ธุรกิจการก่อสร้างต้องเผชิญกับหนึ่งในระบบการชำระเงินที่กระจัดกระจายและมีแนวโน้มล่าช้ามากที่สุดในบรรดาอุตสาหกรรมทั้งหมด ตามข้อมูลจากรายงานปี 2024 การชำระเงินล่าช้าคิดเป็น 14% ของต้นทุนการก่อสร้างทั้งหมด ซึ่งคิดเป็นมูลค่า 280,000 ล้านดอลลาร์ การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า เงินประกัน การจ่ายเงินล่าช้า การสละสิทธิ์การยึดทรัพย์ และการอนุมัติด้วยตนเองสามารถสิ่งที่จัดการได้ยากและมีความเสี่ยงสูง แต่ขั้นตอนการชำระเงินที่ดีขึ้นสามารถช่วยลดความเสี่ยงได้

เราจะพูดถึงวิธีการทำงานของการประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานก่อสร้าง สิ่งที่ทำให้ล่าช้า และวิธีทำให้เร็วขึ้น ปลอดภัยขึ้น และคาดการณ์ได้มากขึ้นที่ด้านล่างนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ระบบการชำระเงินใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจก่อสร้าง
  
• การชำระเงินตามความคืบหน้าและเงินประกันทำงานอย่างไรในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง
  
• ธุรกิจก่อสร้างสามารถป้องกันการฉ้อโกงในการชำระเงินและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร
  
• ธุรกิจก่อสร้างช่วยให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้นได้อย่างไร
  

ระบบการชำระเงินใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจก่อสร้าง

ธุรกิจการก่อสร้างต้องการผู้ให้บริการชำระเงินที่เข้าใจโครงสร้างของการเรียกเก็บเงินสำหรับการก่อสร้าง นั่นคือการชำระเงินจำนวนมาก, ตารางเวลาที่ไม่แน่นอน, เงินประกัน, การสละสิทธิ์การยึดทรัพย์, การเบิกจ่ายบางส่วน และอื่นๆ อีกมากมาย สิ่งที่ควรมองหาเมื่อคุณประเมินผู้ประมวลผลมีดังนี้

ความเหมาะสมของอุตสาหกรรม

ผู้ประมวลผลบางรับมือกับอุตสาหกรรมก่อสร้างได้ดี บางรายจัดประเภทเป็นอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูงเนื่องจากขนาดของตั๋วที่ใหญ่ ตารางเวลาที่ไม่แน่นอน หรือความเป็นไปได้ของข้อโต้แย้ง ซึ่งอาจนำไปสู่การระงับบัญชี ข้อกำหนดการกันวงเงิน หรือการปฏิเสธ

มองหาผู้ประมวลผลการชำระเงินที่รองรับธุรกรรมแบบ B2B ที่มีปริมาณมากและมูลค่าสูงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และได้รับการใช้งานจริงจากธุรกิจก่อสร้างอื่นๆ หรือแพลตฟอร์มที่คุณไว้ใจ หากผู้ประมวลผลดูกังวลกับโมเดลธุรกิจของคุณ นั่นอาจเป็นสัญญาณให้คุณไปต่อ

การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้าและเงินประกัน

ในการก่อสร้าง คุณอาจเรียกเก็บเงินเป็นระยะๆ โดยการกันวงเงินประกันไว้ และใช้เงินมัดจำ โดยไม่มีต้องทำงานด้วยตนเอง ระบบการชำระเงินของคุณควรให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• จัดการรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองซึ่งสะท้อนโครงสร้างการเรียกเก็บเงินสำหรับการก่อสร้าง
  
• เรียกเก็บเงินแบบผ่อนชำระตามเป้าหมายสำคัญ
  
• ติดตามเงินประกันโดยอัตโนมัติ
  
• ใช้การชำระเงินบางส่วนกับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
  

หากระบบไม่สามารถให้คุณทำเช่นนั้นได้ แสดงว่าระดับดังกล่าวไม่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมก่อสร้าง

