Las empresas de la construcción deben lidiar con uno de los sistemas de pago más fragmentados y propensos a retrasos de cualquier sector. Según un informe de 2024, los pagos demorados representaron el 14 % de los costos totales de construcción, lo que asciende a $280 mil millones. La facturación en curso, las retenciones, las transferencias (a cuenta bancaria) demoradas, las exenciones de gravamen y las aprobaciones manuales pueden ser mucho para gestionar, y hay demasiado en juego. Sin embargo, un proceso mejorado de pago puede ayudar a mitigar los riesgos.

A continuación, explicaremos cómo funciona el procesamiento de pagos, qué lo ralentiza y cómo hacerlo más rápido, seguro y predecible.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es el mejor sistema de pago para las empresas de construcción?
  
• ¿Cómo funcionan los pagos en curso y la retención en la construcción?
  
• ¿Cómo pueden las empresas constructoras prevenir fraudes en los pagos y cumplir con la normativa?
  
• ¿Cómo pueden las empresas de construcción facilitar el pago a los clientes?
  

¿Cuál es el mejor sistema de pago para las empresas de construcción?

Las empresas constructoras necesitan un proveedor de servicios de pago que entienda la estructura de la facturación en la construcción:pagos cuantiosos, plazos escalonados, retención, exenciones de gravamen, transferencias (a cuenta bancaria) parciales y más. Esto es lo que debes tener en cuenta al evaluar un procesador:

Aptitud para el sector

No todos los procesadores manejan bien la construcción. Algunos lo clasifican como un sector de alto riesgo debido al gran tamaño de las entradas, los plazos variables o el potencial de disputas, lo que puede dar lugar a retenciones de cuentas, requisitos de reserva o rechazo.

Busca un procesador que se sienta cómodo con las transacciones B2B de gran volumen y alto valor, y que sea utilizado activamente por otras empresas constructoras o plataformas de confianza. Si un procesador parece desconfiar de tu modelo de negocio, esa es una señal para seguir adelante.

Avance de la facturación y retención

En la construcción, es probable que factures por fases, retengas la retención y apliques depósitos. Sin soluciones manuales, tu sistema de pago debe permitirte:

• Manejar formatos de factura personalizados que reflejen las estructuras de la facturación en la construcción.
  
• Facturar en cuotas vinculadas a hitos.
  
• Llevar un registro de las retenciones automáticamente.
  
• Aplicar pagos parciales contra facturas abiertas.
  

Si el sistema no te permite hacerlo, no está diseñado para la construcción.

Métodos de pago flexibles

Los titulares comerciales pueden preferir transferencias de compensación automática (ACH). Es posible que los titulares quieran pagar con tarjeta. Otros quieren hacer clic en un enlace y pagar en el acto. El sistema adecuado te permite ofrecer múltiples opciones: tarjeta, transferencia ACH, transferencia bancaria, sin gastos adicionales.

Integración de software

Los mejores procesadores se conectan a tus sistemas contables, de gestión de proyectos o planificación de recursos empresariales (ERP) o tienen interfaces de programación de solicitudes (API) limpias que puedes usar. Si la integración es deficiente, el tiempo que dedicarás a limpiar manualmente los registros de pagos superará cualquier beneficio de cambiar de proveedor. Y, sin ninguna integración, tendrás que volver a ingresar datos o conciliar pagos en forma manual.

Buscar:

• Integraciones prediseñadas con los sistemas que usas
  
• API fáciles de desarrollar si necesitas algo personalizado
  
• Un Dashboard limpio para los equipos que gestionan pagos diariamente
  

Stripe, por ejemplo, se integra con herramientas específicas del sector como Unanet para que las empresas constructoras puedan integrar enlaces ‘Pay Now’ (Pagar ahora), aceptar grandes pagos de ACH y conciliarlos automáticamente.

Precios transparentes

Los márgenes de la construcción no son enormes. No puedes permitirte perder el 3 % de cada factura por comisiones poco claras. Quieres una estructura de precios transparente y que se adapte a tu volumen, no una que te penalice por caídas estacionales o trabajos atípicos.

