ใบแจ้งหนี้เป็นคำขออย่างเป็นทางการสำหรับการชำระเงินสำหรับบริการที่ได้รับหรือผลิตภัณฑ์ที่จัดหาให้ ผู้ทำสัญญาจะชำระเงินโดยออกใบแจ้งหนี้และจัดทำบันทึกทางการเงิน และการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพจะส่งเสริมการชำระเงินตรงเวลา รักษาสภาพคล่องทางการเงินที่ดี และปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าโดยกำหนดเงื่อนไขและความคาดหวังที่ชัดเจน

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการที่บันทึกงานที่ดำเนินการและจำนวนเงินที่ต้องชำระ ซึ่งจำเป็นทั้งสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการจัดการทางการเงิน เอกสารนี้ช่วยให้ผู้ทำสัญญาติดตามยอดขาย วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน และวางแผนการเติบโตในอนาคต นอกจากนี้ยังสร้างบันทึกที่ชัดเจนในกรณีที่เกิดข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการชำระเงินหรือสัญญาอีกด้วย

ในรายงานการชำระเงินล่าช้า 2022มีเพียง 13% ของธุรกิจที่รายงานว่าใบแจ้งหนี้โดยเฉลี่ยของตนได้รับการชำระตรงเวลาหรือก่อนวันครบกำหนด การปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้จะช่วยให้ผู้ทำสัญญาสามารถจัดการสถานะทางการเงินของธุรกิจ การปฏิบัติตามกฎหมาย ภาพลักษณ์มืออาชีพ และอื่นๆ ได้ คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงวิธีที่ผู้รับเหมาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ คุณสมบัติสำคัญที่ควรมองหา และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ผู้ทำสัญญาใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• ฟีเจอร์หลักของซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ทำสัญญา
  
• การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ชั้นนำสำหรับผู้ทำสัญญา
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ทำสัญญา
  
• Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร
  

ผู้ทำสัญญาใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อย่างไร

นี่คือวิธีที่ผู้ทำสัญญาใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงินและกระบวนการชำระเงินของตน

• การสร้างใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้มาพร้อมกับเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าที่ผู้ทำสัญญาตั้งค่าได้โดยใส่โลโก้บริษัท ข้อมูลติดต่อ และรายละเอียดโครงการ
  
• การคำนวณภาษี: ซอฟต์แวร์จะคำนวณภาษีโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด
  
• การบันทึกค่าใช้จ่าย: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถใช้บันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น วัสดุ การเดินทาง และมื้ออาหาร แพลตฟอร์มหลายแห่งยังอนุญาตให้คุณอัปโหลดและแนบใบเสร็จดิจิทัลเพื่อการติดตามและรายงานค่าใช้จ่ายที่ง่ายขึ้น
  
• การส่งใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลหรือผ่านพอร์ทัลลูกค้า ทำให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบตรงเวลา
  
• การติดตามการชำระเงิน: ซอฟต์แวร์จะติดตามว่าเมื่อใดที่มีการเข้าดูใบแจ้งหนี้ ชำระเงิน หรือค้างชำระ
  
• การเตือนการชำระเงิน: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถส่งการเตือนอัตโนมัติไปยังลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
  
• การประมวลผลการชำระเงิน: แพลตฟอร์มบางแห่งผสานการทำงานกับเกตเวย์การชำระเงิน ทำให้ลูกค้าสามารถชำระเงินออนไลน์ด้วยบัตรเครดิตหรือวิธีการอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ
  
• รายงานทางการเงิน: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน รายงานค่าใช้จ่าย และรายงานอายุ
  
• การติดตามโครงการ: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถติดตามความสามารถในการทำกำไรของโครงการโดยการเปรียบเทียบรายรับของโครงการกับค่าใช้จ่าย
  
• การทำงานร่วมกันของทีม: หากพนักงานหลายคนมีส่วนร่วมในโครงการ ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันโดยการแชร์ข้อมูลโครงการและรายละเอียดใบแจ้งหนี้
  

ฟีเจอร์หลักของซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ทำสัญญา

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ทำสัญญา ให้มองหาฟีเจอร์หลักเหล่านี้

• การสร้างและปรับแต่งใบแจ้งหนี้: สร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้เพื่อแสดงโลโก้ การสร้างแบรนด์ และรายละเอียดโครงการของคุณ
  
• การติดตามค่าใช้จ่าย: ติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ อัปโหลดใบเสร็จ และเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้หรือโครงการเฉพาะ
  
• การประมวลผลการชำระเงิน: รองรับวิธีการชำระเงินออนไลน์ที่หลากหลาย (เช่น บัตรเครดิต การโอน ACH) และติดตามสถานะการชำระเงิน
  
• การเตือนอัตโนมัติ: ส่งการเตือนการชำระเงินอัตโนมัติไปยังลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
  
• การรายงานและการวิเคราะห์: สร้างรายงานทางการเงินอย่างละเอียด รวมถึงงบกำไรขาดทุน รายงานค่าใช้จ่าย และรายงานอายุเพื่อการจัดการทางการเงินที่ดียิ่งขึ้น
  
• การจัดการโครงการ: ติดตามความก้าวหน้าของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ และความสามารถในการทำกำไร
  
• การติดตามเวลา: ผสานการทำงานของการติดตามเวลาเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าอย่างถูกต้องสำหรับงานที่คิดเป็นชั่วโมงและปรับปรุงการประมาณต้นทุนโครงการ
  
• พอร์ทัลลูกค้า: ให้พอร์ทัลออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับลูกค้าในการดูและจัดการใบแจ้งหนี้
  