วิธีการชำระเงินที่ยืดหยุ่น

เจ้าของธุรกิจเชิงพาณิชย์อาจชอบการโอนเงินผ่านสำนักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) มากกว่า เจ้าของบ้านอาจต้องการชำระเงินด้วยบัตร คนอื่นๆ ต้องการคลิกลิงก์และชำระเงินทันที ระบบที่เหมาะสมช่วยให้คุณเสนอทางเลือกที่หลากหลายได้ เช่น บัตร, การโอนเงินผ่าน ACH, การโอนเงินผ่านธนาคารโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

การผสานการทำงานซอฟต์แวร์

ผู้ประมวลผลที่ดีที่สุดจะเชื่อมต่อกับระบบบัญชี การจัดการโครงการ หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือมีอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ที่เรียบง่ายและใช้สะดวก หากมีการผสานการทำงานที่ไม่ดี เวลาที่คุณใช้ในการจัดระเบียบบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองจะมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับจากการเปลี่ยนผู้ให้บริการ และหากไม่มีการผสานการทำงาน คุณจะต้องป้อนข้อมูลใหม่หรือกระทบยอดการชำระเงินด้วยตนเอง

มองหาสิ่งต่อไปนี้

• การผสานการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้ากับระบบที่คุณใช้
  
• API ที่เป็นมิตรกับนักพัฒนา หากคุณต้องการกำหนดเอง
  
• แดชบอร์ดที่เรียบง่ายสำหรับทีมที่จัดการการชำระเงินรายวัน
  

ตัวอย่างเช่น Stripe ผสานการทำงานกับเครื่องมือเฉพาะอุตสาหกรรม เช่น Unanet เพื่อให้ธุรกิจการก่อสร้างสามารถฝังลิงก์ "ชำระเงินเลย", รับการชำระเงิน ACH จำนวนมาก และกระทบยอดโดยอัตโนมัติ

ค่าบริการที่โปร่งใส

กำไรของอุตสาหกรรมก่อสร้างไม่สูงนัก คุณไม่สามารถเสียค่าใช้จ่าย 3% ของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับไปกับค่าธรรมเนียมที่ไม่ชัดเจนได้ คุณต้องการโครงสร้างค่าบริการที่โปร่งใสและปรับขนาดตามปริมาณธุรกรรมของคุณได้ ไม่ใช่โครงสร้างค่าบริการที่ลงโทษคุณเมื่อยอดตกตามฤดูกาลหรือในงานที่ไม่เป็นไปตามแบบแผนทั่วไป

สอบถามผู้ประมวลผลเป้าหมายดังนี้

• อัตราค่าธรรมเนียมเป็นแบบคงที่ แบบขั้นบันได หรือบวกค่าธรรมเนียมธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคาร
  
• ค่าธรรมเนียมการประมวลผล ACH และการประมวลผลบัตรคืออะไร
  
• มียอดขั้นต่ำรายเดือน ค่าธรรมเนียมใบแจ้งยอด หรือค่าธรรมเนียมสำหรับการปฏิบัติตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสำหรับอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS) หรือไม่
  
• มีค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือค่าธรรมเนียมการยกเลิกข้อตกลงก่อนหมดสัญญาหรือไม่
  
• มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการกันวงเงินสำหรับธุรกรรมปริมาณมากหรือที่ไม่ปกติหรือไม่
  

ระยะเวลาการจัดสรรเงิน

ผู้ประมวลผลบางรายจะชำระเงินใน 1-2 วันทำการ ผู้ประมวลผลรายอื่นๆ อาจใช้เวลานานกว่านั้น โดยเฉพาะหากธุรกรรมมีปริมาณมากหรือต้องมีการตรวจสอบ

สอบถามเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้

• ลำดับเวลาการชำระเงินสำหรับ ACH, บัตร และการโอนระหว่างธนาคาร
  
• ขีดจำกัดเกี่ยวกับปริมาณรายวันหรือขนาดธุรกรรม
  
• นโยบายเกี่ยวกับการระงับยอดเงินหรือการสร้างการกันวงเงิน
  

คุณไม่ต้องการที่จะพบว่าการชำระเงิน 250,000 ดอลลาร์สหรัฐถูกระงับไว้หลังจากที่คุณได้ออกเงินเดือนหรือสั่งซื้อวัสดุ