Pregunta a los procesadores potenciales:

• ¿Las tasas son planas, por niveles o de intercambio más margen?
  
• ¿Cuáles son las comisiones de procesamiento de ACH y tarjetas?
  
• ¿Existen mínimos mensuales, comisiones por extracto bancario o cargos por cumplir con el sector de Estándares de Seguridad de los Datos (PCI DSS) de la tarjeta de pago?
  
• ¿Hay comisión de cancelación o comisión por rescisión anticipada?
  
• ¿Existen requisitos de reserva para transacciones grandes o irregulares?
  

Plazo de financiación

Algunos procesadores liquidan pagos en 1 a 2 días hábiles. Otras pueden tardar más, especialmente si la transacción es grande o requiere revisarse.

Consulta sobre los siguientes temas:

• Acreditación de fondos para pagos ACH, tarjetas y transferencias electrónicas
  
• Cualquier límite en el volumen diario o el tamaño de la transacción
  
• Políticas sobre retener fondos o crear reservas
  

No querrás saber que tu pago de $250 000 está retenido después de haber emitido la nómina o pedido materiales.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Estás manejando datos confidenciales de pago, por lo que el encargado de tratamiento debe ayudarte a cumplir con las normas de cumplimiento de la normativa.

Buscar:

• Soporte para el cumplimiento de la normativa PCI (p. ej., tokenización, páginas de pago alojadas)
  
• Funcionalidades de detección de fraude (p. ej., verificación de dirección, supervisión de transacciones)
  
• Manejo seguro de datos bancarios, especialmente cuando incorporas proveedores
  
• Soporte para informes 1099, flujos de trabajo de exención de gravamen u otra documentación específica de la construcción
  

Si tu sistema de pagos no está diseñado para protegerte, te está costando más de lo que debería.

Soporte y servicio

Quieres un procesador que sea receptivo cuando sea importante. Eso significa lo siguiente:

• Múltiples opciones de contacto
  
• Soporte exclusivo si tienes un alto volumen de pagos
  
• Resolución transparente de problemas por disputas, contracargos o errores técnicos
  

Una demora en fondos puede detener un trabajo. No debes esperar días a que alguien devuelva tu llamada.

Preparación para el futuro

Si tu empresa se expande con nuevos servicios, proyectos más complejos y equipos adicionales, tus necesidades de pago cambiarán.

Es útil si tu procesador admite:

• Marketplace o plataforma de pagos (si gestionas proveedores)
  
• Suscripciones o facturación recurrente (para contratos de servicios o mantenimiento)
  
• Pagos internacionales (si realizas trabajos transfronterizos)
  
• Pagos integrados o de marca blanca (para software o plataformas asociadas)
  

Incluso si no los necesitas ahora, tener la opción significa que no tendrás que volver a empezar más tarde.

¿Cómo funcionan los pagos en curso y la retención en la construcción?

La estructura financiera de la construcción se basa en dos mecánicas clave: pagos en curso, que mantiene el trabajo en movimiento, y retenciones, que retiene una parte del pago para gestionar el riesgo. Juntos, determinan cómo y cuándo se mueve el dinero a través de un proyecto.

Avances de los pagos

Los pagos en curso son pagos parciales emitidos a lo largo de un proyecto, generalmente establecidos según la cantidad de trabajo que se ha completado. En lugar de esperar a que se termine el trabajo, los contratistas facturan incrementalmente (a menudo en forma mensual), según hitos o un cronograma de valores.

Estos pagos suelen presentarse en forma de aplicaciones de pago, que describen qué trabajo se ha realizado y cuánto se debe durante un período de tiempo determinado. En muchos casos, esta solicitud incluye materiales almacenados, porcentaje completo por partida y pagos anteriores aplicados. Por ejemplo, un contratista con un trabajo de $1 millón que está completado en un 30 % podría enviar una solicitud de pago por $300 000. Eso se revisa, a veces se verifica de forma independiente y luego se paga, a menudo menos la retención.

