Les factures sont des demandes formelles de paiement pour des services rendus ou des produits fournis. Les sous-traitants ont recours à la facturation pour obtenir leurs paiements et tenir leurs registres financiers. Une facturation efficace encourage le paiement rapide, maintient un flux de trésorerie fluide et améliore les relations avec les clients en établissant des conditions et des attentes claires.

Les factures constituent également un document officiel attestant du travail effectué et du montant dû, nécessaire à la fois à des fins fiscales et pour la gestion financière. Cette documentation aide les sous-traitants à suivre leurs ventes, à analyser leurs performances et à planifier leur croissance future. Elle permet également de conserver une trace claire en cas de litige concernant les paiements ou les contrats.

Dans le rapport 2022 sur les retards de paiement, seules 13 % des entreprises affirment que leurs factures ont été payées dans les délais ou avant la date d'échéance. L'optimisation du processus de facturation aide les sous-traitants à gérer la situation financière de leur entreprise, leur conformité légale, leur image professionnelle, etc. Ce guide explique comment les sous-traitants utilisent les logiciels de facturation, les principales fonctionnalités à rechercher et les pratiques recommandées en matière de facturation.

Sommaire de cet article

• Comment les sous-traitants utilisent-ils les logiciels de facturation ?
  
• Principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation efficace pour les sous-traitants
  
• Comparaison des principaux logiciels de facturation pour les sous-traitants
  
• Bonnes pratiques de facturation pour les sous-traitants
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Comment les sous-traitants utilisent-ils les logiciels de facturation ?

Voici comment les sous-traitants peuvent utiliser un logiciel de facturation pour optimiser leurs processus de facturation et de paiement.

• Création de factures : le logiciel de facturation est livré avec des modèles préconçus que les sous-traitants peuvent personnaliser avec le logo de leur entreprise, leurs coordonnées et les détails du projet.
  
• Calculs de taxes : le logiciel calcule automatiquement les taxes, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
  
• Consignation des dépenses : le logiciel de facturation peut être utilisé pour consigner les dépenses liées au projet telles que les matériaux, les déplacements et les repas. De nombreuses plateformes vous permettent également de charger et de joindre des reçus numériques pour faciliter le suivi et la déclaration des dépenses.
  
• Envoi des factures : le logiciel de facturation envoie les factures par voie électronique par e-mail ou à partir d’un portail client, garantissant ainsi un envoi dans les délais.
  
• Suivi des paiements : le logiciel suit les factures consultées, payées ou en retard.
  
• Rappels de paiement : le logiciel de facturation peut envoyer des rappels automatisés aux clients ayant des factures impayées.
  
• Traitement des paiements : certaines plateformes s’intègrent aux plateformes de paiement, ce qui permet aux clients de payer en ligne avec des cartes de crédit ou d’autres moyens électroniques.
  
• Rapports financiers : le logiciel de facturation peut générer des rapports financiers tels que des comptes de résultat, des notes de frais et des rapports d’ancienneté.
  
• Suivi de projet : un logiciel de facturation peut suivre la rentabilité d’un projet en comparant les revenus du projet aux dépenses.
  
• Collaboration d’équipe : si plusieurs employés sont impliqués dans un projet, un logiciel de facturation peut faciliter la collaboration en partageant les informations du projet et les détails des factures.
  

Principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation efficace pour les sous-traitants

Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation en tant que sous-traitant, recherchez ces fonctionnalités importantes :

• Création et personnalisation de factures : permet de créer des factures professionnelles avec des modèles personnalisables pour inclure votre logo, votre marque et les détails de votre projet
  
• Suivi des dépenses : suit les dépenses liées aux projets, charge les reçus et les associe à des factures ou des projets spécifiques
  
• Traitement des paiements : accepte divers moyens de paiement en ligne (par exemple, carte de crédit, transferts ACH) et suit l’état du paiement
  
• Rappels automatiques : envoie des rappels de paiement automatiques aux clients dont les factures sont en retard
  
• Rapports et analyses : génère des rapports financiers détaillés, y compris des comptes de résultat, des notes de frais et des rapports d’ancienneté pour une meilleure gestion financière
  
• Gestion de projet : surveille l’avancement du projet, les étapes importantes et la rentabilité
  
• Suivi du temps : intègre le suivi du temps pour facturer avec précision les clients pour le travail horaire et améliorer les estimations des coûts du projet
  
• Portail client : fournit un portail en ligne sécurisé permettant aux clients de consulter et de gérer leurs factures
  