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คุณกำลังจัดการข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อน ดังนั้น ผู้ประมวลผลจึงควรช่วยให้คุณปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

มองหาสิ่งต่อไปนี้

• การสนับสนุนสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ PCI (เช่น การแปลงเป็นโทเค็น หน้าการชำระเงินในระบบ)
  
• ฟีเจอร์การตรวจจับการฉ้อโกง (เช่น การยืนยันที่อยู่, การเฝ้าติดตามธุรกรรม)
  
• การจัดการรายละเอียดธนาคารอย่างปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเพิ่มผู้ให้บริการเข้ามาในระบบ
  
• การสนับสนุนสำหรับการรายงาน 1099, ขั้นตอนการทำงานของการสละสิทธิ์การยึดทรัพย์ หรือเอกสารเฉพาะทางด้านการก่อสร้างอื่นๆ
  

หากระบบการชำระเงินของคุณไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อปกป้องคุณ จะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควรจะเป็น

การสนับสนุนและบริการ

คุณต้องการผู้ประมวลผลที่ตอบสนองได้ทันทีเมื่อจำเป็น นั่นหมายความว่า

• มีตัวเลือกการติดต่อหลายรายการ
  
• การสนับสนุนเฉพาะหากคุณมีปริมาณการชำระเงินสูง
  
• การแก้ไขปัญหาที่โปร่งใสสำหรับข้อโต้แย้ง การดึงเงินคืน หรือข้อบกพร่องทางเทคนิค
  

ความล่าช้าในเงินทุนอาจทำให้งานหยุดงานได้ คุณไม่ต้องการรอหลายวันเพื่อให้คนโทรกลับ

ความพร้อมในอนาคต

หากธุรกิจของคุณขยายตัวด้วยบริการใหม่ๆ โครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น และทีมงานเพิ่มเติม ความต้องการด้านการชำระเงินของคุณจะเปลี่ยนแปลงไป

จะช่วยได้หากผู้ประมวลผลของคุณสนับสนุนสิ่งต่อไปนี้

• การเบิกจ่ายของมาร์เก็ตเพลสหรือแพลตฟอร์ม (หากคุณจัดการผู้ให้บริการ)
  
• การสมัครสมาชิกหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า (สำหรับสัญญาบริการหรือการบำรุงรักษา)
  
• การชำระเงินระหว่างประเทศ (หากคุณทำงานข้ามพรมแดน)
  
• ระบบชำระเงินที่ผสานรวมในตัวหรือการติดฉลากขาว (สำหรับซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มพาร์ทเนอร์)
  

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการสิ่งเหล่านี้ในตอนนี้ การมีตัวเลือกหมายความว่าคุณจะไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ในภายหลัง

การชำระเงินตามความคืบหน้าและเงินประกันทำงานอย่างไรในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง

โครงสร้างทางการเงินของอุตสาหกรรมก่อสร้างถูกสร้างขึ้นจากกลไกหลักสองอย่าง นั่นคือการชำระเงินตามความคืบหน้า ซึ่งทำให้การทำงานดำเนินต่อไปได้ และเงินประกัน ซึ่งจะระงับการชำระเงินส่วนหนึ่งเพื่อจัดการความเสี่ยง กลไกทั้งสองนี้จะกำหนดว่าเงินจะหมุนเวียนผ่านโครงการอย่างไรและเมื่อใด

การชำระเงินตามความคืบหน้า

การชำระเงินตามความคืบหน้าเป็นการชำระเงินบางส่วนที่ออกในระหว่างโครงการ โดยปกติแล้ว จะขึ้นอยู่กับว่างานเสร็จสมบูรณ์ไปมากเท่าใด แทนที่จะรอให้การทำงานเสร็จสมบูรณ์ ผู้รับเหมาจะออกใบเรียกเก็บเงินเป็นระยะ (มักจะเป็นรายเดือน) ตามเป้าหมายสำคัญหรือกำหนดการของค่าใช้จ่าย

