建筑企业所用的支付系统是所有行业中最分散、最容易延误的支付系统。根据一份 2024 年报告，拖延支付占建筑总成本的 14%，达到 2800 亿美元。进度账单、保留金、延迟打款、留置权放弃和手动审批可能需要大量管理工作，而且风险很大。但改善支付流程有助于降低风险。

下面，我们将介绍建筑企业支付处理的工作原理、导致拖延支付的因素以及提升支付速度、安全性和可预测性的方式。

本文内容

• 建筑企业的最佳支付系统是什么？
  
• 建筑行业中的进度款和保留金的工作原理是什么？
  
• 建筑企业如何防止支付欺诈并保持合规？
  
• 建筑企业如何才能让客户更容易付款？
  

建筑企业的最佳支付系统是什么？

建筑企业需要的是了解以下建筑账单结构的支付服务商：大额支付、交错时间表、保留金、留置权放弃、部分打款等。下面是评估处理商时需要考虑的因素：

符合行业要求

并非所有处理商都能很好地处理建筑行业。一些人将其归类为高风险行业，因为该行业开票规模大、时间长短不一或存在争议的可能性，可能导致账户冻结、储备金要求或拒付。

寻找能够熟练处理大批量、高价值 B2B 交易，并且您信任的其他建筑企业或平台积极使用的处理商。如果某个处理商似乎对您的商业模式有所警觉，这表明您可以继续推进。

进度账单和保留金

在建筑行业，您可能会分期开单、扣留保留金和申请押金。无需手动操作，您的支付系统应让您能够：

• 处理反映建筑账单结构的自定义账单格式
  
• 与工程节点挂钩的分期付款账单
  
• 自动跟踪保留金
  
• 针对未结账单采取部分支付方式
  

如果系统不能让您做到这一点，那么它便不适合建筑行业。

支付方式灵活

商业所有者可能更喜欢自动清算中心 (ACH) 转账。房屋所有者可能想用银行卡付款。其他人想点击链接当场付款。正确的系统能够让您提供银行卡、ACH 转账、银行转账等多种选择——无需额外开销。

软件集成

最好的处理商可以嵌入您的会计、项目管理或企业资源规划 (ERP) 系统，或具有您可以使用的干净应用程序编程接口 (API)。如果集成较差，您手动清理支付记录所花费的时间将超过更换提供商所带来的一切好处。如果没有任何集成，您必须重新输入数据或者手动对账。

