发票是对所提供的服务或产品付款的正式请求。承包商依靠开票来获得付款和保存财务记录,有效的发票开具可以鼓励及时付款,保持健康的现金流,并通过设定明确的条款和期望来改善与客户的关系。
发票也是已完成工作和应付金额的正式文件,对于税务和财务管理都是必要的。这种文件有助于承包商跟踪销售情况、分析业绩和规划未来发展。如果出现付款或合同争议,它还能形成清晰的记录。
在 2022 年逾期付款报告中,仅有 13% 的企业表示其平均发票按时或在到期日之前支付。优化发票开具流程有助于承包商管理其业务的财务健康、法律合规性和专业形象等。本指南将介绍承包商如何使用发票开具软件、发票开具软件应具备的主要功能以及发票开具最佳实践。
本文内容
- 承包商如何使用开票软件?
- 有效的承包商开票软件的主要功能
- 顶级承包商开票软件比较
- 承包商开票的最佳做法
- Stripe Invoicing 如何提供帮助
承包商如何使用开票软件?
下面介绍承包商如何使用开票软件来优化他们的开票和付款流程。
- 开票: 开票软件带有预先设计的模板,承包商可根据自己的公司徽标、联系信息和项目详情进行定制。
- 税款计算: 软件自动计算税款,降低出错风险。
- 费用记录: 开票软件可用于记录材料、差旅和餐饮等项目相关费用。许多平台还允许您上传和附加数字收据,以方便费用跟踪和报告。
- 发票交付: 开票软件通过电子邮件或客户门户网站以电子方式发送发票,确保及时交付。
- 付款跟踪: 软件可跟踪发票的查看、付款或逾期时间。
- 付款提醒: 发票开具软件可向未付发票的客户发送自动提醒。
- 支付处理: 有些平台与支付网关集成,允许客户使用信用卡或其他电子方式在线支付。
- 财务报告: 开票软件可生成收入报表、支出报告和账龄报告等财务报告。
- 项目跟踪: 开票软件可通过比较项目收入和支出来跟踪项目盈利情况。
- 团队协作: 如果一个项目有多名员工参与,开票软件可以通过共享项目信息和发票详情来促进协作。
有效的承包商发票开具软件的主要功能
作为承包商,在选择开票软件时要注意以下关键功能:
- 发票创建和定制: 创建专业发票,模板可定制,可包含您的徽标、品牌和项目详情
- 费用跟踪: 跟踪项目相关费用,上传收据,并将其链接到特定发票或项目
- 付款处理: 接受各种在线付款方式(如信用卡、ACH 转账)并跟踪付款状态
- 自动提醒: 向发票逾期的客户发送自动付款提醒
- 报告和分析: 生成详细的财务报告,包括收入报表、支出报告和账龄报告,以便更好地进行财务管理
- 项目管理: 监控项目进度、里程碑和盈利能力
- 时间跟踪: 整合时间跟踪功能,以准确地向客户收取按小时计算的费用,并改进项目成本估算
- 客户门户: 为客户提供安全的在线门户,以便查看和管理发票
- 支持多种货币: 如果您与国际客户合作,可处理不同货币的发票开具事宜
- 税收合规性: 通过自动计算发票税额并将其应用于发票,确保符合当地税收法规
- 移动可访问性: 通过 iOS 和 Android 设备上的移动应用,可随时随地访问发票
- 集成: 与其他业务工具集成,如会计软件、客户关系管理 (CRM) 系统或项目管理平台
比较承包商的顶级开票软件
从根本上说,最佳开票软件将取决于您的具体需求和偏好。请考虑以下因素:
- __技术技能:_ 您对使用 API 和定制软件的适应程度如何?
- 支付处理商: 贵公司是否已经使用提供发票软件(如 Square 或 Stripe)的 支付处理商?
- 功能要求: 您需要哪些基本功能?
- 预算: 您愿意花多少钱?
- 可扩展性: 该软件能否随着业务的发展和发票需求的变化而发展?
- 使用方便: 软件是否直观、方便用户使用?
- 客户支持: 软件供应商是否提供可靠的客户支持?
承包商开票的最佳做法
承包商应牢记这些最佳做法,以确保及时付款并保持良好的客户关系。
- 格式统一: 所有发票都使用统一格式。这样客户更容易理解和处理您的发票。
- 及时开票: 工作完成后立即寄送发票。逾期开票会导致付款延迟。
- 发票编号:为每张发票标上唯一的发票编号。这有助于跟踪发票,是记账和报税的关键。
- 服务和费用信息: 列出并描述所提供的服务、提供服务的日期以及费用明细。保持清晰透明可以避免混乱和争议。
- 付款条件: 在发票上清楚注明付款条件,包括到期日、接受的付款方式以及任何滞纳金。
- 联系信息: 在每张发票上注明您和客户的联系信息。其中应包括姓名、地址、电话号码和电子邮件地址,以便客户在遇到问题时可以轻松联系到您。
- 跟进: 对逾期付款不要犹豫。在付款到期前几天友善提醒可以防止逾期付款。如果过了到期日而没有付款,请再次跟进。
- 发票记录: 保留所有发票和有关发票及付款的信函副本。这些文件有助于解决争议和税务问题。
- 多种付款方式: 提供多种付款方式,方便客户付款。在线支付、信用卡和银行转账等方式很受欢迎。
- 开票软件: 考虑使用可自动执行开票流程的开票软件,包括发送提醒和跟踪付款。
Stripe Invoicing 如何提供帮助
Stripe Invoicing 提供一套全面的工具,帮助您更高效地创建、发送发票并获得付款。使用 Stripe 发票开具功能,您可以:
- 更快获得付款: 利用 Stripe 经过转换优化的结账体验,让客户即时在线为发票支付款项。
- 自动计费工作流:轻松创建、自定义和发送一次性或周期性发票 - 无需代码。Stripe Invoicing 可自动跟踪付款、发送提醒并处理退款。
- 根据您的需要进行配置: Stripe Invoicing 可进行配置,以帮助您满足某些本地发票要求。
- 与您的工具集成: Stripe Invoicing 可与您现有的第三方会计和业务管理软件无缝连接。
- 简化操作: 通过自动将发票数据与会计系统同步,减少人工数据录入和管理开销。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。