การชำระเงินเหล่านี้มักมาในรูปแบบของใบขอรับชำระเงิน ซึ่งจะระบุว่างานใดได้ดำเนินการไปแล้ว และเป็นจำนวนเงินที่ค้างชำระในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ในหลายๆ กรณี ใบขอรับชำระเงินนี้จะรวมถึงวัสดุที่จัดเก็บไว้ เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ต่อบรรทัดรายการ และการชำระเงินก่อนหน้านี้ที่นำมาใช้ ตัวอย่างเช่น ผู้รับเหมาที่ทำงานมูลค่า 1 ล้านดอลลาร์สหรัฐซึ่งเสร็จสมบูรณ์แล้ว 30% อาจส่งใบขอรับชำระเงินมูลค่า 300,000 ดอลลาร์สหรัฐ จะมีการตรวจสอบ ซึ่งบางครั้งจะมีการยืนยันโดยอิสระ จากนั้นจะมีการชำระเงิน โดยมักจะหักจากเงินประกัน

วิธีการนี้ช่วยทั้งสองฝ่ายในธุรกรรม ผู้รับเหมาะจะรักษากระแสเงินสดเพื่อครอบคลุมค่าแรงและวัสดุ เจ้าของจะชำระเงินสำหรับความคืบหน้าที่สามารถตรวจสอบได้ ไม่ใช่การเรียกร้องที่ไม่มีหลักฐาน ผู้จัดการโครงการได้รับมุมมองที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสถานะงานที่เชื่อมโยงกับมูลค่าที่แท้จริง

หากไม่มีการเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า ผู้รับเหมาจะต้องชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นเวลาหลายเดือน โดยรอรับการชำระเงินเมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น สถานการณ์นั้นไม่ยั่งยืนทางการเงิน โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลางที่จัดการงานหลายงานไปพร้อมๆ กัน

เงินประกัน

เงินประกัน (เรียกอีกชื่อว่าการกันเงิน) คือกลไกตามสัญญาที่จะหักเงินส่วนหนึ่งของแต่ละงวดการชำระเงิน (ปกติประมาณ 5%-10%) ไว้จนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ในระดับที่สำคัญหรือเสร็จสิ้นทั้งหมด เจตนาคือเพื่อทำให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาจะทำงานให้เสร็จ ข้อบกพร่องและรายการที่ต้องแก้ไขจะได้รับการจัดการ และมีแรงกดดันทางการเงินหากเกิดข้อโต้แย้งในระยะหลังของโครงการ ในทางปฏิบัติ หมายความว่าผู้รับเหมาที่ส่งใบขอรับชำระเงิน 100,000 ดอลลาร์สหรัฐอาจได้รับ 90,000 ดอลลาร์สหรัฐ โดยที่ 10,000 ดอลลาร์สหรัฐที่เหลือจะถูกกันไว้จนกว่าจะปิดโครงการ

เงินประกันจะถูกคำนวณตามการชำระเงินแต่ละครั้ง ไม่ใช่เป็นจำนวนเงินรวมก้อนเดียวในตอนท้าย นั่นหมายความว่าการกันเงินจะสะสมเมื่อเวลาผ่านไป ในงานที่ใช้เวลา 10 เดือน อาจมีการหักเงิน 10% จากใบแจ้งหนี้ของแต่ละเดือน ซึ่งรวมเป็นเงิน 100,000 ดอลลาร์สหรัฐในเงินทุนที่กันไว้ในสัญญามูลค่า 1 ล้านดอลลาร์ สำหรับผู้รับเหมาหลายราย จำนวนเงินที่กันไว้นั้นแสดงถึงกำไรส่วนใหญ่หรือทั้งหมด

สัญญาจะกำหนดเวลาและเงื่อนไขสำหรับการปล่อยเงินประกันเอาไว้ เงินประกันมักจะจ่ายเมื่อ

• โครงการทั้งหมดถือว่าเสร็จสมบูรณ์เกือบสมบูรณ์แล้ว
  
• เอกสารปิดโครงการทั้งหมด งานตามรายการแก้ไข และหนังสือสละสิทธิ์การยึดทรัพย์ถูกส่ง
  

สัญญาบางฉบับอนุญาตให้ปล่อยเงินประกันบางส่วน โดยเฉพาะในงานขนาดใหญ่หรือหลายเฟส ตัวอย่างบางส่วนมีดังนี้