应具备以下特点：

• 与您所使用的系统预构建集成
  
• 对开发人员友好的 API（如果您需要自定义）
  
• 为日常管理支付的团队提供干净的管理平台
  

例如，Stripe 与行业特定工具（如 Unanet）集成，因此建筑企业可以嵌入“立即支付”链接，接受大笔 ACH 付款，并自动对账。

定价透明

建筑利润率不高。您不能因为某些不清楚的费用而丢失每张账单金额的 3%。您想要一个透明、可扩展的定价结构，而不是一个因季节性低谷或非典型工作而惩罚您的结构。

询问潜在的处理商：

• 费率是固定费率、分级费率还是互换加成费率？
  
• ACH 和银行卡手续费是多少？
  
• 为确保遵守支付银行卡行业数据安全标准 (PCI DSS)，是否有每月最低限额、对账单费用或手续费？
  
• 是否有取消费用或提前终止费用？
  
• 对大额或非正常交易是否有储备金要求？
  

资金时机

有些处理商在 1-2 个营业日内结算支付。其他处理商可能需要更长时间，特别是当交易量较大或导致审查时。

需确认以下方面：

• ACH、银行卡和电汇支付的结算时间线
  
• 对每日交易量或交易规模是否有任何限制
  
• 扣留资金或设立储备金的政策
  

您不希望在您出具工资单或发放订购的材料后，却发现您的 25 万美元付款被扣留。

安全性与监管合规

您正在处理敏感的支付数据，因此处理商应帮助您满足监管合规标准。

应具备以下特点：

• 有利于确保 PCI 合规（例如，令牌化、托管支付页面）
  
• 欺诈检测功能（例如地址验证、交易监控）
  
• 安全处理银行账户详情，特别是当您让供应商加入时
  
• 支持纳税申报、留置权弃权工作流或其他建筑专用文件
  

如果您的支付系统不是为了保护您而构建，那么您的成本就会超出应有的成本。

支持与服务

您希望处理商能够在重要时刻做出响应。这意味着：

• 多种联系方式
  
• 如果您的支付量大，则提供专门支持
  
• 透明地解决争议、撤单 或技术错误
  

资金延迟会使工作停滞。您不想耗费数天来等待人们回复您的电话。

为未来做好准备

如果您的商家增添了新的服务、更复杂的项目和额外的团队，您的支付需求将发生变化。

如果您的处理商支持以下功能，则会提供帮助：

• 交易市场或平台提现（如果您管理供应商）
  
• 订阅或定期开单（用于服务合同或维护）
  
• 跨境支付（如果您从事跨境工作）
  
• 嵌入式支付或白标（用于软件或合作伙伴平台）
  

即使您现在不需要这些，拥有选择机会也意味着您日后无需从头开始。

建筑行业中的进度款和保留金的工作原理是什么？

建筑企业的财务结构围绕两个关键机制构建：进度款——它使工程得以持续进行；保留金，它扣留了一部分支付的款项用来管理风险。它们共同决定了项目中的资金流动方式和时间。

进度款

进度款是在整个项目期间发放的部分款项，通常基于已完成的工程量。承包商不必等待作业完成，而是根据工程节点或价值表逐步（通常每月）开单。

这些支付通常通过支付申请表的形式完成，申请表中概述了已完成的工程以及在特定时间段内欠下的金额。在许多情况下，此申请表中会注明已存储物料、每个行项目的完成百分比以及相关预付款。例如，价值 100 万美元的工程的承包商可能会提交金额为 30 万美元的支付申请表。申请表将经过审查（有时是独立审核），然后支付申请金额（减去保留金）。

这种方法对交易双方都有益。承包商维持现金流量 来支付人工和材料费用。所有者为可核实的进展（而非无根据的主张）支付款项。项目经理可以更清楚了解与实际价值挂钩的工作状态。

如果不采用进度账单，承包商可能需要垫付所有费用数月，直至一切都完成之后才获得付款。这种情况在财务上是不可持续的，特别是对于同时管理多个工程的中小型企业而言。

保留金

保留金（也称为留置款或保留款）是一种合同机制，这种机制会扣留每笔付款的一部分（通常为 5%-10%），直到项目基本或最终完成。它的目的是确保承包商完成工程、缺陷和验收清单项目得到解决，以及在项目后期出现争议时仍有资金可用。实际上，这意味着如果承包商提交 10 万美元金额的支付申请表，实际可能收到 9 万美元，其余 1 万美元留待结算。

保留金通常按每次支付计算，而不是在最后一次性计算。也就是说，随着时间推移，这种保留款会逐渐积累。在为期 10 个月的工程中，每个月可能会从账单中提取 10% 的资金——对于 100 万美元的合同，总共有 10 万美元的递延资金。对于许多承包商来说，此预扣金额代表了其大部分或全部利润率。

合同规定了释放保留金的时间和条件。通常，在下列情况下，会支付保留金：

• 整个项目被认为基本完成
  
• 提交了所有完结文件、验收清单工作和留置权弃权书
  

有些合同允许部分释放保留金，特别是在大型或多阶段工程中。例如：

• 50% 的工程完成后，保留金比率可能会下降。
  
• 分包商完成自己的具体任务后，即使大型项目正在进行中，也可能获得全额保留金。
  

是否采用这些方案在很大程度上取决于合同如何规定以及承包商 谈判时的强势程度。保留金条款常常作为固定条款处理。但和建筑合同中的所有其他内容一样，它们也有讨价还价的空间：

• 在低风险项目上，努力争取降低或免除保留金可能是合理的。
  
• 对于熟悉的分包商，总承包商可能同意提前释放保留金。
  
• 所有者可能会提供与完成特定工程要素相关的分阶段打款。
  

了解您的合法权利和当地有关保留金的法律可以帮助您制定更公平的条款。

跟踪保留金和进度款

管理这两个要素有助于您在整个项目期间保持财务稳定。您的系统需要：

• 按账单自动应用保留金机制
  
• 跟踪每个供应商和工程的总预扣金额
  
• 将保留金与已获得但未支付的收入分开
  
• 处理多个保留金发放事件，特别是时间跨度较长的情况
  

请记住，保留金机制的应用并非每次都固定不变。一些所有者将其应用于材料和人工；另一些所有者则仅将其应用于分包任务。能够考虑这些差异的工具有助于防止争端和资金流失。

建筑企业如何防止支付欺诈并保持合规？

建筑企业管理着巨额资金、漫长的支付链和大量的第三方，使得他们面临欺诈和违规的风险。但他们可以通过正确的系统和习惯避免大部分损害。

下面介绍了如何避免拖延支付、保护您的企业：

改用电子支付方式

支票可能被盗取、伪造或在邮件中被截获。与支票有关的欺诈案件发生率一直在上升：2022 年，美国的金融机构提交了 68 万多份可疑活动报告 (SAR)，汇报潜在的支票欺诈行为。改用 ACH 转账、安全在线门户和直接银行链接等电子支付方式可以最大限度地降低这些风险，并使您的支付记录更易于跟踪。

始终验证财务信息

遭到泄露的商家邮箱是另一个主要风险。欺诈行为者可能冒充供应商，并要求您更新他们的银行账户详情，希望您把资金汇到错误的账户上。为了避免这种情况，请确立一个验证流程。每当有人更改其支付信息时，要求其通过您已有的号码（而不是邮箱中的号码）打电话确认。并且，绝不通过邮箱分享或接受敏感的银行账户详情。改用安全的入驻门户。

如果您的供应商正在输入银行信息，请确保他们通过加密且合规的系统，而不是采用 PDF 表格或邮箱附件的形式。Stripe 等一些平台会直接内部处理此问题。

设置内部控制

这是基本的会计操作规范，但值得反复强调：分离职责。批准账单的人与发送支付款项的人不能为同一人。大额转账需要多次签字确认。定期审计，在错误演变成更严重的问题之前找到它们。

对入账款项使用欺诈检测

如果您接受信用卡支付，特别是房屋所有者或较小的客户，请选择提供欺诈筛选的处理商。地址验证、速度检查和人工智能标志等工具有助于在可疑活动对您的账户造成影响之前发现这些活动。

遵守监管合规要求

不遵守支付法律、税务规则或合同义务可能导致处罚、诉讼或更糟糕的情况。以下是对建筑企业最重要的方面：

及时支付法律

美国大多数州都制定了相关法律，要求承包商和分包商在特定期限内获得付款，通常是在您收到所有者支付的款项后 7–30 天内。如果您无故拖延支付，您可能欠利息或面临许可问题。

跟踪截止日期，并按时放款。使用带有时间戳的审批软件，让它在支付截止日期到期时提醒您。

留置权放弃和放款文件

每次您付款给某人，您都应该跟踪有条件放弃、无条件放款和最终的留置权放弃。否则，即使对于已经支付的工程，您也很容易遭到留置权索赔。

一些支付平台将支付与弃权交换关联在一起，自动跟踪文件。分包商上传他们签署的弃权书，然后系统向他们支付。无论您是否采用自动化操作，请勿跳过文件步骤。

税务申报义务

如果您向独立承包商或小型企业付款，您可能有责任在年底报告这些支付工作。完善的集成支付系统可以收集税号并跟踪支付总额，让报税更加轻松。

银行卡支付的 PCI 合规性

如果您使用银行卡支付，您需要遵从支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS)。选择使用令牌化、托管支付页面和安全存储的处理商。切勿自行收集或存储原始银行卡数据。

客户身份验证 (KYC)

如果您提供了相关便利来加速向第三方支付，您可能会受到资金传输法规的约束。使用了解客户身份验证 (KYC) 要求的提供商，这样您便不会在没有框架的情况下手动收集税号或开展背景调查。

建筑企业如何才能让客户更容易付款？

如果您想更快地收款，最简单的解决方法往往是让您的客户更容易向您付款。发送清晰的账单，提供简单的说明，不要依赖支票。支付流程越简单，您的未结销售天数 (DSO) 就越短，您的客户关系就越牢固。

以下是您可以使用的战术：

提供多种便捷的支付方式

不同的客户需要不同的支付选项。有些人总喜欢通过 ACH 或银行转账支付。其他人，特别是房屋所有者或小商家客户，可能希望使用信用卡来管理现金流或赚取奖励。

为避免遇到障碍，您的支付系统应支持：

• 大型 B2B 支付的 ACH 转账
  
• 信用卡和借记卡（针对追求速度或灵活性的客户）
  
• 相关情况下的数字钱包（例如 Apple Pay）
  
• 大额交易或内部支付系统客户的电汇转账
  

发送易于支付的综合账单

最好的账单不会引起客户对于计费原因的怀疑，并让他们快速完成支付。这通常意味着：

• 干净、标准化的账单格式（例如行项目、到期日、项目信息）
  
• 需要时提供证明文件（例如照片、送货单、已签署的变更单）
  
• 内置“立即支付”链接，适用于桌面和移动方式
  
• 可选择银行卡或银行转账支付，直接支付账单
  
• 支付提交后出现确认界面或邮箱
  
• 遇到任何开单问题时的联系方式
  

如果人们必须下载 PDF 文件，打开他们的银行应用程序，查找您的路径号码，希望他们输入的所有信息都正确无误，将会减慢流程速度，增加延误的可能性。相比之下，Stripe 生成的账单 可以让客户端审查账单并在一分钟内安全地付款。这种轻松快捷可以减少后续的工作并加快欠款回收的速度。

将您的账单结构与项目相匹配

进度款是建筑行业的标准支付方式。但对于行业外的客户来说，它们并非总那么直观，特别是当客户期望只在结束时才开具账单时。

确保您的账单和通信反映开单明细：

• 包括部分付款或保留金的明确解释。
  
• 列出预付款和当前余额，以便他们能够看到全貌。
  
• 将支付与基于项目节点的账单 所对应的交付件或已完成的工作挂钩。
  

透明的支付时间点有助于避免争议，加快审批。

在合理的时候使用客户门户

如果您重复与熟悉的客户合作，请考虑设置一个门户，让他们可以：

• 查看未结账单
  
• 一次性支付多项余额
  
• 下载收据或支付历史记录
  
• 管理已存储的支付方式
  

自助服务流程可以减少会计团队的来回沟通和工作量。这也可以为您的客户提供更多自主权，往往能够加快支付和减少问题。

针对小型工程，考虑现场收款

在住宅或轻型商业工程中，在提供服务时收款可以加快速度。如果您已完成浴室翻新或暖通空调 (HVAC) 安装，您可以立即通过移动设备或平板电脑接受银行卡支付或银行转账，从而避免延误。