Este enfoque ayuda a ambas partes de la transacción. Los contratistas mantienen un flujo de caja para cubrir la mano de obra y los materiales. Los propietarios pagan por el progreso verificable, no por reclamos sin fundamento. Los gerentes de proyectos obtienen una visión más clara del estado del trabajo vinculado al valor real.

Sin los pagos en curso, se esperaría que los contratistas afrontaran todos los costos durante meses, esperando a que se les pague solo cuando todo esté terminado. Esa situación no es financieramente sostenible, especialmente para las pequeñas o medianas empresas que gestionan varios trabajos a la vez.

Retención

La retención es un mecanismo contractual en el que se retiene una parte de cada pago (normalmente del 5 % al 10 %) hasta que el proyecto alcanza una finalización sustancial o final. La intención es garantizar que el contratista termine el trabajo, se aborden las deficiencias y los ítems de la lista de éxitos, y haya ventaja financiera si surgen disputas en una etapa avanzada del proyecto. En la práctica, esto significa que un contratista que presenta una solicitud de pago de $100 000 podría recibir $90 000, con los $10 000 restantes retenidos hasta el cierre.

La retención suele calcularse por pago, no como una suma global al final. Eso significa que la retención se acumula con el tiempo. En un trabajo de 10 meses, puede retenerse el 10 % de la factura de cada mes, un total de $100 000 en fondos diferidos en un contrato de $1 millón. Para muchos contratistas, ese importe retenido representa la mayor parte o todo su margen de beneficio.

El contrato define el momento y las condiciones para la liberación de la retención. A menudo, la retención se paga cuando:

• Todo el proyecto se considera sustancialmente completo
  
• Se envían todos los documentos de cierre, el trabajo de la lista de perforación y las exenciones de gravamen
  

Algunos contratos permiten la liberación parcial de la retención, especialmente en trabajos grandes o multifásicos. Estos son algunos ejemplos:

• Después de que se complete el 50 % del trabajo, la tasa de retención podría disminuir.
  
• Los subcontratistas pueden recibir una retención completa cuando se completan sus tareas específicas, incluso si el proyecto más grande está en curso.
  

El uso de estas opciones depende en gran medida de cómo se redacte el contrato y de la agresividad con la que los contratistas negocien. A menudo, las condiciones de retención se tratan como fijas. Pero como todo lo relacionado con un contrato de construcción, son negociables:

• En los proyectos de bajo riesgo, podría tener sentido basado en el envío de una retención reducida o exenta.
  
• Para los subcontratistas conocidos, los contratistas generales pueden acordar activadores de liberación más temprana.
  
• Los titulares pueden ofrecer transferencias (a cuenta bancaria) escalonadas vinculadas a la finalización de elementos específicos del trabajo.
  

Conocer tus derechos legales y las leyes locales que rigen la retención puede ayudarte a estructurar condiciones más justas.

Seguimiento de la retención y los pagos avanzados

La gestión de estos dos elementos te ayuda a mantenerte estable financieramente durante todo un proyecto. Tus sistemas deben:

• Aplicar la retención automáticamente por factura
  
• Hacer un seguimiento total de importes retenidos por proveedor y puesto de trabajo
  
• Aplicar una retención separada de ingresos obtenidos pero no pagados
  
• Gestionar múltiples eventos de liberación de retención, especialmente en cronogramas largos
  

Recuerda que la retención no siempre se aplica de la misma manera. Algunos titulares la aplican a materiales y mano de obra; en tanto que otros lo hacen solo en tareas subcontratadas. Las herramientas que tienen en cuenta esas variaciones ayudan a evitar disputas y fondos faltantes.

¿Cómo pueden las empresas de construcción prevenir fraudes en los pagos y cumplir con la normativa?

Las empresas constructoras gestionan grandes sumas, largas cadenas de pago y una gran cantidad de terceros, lo que las pone en riesgo de fraude e incumplimiento. Sin embargo, pueden evitar la mayor parte del daño con los sistemas y hábitos adecuados.

