires.

Intégration logicielle

Les meilleurs prestataires de services de paiement s'intègrent à vos systèmes de comptabilité, de gestion de projet ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou disposent d'interfaces de programmation d'applications (API) propres que vous pouvez utiliser. Si l'intégration est mal faite, le temps que vous passerez à nettoyer manuellement les historiques de paiement l'emportera sur les avantages d'un changement de fournisseur. Et sans intégration, vous devrez ressaisir les données ou rapprocher les paiements à la main.

Cherchez :

• Les intégrations prédéfinies avec les systèmes que vous utilisez
  
• Les API conviviales pour les développeurs si vous avez besoin de quelque chose de personnalisé
  
• Un tableau de bord clair pour les équipes qui gèrent les paiements quotidiennement
  

Stripe, par exemple, s'intègre à des outils sectoriels tels qu'Unanet, ce qui permet aux entreprises de construction d'intégrer des liens « Payer maintenant », d'accepter des ACH payments importants et de les rapprocher automatiquement.

Tarification transparente

Les marges de la construction ne sont pas énormes. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre 3 % de chaque facture en frais non clarifiés. Vous voulez une pricing structure transparente et adaptée à votre volume, et non pas une structure qui vous pénalise en cas de baisse saisonnière ou de travail atypique.

Demandez aux prestataires de services de paiement potentiels :

• Les tarifs sont-ils forfaitaires, échelonnés ou assortis d'une prime d'interchange?
  
• Quels sont les frais de traitement des ACH et des cartes?
  
• Existe-t-il des minimums mensuels, des frais de relevé ou des frais de mise en conformité avec la Industry Data Security Standard (PCI DSS) des cartes de paiement?
  
• Y a-t-il des frais d'annulation ou de résiliation anticipée?
  
• Existe-t-il des réserves obligatoires pour les transactions importantes ou irrégulières?
  

Calendrier de fonds

Certains prestataires de services de paiement règlent les paiements en 1 à 2 jours ouvrables. D'autres peuvent prendre plus de temps, surtout si la transaction est importante ou si elle donne lieu à une vérification.

Renseignez-vous sur les points suivants :

• Délais de règlement pour les paiements ACH, par carte et par virement bancaire
  
• Limitation du volume journalier ou de la taille des transactions
  
• Politiques relatives au blocage de fonds ou à la création de réserves
  

Vous ne voulez pas découvrir que votre paiement de 250 000 $ est en suspens après avoir établi les fiches de paie ou commandé les matériaux.

Sécurité et conformité

Vous traitez des données de paiement sensibles, le prestataire de services de paiement doit donc vous aider à respecter les normes de conformité.

Cherchez :

• La prise en charge de la conformité PCI (par exemple, l’utilisation de jetons, pages de paiement hébergées)
  
• Les fonctions de détection des fraudes (par exemple, vérification de l'adresse, surveillance des transactions)
  
• Traitement sécurisé des coordonnées bancaires, en particulier lorsque vous faites appel à des fournisseurs.
  
• Prise en charge des 1099 reporting, des flux de travail relatifs à la renonciation aux privilèges, ou d'autres documents spécifiques à la construction.
  

Si votre système de paiement n'est pas conçu pour vous protéger, il vous coûte plus cher qu'il ne devrait.

Assistance et service

Vous voulez un prestataire de services de paiement qui soit réactif lorsque c'est important. Cela signifie :

• Plusieurs options de contact
  
• Service d’assistance dédié si vous avez un volume de paiement élevé
  
• Résolution transparente des litiges, des chargebacks ou des bogues techniques.
  

Un retard dans le versement des fonds peut mettre un terme à un emploi. Vous ne voulez pas attendre des jours pour que quelqu'un vous rappelle.

Préparation à l'avenir

Si votre entreprise se développe avec de nouveaux services, des projets plus complexes et des équipes supplémentaires, vos besoins en matière de paiement évolueront.

Il est utile que votre prestataire de services de paiement le prenne en charge :

• Virements de la place de marché ou de la plateforme (si vous gérez des marchands)
  
• Abonnements ou recurring billing (pour les contrats de service ou de maintenance)
  
• Paiements internationaux (si vous effectuez des travaux transfrontaliers)
  
• Paiements intégrés ou marque blanche (pour les logiciels ou les plateformes de partenaires)
  

Même si vous n'en avez pas besoin pour l'instant, le fait d'avoir cette possibilité vous évitera de devoir tout recommencer plus tard.

Comment fonctionnent les paiements échelonnés et les retenues de garantie dans le secteur de la construction?

La structure financière de la construction s'articule autour de deux éléments clés : les paiements échelonnés, qui permettent de faire avancer les travaux, et les retenues de garantie, qui retiennent une partie du paiement pour gérer le risque. Ensemble, ils déterminent comment et quand l'argent circule dans un projet.

