Las empresas de construcción tienen que trabajar a través de uno de los sistemas de pagos más fragmentados y tendentes a retrasos de cualquier sector. Según un informe de 2024, los pagos lentos representaron el 14 % de los costes totales de construcción, lo que equivale a 280 mil millones de dólares. La facturación progresiva, la retención, las transferencias tardías, las renuncias de gravámenes y las aprobaciones manuales pueden suponer demasiado trabajo de gestión, y hay mucho en juego. Pero un proceso de pago mejorado puede ayudar a reducir los riesgos.

A continuación, explicaremos cómo funciona el procesamiento de pagos en la construcción, qué lo ralentiza y cómo hacerlo más rápido, seguro y predecible.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es el mejor sistema de pago para las empresas de construcción?
  
• ¿Cómo funcionan los pagos progresivos y la retención en la construcción?
  
• ¿Cómo pueden las empresas de construcción prevenir el fraude en los pagos y cumplir la normativa?
  
• ¿Cómo pueden las empresas de construcción facilitar el pago a los clientes?
  

¿Cuál es el mejor sistema de pago para las empresas de construcción?

Las empresas de construcción necesitan un proveedor de servicios de pago que entienda la estructura de la facturación en la construcción: grandes pagos, líneas temporales escalonadas, retenciones, renuncias de gravámenes, transferencias parciales y más. Esto es lo que debes buscar al evaluar a un posible responsable del tratamiento:

Adaptación al sector

No todos los responsables del tratamiento se manejan bien en el mundo de la construcción. Algunos la clasifican como un sector de alto riesgo debido a los grandes importes, líneas temporales cambiantes o la posibilidad de disputas, lo que puede llevar a retenciones de cuentas, requisitos de reserva o denegaciones.

Busca un responsable del tratamiento que esté cómodo con transacciones B2B de alto volumen y valor y que otras empresas de construcción o plataformas en las que confíes utilicen de forma activa. Si un responsable del tratamiento parece receloso de tu modelo de negocio, es una señal para seguir adelante.

Facturación progresiva y retención

En construcción, es probable que factures en fases, retengas retenciones y apliques depósitos. Sin soluciones manuales, tu sistema de pago debería permitirte:

• Manejar formatos de factura personalizados que reflejen las estructuras de facturación del sector de la construcción
  
• Facturar en cuotas vinculadas a metas alcanzadas
  
• Rastrear retenciones automáticamente
  
• Aplicar pagos parciales contra facturas abiertas
  

Si el sistema no te permite hacer eso, no está diseñado para el sector de la construcción.

Métodos de pago flexibles:

Los propietarios comerciales pueden preferir las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH). Los propietarios de viviendas pueden querer pagar con tarjeta. Otros quieren hacer clic en un enlace y pagar en el acto. El sistema adecuado te permite ofrecer múltiples opciones: tarjeta, transferencia ACH, transferencia bancaria, sin costes adicionales.

Integración del software

Los mejores procesadores se integran con tus sistemas de contabilidad, gestión de proyectos o planificación de recursos empresariales (ERP) o tienen interfaces de programación de aplicaciones (API) limpias que puedes usar. Si la integración es deficiente, el tiempo que pasarás limpiando manualmente los registros de pago superará cualquier beneficio de cambiar de proveedor. Y sin ninguna integración, tendrás que volver a introducir datos o conciliar pagos a mano.

Busca:

• Integraciones preconstruidas con los sistemas que usas
  
• API amigables para desarrolladores, si necesitas algo personalizado
  
• Un dashboard limpio para los equipos que gestionan pagos a diario
  

Stripe, por ejemplo, se integra con herramientas específicas del sector como Unanet para que las empresas de construcción puedan insertar enlaces de «Pagar ahora», aceptar grandes pagos ACH y conciliarlos automáticamente.

Precios transparentes

Los márgenes en la construcción no son grandes. No puedes permitirte perder el 3 % de cada factura en tarifas poco claras. Quieres una estructura de precios que sea transparente y escale con tu volumen, no una que te penalice por caídas estacionales o trabajos atípicos.

Pregunta a los procesadores potenciales:

• ¿Las tarifas son fijas, niveladas o con plus de intercambio?
  
