As empresas de construção precisam trabalhar com um dos [sistemas de pagamento] mais fragmentados e propensos a atrasos (https://stripe.com/resources/more/automated-payment-systems-explained) de qualquer setor. De acordo com um relatório de 2024, os pagamentos lentos foram responsáveis por 14% dos custos totais da construção, num valor de 280 mil milhões de dólares. Faturamento progressivo, retenção, pagamentos atrasados, isenções de penhoras e aprovações manuais podem ser muito trabalhosos, e os riscos são altos. Mas um processo de pagamento melhorado pode ajudar a mitigar os riscos.

Abaixo, abordaremos como funciona o processamento de pagamentos de construção, o que o retarda e como torná-lo mais rápido, mais seguro e mais previsível.

O que há neste artigo?

• Qual é o melhor sistema de pagamento para empresas de construção?
  
• Como funcionam os pagamentos progressivos e as retenções na construção?
  
• Como as empresas de construção podem prevenir fraudes de pagamento e permanecer em conformidade?
  
• Como as empresas de construção podem facilitar o pagamento para os clientes?
  

Qual é o melhor sistema de pagamento para empresas de construção?

As empresas de construção precisam de um provedor de pagamento que entenda a estrutura de faturamento da construção: grandes pagamentos, cronogramas escalonados, retenções, isenções de garantias, pagamentos parciais e muito mais. Aqui está o que procurar ao avaliar um operador:

Adequação ao setor

Nem todos os operadores lidam bem com construção. Alguns classificam-no como um setor de alto risco devido aos grandes valores dos bilhetes, prazos variáveis ou potencial para contestações, o que pode levar a retenções de contas, requisitos de reserva ou recusa.

Procure um operador que se sinta confortável com transações B2B de alto volume e alto valor e que seja usado ativamente por outras empresas ou plataformas de construção em que você confia. Se um operador parece desconfiado do seu modelo de negócio, isso é um sinal de que você deve seguir em frente.

Faturamento e retenção de progresso

Na construção, você provavelmente está cobrando em fases, retendo a retenção e aplicando depósitos. Sem soluções manuais, seu sistema de pagamento deve permitir:

• Processar formatos de fatura personalizados que refletem as estruturas de faturamento da construção
  
• Faturar em parcelas vinculadas a marcos
  
• Acompanhar a retenção automaticamente
  
• Aplicar pagamentos parciais a faturas em aberto
  

Se o sistema não permite que você faça isso, ele não foi criado para construção.

Formas de pagamento flexíveis

Proprietários comerciais podem preferir transferências de Automated Clearing House (ACH). Os proprietários podem querer pagar com cartão. Outros querem clicar em um link e pagar na hora. O sistema certo permite que você ofereça diversas opções de cartão, transferência ACH, transferência bancária sem custos adicionais.

Integração de software

Os melhores operadores se integram aos seus sistemas de contabilidade, gerenciamento de projetos ou planejamento de recursos empresariais (ERP), ou contam com interfaces de programação de aplicativos (APIs) bem estruturadas que você pode utilizar. Se a integração for fraca, o tempo gasto na limpeza manual dos registros de pagamento superará qualquer benefício de trocar de provedor. E sem qualquer integração, você terá que reinserir dados ou reconciliar pagamentos manualmente.

Procure por:

• Integrações pré-definidas com os sistemas que você usa
  
• APIs amigáveis ao desenvolvedor, caso precise de algo personalizado
  
• Um Dashboard limpo para equipes que gerenciam pagamentos diariamente
  

A Stripe, por exemplo, integra-se a ferramentas específicas do setor, como a Unanet, permitindo que empresas de construção incorporem links de “Pagar agora”, aceitem pagamentos ACH de alto valor e façam a reconciliação automaticamente.

Preços transparentes

As margens de construção não são enormes. Você não pode se dar ao luxo de perder 3% de cada fatura com tarifas pouco claras. Você quer uma estrutura de preços que seja transparente e escalável conforme seu volume, não uma que o penalize por quedas sazonais ou trabalhos atípicos.