• Prise en charge multidevises : gère la facturation dans différentes devises si vous avec des clients internationaux
  
• Conformité fiscale : garantit le respect des réglementations fiscales locales en calculant et en appliquant automatiquement les taxes aux factures
  
• Accessibilité sur mobile : permet d’accéder aux factures à tout moment avec des applications mobiles pour appareils iOS et Android
  
• Intégrations : s’intègre à d’autres outils métier tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les plateformes de gestion de projet
  

Comparaison des principaux logiciels de facturation pour les sous-traitants

En fin de compte, le meilleur logiciel de facturation dépendra de vos besoins et préférences spécifiques. Cependant, tenez compte des facteurs suivants :

• Compétences techniques : dans quelle mesure êtes-vous à l’aise pour utiliser des API et personnaliser un logiciel ?
  
• Prestataire de services de paiement : faites-vous déjà appel à un prestataire de services de paiement qui propose un logiciel de facturation tel que Square ou Stripe ?
  
• Exigences en matière de fonctionnalités : quelles sont les fonctionnalités de base dont vous avez absolument besoin et celles que vous trouveriez utiles ?
  
• Budget : quel montant envisagez-vous de dépenser ?
  
• Évolutivité : le logiciel peut-il évoluer avec les besoins de votre entreprise en matière de facturation ?
  
• Facilité d’utilisation : le logiciel est-il intuitif et convivial ?
  
• Service client : le fournisseur de logiciels dispose-t-il d’un service d’assistance fiable ?
  

Bonnes pratiques de facturation pour les sous-traitants

Les sous-traitants doivent tenir compte de ces bonnes pratiques afin d'assurer les paiements dans les délais et de maintenir de bonnes relations avec les clients.

• Format cohérent : utilisez un format cohérent pour toutes vos factures. Vous permettez ainsi aux clients de comprendre et de traiter plus facilement vos factures.
  
• Facturation rapide : envoyez des factures une fois le travail terminé. Une facturation tardive peut entraîner des retards de paiement.
  
• Numérotation des factures : attribuez à chaque facture un numéro de facture unique. Ce numéro permettant de suivre les factures est essentiel pour la comptabilité et la fiscalité.
  
• Informations sur les services et les coûts : énumérez et décrivez les services fournis, la date à laquelle le service a été fourni et une ventilation des coûts. Le maintien de la transparence permet d’éviter toute confusion et tout litige.
  
• Conditions de paiement : indiquez clairement vos conditions de paiement sur la facture, y compris la date d’échéance, les moyens de paiement acceptés et les éventuels frais de retard.
  
• Coordonnées : indiquez les coordonnées de votre client et les vôtres sur chaque facture. Celles-ci doivent comprendre les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail afin que votre client puisse facilement vous contacter en cas de problème.
  
• Suivi : n’hésitez pas à relancer les clients en cas de retard de paiement. Un rappel amical quelques jours avant la date d’échéance peut éviter les impayés. Relancez à nouveau si la date d'échéance est dépassée sans paiement.
  
• Enregistrements de factures : conservez des copies de toutes les factures et de la correspondance concernant les factures et les paiements. Cette documentation peut vous aider à résoudre les litiges et à documenter les taxes.
  
• Plusieurs moyens de paiement : proposez plusieurs options de paiement pour faciliter le paiement des clients. Les options telles que les paiements en ligne, les cartes de crédit et les virements bancaires sont populaires.
  
• Logiciel de facturation : envisagez d'utiliser un logiciel de facturation capable d'automatiser le processus de facturation, y compris l'envoi de rappels et le suivi des paiements.
  

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing fournit un ensemble complet d'outils pour vous aider à créer des factures, les envoyer et recevoir vos paiements plus efficacement. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez :

• recevoir vos paiements plus rapidement : permettez à vos clients de régler instantanément leurs factures en ligne grâce à l’expérience de paiement Stripe optimisée pour la conversion.
  
• automatiser les flux de facturation : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures ponctuelles ou récurrentes, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Stripe Invoicing suit automatiquement les paiements, envoie des rappels et gère les remboursements.
  
• configurez en fonction de vos besoins : Stripe Invoicing est configurable pour vous aider à répondre à certaines exigences de facturation locales.
  
• intégrez le produit à vos outils : Stripe Invoicing se connecte de manière transparente à votre logiciel de comptabilité et de gestion d'entreprise tiers existant.
  
• simplifier les opérations : réduisez la saisie manuelle des données et les frais administratifs en synchronisant automatiquement les données de facturation avec votre système comptable.
  

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