• หลังจากที่ทำงานเสร็จ 50% อัตราเงินประกันอาจลดลง
  
• ผู้รับเหมาย่อยอาจได้รับเงินประกันทั้งหมดเมื่องานเฉพาะของตนเสร็จสิ้นแล้ว ถึงแม้ว่าโครงการใหญ่จะยังดำเนินอยู่
  

ไม่ว่าจะใช้ตัวเลือกเหล่านี้หรือไม่ขึ้นอยู่กับวิธีการเขียนสัญญาและการเจรจาของผู้รับเหมา เงื่อนไขเงินประกันมักถูกมองว่าไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อยู่บ่อยๆ แต่เช่นเดียวกับทุกสิ่งในสัญญาก่อสร้าง เป็นสิ่งที่สามารถเจรจาได้:

• ในโครงการที่มีความเสี่ยงต่ำ อาจเป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะผลักดันให้ลดหรือยกเว้นเงินประกัน
  
• สำหรับผู้รับเหมาย่อยที่รู้จัก ผู้รับเหมาทั่วไปอาจตกลงที่จะปล่อยเงินประกันในช่วงเวลาที่เร็วขึ้น
  
• เจ้าของอาจเสนอการเบิกเงินแบบแบ่งเป็นระยะตามการเสร็จสิ้นขององค์ประกอบงานที่เฉพาะเจาะจง
  

การรู้สิทธิทางกฎหมายของคุณและกฎหมายท้องถิ่นที่ควบคุมเงินประกันสามารถช่วยให้คุณจัดโครงสร้างเงื่อนไขที่เป็นธรรมยิ่งขึ้นได้

การติดตามเงินประกันและการจ่ายเงินตามความคืบหน้า

การจัดการสององค์ประกอบนี้จะช่วยให้คุณมีเสถียรภาพทางการเงินตลอดทั้งโครงการ ระบบของคุณจะต้อง

• หักเงินประกันโดยอัตโนมัติตามใบแจ้งหนี้
  
• ติดตามจำนวนเงินที่กันไว้ทั้งหมดต่อผู้ให้บริการและงาน
  
• แยกเงินประกันออกจากรายรับที่ได้รับแต่ยังไม่ได้ชำระ
  
• จัดการกับเหตุการณ์การปล่อยเงินประกันหลายรายการ โดยเฉพาะในกำหนดเวลาที่ยาวนาน
  

โปรดทราบว่าไม่ได้นำเงินประกันไปใช้ในลักษณะเดียวกันเสมอไป เจ้าของบางรายใช้กับวัสดุและแรงงาน คนอื่นๆ ทำเช่นนั้นเฉพาะกับงานที่จ้างผู้รับเหมาย่อยเท่านั้น เครื่องมือที่คำนึงถึงความแตกต่างเหล่านั้นช่วยป้องกันข้อโต้แย้งและการสูญหายของเงินได้

ธุรกิจก่อสร้างสามารถป้องกันการฉ้อโกงในการชำระเงินและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร

ธุรกิจก่อสร้างต้องจัดการกับเงินจำนวนมาก ห่วงโซ่การชำระเงินที่ยาว และบุคคลที่สามจำนวนมาก ซึ่งทำให้มีความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงและการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่พวกเขาสามารถหลีกเลี่ยงความเสียหายส่วนใหญ่ได้ด้วยระบบและพฤติกรรมที่เหมาะสม

วิธีการปกป้องธุรกิจของคุณโดยไม่ทำให้ล่าช้ามีดังนี้

เปลี่ยนไปใช้การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

เช็คอาจถูกขโมย ปลอมแปลง หรือถูกดักจับในไปรษณีย์ได้ การฉ้อโกงที่เกี่ยวข้องกับเช็คมีแนวโน้มเพิ่มขึ้น ในปี 2022 สถาบันการเงินในสหรัฐอเมริกาได้ยื่นรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัย (SARs) มากกว่า 680,000 ฉบับเพื่อรายงานการฉ้อโกงเช็คที่อาจเกิดขึ้น การเปลี่ยนไปใช้การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การโอน ACH, พอร์ทัลออนไลน์ที่ปลอดภัย และลิงก์ไปยังธนาคารโดยตรงจะช่วยลดความเสี่ยงเหล่านั้นและทำให้ติดตามเส้นทางการชำระเงินของคุณติดตามได้ง่ายขึ้น

ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินอยู่เสมอ

อีเมลธุรกิจที่ถูกบุกรุกเป็นอีกหนึ่งความเสี่ยงที่สำคัญ มิจฉาชีพสามารถแอบอ้างเป็นผู้ขายและขอให้คุณอัปเดตข้อมูลธนาคาร โดยหวังว่าคุณจะโอนเงินไปผิดบัญชี เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ ให้สร้างขั้นตอนการยืนยัน เมื่อใดก็ตามที่มีคนเปลี่ยนแปลงข้อมูลการชำระเงิน ให้ยืนยันทางโทรศัพท์ด้วยหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณมีอยู่แล้ว (ไม่ใช่หมายเลขโทรศัพท์ในอีเมล) และอย่าแชร์หรือรับรายละเอียดธนาคารที่ละเอียดอ่อนทางอีเมล ใช้พอร์ทัลกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ปลอดภัยแทน

หากผู้ให้บริการของคุณกำลังป้อนข้อมูลธนาคาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาดำเนินการเช่นนั้นผ่านระบบที่มีการเข้ารหัสและเป็นไปตามข้อกำหนด ไม่ใช่แบบฟอร์ม PDF หรือไฟล์แนบอีเมล แพลตฟอร์มส่วนหนึ่ง เช่น Stripe จะจัดการสิ่งนี้โดยตรง

ตั้งค่าการควบคุมภายใน

นี่เป็นหลักปฏิบัติพื้นฐานทางบัญชีที่ควรย้ำเตือน นั่นคือแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกจากกัน บุคคลที่อนุมัติใบแจ้งหนี้ไม่ควรเป็นบุคคลเดียวกันกับบุคคลที่ส่งการชำระเงิน กำหนดให้มีการลงนามหลายครั้งสำหรับการโอนเงินจำนวนมาก ตรวจสอบอยู่เป็นประจำเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่สูง

ใช้การตรวจจับการฉ้อโกงสำหรับการชำระเงินขาเข้า

หากคุณรับการชำระเงินด้วยบัตรเครดิต โดยเฉพาะจากเจ้าของบ้านหรือลูกค้ารายย่อย ให้เลือกผู้ประมวลผลที่มีระบบตรวจสอบการฉ้อโกงในตัว เครื่องมือต่างๆ เช่น การยืนยันที่อยู่ การตรวจสอบความเร็ว และการรายงานโดย AI ช่วยในการสังเกตกิจกรรมที่น่าสงสัยก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อบัญชีของคุณ

ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายการชำระเงิน กฎด้านภาษี หรือข้อผูกพันตามสัญญาอาจนำไปสู่บทลงโทษ การฟ้องร้อง หรือผลร้ายแรงกว่านั้น ประเด็นสำคัญที่สุดในงานก่อสร้างมีดังนี้

กฎหมายเกี่ยวกับการชำระเงินอย่างรวดเร็ว

รัฐส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกามีกฎหมายที่กำหนดให้ผู้รับเหมาและผู้รับเหมาย่อยต้องได้รับการชำระเงินภายในช่วงเวลาที่กำหนด มักจะเป็นภายใน 7-30 วันหลังจากที่คุณได้รับการชำระเงินจากเจ้าของ หากคุณชำระเงินล่าช้าโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร คุณอาจต้องจ่ายดอกเบี้ยหรือเผชิญกับปัญหาการออกใบอนุญาต

ติดตามกำหนดเวลาและชำระเงินให้ตรงเวลา ใช้ซอฟต์แวร์ที่มีการประทับเวลาในการอนุมัติและเตือนคุณเมื่อครบกำหนดชำระเงิน

เอกสารการสละสิทธิ์การยึดทรัพย์และการปลดภาระผูกพัน

ทุกครั้งที่คุณชำระเงินให้ใคร คุณควรติดตามการสละสิทธิ์แบบมีเงื่อนไข การปลดภาระแบบไม่มีเงื่อนไข และการสละสิทธิ์การยึดทรัพย์สุดท้าย ถ้าคุณไม่ดำเนินการ คุณอาจตกเป็นเป้าของการเรียกร้องสิทธิ์ในการยึดทรัพย์ แม้จะเป็นงานที่ชำระเงินไปแล้วก็ตาม

