发票是对所提供的服务或产品付款的正式请求。承包商依靠开票来获得付款和保存财务记录，有效的发票开具可以鼓励及时付款，保持健康的现金流，并通过设定明确的条款和期望来改善与客户的关系。

发票也是已完成工作和应付金额的正式文件，对于税务和财务管理都是必要的。这种文件有助于承包商跟踪销售情况、分析业绩和规划未来发展。如果出现付款或合同争议，它还能形成清晰的记录。

在 2022 年逾期付款报告中，仅有 13% 的企业表示其平均发票按时或在到期日之前支付。优化发票开具流程有助于承包商管理其业务的财务健康、法律合规性和专业形象等。本指南将介绍承包商如何使用发票开具软件、发票开具软件应具备的主要功能以及发票开具最佳实践。

本文内容

• 承包商如何使用开票软件？
  
• 有效的承包商开票软件的主要功能
  
• 顶级承包商开票软件比较
  
• 承包商开票的最佳做法
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

承包商如何使用开票软件？

下面介绍承包商如何使用开票软件来优化他们的开票和付款流程。

• 开票： 开票软件带有预先设计的模板，承包商可根据自己的公司徽标、联系信息和项目详情进行定制。
  
• 税款计算： 软件自动计算税款，降低出错风险。
  
• 费用记录： 开票软件可用于记录材料、差旅和餐饮等项目相关费用。许多平台还允许您上传和附加数字收据，以方便费用跟踪和报告。
  
• 发票交付： 开票软件通过电子邮件或客户门户网站以电子方式发送发票，确保及时交付。
  
• 付款跟踪： 软件可跟踪发票的查看、付款或逾期时间。
  
• 付款提醒： 发票开具软件可向未付发票的客户发送自动提醒。
  
• 支付处理： 有些平台与支付网关集成，允许客户使用信用卡或其他电子方式在线支付。
  
• 财务报告： 开票软件可生成收入报表、支出报告和账龄报告等财务报告。
  
• 项目跟踪： 开票软件可通过比较项目收入和支出来跟踪项目盈利情况。
  
• 团队协作： 如果一个项目有多名员工参与，开票软件可以通过共享项目信息和发票详情来促进协作。
  

有效的承包商发票开具软件的主要功能

作为承包商，在选择开票软件时要注意以下关键功能：

• 发票创建和定制： 创建专业发票，模板可定制，可包含您的徽标、品牌和项目详情
  
• 费用跟踪： 跟踪项目相关费用，上传收据，并将其链接到特定发票或项目
  
• 付款处理： 接受各种在线付款方式（如信用卡、ACH 转账）并跟踪付款状态
  
• 自动提醒： 向发票逾期的客户发送自动付款提醒
  
• 报告和分析： 生成详细的财务报告，包括收入报表、支出报告和账龄报告，以便更好地进行财务管理
  
• 项目管理： 监控项目进度、里程碑和盈利能力
  
• 时间跟踪： 整合时间跟踪功能，以准确地向客户收取按小时计算的费用，并改进项目成本估算
  
• 客户门户： 为客户提供安全的在线门户，以便查看和管理发票
  
• 支持多种货币： 如果您与国际客户合作，可处理不同货币的发票开具事宜
  
• 税收合规性： 通过自动计算发票税额并将其应用于发票，确保符合当地税收法规
  
• 移动可访问性： 通过 iOS 和 Android 设备上的移动应用，可随时随地访问发票
  
• 集成： 与其他业务工具集成，如会计软件、客户关系管理 (CRM) 系统或项目管理平台
  

比较承包商的顶级开票软件

从根本上说，最佳开票软件将取决于您的具体需求和偏好。请考虑以下因素：

• __技术技能：_ 您对使用 API 和定制软件的适应程度如何？
  
• 支付处理商： 贵公司是否已经使用提供发票软件（如 Square 或 Stripe）的 支付处理商？
  
• 功能要求： 您需要哪些基本功能？
  
• 预算： 您愿意花多少钱？
  
• 可扩展性： 该软件能否随着业务的发展和发票需求的变化而发展？
  
• 使用方便： 软件是否直观、方便用户使用？
  
• 客户支持： 软件供应商是否提供可靠的客户支持？
  

承包商开票的最佳做法

承包商应牢记这些最佳做法，以确保及时付款并保持良好的客户关系。

• 格式统一： 所有发票都使用统一格式。这样客户更容易理解和处理您的发票。
  
• 及时开票： 工作完成后立即寄送发票。逾期开票会导致付款延迟。
  
• 发票编号：为每张发票标上唯一的发票编号。这有助于跟踪发票，是记账和报税的关键。
  
• 服务和费用信息： 列出并描述所提供的服务、提供服务的日期以及费用明细。保持清晰透明可以避免混乱和争议。
  
• 付款条件： 在发票上清楚注明付款条件，包括到期日、接受的付款方式以及任何滞纳金。
  
• 联系信息： 在每张发票上注明您和客户的联系信息。其中应包括姓名、地址、电话号码和电子邮件地址，以便客户在遇到问题时可以轻松联系到您。
  
• 跟进： 对逾期付款不要犹豫。在付款到期前几天友善提醒可以防止逾期付款。如果过了到期日而没有付款，请再次跟进。
  
• 发票记录： 保留所有发票和有关发票及付款的信函副本。这些文件有助于解决争议和税务问题。
  
• 多种付款方式： 提供多种付款方式，方便客户付款。在线支付、信用卡和银行转账等方式很受欢迎。
  
• 开票软件： 考虑使用可自动执行开票流程的开票软件，包括发送提醒和跟踪付款。
  

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 提供一套全面的工具，帮助您更高效地创建、发送发票并获得付款。使用 Stripe 发票开具功能，您可以：

• 更快获得付款： 利用 Stripe 经过转换优化的结账体验，让客户即时在线为发票支付款项。
  
• 自动计费工作流：轻松创建、自定义和发送一次性或周期性发票 - 无需代码。Stripe Invoicing 可自动跟踪付款、发送提醒并处理退款。
  
• 根据您的需要进行配置： Stripe Invoicing 可进行配置，以帮助您满足某些本地发票要求。
  
• 与您的工具集成： Stripe Invoicing 可与您现有的第三方会计和业务管理软件无缝连接。
  
• 简化操作： 通过自动将发票数据与会计系统同步，减少人工数据录入和管理开销。
  

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