• ¿Cuáles son las tarifas de procesamiento de ACH y tarjeta?
  
• ¿Hay mínimos mensuales, tarifas de estado de cuenta o cargos por cumplir con el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago PCI DSS?
  
• ¿Hay una tarifa de cancelación o una tarifa por finalización anticipada?
  
• ¿Hay requisitos de reserva para transacciones grandes o irregulares?
  

Tiempos de fondos

Algunos responsables del tratamiento cobran pagos en entre 1 y 2 días hábiles. Otros pueden tardar más, especialmente si la transacción es grande o precisa una revisión.

Pregunta sobre los siguientes elementos:

• Tiempos de cobro para pagos ACH, con tarjeta y por transferencia bancaria
  
• Cualquier límite en el volumen diario o el tamaño de la transacción
  
• Políticas sobre retener fondos o crear reservas
  

No quieres ver que tu pago de 250.000 $ está retenido después de haber emitido nóminas o pedido materiales.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Estás manejando datos de pago sensibles, por lo que el responsable del tratamiento debería ayudarte a cumplir con los estándares de cumplimiento de la normativa.

Busca:

• Soporte para el cumplimiento de la normativa del sector de pagos con tarjeta (por ejemplo, tokenización, páginas de pago alojadas)
  
• Funciones de detección de fraude (por ejemplo, verificación de dirección, monitorización de transacciones)
  
• Manejo seguro de datos bancarios, particularmente cuando incorporas proveedores
  
• Soporte para informes 1099, flujos de trabajo de exención de gravámenes u otra documentación específica de la construcción
  

Si tu sistema de pagos no está diseñado para protegerte, te está costando más de lo que debería.

Soporte y servicio

Quieres un responsable del tratamiento que sea receptivo cuando importa. Es decir:

• Múltiples opciones de contacto
  
• Soporte exclusivo si tienes un alto volumen de pagos
  
• Resolución transparente de problemas para disputas, contracargos, o errores técnicos
  

Un retraso en los fondos puede provocar que se detenga un trabajo. No quieres esperar días a que alguien devuelva tu llamada.

Preparados para el futuro

Si tu empresa se expande con nuevos servicios, proyectos más complejos y equipos adicionales, tus necesidades de pago cambiarán.

Es de ayuda que tu responsable del tratamiento soporte:

• Transferencias de marketplace o plataformas (si gestionas proveedores)
  
• Suscripciones o facturación recurrente (para contratos de servicio o mantenimiento)
  
• Pagos internacionales (si realizas trabajos transfronterizos)
  
• Pagos integrados o etiquetado blanco (para software o plataformas asociadas)
  

Aunque no necesites esto ahora, tener la opción significa que no tendrás que empezar de cero más adelante.

¿Cómo funcionan los pagos progresivos y la retención en la construcción?

La estructura financiera en la construcción se basa en dos mecánicas clave: los pagos progresivos, que mantienen el trabajo en movimiento, y la retención, que contiene una parte del pago para gestionar los riesgos. Juntos, moldean cómo y cuándo se mueve el dinero en un proyecto.

Pagos progresivos

Los pagos progresivos son pagos parciales emitidos a lo largo de un proyecto, típicamente establecidos en función de cuánto trabajo se ha completado. En lugar de esperar a que se finalice el trabajo, los contratistas facturan de manera incremental (a menudo mensualmente), en función de metas alcanzadas o un calendario de valores.

Estos pagos generalmente vienen en forma de solicitudes de pago, que describen qué trabajo se ha realizado y cuánto se debe por un cierto período de tiempo. En muchos casos, esta solicitud incluye materiales almacenados, porcentaje completo por partida individual y pagos anteriores aplicados. Por ejemplo, un contratista, en un trabajo de 1 millón de dólares, del que se ha completado en un 30 %, podría presentar una solicitud de pago por 300.000 $. Esto se revisa, a veces se revisa de manera independiente, y luego se paga, a menudo restando la retención.

Este enfoque ayuda a las dos partes de la transacción. Los contratistas mantienen el flujo de caja para cubrir mano de obra y materiales. Los propietarios pagan por el progreso verificable, no por reclamaciones sin fundamento. Los gerentes de proyecto tienen una visión más clara del estatus del trabajo relacionado con un valor real.

Sin la facturación progresiva, se esperaría que los contratistas cubriesen todos los costos durante meses, sin que se les pagase hasta que todo estuviese terminado. Esa situación no es financieramente sostenible, especialmente para pequeñas o medianas empresas que gestionan múltiples trabajos a la vez.

Retención

La retención (también llamada retención de pagos) es un mecanismo contractual en el que se retiene una parte de cada pago (típicamente entre un 5 % y un 10 %) hasta que el proyecto alcance una finalización sustancial o final. La intención es asegurar que el contratista termine el trabajo, que se aborden las deficiencias y los elementos de la lista de verificación, y que haya apalancamiento financiero si surgen alguna disputa al final del proyecto. En la práctica, esto significa que un contratista que presenta una solicitud de pago de 100.000 $ podría recibir 90.000 $, y los últimos 10.000 $ retenerse hasta el cierre.

Habitualmente, la retención se calcula por pago, no como una suma global al final. Eso significa que la retención se va acumulando. En un trabajo de 10 meses de duración, se podría retirar el 10 % de la factura de cada mes, un total de 100.000 $ en fondos diferidos en un contrato de 1 millón de dólares. Para muchos contratistas, esa cantidad retenida representa la mayor parte o la totalidad de su margen de beneficio.

El contrato define el momento y las condiciones en que se libera la retención. A menudo, la retención se paga cuando:

• El proyecto se considera sustancialmente completo
  
• Todos los documentos de cierre, trabajo de lista de verificación y renuncias de gravámenes se presentan
  

Algunos contratos permiten la liberación parcial de la retención, particularmente en trabajos grandes o de múltiples fases. Aquí tienes algunos ejemplos:

• Después de que se complete el 50 % del trabajo, la tasa de retención podría disminuir.
  
• Los subcontratistas podrían recibir la retención completa cuando sus tareas específicas estén completas, incluso si el proyecto más grande aún está en curso.
  

El uso de estas opciones depende en gran medida de cómo esté redactado el contrato y de cuán agresivamente los contratistas negocien. Con demasiada frecuencia, los términos de retención se tratan como fijos. Pero, como sucede con todo en un contrato de construcción, son negociables:

• En proyectos de bajo riesgo, podría tener sentido presionar por una retención reducida o exenta.
  
• Para subcontratistas conocidos, los contratistas generales podrían acordar activadores de liberación más tempranos.
  
• Los propietarios podrían ofrecer pagos por fases vinculados a la finalización de elementos específicos del trabajo.
  

Conocer cuáles son tus derechos legales y las leyes locales que rigen la retención puede ayudarte a estructurar términos más justos.

Seguimiento de la retención y pagos progresivos

Gestionar estos dos elementos te ayuda a mantener la estabilidad financiera durante todo un proyecto. Tus sistemas necesitan:

• Aplicar la retención automáticamente por cada factura
  
• Rastrear los importes totales retenidos por proveedor y trabajo
  
• Separar la retención de los ingresos devengados pero no pagados
  
• Manejar múltiples eventos de liberación de retenciones, especialmente a lo largo de proyectos amplios
  

Recuerda que la retención no siempre se aplica de la misma manera. Algunos propietarios la aplican a materiales y mano de obra; otros lo hacen solo en tareas subcontratadas. Las herramientas que tienen en cuenta esas variaciones ayudan a prevenir disputas y falta de fondos.

¿Cómo pueden las empresas de construcción prevenir el fraude en los pagos y cumplir la normativa?

Las empresas de construcción gestionan grandes sumas, largas cadenas de pagos y a muchos terceros, lo que las pone en riesgo de fraude e incumplimiento normativo. Pero pueden evitar la mayor parte de los posibles daños con los sistemas y hábitos correctos.

