Facturen zijn formele betalingsverzoeken voor geleverde diensten of producten. Aannemers zijn afhankelijk van facturering om betaald te worden en hun financiële administratie bij te houden. Effectieve facturering stimuleert snelle betaling, zorgt voor een gezonde cashflow en verbetert de relatie met de klant door duidelijke voorwaarden en verwachtingen te stellen.

Facturen zijn ook een officieel document van het uitgevoerde werk en het verschuldigde bedrag, wat nodig is voor zowel belastingdoeleinden als financieel beheer. Deze documentatie helpt aannemers om verkopen bij te houden, prestaties te analyseren en plannen te maken voor toekomstige groei. Het creëert ook een duidelijk record in het geval van een geschil over betalingen of contracten.

In het 2022 betalingsachterstandenrapport gaf slechts 13% van de bedrijven aan dat hun gemiddelde factuur op tijd of voor de vervaldatum wordt betaald. Het optimaliseren van het facturatieproces helpt aannemers bij het beheren van de financiële gezondheid van hun bedrijf, de naleving van wettelijke voorschriften, het professionele imago en nog veel meer. In deze gids wordt besproken hoe aannemers factureringssoftware gebruiken, wat de belangrijkste functies zijn waarnaar ze moeten zoeken en wat de best practices zijn op het gebied van facturering.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe gebruiken aannemers factureringssoftware?
  
• Belangrijke kenmerken van effectieve factureringssoftware voor aannemers
  
• Vergelijking van top factureringssoftware voor aannemers
  
• Best practices voor aannemers op het gebied van facturering
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Hoe gebruiken aannemers factureringssoftware?

Dit is hoe aannemers factureringssoftware kunnen gebruiken om hun facturerings- en betalingsprocessen te optimaliseren.

• Facturen maken: Invoicing software wordt geleverd met kant-en-klare sjablonen die aannemers kunnen aanpassen met hun bedrijf logo, contactgegevens en projectgegevens.
  
• Belastingberekeningen: De software berekent automatisch belastingen, waardoor de kans op fouten afneemt.
  
• Bijhouden van uitgaven: Factureringssoftware kan worden gebruikt om projectgerelateerde uitgaven zoals materialen, reizen en maaltijden te registreren. Met veel platforms kun je ook digitale ontvangstbewijzen uploaden en bijvoegen, zodat je uitgaven gemakkelijker kunt bijhouden en rapporteren.
  
• Levering van facturen: Factureringssoftware stuurt facturen elektronisch via e-mail of via een klantenportaal, waardoor tijdige levering is gegarandeerd.
  
• Betalingstracering: De software houdt bij wanneer facturen worden bekeken, betaald of achterstallig zijn.
  
• Betalingsherinneringen: Factureringssoftware kan automatische herinneringen sturen naar klanten met openstaande facturen.
  
• Betalingsverwerking: Sommige platforms integreren met betalingsgateways, waardoor klanten online kunnen betalen met creditcards of andere elektronische methoden.
  
• Financiële rapporten: Factureringssoftware kan financiële rapporten genereren zoals inkomstenoverzichten, uitgavenrapporten en ouderdomsrapporten.
  
• Projecttracering: Factureringssoftware kan de winstgevendheid van een project bijhouden door de inkomsten van het project af te zetten tegen de uitgaven.
  
• Samenwerking tussen teams: Als er meerdere werknemers bij een project betrokken zijn, kan factureringssoftware de samenwerking vergemakkelijken door projectinformatie en factuurgegevens te delen.
  

Belangrijkste kenmerken van effectieve factureringssoftware voor aannemers

Let bij het kiezen van factureringssoftware als onderaannemer op de volgende belangrijke kenmerken:

• Facturen maken en aanpassen: Maakt professionele facturen met aanpasbare sjablonen om je logo, branding en projectgegevens op te nemen
  
• Onkosten bijhouden: houdt projectgerelateerde uitgaven bij, uploadt inkomsten en koppelt deze aan specifieke facturen of projecten
  
• Betalingsverwerking: Accepteert verschillende online betalingsmethoden (bijv. creditcard, ACH-overschrijvingen) en houdt betalingsstatus bij
  
• Geautomatiseerde herinneringen: stuurt automatische betalingen herinneringen naar klanten met achterstallige facturen
  
• Rapportage en analyse: genereert gedetailleerde financiële rapporten, waaronder inkomsten, onkostendeclaraties en ouderdomsopbouw voor beter financieel beheer
  
• Projectbeheer: Bewaakt de voortgang van het project, mijlpalen en winstgevendheid
  
• Tijdregistratie: Integreert tijdregistratie om klanten nauwkeurig te factuur voor werk op uurbasis en projectkostenramingen te verbeteren
  
• Klantenportaal: Biedt een beveiligd online portaal voor klanten om facturen te bekijken en te beheren
  
• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Verwerkt facturering in verschillende valuta's als je met internationale klanten werkt
  
• Naleving van belastingregels: Zorgt voor naleving van lokale belastingregels door automatisch belastingen te berekenen en toe te passen op facturen.
  
