Les factures sont des demandes formelles de paiement de services rendus ou de produits fournis. Les sous-traitants comptent sur la facturation pour être payés et tenir des registres financiers. Par ailleurs, une facturation efficace encourage un paiement rapide, maintient un flux de trésorerie sain et améliore les relations clients en fixant des conditions et des attentes claires.

Les factures constituent également un document officiel attestant du travail effectué et du montant dû, nécessaire à la fois à des fins fiscales et pour la gestion financière. Cette documentation aide les entrepreneurs à suivre leurs ventes, à analyser leurs performances et à planifier leur croissance future. Elle permet également de conserver une trace claire en cas de litige concernant les paiements ou les contrats.

Dans le rapport sur les retards de paiement de 2022, seulement 13 % des entreprises ont déclaré que leurs factures étaient payées dans les délais, c’est-à-dire avant la date d’échéance. L’optimisation du processus de facturation aide les entrepreneurs à gérer la santé financière de leur entreprise, leur conformité réglementaire, leur image professionnelle, etc. Ce guide explique comment les entrepreneurs utilisent les logiciels de facturation, quelles sont les fonctionnalités clés à rechercher et quelles sont les meilleures pratiques en matière de facturation.

Que contient cet article?

• Comment les entrepreneurs utilisent-ils les logiciels de facturation?
  
• Quelles sont les principales caractéristiques d’un logiciel de facturation efficace pour les entrepreneurs?
  
• Comparaison des meilleurs logiciels de facturation pour entrepreneurs
  
• Meilleures pratiques en matière de facturation pour les entrepreneurs
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Comment les entrepreneurs utilisent-ils les logiciels de facturation?

Voici comment les entrepreneurs peuvent utiliser un logiciel de facturation pour optimiser leurs processus de facturation et de paiement.

• Création de factures : les logiciels de facturation sont livrés avec des modèles préconçus que les entrepreneurs peuvent personnaliser avec le logo de leur entreprise, leurs coordonnées et les détails du projet.
  
• Calcul des taxes : les logiciels de facturation calculent automatiquement les taxes, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
  
• Comptabilisation des dépenses : les logiciels de facturation peuvent être utilisés pour consigner les dépenses liées au projet, telles que les matériaux, les déplacements et les repas. De nombreuses plateformes vous permettent également de téléverser et de joindre des reçus numériques pour faciliter le suivi et la déclaration des dépenses.
  
• Envoi de factures : les logiciels de facturation permettent d’envoyer les factures par courriel ou via un portail client, garantissant ainsi une livraison dans les délais.
  
• Suivi des paiements : les logiciels de facturation permettent de suivre le moment où les factures sont consultées ou payées ou encore indiquent lorsqu’elles sont en retard.
  
• Rappels de paiement : les logiciels de facturation peuvent envoyer des rappels automatisés aux clients ayant des factures impayées.
  
• Traitement des paiements : certaines plateformes intègrent les passerelles de paiement, ce qui permet aux clients de payer en ligne avec des cartes de crédit ou d’autres moyens électroniques.
  
• Rapports financiers : les logiciels de facturation peuvent générer des rapports financiers tels que des comptes de résultat, des notes de frais et des rapports sur les impayés.
  
• _Suivi de projet : _ les logiciels de facturation peuvent suivre la rentabilité d’un projet en comparant ses revenus et ses dépenses.
  
• Collaboration d’équipe : si plusieurs employés sont impliqués dans un projet, les logiciels de facturation peuvent faciliter la collaboration en partageant les informations du projet et les détails de la facture.
  

Quelles sont les principales caractéristiques d’un logiciel de facturation efficace pour les entrepreneurs?

Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation en tant qu’entrepreneur, recherchez les fonctionnalités clés suivantes.

• Création et personnalisation de factures : il doit permettre de créer des factures professionnelles à l’aide de modèles personnalisables incluant votre logo, votre image de marque et les détails du projet.
  
• Suivi des dépenses : il doit permettre de faire le suivi des dépenses liées à vos projets, téléchargement des reçus et association de ces derniers à des factures ou des projets spécifiques
  
• Traitement des paiements : il doit accepter divers modes de paiement en ligne (par exemple, carte de crédit, transferts ACH) et permettre de suivre l’état des paiements
  
• Rappels automatisés : il doit pouvoir envoyer des rappels de paiement automatiques aux clients ayant des factures en retard
  
• Rapports et analyses : il doit pouvoir générer des rapports financiers détaillés, notamment des comptes de résultat, des rapports de dépenses et des rapports sur les créances en souffrance, pour une meilleure gestion financière
  
• Gestion de projet : il doit pouvoir surveiller l’avancement, les jalons et la rentabilité du projet
  
• Suivi du temps : il doit intégrer le suivi du temps pour facturer avec précision aux clients les heures travaillées et améliorer les estimations de coûts des projets
  
• Portail client : il doit offrir un portail en ligne sécurisé permettant aux clients de consulter et de gérer les factures
  
• Soutien multidevises : il doit pouvoir gérer la facturation dans différentes devises si vous travaillez avec des clients internationaux
  
• Conformité fiscale : il doit garantir la conformité aux réglementations fiscales locales en calculant et en appliquant automatiquement les taxes aux factures
  
• Accessibilité mobile : il doit offrir l’accès aux factures en déplacement grâce aux applications mobiles pour appareils iOS et Android
  
• Intégrations : il doit s’intégrer à d’autres outils d’entreprise, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion de la relation client (GRC) ou les plateformes de gestion de projet
  

Comparaison des meilleurs logiciels de facturation pour entrepreneurs

En fin de compte, le meilleur logiciel de facturation dépendra de vos besoins et préférences spécifiques. Voici quelques facteurs à prendre en considération.

• Compétences techniques : dans quelle mesure êtes-vous à l’aise avec l’utilisation des API et la personnalisation de logiciels?
  
• Prestataire de services de paiement : faites-vous déjà appel à un prestataire de services de paiement qui propose un logiciel de facturation tel que Square ou Stripe?
  
• Exigences en matière de fonctionnalités : quelles sont les fonctionnalités de base dont vous avez besoin et celles qui vous seraient utiles?
  
• Budget : combien êtes-vous prêt à dépenser?
  
• Évolutivité : le logiciel peut-il évoluer avec votre entreprise à mesure que vos besoins en facturation évoluent?
  
• Facilité d’utilisation : le logiciel est-il intuitif et convivial?
  
• Assistance clientèle : le fournisseur du logiciel dispose-t-il d’un service d’assistance clientèle fiable?
  

Meilleures pratiques en matière de facturation pour les entrepreneurs

Les entrepreneurs doivent garder à l’esprit ces bonnes pratiques afin de garantir des paiements en temps opportun et de maintenir de bonnes relations avec leurs clients.

• Mise en forme cohérente : utilisez un format cohérent pour toutes vos factures. Cela permet aux clients de comprendre et traiter plus facilement vos factures.
  
• Facturation rapide : envoyez des factures une fois les travaux terminés. Une facturation tardive peut entraîner des retards de paiement.
  
• Numérotation des factures : attribuez à chaque facture un numéro unique. Cela facilite le suivi des factures et est essentiel à des fins comptables et fiscales.
  
• Informations sur le service et les coûts : énumérez et décrivez les services fournis, la date à laquelle le service a été fourni et une ventilation des coûts. Le maintien de la transparence permet d’éviter toute confusion et tout litige.
  
• Conditions de paiement : indiquez clairement vos conditions de paiement sur la facture, y compris la date d’échéance, les modes de paiement acceptés, et tous les frais de retard de paiement.
  
• _Coordonnées : _ indiquez vos coordonnées et celles de votre client sur chaque facture. Indiquez notamment les noms, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses courriel afin que votre client puisse facilement vous contacter en cas de problème.
  
• Suivi : n’hésitez pas à relancer les clients en cas de retard de paiement. Un rappel amical quelques jours avant la date d’échéance peut éviter les retards de paiement. Relancez-les à nouveau si la date d’échéance est dépassée sans que le paiement ait été effectué.
  
• Enregistrements de factures : conservez des copies de toutes les factures et de toute la correspondance relative aux factures et aux paiements. Ces documents peuvent être utiles en cas de litige ou pour vos déclarations fiscales.
  
• Plusieurs modes de paiement : proposez plusieurs options de paiement pour faciliter le paiement des clients. Les options telles que les paiements en ligne, les cartes de crédit et les transferts bancaires sont populaires.
  
• Logiciel de facturation : envisagez d’utiliser un logiciel de facturation capable d’automatiser le processus de facturation, notamment en envoyant des rappels et en suivant les paiements.
  

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing fournit un ensemble complet d’outils pour vous aider à créer, à envoyer vos factures et à être payé plus efficacement. Voici ce que Stripe Invoicing vous permet de faire.

• Obtenez vos paiements plus rapidement : offrez à vos clients la possibilité de régler leurs factures en ligne instantanément grâce à l’expérience de paiement optimisée de Stripe.
  
• Automatisez vos processus de facturation : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures ponctuelles ou récurrentes, sans aucune programmation. Stripe Invoicing assure automatiquement le suivi des paiements, l’envoi des rappels et le traitement des remboursements.
  
• Configurez-le selon vos besoins : Stripe Invoicing est configurable pour vous aider à respecter certaines exigences locales en matière de facturation.
  
• Intégrez-le à vos outils : Stripe Invoicing s’intègre parfaitement à vos logiciels tiers de comptabilité et de gestion d’entreprise existants.
  
• Simplifiez vos opérations : réduisez la saisie manuelle des données et les frais administratifs en synchronisant automatiquement les données de facture avec votre système comptable.
  

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