Paiements échelonnés

Les paiements échelonnés sont des paiements partiels effectués tout au long d'un projet, généralement en fonction de l'avancement des travaux. Au lieu d'attendre que le travail soit terminé, les sous-traitant facturent progressivement (souvent mensuellement), en fonction de jalons ou d'un calendrier de valeurs.

Ces paiements sont généralement effectués sous la forme de demande de paiement, qui précisent les travaux effectués et le montant dû pour une période donnée. Dans de nombreux cas, cette demande inclut les matériaux sauvegardés, le pourcentage d'achèvement par poste de facture et les paiements antérieurs appliqués. Par exemple, un sous-traitant travaillant sur un chantier d'un million de dollars et achevé à 30 % peut présenter une demande de paiement de 300 000 dollars. Cette demande est vérifiée, parfois de manière indépendante, puis payée, souvent avec une retenue de garantie.

Cette approche est bénéfique pour les deux parties de la transaction. Les sous-traitants maintiennent un flux de trésorerie pour couvrir les frais de main-d'œuvre et de matériel. Les propriétaires paient pour des progrès vérifiables, pas pour des réclamations non fondées. Les chefs de projet ont une vision plus claire de l'état d'avancement des travaux en fonction de la valeur réelle.

Sans la facturation progressive, les sous-traitants devraient avancer tous les coûts pendant des mois, en attendant d'être payés une fois que tout est terminé. Cette situation n'est pas financièrement viable, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui gèrent plusieurs travaux à la fois.

Retenue de garantie

La retenue de garantie (également appelée rétention ou retenue de garantie) est un mécanisme contractuel dans lequel une partie de chaque paiement (généralement de 5 à 10 %) est retenue jusqu'à ce que le projet ait atteint l'achèvement substantiel ou final. L'objectif est de s'assurer que le sous-traitant termine le travail, que les lacunes et les postes de facture de contrôle sont traités et qu'il existe un levier financier en cas de litiges à un stade avancé du projet. En pratique, cela signifie qu'un sous-traitant qui soumet une demande de paiement de 100 000 dollars peut recevoir 90 000 dollars, les 10 000 dollars restants étant retenus jusqu'à la clôture.

La retenue de garantie est le plus souvent calculée par paiement, et non en une seule fois à la fin du contrat. Cela signifie que la retenue s'accumule au fil du temps. Dans le cas d'un contrat de 10 mois, 10 % peuvent être retirés sur la facture de chaque mois, soit un total de 100 000 dollars en fonds différés pour un contrat d'un million de dollars. Pour de nombreux sous-traitants, ce montant retenu représente la majeure partie, voire la totalité, de leur marge bénéficiaire.

Le contrat définit le calendrier et les conditions de libération de la retenue de garantie. Souvent, la provision est versée lorsque :

• L'ensemble du projet est considéré comme substantiellement achevé
  
• Tous les documents de clôture, les travaux de la liste de contrôle et les renonciations aux privilèges sont soumis.
  

Certains contrats permettent une libération partielle de la retenue de garantie, en particulier pour les travaux de grande envergure ou en plusieurs phases. Voici quelques exemples :

• Après que 50 % du travail a été effectué, le taux de rétention peut diminuer.
  
• Les sous-traitants peuvent recevoir une provision complète lorsque leurs tâches spécifiques sont terminées, même si le projet global est en cours.
  

Le recours à ces options dépend fortement de la manière dont le contrat est rédigé et de l'agressivité avec laquelle les sous-traitants négocient. Trop souvent, les conditions de rétention sont considérées comme fixes. Mais comme pour tout ce qui concerne un contrat de construction, ils sont négociables :

• Pour les projets à faible risque, il peut être judicieux de demander une réduction ou une suppression de la retenue de garantie.
  
• Pour les sous-traitants connus, les sous-traitants généraux peuvent accepter des déclenchements plus précoces.
  
• Les propriétaires peuvent proposer des virements échelonnés liés à l'achèvement d'éléments spécifiques du travail.
  

Connaître vos droits juridiques et les lois locales qui régissent la retenue de garantie peut vous aider à structurer des conditions plus équitables.

Suivi des retenues de garantie et des paiements échelonnés

La gestion de ces deux éléments vous permet de rester financièrement stable tout au long d'un projet. Vos systèmes doivent :

• Appliquer la retenue de garantie automatiquement par facture
  
• Suivre des montants totaux retenus par fournisseur et par emploi
  
• Séparer la provision des revenus gagnés mais non payés
  
• Gérer de multiples événements de déblocage de fonds, en particulier dans le cadre de longs calendriers.
  