แพลตฟอร์มการชำระเงินบางส่วนทำให้การติดตามเอกสารเป็นอัตโนมัติโดยการเชื่อมโยงการชำระเงินกับการแลกเปลี่ยนการสละสิทธิ์ ผู้รับเหมาย่อยอัปโหลดเอกสารการสละสิทธิ์ที่ลงนามแล้ว จากนั้นระบบจะจ่ายเงินให้พวกเขา ไม่ว่าคุณจะทำให้เป็นอัตโนมัติหรือไม่ อย่าข้ามขั้นตอนด้านเอกสาร

ภาระผูกพันในการรายงานภาษี

หากคุณชำระเงินให้ผู้รับเหมาอิสระหรือธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจมีหน้าที่รับผิดชอบในการรายงานการชำระเงินเหล่านั้นในช่วงปลายปี ระบบการชำระเงินที่ผสานการทำงานอย่างดีสามารถเก็บหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและติดตามยอดการชำระเงินเพื่อการยื่นแบบ 1099 ได้ง่ายขึ้น

การปฏิบัติตาม PCI สำหรับการชำระเงินด้วยบัตร

หากคุณรับการชำระเงินด้วยบัตร คุณต้องปฏิบัติตาม PCI DSS เลือกผู้ประมวลผลที่ใช้การแปลงเป็นโทเค็น หน้าการชำระเงินในระบบ และการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย อย่าเก็บหรือจัดเก็บข้อมูลบัตรดิบด้วยตัวเอง

รู้จักลูกค้าของคุณ (KYC)

หากคุณกำลังอำนวยความสะดวกในการชำระเงินให้กับบุคคลที่สาม คุณอาจอยู่ภายใต้กฎระเบียบด้านการรับโอนเงิน ใช้ผู้ให้บริการที่เข้าใจข้อกำหนด KYC เพื่อที่คุณจะไม่ต้องเก็บเอกสารประจำตัวด้วยตนเองหรือตรวจสอบประวัติอโดยไม่มีกรอบการทำงาน

ธุรกิจก่อสร้างช่วยให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้นได้อย่างไร

หากคุณต้องการได้รับเงินเร็วขึ้น วิธีแก้ไขที่ง่ายที่สุดมักจะเป็นการทำให้ลูกค้าของคุณชำระเงินให้คุณได้ง่ายขึ้น ส่งใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน รวมคำแนะนำง่ายๆ และอย่าพึ่งพาเช็ค ยิ่งขั้นตอนการชำระเงินง่ายเท่าใด ระยะเวลาขายค้างชำระ (DSO) ก็จะสั้นลง และความสัมพันธ์กับลูกค้าก็จะแข็งแกร่งยิ่งขึ้น

กลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้ได้มีดังนี้

เสนอวิธีการชำระเงินที่หลากหลายและสะดวกสบาย

ลูกค้าแต่ละรายต้องการตัวเลือกการชำระเงินที่แตกต่างกัน ลูกค้าบางรายจะชอบชำระเงินผ่าน ACH หรือการโอนเงินผ่านธนาคารมากกว่าเสมอ ลูกค้าคนอื่นๆ โดยเฉพาะเจ้าของบ้านหรือลูกค้าธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องการใช้บัตรเครดิตเพื่อจัดการกระแสเงินสดหรือรับรางวัล

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด ระบบการชำระเงินของคุณควรรองรับสิ่งต่อไปนี้

• การโอน ACH สำหรับการชำระเงิน B2B ที่มีมูลค่าสูง
  
• บัตรเครดิตและบัตรเดบิตสำหรับลูกค้าที่ชอบความรวดเร็วหรือความยืดหยุ่น
  
• กระเป๋าเงินดิจิทัล (เช่น Apple Pay) หากเกี่ยวข้อง
  
• การโอนเงินระหว่างธนาคารสำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงหรือลูกค้าที่มีระบบการชำระเงินภายใน
  