A continuación te explicamos cómo proteger tu empresa sin ralentizarla:

Cambiar a pagos electrónicos

Los cheques pueden robarse, falsificarse o ser interceptados del correo. El fraude relacionado con cheques ha ido en aumento: en 2022, las instituciones financieras en EE. UU. presentaron más de 680.000 Informes de Actividad Sospechosa (SAR, por sus siglas en inglés) para informar sobre posibles fraudes con cheques. Cambiar la modalidad de pago a pagos electrónicos como las transferencias ACH, los portales online seguros y los enlaces bancarios directos minimiza esos riesgos y hace que tu rastro de pagos sea más fácil de seguir.

Verifica siempre la información financiera

Un correo electrónico de empresa comprometido es otro riesgo importante. Un actor fraudulento puede hacerse pasar por un proveedor y pedirte que actualices tus datos bancarios, esperando que transfieras fondos a la cuenta equivocada. Para evitar esto, establece un proceso de verificación. Siempre que alguien cambie su información de pago, confírmalo por teléfono a través de un número que ya tengas (no el que figure en el correo electrónico). Y nunca compartas ni acepte datos bancarios sensibles por correo electrónico. Utiliza un portal de onboarding seguro en su lugar.

Si tus proveedores añaden información bancaria, asegúrate de que lo hagan a través de un sistema que esté cifrado y cumpla con la normativa, no un formulario PDF o un archivo adjunto a un correo electrónico. Algunas plataformas como Stripe manejan esto de forma nativa.

Establece controles internos

Esto es higiene contable básica, pero merece la pena repetirlo: separa las distintas funciones. La persona que aprueba las facturas no debe ser la misma que envía los pagos. Solicita múltiples aprobaciones para las transferencias grandes. Realiza auditorías con regularidad para detectar posibles errores antes de que estos te salgan caros.

Utiliza la detección de fraude para pagos entrantes

Si aceptas pagos con tarjeta de crédito, especialmente de propietarios de viviendas o clientes más pequeños, elige un responsable del tratamiento con detección de fraude incorporada. Herramientas como la verificación de direcciones, controles de velocidad y banderas de IA ayudan a detectar actividades sospechosas antes de que afecten a tu cuenta.

Mantente al día en cuanto al cumplimiento de la normativa

El incumplimiento de las leyes de pago, las reglas fiscales o las obligaciones contractuales puede llevar a sanciones, demandas o algo peor. Estas son las áreas que más importan en la construcción:

Leyes de pago rápido

La mayoría de los estados de EE. UU. tienen leyes que exigen que se les pague a los contratistas y subcontratistas dentro de un plazo específico, a menudo entre los 7 y 30 días después de recibir el pago del propietario. Si retrasas el pago sin justificación, podrías deber intereses o enfrentarte a problemas con tu licencia.

Realiza un seguimiento de los plazos y efectúa los pagos a tiempo. Utiliza software que registre la hora de las aprobaciones y te recuerde cuándo vencen los pagos.

Renuncias de gravámenes y documentación de liberación

Cada vez que pagues a alguien, debes realizar un seguimiento de las renuncias condicionales, liberaciones incondicionales y renuncias finales de gravámenes. Si no lo haces, podrás tener que enfrentarte a reclamaciones de gravámenes, incluso por trabajos que ya han sido pagados.

Algunas plataformas de pagos automatizan el seguimiento de la documentación al vincular el pago con el intercambio de renuncias. El subcontratista carga su renuncia firmada y a continuación el sistema les paga. Ya lo automatices o no, no omitas el paso de la documentación.

Obligaciones de declaración fiscal

Si estás pagando a contratistas independientes o a pequeñas empresas, es probable que seas responsable de informar sobre esos pagos al final del año. Un sistema de pago bien integrado puede recoger identificaciones fiscales y realizar un seguimiento de los totales de pago para facilitar la presentación del 1099.

Cumplimiento de la normativa PCI para pagos con tarjeta

Si aceptas pagos con tarjeta, necesitas cumplir con el PCI DSS. Elige un responsable del tratamiento que utilice tokenización, páginas de pago alojadas y almacenamiento seguro. Nunca recojas ni almacenes datos brutos de tarjetas tú mismo.

Conocimiento del cliente (KYC):

Si facilitas pagos a terceros, podrías estar sujeto a regulaciones vinculadas a la transmisión de dinero. Utiliza un proveedor que entienda los requisitos de KYC para que no estés recogiendo identificaciones manualmente o realizando comprobaciones contextuales sin un marco.