Pergunte aos possíveis operadores:

• As taxas são fixas, escalonadas ou com taxa de intercâmbio plus?
  
• Quais são as taxas de processamento de ACH e cartão?
  
• Há valores mínimos mensais, tarifas de extrato ou encargos para cumprir o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS)?
  
• Há tarifa de cancelamento ou taxa de rescisão antecipada?
  
• Há requisitos de reserva para transações de grande valor ou irregulares?
  

Tempo de repasse dos fundos

Alguns operadores liquidam pagamentos em 1 a 2 dias úteis. Outros podem demorar mais, especialmente se a transação for grande ou gerar uma revisão.

Pergunte sobre:

• Prazos de liquidação para pagamentos ACH, com cartão e transferência bancária
  
• Quaisquer limites de volume diário ou valor da transação
  
• Políticas relativas à retenção de fundos ou à criação de reservas
  

Você não vai querer descobrir que seu pagamento de $ 250.000 está retido depois de já ter feito a folha de pagamento ou encomendado materiais.

Segurança e conformidade

Você está lidando com dados de pagamento confidenciais, então o operador deve ajudá-lo a atender aos padrões de conformidade.

Procure por:

• Suporte para conformidade com PCI (por exemplo, tokenização, páginas de pagamento hospedadas)
  
• Recursos de detecção de fraude (por exemplo, verificação de endereço, monitoramento de transações)
  
• Manuseio seguro de dados bancários, especialmente ao incluir fornecedores
  
• Suporte para relatórios 1099, fluxos de trabalho de isenção de penhor ou outra documentação específica para construção
  

Se o seu sistema de pagamento não foi criado para protegê-lo, está custando mais do que deveria.

Suporte e serviço

Você quer um operador que seja responsivo quando for preciso. Isso significa:

• Várias opções de contato
  
• Suporte dedicado caso você tenha um alto volume de pagamentos
  Resolução transparente de contestações, estornos, ou bugs técnicos
  

Um atraso nos fundos pode interromper um trabalho. Você não quer esperar dias para que alguém retorne sua ligação.

Preparação futura

Se a sua empresa se expandir com novos serviços, projetos mais complexos e equipes adicionais, suas necessidades de pagamento mudarão.

Será útil se o seu operador oferecer suporte a:

• Pagamentos via marketplace ou plataforma (se você gerencia fornecedores)
  
• Assinaturas ou cobrança recorrente (para contratos de serviço ou manutenção)
  
• Pagamentos internacionais (se você realiza trabalhos internacionais)
  
• Pagamentos integrados ou marcação em branco (para software ou plataformas parceiras)
  

Mesmo que você não precise deles agora, ter essa opção significa que você não precisará começar tudo de novo mais tarde.

Como funcionam os pagamentos progressivos e as retenções na construção?

A estrutura financeira da construção é construída em torno de dois mecanismos principais: pagamentos progressivos, que mantêm o trabalho em andamento, e retenção, que retém uma parte do pagamento para gerenciar riscos. Juntos, eles moldam como e quando o dinheiro flui por meio de um projeto.

Pagamentos progressivos

Pagamentos progressivos são pagamentos parciais emitidos ao longo de um projeto, normalmente com base na quantidade de trabalho concluída. Em vez de esperar o trabalho terminar, os prestadores de serviços cobram de forma incremental (geralmente mensalmente), de acordo com marcos ou uma tabela de valores.

Esses pagamentos geralmente vêm na forma de solicitações de pagamento, que descrevem qual trabalho foi feito e quanto é devido em um determinado período de tempo. Em muitos casos, esta aplicação inclui materiais armazenados, porcentagem concluída por item de linha e pagamentos anteriores aplicados. Por exemplo, um prestador de serviços em um trabalho de $ 1 milhão que está 30% concluído pode enviar uma solicitação de pagamento de $ 300.000. Isso é revisado, às vezes verificado de forma independente e depois pago, geralmente menos retenção.

Essa abordagem ajuda ambos os lados da transação. Os prestadores de serviços mantêm fluxo de caixa para cobrir mão de obra e materiais. Os proprietários pagam pelo progresso verificável, não por reclamações infundadas. Os gerentes de projeto obtêm uma visão mais clara do status do trabalho vinculado ao valor real.

Sem o faturamento progressivo, os prestadores de serviços teriam que arcar com todos os custos por meses, esperando serem pagos somente quando tudo estivesse concluído. Essa situação não é financeiramente sustentável, especialmente para pequenas ou médias empresas que gerenciam vários trabalhos ao mesmo tempo.

Retenção

Retenção (também chamada de retenção ou holdback) é um mecanismo contratual no qual uma parte de cada pagamento (normalmente 5% a 10%) é retida até que o projeto atinja conclusão substancial ou final. A intenção é garantir que o prestador de serviços conclua o trabalho, que as deficiências e itens da lista de pendências sejam resolvidos e que haja vantagem financeira caso surjam contestações no final do projeto. Na prática, isso significa que um prestador de serviços que envia uma solicitação de pagamento de $ 100.000 pode receber $ 90.000, com os $ 10.000 restantes retidos até o encerramento.

A retenção é mais comumente calculada por pagamento, não como uma soma fixa no final. Isso significa que a retenção se acumula ao longo do tempo. Em um trabalho de 10 meses, 10% podem ser retirados da fatura de cada mês - um total de $ 100.000 em fundos adiados em um contrato de $ 1 milhão. Para muitos prestadores de serviços, esse valor retido representa a maior parte ou a totalidade de sua margem de lucro.

O prestador de serviço define o momento e as condições para a liberação da retenção. Muitas vezes, a retenção é paga quando:

• Todo o projeto é considerado substancialmente completo
  
• Todos os documentos de encerramento, lista de pendências e isenções de garantia são enviados
  

Alguns contratos permitem a liberação parcial da retenção, principalmente em trabalhos grandes ou multifásicos. Aqui estão alguns exemplos:

• Depois de 50% do trabalho é concluído, a taxa de retenção pode diminuir.
  
• Os subcontratantes podem receber retenção total quando suas tarefas específicas estiverem concluídas, mesmo se o projeto maior estiver em curso.
  

A utilização destas opções depende muito da forma como o contrato é redigido e da agressividade com que os prestadores de serviços negociam. Muitas vezes, os termos de retenção são tratados como fixos. Mas, como tudo em um contrato de construção, eles são negociáveis:

• Em projetos de baixo risco, pode fazer sentido pressionar por uma redução ou isenção da retenção.
  
• Para subcontratados conhecidos, os prestadores de serviços gerais podem concordar com gatilhos de liberação antecipados.
  
• Os proprietários podem oferecer pagamentos em fases, vinculados à conclusão de elementos específicos do trabalho.
  

Conhecer seus direitos jurídicos e as leis locais que regem a retenção pode ajudá-lo a estruturar termos mais justos.

Acompanhamento de pagamentos de retenção e progresso

Gerenciar esses dois elementos ajuda você a permanecer financeiramente estável durante um projeto. Nossos sistemas precisam:

• Aplicar a retenção automaticamente por fatura
  
• Rastrear os valores totais retidos por fornecedor e trabalho
  
• Separar a retenção da receita auferida, mas não paga
  
• Lidar com múltiplos eventos de liberação de retenção, especialmente em cronogramas longos
  

Lembre-se que a retenção nem sempre é aplicada da mesma forma. Alguns proprietários a aplicam a materiais e mão de obra; outros, apenas a tarefas subcontratadas. Ferramentas que contam com essas variações ajudam a prevenir contestações e fundos perdidos.

Como as empresas de construção podem prevenir fraudes de pagamento e permanecer em conformidade?

Empresas de construção civil lidam com grandes somas, longas cadeias de pagamento e muitos terceiros, o que as expõe ao risco de fraude e descumprimento. Mas elas podem evitar a maior parte dos danos com os sistemas e hábitos corretos.

Veja como proteger seu negócio sem desacelerá-lo:

Mude para pagamentos eletrônicos

Cheques podem ser roubados, falsificados ou interceptados no correio. A fraude relacionada a cheques tem aumentado: em 2022, instituições financeiras nos EUA registraram mais de 680.000 Relatórios de Atividades Suspeitas (SARs) para relatar possíveis fraudes em cheques. Mudar para pagamentos eletrônicos, como transferências ACH, portais online seguros e links bancários diretos minimiza esses riscos e torna seu rastro de pagamento mais fácil de rastrear.

Verifique sempre as informações financeiras

Um e-mail comercial comprometido é outro grande risco. Um fraudador pode se passar por um fornecedor e pedir que você atualize seus dados bancários, esperando que você transfira fundos para a conta errada. Para evitar isso, crie um processo de verificação. Sempre que alguém alterar suas informações de pagamento, confirme por telefone com um número que você já tenha (não o do e-mail). E nunca compartilhe ou aceite dados bancários confidenciais por e-mail. Use um portal onboarding seguro em vez disso.

Se seus fornecedores estiverem inserindo informações bancárias, certifique-se de que eles façam isso por meio de um sistema criptografado e compatível, não por meio de um formulário PDF ou anexo de e-mail. Algumas plataformas, como a Stripe, fazem isso nativamente.

Defina controles internos

Isso é uma prática básica de contabilidade, mas vale a pena repetir: separe as funções. A pessoa que aprova as faturas não deve ser a mesma pessoa que envia os pagamentos. Requer múltiplas inscrições para grandes transferências. Faça auditorias regularmente para detectar erros antes que eles se tornem caros.

Use detecção de fraude para pagamentos recebidos

Se você aceita pagamentos com cartão de crédito, especialmente de proprietários de imóveis ou clientes menores, escolha um operador com triagem de fraude integrada. Ferramentas como verificação de endereços, verificações de velocidade e bandeiras de IA ajudam a identificar atividades suspeitas antes que elas afetem sua conta.

Acompanhe os requisitos de conformidade

O não cumprimento das leis de pagamento, regras fiscais ou obrigações contratuais pode levar a penalidades, processos judiciais ou pior. Estas são as áreas que mais importam na construção:

Leis de pagamento pontual

A maioria dos estados dos EUA tem leis que exigem que os prestadores de serviços e subcontratados sejam pagos dentro de um prazo específico, geralmente de 7 a 30 dias após o recebimento do pagamento do proprietário. Se atrasar o pagamento sem justificação, poderá ter juros ou problemas de licenciamento.

Acompanhe os prazos e libere os pagamentos no prazo. Use um software que registre as aprovações e lembre você quando os pagamentos vencem.

Isenções de garantia e documentação de liberação

Toda vez que você paga alguém, você deve rastrear isenções condicionais, liberações incondicionais e isenções de garantia final. Se não fizer isso, você estará vulnerável a ações de penhora, mesmo em trabalhos já pagos.

Algumas plataformas de pagamento automatizam o rastreamento de documentação vinculando o pagamento à troca de isenção. O subcontratado carrega sua renúncia assinada e então o sistema o paga. Independente de você automatizar ou não, não pule a etapa de documentação.

Obrigações de declaração de impostos

Se você estiver pagando prestadores de serviços terceirizados ou pequenas empresas, provavelmente será responsável por declarar esses pagamentos no final do ano. Um sistema de pagamento bem integrado pode coletar IDs fiscais e rastrear os totais de pagamento para facilitar o preenchimento do formulário 1099.

Conformidade com PCI para pagamentos com cartão

Se você aceitar pagamentos com cartão, você precisa cumprir o PCI DSS. Escolha um operador que use tokenização, páginas de pagamento hospedadas e armazenamento seguro. Nunca colete ou armazene dados brutos do cartão por conta própria.

Conheça seu cliente (KYC)

Se você estiver facilitando pagamentos a terceiros, poderá estar sujeito a regulamentações de transmissão de dinheiro. Use um provedor que entenda os requisitos KYC para que você não precise coletar IDs manualmente ou executar verificações de antecedentes sem uma estrutura.

Como as empresas de construção podem facilitar o pagamento para os clientes?

Se você quer receber seus pagamentos mais rápido, a solução mais simples geralmente é facilitar o pagamento para seus clientes. Envie faturas claras, inclua instruções simples e não confie em cheques. Quanto mais fácil for o processo de pagamento, menores serão os seus dias úteis de vendas (DSO) e mais fortes serão os seus relacionamentos com os clientes.

Aqui estão algumas táticas que você pode usar:

Ofereça várias formas convenientes de pagar

Diferentes clientes querem diferentes opções de pagamento. Alguns sempre preferem pagar por ACH ou transferência bancária. Outros, principalmente proprietários de imóveis ou clientes de pequenas empresas, podem querer usar cartões de crédito para gerenciar o fluxo de caixa ou ganhar recompensas.

Para evitar gargalos, seu sistema de pagamentos deve oferecer suporte a:

• Transferências ACH para pagamentos B2B de maior valor
  
• Cartões de crédito e débito para clientes que preferem rapidez ou flexibilidade
  
• Carteiras digitais (por exemplo, Apple Pay), quando relevante
  
• Wire transfer para transações de alto valor ou clientes com sistemas de pagamento internos
  

Envie faturas completas e fáceis de pagar

As melhores faturas não deixam dúvidas ao cliente sobre o motivo da cobrança e oferecem uma maneira rápida de concluir o pagamento. Isso geralmente significa:

• Um formato de fatura limpo e padronizado (por exemplo, itens de linha, data de vencimento, informações do projeto)
  
• Documentação de suporte (por exemplo, fotos, recibos de entrega, ordens de alteração assinadas) quando necessário
  
• Um link "Pagar agora" integrado que funciona em computadores e dispositivos móveis
  
• Opções para pagar com cartão ou transferência bancária, diretamente da fatura
  
• Uma tela ou e-mail de confirmação após o pagamento ser enviado
  
• Dados de contato para quaisquer dúvidas sobre cobrança
  

Se alguém precisar baixar um PDF, abrir o aplicativo do banco, procurar o seu routing number e torcer para ter digitado tudo corretamente, isso vai atrasar o processo e aumentar a probabilidade de ocorrerem atrasos. Em contraste, uma fatura com tecnologia Stripe permite que um cliente revise a conta e pague com segurança em menos de um minuto. Essa facilidade pode se traduzir em menos acompanhamentos e cobranças mais rápidas.

Adapte sua estrutura de cobrança ao projeto

Pagamentos progressivos são a norma na construção. Mas nem sempre são intuitivos para clientes de fora do setor, especialmente se eles esperam receber a fatura apenas no final.

Garanta que suas faturas e comunicações reflitam o funcionamento do seu faturamento:

• Inclua explicações claras para pagamentos parciais ou retenções.
  
• Liste os pagamentos anteriores e o saldo atual para que eles possam ter uma visão completa.
  
• Vincule o pagamento à entrega correspondente ou ao trabalho concluído para faturamento baseado em marcos..
  

A transparência em relação ao prazo de pagamento ajuda a evitar contestações e agiliza as aprovações.

Use um portal do cliente quando fizer sentido

Se você trabalha com clientes recorrentes, considere criar um portal onde eles possam:

• Visualizar faturas em aberto
  
• Pagar vários saldos de uma só vez
  
• Baixar recibos ou histórico de pagamentos
  
• Gerenciar métodos de pagamento armazenados
  

Um processo de autoatendimento pode reduzir a ida e a volta e a carga de trabalho da sua equipe de contabilidade. Também dá mais autonomia aos seus clientes, o que geralmente resulta em pagamentos mais rápidos e menos perguntas.

Considere receber o pagamento no local para trabalhos menores

Em trabalhos residenciais ou comerciais leves, receber o pagamento no momento do serviço pode agilizar o processo. Se você concluiu uma reforma de banheiro ou a instalação de um sistema de aquecimento, ventilação e ar-condicionado (HVAC), pode eliminar atrasos ao aceitar pagamentos com cartão ou transferências bancárias na hora, por meio de um dispositivo móvel ou tablet.