A continuación, te explicamos cómo proteger tu empresa sin frenarla:

Cambiar a pagos electrónicos

Los cheques pueden ser robados, falsificados o interceptados por correo. El fraude relacionado con cheques ha ido en aumento: en 2022. Las instituciones financieras de EE. UU. presentaron más de 680.000 Informes de actividades sospechosas (SAR) para denunciar posibles fraudes con cheques. Cambiar a pagos electrónicos, como transferencias ACH, portales en línea seguros y enlaces bancarios directos, minimiza esos riesgos y hace que el seguimiento de tus pagos sea más sencillo.

Verificar siempre la información financiera

Un correo electrónico empresarial comprometido es otro riesgo importante. Un estafador puede hacerse pasar por un proveedor y pedirte que actualices sus datos bancarios, con la esperanza de que transfieras fondos a la cuenta incorrecta. Para evitar esto, desarrolla un proceso de verificación. Cada vez que alguien cambie su información de pago, confírmala por teléfono con un número que ya tengas (no el del correo electrónico). Y nunca compartas ni aceptes datos bancarios confidenciales por correo electrónico. En cambio, utiliza un portal de onboarding seguro.

Si tus proveedores ingresan información bancaria, asegúrate de hacerlo a través de un sistema cifrado y que cumpla con la normativa, no mediante un formulario PDF o correo electrónico adjunto. Algunas plataformas como Stripe manejan esto de forma nativa.

Establecer controles internos

Se trata de una limpieza contable básica, pero vale la pena repetirla: tareas separadas. La persona que aprueba las facturas no debe ser la misma que envía pagos. Requiere varias aprobaciones para grandes transferencias. Audita regularmente para detectar errores antes de que se vuelvan costosos.

Usar detección de fraude para pagos entrantes

Si aceptas pagos con tarjeta, especialmente de propietarios de viviendas o clientes más pequeños, elige un procesador con revisión integrada de fraude. Herramientas como la verificación de dirección, las comprobaciones de velocidad y los indicadores de IA ayudan a detectar actividades sospechosas antes de que afecten a tu cuenta.

Mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento de la normativa

El incumplimiento de las leyes de pago, las normas sobre impuestos o las obligaciones contractuales pueden dar lugar a sanciones, demandas o algo peor. Estas son las áreas que más importan en la construcción:

Leyes de pronto pago

La mayoría de los estados de EE. UU. tienen leyes que exigen que los contratistas y subcontratistas reciban pagos dentro de un período específico, a menudo dentro de 7 a 30 días después de que recibas el pago del titular. Si retrasas el pago sin justificación, podrías deber intereses o enfrentarte a problemas de licencia.

Lleva un registro de los plazos y libera pagos a tiempo. Utiliza un software que marque la hora de las aprobaciones y te recuerde cuándo vencen los pagos.

Exenciones de gravamen y documentación de liberación

Cada vez que le pagues a alguien, debes llevar un registro de las exenciones condicionales, liberaciones incondicionales y exenciones definitivas de embargo. Si no lo haces, serás vulnerable a siniestros de embargo, incluso en trabajos que ya están pagados.

Algunas plataformas de pago automatizan el seguimiento de la documentación al vincular los pagos al cambio de exención. El subcontratista carga su renuncia firmada y luego el sistema le paga. Ya sea que lo automatices o no, no omitas el paso de documentación.

Obligaciones de la declaración de impuestos

Si pagas a contratistas independientes o pequeñas empresas, es probable que seas responsable de informar esos pagos al final del año. Un sistema de pago bien integrado puede recopilar identificaciones de impuestos y realizar un seguimiento de los totales de pago para facilitar la declaración fiscal del formulario 1099.

Cumplimiento de la normativa PCI para pagos con tarjeta

Si aceptas pagos con tarjeta, debes cumplir con la normativa PCI DSS. Elige un encargado de tratamiento que utilice tokenización, páginas de pago alojadas y almacenamiento seguro. Nunca recopiles ni almacenes datos sin procesar de tarjetas por tu cuenta.

Conoce a tu cliente (KYC):

Si estás facilitando Payments a terceros, es posible que te acojas a las normativas de transmisión de dinero. Utiliza un proveedor que entienda los requisitos KYC para no tener que recopilar identificaciones manualmente ni realizar verificaciones de antecedentes sin un marco.