• Mobiele toegankelijkheid: Biedt onderweg toegang tot facturen met mobiele apps voor iOS- en Android-apparaten
  
• Integraties: Kan worden geïntegreerd met andere zakelijke tools zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen (Customer Relationship Management) of projectbeheerplatforms.
  

De beste factureringssoftware voor aannemers vergelijken

De beste factureringssoftware hangt uiteindelijk af van je specifieke behoeften en voorkeuren. Houd rekening met de volgende factoren:

• Technische vaardigheden: Hoe vertrouwd ben je met het gebruik van API's en het aanpassen van software?
  
• Betalingsverwerker: Gebruik je een betalingsverwerker die factureringssoftware biedt zoals Square of Stripe?
  
• Vereiste functies: Wat zijn de basisfuncties die je nodig hebt en welke zouden handig zijn om te hebben?
  
• Budget: Hoeveel ben je bereid uit te geven?
  
• Schaalbaarheid: Kan de software met je bedrijf meegroeien als je factureringsbehoeften veranderen?
  
• Gebruiksgemak: Is de software intuïtief en gebruiksvriendelijk?
  
• Klantenondersteuning: Heeft de softwareleverancier een betrouwbare klantenondersteuning?
  

Best practices voor aannemers op het gebied van facturering

Aannemers moeten deze best practices in gedachten houden om tijdige betalingen te garanderen en goede klantrelaties te onderhouden.

• Consistente opmaak: Gebruik een consistente opmaak voor al je facturen. Dit maakt het voor klanten gemakkelijker om je facturen te begrijpen en te verwerken.
  
• Stipte facturering: Stuur facturen zodra het werk is voltooid. Te late facturering kan leiden tot betalingsachterstand.
  
• Factuurnummering: Label elke factuur met een uniek factuurnummer. Dit helpt bij het bijhouden van facturen en is belangrijk voor de boekhouding en de belasting.
  
• Informatie over diensten en kosten: Vermeld en beschrijf de geleverde diensten, de datum waarop de dienst is uitgevoerd en een uitsplitsing van de kosten. Door transparantie te handhaven, kun je verwarring en geschillen voorkomen.
  
• Betalingsvoorwaarden: Vermeld duidelijk je betalingsvoorwaarden op de factuur, inclusief de vervaldatum, de geaccepteerde betalingsmethoden en eventuele kosten voor te late betaling.
  
• Contactgegevens: Vermeld op elke factuur contactgegevens van jou en je klant. Dit moeten namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen zijn, zodat je klant gemakkelijk contact met je kan opnemen als er een probleem is.
  
• Opvolging: Aarzel niet om achterstallige betalingen op te volgen. Een vriendelijke herinnering een paar dagen voordat de betaling verschuldigd is, kan achterstallige betalingen voorkomen. Ga er opnieuw achteraan als de vervaldatum is verstreken zonder betaling.
  
• Factuuradministratie: Bewaar kopieën van alle facturen en correspondentie over facturen en betalingen. Deze documentatie kan helpen bij geschillen en belastingen.
  
• Meerdere betaalmethoden: Zorg voor meerdere betaalopties om het voor klanten gemakkelijker te maken om te betalen. Opties zoals online betalingen, creditcards en bankoverschrijvingen zijn populair.
  
• Factureringssoftware: Overweeg het gebruik van factureringssoftware die het factureringsproces kan automatiseren, inclusief het versturen van herinneringen en het bijhouden van betalingen.
  

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing biedt een uitgebreide set tools waarmee je efficiënter facturen kunt maken, versturen en betalingen ontvangen. Met Stripe Invoicing kun je:

• Sneller betaald krijgen: Laat klanten facturen direct online betalen met de conversie-geoptimaliseerde checkout-ervaring van Stripe.
  
• Automatiseer factureringsworkflows: Maak, pas aan en verstuur eenvoudig eenmalige of terugkerende facturen - zonder code. Stripe Invoicing houdt automatisch betalingen bij, stuurt herinneringen en handelt terugbetalingen af.
  
• Configureer volgens je behoeften: Stripe Invoicing is configureerbaar om je te helpen aan bepaalde lokale factureringsvereisten te voldoen.
  
• Integreer met je tools: Stripe Invoicing sluit naadloos aan op je bestaande boekhoud- en bedrijfsbeheersoftware van derden.
  
• Stroomlijn je activiteiten: Verminder handmatige gegevensinvoer en administratieve overhead door factuurgegevens automatisch te synchroniseren met je boekhoudsysteem.
  

Meer informatie over hoe Stripe je facturatie kan vereenvoudigen, of begin vandaag nog.