• การสนับสนุนหลายสกุลเงิน: จัดการการออกใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินที่แตกต่างกันหากคุณทำงานกับลูกค้าต่างประเทศ
  
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี: รับประกันว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีในท้องถิ่นโดยการคำนวณและใช้ภาษีโดยอัตโนมัติในใบแจ้งหนี้
  
• การเข้าถึงผ่านมือถือ: ให้การเข้าถึงใบแจ้งหนี้ได้ทุกที่ด้วยแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับอุปกรณ์ iOS และ Android
  
• การผสานการทำงาน: ผสานการทำงานกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) หรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ
  

การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ชั้นนำสำหรับผู้ทำสัญญา

ท้ายที่สุดแล้ว ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับความต้องการและความชอบเฉพาะของคุณ โปรดพิจารณาปัจจัยเหล่านี้

• ทักษะทางเทคนิค: คุณรู้สึกสบายใจแค่ไหนกับการใช้ API และการปรับแต่งซอฟต์แวร์
  
• ผู้ประมวลผลการชำระเงิน: คุณใช้ผู้ประมวลผลการชำระเงินที่มีซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เช่น Square หรือ Stripe อยู่แล้วหรือไม่
  
• ความต้องการด้าฟีเจอร์: ฟีเจอร์พื้นฐานที่คุณต้องการคืออะไรและฟีเจอร์ใดที่มีประโยชน์
  
• งบประมาณ: คุณยินดีที่จะใช้จ่ายเท่าไหร่
  
• ความสามารถในการขยาย: ซอฟต์แวร์สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณเมื่อความต้องการในการออกใบแจ้งหนี้ของคุณพัฒนาไปหรือไม่
  
• ความสะดวกในการใช้งาน: ซอฟต์แวร์ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้หรือไม่
  
• การสนับสนุนลูกค้า: ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์มีการสนับสนุนลูกค้าที่เชื่อถือได้หรือไม่
  

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ทำสัญญา

ผู้ทำสัญญาต้องคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการชำระเงินตรงเวลาและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

• รูปแบบที่สม่ำเสมอ: ใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณได้ง่ายขึ้น
  
• การเรียกเก็บเงินอย่างรวดเร็ว: ส่งใบแจ้งหนี้เมื่อทำงานเสร็จแล้ว การออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้: ติดป้ายกำกับใบแจ้งหนี้แต่ละใบด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วิธีนี้จะช่วยติดตามใบแจ้งหนี้ได้ และถือเป็นหัวใจสำคัญในการทำบัญชีและภาษี
  
• ข้อมูลบริการและค่าใช้จ่าย: ระบุและอธิบายบริการที่ให้ วันที่ให้บริการ และการแยกค่าใช้จ่าย การรักษาความโปร่งใสจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและการโต้แย้งการชำระเงินได้
  
• ข้อกำหนดการชำระเงิน: ระบุข้อกำหนดการชำระเงินของคุณอย่างชัดเจนในใบแจ้งหนี้ รวมถึงวันครบกำหนด วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ และค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าใดๆ
  
• ข้อมูลติดต่อ: ระบุข้อมูลติดต่อของคุณและลูกค้าของคุณในใบแจ้งหนี้ทุกใบ โดยควรรวมถึงชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลเพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้ง่ายหากมีปัญหา
  
• ติดตาม: อย่าลังเลที่จะติดตามการชำระเงินที่ล่าช้า การเตือนอย่างสุภาพล่วงหน้าสองสามวันก่อนถึงกำหนดชำระเงินสามารถป้องกันการชำระเงินล่าช้าได้ ติดตามอีกครั้งหากเลยกำหนดชำระเงินไปแล้ว
  
• บันทึกใบแจ้งหนี้: เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดและการสื่อสารเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน เอกสารนี้สามารถช่วยในการโต้แย้งการชำระเงินและภาษี
  
• วิธีการชำระเงินหลายวิธี: ให้ตัวเลือกการชำระเงินหลายๆ ตัวเลือกเพื่อให้ง่ายต่อการชำระเงินของลูกค้า เช่น การชำระเงินออนไลน์, บัตรเครดิต และการโอนเงินผ่านธนาคาร
  
• ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้: พิจารณาการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่สามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นระบบอัตโนมัติ รวมถึงการส่งการเตือนและติดตามการชำระเงิน
  

Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing มีเครื่องมือที่ครอบคลุมเพื่อช่วยให้คุณสร้าง ส่ง และรับเงินตามใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย Stripe Invoicing คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้

• ได้รับเงินเร็วขึ้น: อนุญาตให้ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้ทันทีด้วยประสบการณ์การชำระเงินที่ปรับให้เหมาะสมของ Stripe
  
• ทำให้การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวหรือแบบรายเดือนได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe Invoicing จะติดตามการชำระเงิน ส่งการเตือน และจัดการการคืนเงินโดยอัตโนมัติ
  
• ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ: Stripe Invoicing สามารถปรับแต่งได้เพื่อช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการในการออกใบแจ้งหนี้ในท้องถิ่นที่เฉพาะเจาะจงได้
  
• ผสานการทำงานกับเครื่องมือของคุณ: Stripe Invoicing เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การบัญชีและการจัดการธุรกิจของบุคคลที่สามที่มีอยู่ของคุณได้อย่างราบรื่น
  
• ปรับปรุงการดำเนินงาน: ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและค่าใช้จ่ายในการบริหารโดยการซิงค์ข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติกับระบบบัญชีของคุณ
  

ดูข้อมูลพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานวันนี้