Rechnungen sind förmliche Zahlungsaufforderungen für erbrachte Dienstleistungen oder bereitgestellte Produkte. Auftragnehmer/innen verlassen sich auf die Rechnungsstellung, um bezahlt zu werden und Finanzunterlagen zu führen, und eine effektive Rechnungsstellung fördert eine schnelle Zahlung, sorgt für einen gesunden Cashflow und verbessert Kundenbeziehungen, indem klare Konditionen und Erwartungen festgelegt werden.

Rechnungen sind auch ein offizielles Dokument über die geleistete Arbeit und den fälligen Betrag, das sowohl für Steuerzwecke als auch für die Finanzverwaltung erforderlich ist. Diese Dokumentation hilft, Verkäufe zu verfolgen, die Leistung zu analysieren und zukünftiges Wachstum zu planen. Sie schafft auch eine klare Aufzeichnung im Falle einer Zahlungs- oder Vertragsanfechtung.

Im 2022 Late Payments Report gaben nur 13 % der Unternehmen an, dass ihre durchschnittliche Rechnung pünktlich oder vor dem Fälligkeitsdatum bezahlt wird. Durch die Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses können Auftragnehmer/innen die finanzielle Gesundheit, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, das professionelle Image ihres Unternehmens und vieles mehr verwalten. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Auftragnehmer/innen Rechnungs-Software verwenden, welche wichtigen Funktionen Sie benötigen und welche Best Practices für die Rechnungsstellung gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie nutzen Auftragnehmer/innen Rechnungsstellungs-Software?
  
• Hauptmerkmale einer effektiven Rechnungsstellungs-Software für Auftragnehmer/innen
  
• Vergleich der besten Rechnungsstellungs-Software für Auftragnehmer/innen
  
• Best Practices für die Rechnungsstellung für Auftragnehmer/innen
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Wie nutzen Auftragnehmer/innen Rechnungsstellungs-Software?

Hier erfahren Sie, wie Auftragnehmer/innen Rechnungsstellungs-Software nutzen können, um ihre Abrechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren.

• Rechnungserstellung: Rechnungsstellungs-Software wird mit vorgefertigten Vorlagen geliefert, die Auftragnehmer/innen mit ihrem Unternehmenslogo, ihren Kontaktinformationen und ihren Projektdetails anpassen können.
  
• Steuerberechnungen: Die Software berechnet automatisch die Steuern und reduziert so das Fehlerrisiko.
  
• Aufzeichnung der Ausgaben: Rechnungsstellungs-Software kann verwendet werden, um projektbezogene Ausgaben wie Material, Reisen und Mahlzeiten zu protokollieren. Viele Plattformen ermöglichen es Ihnen auch, digitale Belege hochzuladen und anzuhängen, um die Ausgabenverfolgung und Spesenabrechnung zu vereinfachen.
  
• Rechnungsübermittlung: Rechnungsstellungs-Software versendet Rechnungen elektronisch per E-Mail oder über ein Kundenportal, um eine pünktliche Übermittlung zu gewährleisten.
  
• Zahlungsverfolgung: Die Software verfolgt eingesehene, bezahlte oder überfällige Rechnungen.
  
• Zahlungserinnerungen: Rechnungsstellungs-Software kann automatisierte Erinnerungen an Kundschaft mit ausstehenden Rechnungen senden.
  
• Zahlungsabwicklung: Einige Plattformen lassen sich mit Zahlungsgateways integrieren, die es Kundinnen und Kunden ermöglichen, online mit Kreditkarten oder anderen elektronischen Methoden zu bezahlen.
  
• Finanzberichte: Rechnungsstellungs-Software kann Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Spesenabrechnungen und Fälligkeitsberichte erstellen.
  
• Projektverfolgung: Rechnungsstellungs-Software kann die Rentabilität von Projekten verfolgen, indem sie den Projektumsatz mit den Ausgaben vergleicht.
  
• Teamzusammenarbeit: Wenn mehrere Mitarbeiter/innen an einem Projekt beteiligt sind, kann Rechnungsstellungs-Software die Zusammenarbeit erleichtern, indem sie Projektinformationen und Rechnungsdetails weitergibt.
  

Hauptmerkmale einer effektiven Rechnungsstellungs-Software für Auftragnehmer/innen

Achten Sie bei der Auswahl einer Rechnungsstellungs-Software als Auftragnehmer/in auf die folgenden Hauptfunktionen:

• Erstellung und Anpassung von Rechnungen: Erstellt professionelle Rechnungen mit anpassbaren Vorlagen, die Ihr Logo, Ihr Branding und Ihre Projektdetails enthalten.
  
• Ausgabenverfolgung: Verfolgt projektbezogene Ausgaben, lädt Belege hoch und verknüpft diese mit bestimmten Rechnungen oder Projekten.
  
• Zahlungsabwicklung: Akzeptiert verschiedene Online-Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarte, ACH-Überweisungen) und verfolgt den Zahlungsstatus.
  
• Automatisierte Erinnerungen: Sendet automatische Zahlungserinnerungen an Kundinnen und Kunden mit überfälligen Rechnungen.
  
• Berichte und Analysen: Erstellt detaillierte Finanzberichte, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Spesenabrechnungen und Fälligkeitsberichte für ein besseres Finanzmanagement.
  
• Projektmanagement: Überwacht den Projektfortschritt, die Meilensteine und die Rentabilität.
  
• Zeiterfassung: Integriert die Zeiterfassung, um auf Stundenbasis abgerechnete Arbeit genau in Rechnung zu stellen und Projektkostenschätzungen zu verbessern.
  
• Kundenportal: Bietet ein sicheres Online-Portal, in dem Kundinnen und Kunden Rechnungen einsehen und verwalten können.
  
• Unterstützung mehrerer Währungen: Verarbeitet die Rechnungsstellung in verschiedenen Währungen, wenn Sie mit internationaler Kundschaft arbeiten.
  
• Steuerkonformität: Stellt die Einhaltung lokaler Steuervorschriften sicher, indem Steuern automatisch berechnet und auf Rechnungen angewendet werden.
  
• Mobile Zugänglichkeit: Bietet mobilen Zugriff auf Rechnungen mit mobilen Apps für iOS- und Android-Geräte.
  
• Integrationen: Lässt sich mit anderen Unternehmenstools integrieren, wie Buchhaltungs-Software, Customer Relationship Management(CRM)-Systemen oder Projektmanagement-Plattformen.
  

Vergleich der besten Rechnungsstellungs-Software für Auftragnehmer/innen

Letztendlich hängt die beste Rechnungsstellungs-Software von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Berücksichtigen Sie diese Faktoren:

• Technical Fähigkeiten: Wie vertraut sind Sie mit der Verwendung von APIs und der Anpassung von Software?
  
• Zahlungsabwickler: Verwenden Sie bereits einen Zahlungsabwickler, der Rechnungsstellungs-Software wie Square oder Stripe anbietet?
  
• Erforderliche Funktionen: Was sind die grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, und welche wären von Vorteil?
  
• Budget: Wie viel sind Sie bereit auszugeben?
  
• Skalierbarkeit: Kann die Software mit Ihren Unternehmen wachsen, wenn sich Ihre Anforderungen an die Rechnungsstellung ändern?
  
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv und nutzerfreundlich?
  
• Kundensupport: Verfügt der Software-Anbieter über zuverlässigen Kundensupport?
  

Best Practices für die Rechnungsstellung für Auftragnehmer/innen

Auftragnehmer/innen sollten diese Best Practices im Hinterkopf behalten, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und gute Kundenbeziehungen zu pflegen.

• Konsistente Formatierung: Verwenden Sie ein einheitliches Format für alle Ihre Rechnungen. Dies erleichtert es der Kundschaft, Ihre Rechnungen zu verstehen und abzuwickeln.
  
• Prompte Abrechnung: Senden Sie Rechnungen, sobald die Arbeit abgeschlossen ist. Eine verspätete Rechnungsstellung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen.
  
• Rechnungsnummerierung: Beschriften Sie jedes Rechnung mit einer eindeutigen Rechnungsnummer. Dies hilft bei der Verfolgung von Rechnungen und ist für Buchhaltungs- und Steuerzwecke von entscheidender Bedeutung.
  
• Dienstleistungs- und Kosteninformationen: Listen Sie die erbrachten Dienstleistungen, das Datum, an dem die Dienstleistung erbracht wurde, und eine Aufschlüsselung der Kosten mit Beschreibung auf. Durch die Wahrung der Transparenz können Verwirrung und Anfechtungen vermieden werden.
  
• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf der Rechnung deutlich an, einschließlich des Fälligkeitsdatums, der akzeptierten Zahlungsmethoden und etwaiger Verzugsgebühren.
  
• Kontaktinformationen: Geben Sie auf jeder Rechnung Kontaktinformationen für sich und die Kundschaft an. Dazu gehören Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, damit Sie im Falle eines Problems problemlos kontaktiert werden können.
  
• Erinnerung: Zögern Sie nicht, an verspätete Zahlungen zu erinnern. Eine freundliche Erinnerung wenige Tage vor Fälligkeit der Zahlung kann überfällige Zahlungen verhindern. Fragen Sie erneut nach, wenn das Fälligkeitsdatum ohne Zahlung verstreicht.
  
• Rechnungsaufzeichnungen: Bewahren Sie Kopien aller Rechnungen und Korrespondenz über Rechnungen und Zahlungen auf. Diese Dokumentation kann bei Anfechtungen und Steuerangelegenheiten hilfreich sein.
  
• Mehrere Zahlungsmethoden: Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an, um Ihrer Kundschaft die Zahlung zu erleichtern. Optionen wie Online-Zahlungen, Kreditkarten und Banküberweisungen sind beliebt.
  
• Rechnungsstellungs-Software: Erwägen Sie die Verwendung einer Rechnungsstellungs-Software, die den Rechnungsstellungsprozess automatisieren kann, einschließlich des Versendens von Erinnerungen und der Verfolgung von Zahlungen.
  

So kann Stripe Invoicing helfen

Stripe Invoicing bietet eine umfassende Reihe von Tools, mit denen Sie Rechnungen effizienter erstellen und versenden und Zahlungen akzeptieren können. Mit Stripe Invoicing erhalten Sie Folgendes:

• Schnellere Bezahlung: Ermöglichen Sie es Kundinnen und Kunden, Rechnungen sofort online zu bezahlen – mit dem konversionsoptimierten Bezahlvorgang von Stripe.
  
• Automatisierung von Abrechnungsworkflows: Sie können einmalige oder wiederkehrende Rechnungen ganz einfach erstellen, anpassen und senden – ohne Code. Stripe Invoicing verfolgt automatisch Zahlungen, sendet Erinnerungen und wickelt Rückerstattungen ab.
  
• Konfiguration für Ihre Bedürfnisse: Stripe Invoicing ist konfigurierbar, damit Sie bestimmte lokale Rechnungsanforderungen erfüllen können.
  
• Integration mit Ihren Tools: Stripe Invoicing lässt sich nahtlos mit Ihrer bestehenden Buchhaltungs- und Unternehmensmanagement-Software von Drittanbietern verbinden.
  
• Optimierte Abläufe: Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und den Verwaltungsaufwand, indem Sie Rechnungsdaten automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisieren.
  

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Rechnungsstellung vereinfachen kann, oder legen Sie noch heute los.