N'oubliez pas que la retenue de garantie n'est pas toujours appliquée de la même manière. Certains propriétaires l'appliquent aux matériaux et à la main-d'œuvre; d'autres ne l'appliquent qu'aux tâches sous-traitées. Les outils qui tiennent compte de ces variations permettent d'éviter les litiges et les fonds manquants.

Comment les entreprises du secteur de la construction peuvent-elles prévenir la fraude liée aux paiements et rester conformes?

Les entreprises de construction gèrent des sommes importantes, de longues chaînes de paiement et de nombreux tiers, ce qui les expose au risque de fraude et de non-conformité. Mais ils peuvent éviter la plupart des dégâts en adoptant les bons systèmes et les bonnes habitudes.

Voici comment protéger votre entreprise sans la ralentir :

Passez aux paiements électroniques

Les chèques peuvent être volés, falsifiés ou interceptés dans le courrier. La fraude liée aux chèques est en augmentation : en 2022, les institutions financières aux États-Unis ont déposé plus de 680 000 rapports d'activité suspecte (SAR) pour signaler des fraudes potentielles aux chèques. Le passage aux paiements électroniques tels que les transferts ACH, les portails en ligne sécurisés et les liens bancaires directs minimise ces risques et facilite le suivi de vos paiements.

Vérifiez toujours les renseignements financiers

Un courriel professionnel compromis constitue un autre risque majeur. Un acteur frauduleux peut se faire passer pour un vendeur et vous demander de mettre à jour ses coordonnées bancaires, en espérant que vous effectuerez un virement sur le mauvais compte. Pour éviter cela, mettez en place un processus de vérification. Chaque fois qu'une personne modifie ses renseignements de paiement, confirmez-la par téléphone avec un numéro que vous possédez déjà (pas celui qui figure dans l'e courriel). Ne communiquez ni n'acceptez jamais de coordonnées bancaires sensibles par courriel. Utilisez plutôt un portail d'inscription sécurisé.

Si vos vendeurs saisissent des coordonnées bancaires, veillez à ce qu'ils le fassent par le biais d'un système crypté et conforme, et non d'un formulaire PDF ou d'une pièce jointe à un courriel. Certaines plateformes telles que Stripe gèrent cela de manière native.

Mettez en place des contrôles internes

Il s'agit là d'une règle d'hygiène comptable élémentaire, mais qui mérite d'être répétée : il faut séparer les tâches. La personne qui approuve les factures ne doit pas être la même que celle qui envoie les paiements. Exigez des signatures multiples pour les transferts importants. Effectuez des audits réguliers pour détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent coûteuses.

Utilisez la détection des fraudes pour les paiements entrants

Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, en particulier de la part de propriétaires ou de petits clients, choisissez un sous-traitant des données doté d'un système intégré de contrôle des fraudes. Des outils tels que la vérification d'adresse, les contrôles de vélocité et les indicateurs d'intelligence artificielle permettent de repérer les activités suspectes avant qu'elles n'affectent votre compte.

Tenez-vous au courant des exigences de conformité

Le non-respect des lois sur les paiements, des règles fiscales ou des obligations contractuelles peut entraîner des pénalités, des poursuites judiciaires, voire pire. Ce sont les domaines qui comptent le plus dans la construction :

Lois sur le paiement rapide

La plupart des États aux États-Unis ont des lois qui exigent que les entrepreneurs et les sous-traitants soient payés dans un délai spécifique, souvent dans les 7 à 30 jours suivant la réception du paiement du propriétaire. Si vous retardez le paiement sans justification, vous risquez de devoir payer des intérêts ou d'être confronté à des problèmes de licence.

Suivez les échéances et libérez les paiements à temps. Utilisez un logiciel qui horodate les approbations et vous rappelle les échéances de paiement.

Renonciations aux privilèges et documents de décharge

Chaque fois que vous payez quelqu'un, vous devez assurer le suivi des renonciations conditionnelles, des renonciations inconditionnelles et des renonciations définitives aux privilèges. Si vous ne le faites pas, vous risquez de faire l'objet d'une demande de privilège, même pour des travaux déjà payés.

Certaines plateformes de paiement automatisent le suivi de la documentation en liant le paiement à l'échange de dispenses. Le sous-traitant télécharge sa renonciation signée, puis le système le paie. Que vous l'automatisez ou non, ne sautez pas l'étape de la documentation.

Obligations relatives à la déclaration fiscale

Si vous payez des entrepreneurs indépendants ou des petites entreprises, vous êtes probablement tenu de déclarer ces paiements à la fin de l'année. Un système de paiement bien intégré peut collecter les numéro d'identification fiscale et suivre les totaux des paiements pour faciliter la déclaration des 1099.

conformité PCI pour les paiements par carte

Si vous acceptez des paiements par carte, vous devez vous conformer à la norme PCI DSS. Choisissez un sous-traitant des données qui utilise les jetons, des pages de paiement hébergées et un stockage sécurisé. Ne collectez ni ne stockez jamais vous-même les données brutes de votre carte.

Connaissance du client (KYC) :

Si vous facilitez les paiements à des tiers, vous pouvez tomber sous le coup de la réglementation relative au transfert de fonds. Faites appel à un fournisseur qui comprend les exigences de connaissance du client afin de ne pas collecter manuellement des identifiants ou d'effectuer des vérifications d'antécédents sans cadre.

Comment les entreprises de construction peuvent-elles faciliter le paiement des clients?

Si vous souhaitez être payé plus rapidement, la solution la plus simple consiste souvent à faciliter le paiement par vos clients. Envoyez des factures claires, des instructions simples et ne vous fiez pas aux chèques. Plus le processus de paiement est facile, plus votre délai de recouvrement des créances (DSO) est court et plus vos relations avec vos clients sont solides.

Voici les tactiques que vous pouvez utiliser :

Proposez des moyens de paiement multiples et pratiques

Des clients différents veulent des options de paiement différentes. Certains préféreront toujours payer par ACH ou par virement bancaire. D'autres, en particulier les propriétaires ou les petites entreprises, peuvent vouloir utiliser des cartes de crédit pour gérer leur trésorerie ou obtenir des récompenses.

Pour éviter les goulets d'étranglement, votre système de paiement doit être compatible :

• Virements ACH pour les paiements plus importants B2B
  
• Cartes de crédit et de débit pour les clients qui préfèrent la rapidité ou la flexibilité
  
• Portefeuilles numériques (par exemple, Apple Pay), le cas échéant
  
• Virements bancaires pour les transactions de grande valeur ou pour les clients disposant de systèmes de paiement internes
  

Envoyer des factures complètes et faciles à payer

Les meilleures factures ne laissent aucun doute au client sur la raison pour laquelle il est facturé et lui offrent un moyen rapide d'effectuer le paiement. Cela signifie généralement :

• Un format de facture propre et standardisé (par exemple, les postes de facture, la date d'échéance, les renseignements sur le projet).
  
• Documents justificatifs (par exemple, photos, bordereaux de livraison, ordres de modification signés) si nécessaire.
  
• Un lien intégré « Payer maintenant » qui fonctionne sur les ordinateurs de bureau et les téléphones mobiles
  
• Possibilité de payer par carte ou par virement bancaire, directement à partir de la facture
  
• Un écran ou un courriel de confirmation une fois le paiement effectué
  
• Coordonnées pour toute question relative à la facturation
  

Si quelqu'un doit télécharger un PDF, ouvrir l'application de sa banque, chercher votre numéro d'acheminement et espérer qu'il a tout saisi correctement, cela ralentira le processus et rendra les retards plus probables. En revanche, une facture alimentée par Stripe permet au client de vérifier la facture et de payer en toute sécurité en moins d'une minute. Cette facilité peut se traduire par un nombre réduit de suivis et un recouvrement plus rapide.

Adaptez votre structure de facturation au projet

Les paiements échelonnés sont la norme dans le secteur de la construction. Mais elles ne sont pas toujours intuitives pour les clients extérieurs au secteur, surtout s'ils s'attendent à n'être facturés qu'à la fin.

Veillez à ce que vos factures et vos communications reflètent le mode de facturation :

• Fournissez des explications claires sur les paiements partiels ou les retenues de garantie.
  
• Indiquez les paiements antérieurs et le solde actuel pour qu'ils aient une vue d'ensemble.
  
• Liez le paiement au produit livrable correspondant ou au travail accompli pour une [facturation] établie sur des étapes (https://stripe.com/resources/more/recurring-payments-vs-subscription-billing).
  

La transparence des délais de paiement permet d'éviter les litiges et d'accélérer les approbations.

Utilisez un portail client lorsque cela s'avère judicieux

Si vous travaillez avec des clients réguliers, envisagez de créer un portail où ils pourront s'inscrire :

• Consultez les factures en cours
  
• Payez plusieurs soldes en une seule fois
  
• Téléchargez les reçus ou l'historique des paiements
  
• Gérez les modes de paiement sauvegardés
  

Un processus en libre-service peut réduire les allers-retours et la charge de travail de votre équipe de comptabilité. Il donne également plus d'autonomie à vos clients, ce qui se traduit souvent par des paiements plus rapides et moins de questions.

Envisagez de collecter les paiements sur place pour les petits travaux.

Pour les travaux résidentiels ou commerciaux légers, la collecte du paiement au moment du service peut accélérer les choses. Si vous avez terminé la rénovation d'une salle de bain ou l'installation d'un système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), vous pouvez éliminer les retards en acceptant les paiements par carte ou les virements bancaires à ce moment-là, via un appareil mobile ou une tablette.