ส่งใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมที่ชำระเงินได้ง่ายๆ

ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดจะทำให้ลูกค้าไม่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับเหตุผลที่ถูกเรียกเก็บเงินและมีวิธีการชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโดยปกติหมายถึงสิ่งต่อไปนี้

• รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เรียบง่ายและเป็นมาตรฐาน (เช่น บรรทัดรายการ วันครบกำหนด ข้อมูลโครงการ)
  
• เอกสารประกอบ (เช่น รูปภาพ สลิปการจัดส่ง ใบสั่งเปลี่ยนที่ลงนาม) เมื่อจำเป็น
  
• ลิงก์ "ชำระเงินเลย" ที่พร้อมใช้งานในตัวที่ใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่
  
• ตัวเลือกในการชำระเงินด้วยบัตรหรือการโอนเงินผ่านธนาคารโดยตรงจากใบแจ้งหนี้
  
• หน้าจอหรืออีเมลยืนยันเมื่อส่งการชำระเงิน
  
• รายละเอียดการติดต่อสำหรับคำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน
  

หากผู้ใช้ต้องดาวน์โหลด PDF ให้เปิดแอปธนาคาร ค้นหา Routing Number แล้วกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยหวังว่าจะไม่มีข้อผิดพลาด ขั้นตอนจะล่าช้าและมีโอกาสเกิดความล่าช้ามากขึ้น ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ที่ใช้ Stripe จะช่วยให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้และชำระเงินได้อย่างปลอดภัยในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที ความสะดวกนั้นสามารถช่วยลดการติดตามทวงถามและเร่งกระบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้นได้

ปรับโครงสร้างการเรียกเก็บเงินของคุณให้ตรงกับโครงการ

การชำระเงินตามความคืบหน้าเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมก่อสร้าง แต่ไม่ใช่เรื่องที่เข้าใจได้ง่ายเสมอไปสำหรับลูกค้านอกอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าคาดหวังว่าจะได้รับใบแจ้งหนี้แค่ตอนสิ้นสุดโครงการเท่านั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้และการสื่อสารของคุณสะท้อนถึงวิธีการเรียกเก็บเงินของคุณ:

• รวมคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับการชำระเงินบางส่วนหรือเงินประกัน
  
• แสดงการชำระเงินก่อนหน้าและยอดคงเหลือปัจจุบันเพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งหมด
  
• เชื่อมโยงการชำระเงินกับผลงานหรือภารกิจที่เสร็จสิ้นตามแต่ละขั้นของการเรียกเก็บเงิน ตามเป้าหมายสำคัญ
  

ความโปร่งใสเกี่ยวกับช่วงเวลาการชำระเงินช่วยให้หลีกเลี่ยงข้อโต้แย้งและทำให้การอนุมัติรวดเร็วขึ้น

ใช้พอร์ทัลลูกค้าเมื่อเหมาะสม

หากคุณทำงานกับลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำ ลองพิจารณาตั้งค่าพอร์ทัลที่ลูกค้าสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

• ดูใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
  
• ชำระยอดคงเหลือหลายรายการพร้อมกัน
  
• ดาวน์โหลดใบเสร็จหรือประวัติการชำระเงิน
  
• จัดการวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้
  

ขั้นตอนการบริการตนเองสามารถลดการสื่อสารไปมาและภาระงานของทีมบัญชีของคุณได้ นอกจากนี้ ยังให้ลูกค้าของคุณมีอิสระมากขึ้น ซึ่งมักจะนำไปสู่การชำระเงินที่รวดเร็วขึ้นและคำถามที่น้อยลงด้วยเช่นกัน

ลองพิจารณาการเก็บเงินที่หน้างานสำหรับงานขนาดเล็ก

ในการทำงานกับที่พักอาศัยหรือธุรกิจขนาดเล็ก การเก็บเงินขณะที่ให้บริการสามารถช่วยให้กระบวนการเร็วขึ้นได้ หากคุณได้ปรับปรุงห้องน้ำหรือการติดตั้งระบบทำความร้อน การระบายอากาศ และการปรับอากาศ (HVAC) เสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถกำจัดความล่าช้าโดยการรับการชำระเงินด้วยบัตรหรือการโอนเงินผ่านธนาคารได้ในขณะนั้น ผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือแท็บเล็ต