¿Cómo pueden las empresas de construcción facilitar el pago a los clientes?

Si quieres recibir pagos más rápido, la solución más simple suele ser facilitarles a tus clientes el pago. Envía facturas claras, incluye instrucciones sencillas y no te bases en cheques. Cuanto más fácil sea el proceso de pago, más cortos serán tus días de ventas pendientes (DSO) y más sólidas serán las relaciones con tus clientes.

Estas son las tácticas que puedes usar:

Ofrece múltiples formas de pago cómodas

Los diferentes clientes quieren diferentes opciones de pago. Algunos siempre preferirán pagar por ACH o transferencia bancaria. Otros, especialmente los propietarios de viviendas o los clientes de pequeñas empresas, pueden querer usar tarjetas de crédito para administrar el flujo de caja u obtener recompensas.

Para evitar cuellos de botella, tu sistema de pago debe admitir:

• Transferencias ACH para pagos B2B más grandes
  
• Tarjetas de crédito y débito para clientes que prefieren velocidad o flexibilidad
  
• Carteras digitales (p. ej., Apple Pay) cuando corresponda
  
• Transferencias electrónicas para transacciones de alto valor o clientes con sistemas de pago internos
  

Envía facturas completas que sean fáciles de pagar

Las mejores facturas son las que no le generan al cliente ninguna duda sobre por qué se le está facturando y una forma rápida de completar el pago. Por lo general, eso significa:

• Una factura estandarizada y limpia (p. ej., partidas, fecha de vencimiento, información del proyecto)
  
• Documentación de soporte (por ejemplo, fotos, comprobantes de entrega, pedidos de cambio firmados) cuando sea necesario
  
• Enlace “Pay Now” (Pagar ahora) integrado que funciona en escritorio y dispositivos móviles
  
• Opciones de pago con tarjeta o transferencia bancaria, directamente desde la factura
  
• Una pantalla de confirmación o correo electrónico una vez enviado el pago
  
• Datos de contacto para cualquier pregunta sobre facturación
  

Si alguien tiene que descargar un PDF, abrir su aplicación bancaria, buscar tu número de enrutamiento y esperar que haya ingresado todo correctamente, eso ralentizará el proceso y será más factible que haya demoras. Por el contrario, una factura con tecnología de Stripe le permite al cliente revisar la factura y pagar de forma segura en menos de un minuto. Esa facilidad puede traducirse en menos seguimientos y cobros más rápidos.

Haz coincidir tu estructura de facturación con el proyecto

Los pagos en curso es la norma en la construcción. Pero no siempre son intuitivas para los clientes fuera del sector, especialmente si esperan que se les facture solo al final.

Asegúrate de que tus facturas y comunicaciones reflejen cómo funciona tu facturación:

• Incluye explicaciones claras para pagos parciales o retención.
  
• Enumera pagos anteriores y saldo corriente para que puedan ver el panorama completo.
  
• Establece un enlace del pago con el entregable correspondiente o con el trabajo completado para facturación establecido en hitos.
  

La transparencia en los pagos ayuda a evitar disputas y a agilizar las aprobaciones.

Utiliza un portal de clientes cuando tenga sentido

Si trabajas con clientes recurrentes, considera la posibilidad de configurar un portal en el que puedan:

• Ver facturas abiertas
  
• Pagar varios saldos a la vez
  
• Descargar ingresos o historial de pagos
  
• Gestionar métodos de pago almacenados
  

Un proceso de autoservicio puede reducir la carga de tareas y el trabajo de tu equipo contable. También brinda a tus clientes más autonomía, lo que a menudo conduce a pagos más rápidos y menos preguntas.

Considera cobrar el pago in situ para trabajos más pequeños

En trabajos residenciales o comerciales ligeros, cobrar pago en el momento del servicio puede agilizar las cosas. Si completaste una renovación del baño o una instalación de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), puedes eliminar las demoras si aceptas pagos con tarjeta o transferencias bancarias inmediatamente después, a través de un dispositivo móvil o tableta.