¿Cómo pueden facilitar el pago a los clientes las empresas de construcción?

Si quieres recibir pagos más rápido, la solución más simple suele ser facilitar que tus clientes te paguen. Envía facturas claras, incluye instrucciones sencilla y no te centres en los cheques. Cuanto más fácil sea el proceso de pago, más corto será tu ciclo de ventas pendientes (DSO) y más fuertes serán tus relaciones con los clientes.

A continuación algunas tácticas que puedes usar:

Ofrece múltiples y convenientes formas de pagar

Diferentes clientes requieren diferentes opciones de pago. Algunos siempre preferirán pagar por ACH o transferencia bancaria. Otros, particularmente propietarios de viviendas o clientes de pequeñas empresas, podrían querer usar tarjetas de crédito para gestionar el flujo de caja o ganar recompensas.

Para evitar cuellos de botella, tu sistema de pago debería soportar:

• Transferencias ACH para pagos más grandes B2B
  
• Tarjetas de crédito y débito para clientes que prefieren velocidad o flexibilidad
  
• Monederos digitales (por ejemplo, Apple Pay) allí donde sea relevante
  
• Transferencias bancarias para transacciones de alto valor o clientes con sistemas de pago internos
  

Envía facturas completas que sean fáciles de pagar

Las mejores facturas son aquellas que no plantean dudas al cliente sobre por qué se le está facturando y ofrecen una forma rápida de completar el pago. Esto suele significar:

• Un formato de factura limpio y estandarizado (artículos, fecha de vencimiento, información del proyecto)
  
• Documentación de apoyo (fotos, albaranes, órdenes de cambio firmadas) cuando sea necesario
  
• Un enlace de «Pagar ahora» integrado que funcione en el escritorio y el móvil
  
• Opciones para pagar con tarjeta o por transferencia bancaria, directamente desde la factura
  
• Una pantalla de confirmación o correo electrónico una vez que se envía el pago
  
• Detalles de contacto para cualquier pregunta sobre la facturación
  

Si alguien tiene que descargar un PDF, abrir su aplicación bancaria, buscar tu número de ruta y esperar que todo se haya hecho correctamente, el proceso se ralentizará y hará que los retrasos sean más probables. En contraste, una factura por Stripe permite a un cliente revisar la factura y pagar de forma segura en menos de un minuto. Esa facilidad puede traducirse en menos seguimientos y cobros más rápidos.

Alinea tu estructura de facturación con el proyecto

Los pagos progresivos son la norma en la construcción. Pero no siempre son intuitivos para los clientes de fuera del sector, especialmente si esperan que se les facture solo al final.

Asegúrate de que tus facturas y comunicaciones reflejen cómo funciona tu facturación:

• Incluye explicaciones claras para pagos parciales o retenciones.
  
• Enumera los pagos anteriores y el saldo actual para que puedan ver el panorama completo.
  
• Vincula el pago al entregable correspondiente o al trabajo completado para la facturación basada en metas alcanzadas facturación.
  

La transparencia respecto al tiempo de pago ayuda a evitar disputas y acelera las aprobaciones.

Usa un portal de clientes cuando tenga sentido hacerlo

Si trabajas con clientes recurrentes, considera establecer un portal donde puedan:

• Ver facturas abiertas
  
• Pagar múltiples saldos a la vez
  
• Descargar recibos o el historial de pagos
  
• Gestionar métodos de pago almacenados
  

Un proceso autogestionado puede reducir las comunicaciones y la carga de trabajo de tu equipo contable. También le da a tus clientes más autonomía, lo que a menudo conduce a pagos más rápidos y menos preguntas.

Considera cobrar el pago en el momento, para trabajos más pequeños

En trabajos residenciales o comerciales ligeros, cobrar el pago en el momento del servicio puede acelerar las cosas. Si has completado una renovación de baño o una instalación de calefacción, ventilación y aire acondicionado, puedes evitar retrasos aceptando pagos con tarjeta o transferencias bancarias en el momento, a través de un dispositivo móvil o tablet.