Es gibt viele Dokumente, die Unternehmen üblicherweise verwalten. Der Lieferschein – im Spanischen als „albarán“ bezeichnet – ist weitgehend unbekannt, spielt aber eine wichtige Rolle in der Logistik. Für spanische Unternehmen dient dieses wichtige Dokument als Nachweis geschäftlicher Transaktionen, bietet rechtlichen Schutz und erleichtert Buchhaltungsprozesse.

Im Gegensatz zu Rechnungen – die ebenfalls den Abschluss einer Transaktion bestätigen – sind Lieferscheine für steuerliche Zwecke nicht gültig. Dennoch müssen sie je nach Funktion bestimmte Anforderungen erfüllen. Daher ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, wie sie in Spanien ausgestellt und übermittelt werden und welche rechtlichen Auswirkungen damit einhergehen.

In diesem Artikel erklären wir Lieferscheine sowie die Gründe, aus denen Unternehmen sie verwenden. Außerdem erfahren Sie, wie sie richtig verwaltet werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Lieferscheine?
  
• Warum verwenden Unternehmen Lieferscheine?
  
• Wichtigste Arten von Lieferscheinen in Spanien
  
• Unterschiede zwischen Lieferscheinen und Rechnungen
  

Was sind Lieferscheine?

Lieferscheine sind Geschäftsdokumente, die als Verkaufsnachweis ausgestellt werden. Sie bestätigen, dass Kundinnen und Kunden mit Lieferungen zufrieden sind. Außerdem zeichnen sie Transaktionsinformationen wie das Transaktionsdatum und Beschreibungen jedes gekauften Produkts oder jeder gekauften Dienstleistung auf.

Der Einsatzbereich von Lieferscheinen beschränkt sich auf die kaufmännischen und betrieblichen Aktivitäten von Unternehmen, da sie für Steuerzwecke nicht gültig sind. Daher akzeptiert die spanische Steuerbehörde (AEAT) sie nicht als Nachweis bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten, wie z. B. bei der Einreichung der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärungen. Um Transaktionen für Steuerzwecke zu validieren, sind Rechnungen erforderlich.

Warum verwenden Unternehmen Lieferscheine?

Lieferscheine werden aus praktischen Gründen als Hilfsdokumente verwendet, um die interne Verwaltung von Logistik und Handelstransaktionen zu erleichtern. Sie sind besonders in Branchen wie dem Baugewerbe und dem Transportwesen von Bedeutung. Im Folgenden erläutern wir die Hauptfunktionen von Lieferscheinen für spanische Unternehmen.

Kontrolle von Lieferungen

Wenn ein/e Empfänger/in einen Lieferschein unterschreibt, bestätigt er oder sie den Erhalt der gekauften Waren und die Zufriedenheit mit der Lieferung. Der Lieferschein erleichtert die Lieferverfolgung und dient als rechtlich gültiger Nachweis im Falle späterer Reklamationen.

Lieferscheine sind sowohl sind sowohl bei physischen als auch bei Online-Verkäufen wichtig. Bei Zahlungen per Nachnahme sind unterschriebene Lieferscheine beispielsweise wichtig zur Bestätigung des Wareneingangs.

Wenn Ihr Unternehmen sowohl an physischen Standorten als auch online tätig ist, ist es wichtig, Online- und Vor-Ort-Zahlungen zu integrieren. Mit Stripe Payments – einer integrierten globalen Zahlungslösung, mit der Sie Omnichannel-Zahlungen akzeptieren können – ist dieser Prozess unkompliziert. Darüber hinaus lässt sich Stripe Terminal nativ in Payments integrieren, um Vor-Ort-Transaktionen von überall aus mit bankenlosen Kartenterminals und mobilen Android-Geräten oder iPhones mit Tap to Pay abzuwickeln.

Nachweis bei Rechtsstreitigkeiten

Lieferscheine haben zwar keine Gültigkeit in steuerlichen Zusammenhängen, werden in Rechtsstreitigkeiten aber als Liefernachweis anerkannt. Wenn eine Endkundin oder ein Endkunde beispielsweise behauptet, keine Waren oder Dienstleistungen erhalten zu haben, kann das Unternehmen anhand eines unterschriebenen Lieferscheins nachweisen, dass es seinen Teil des Vertrags erfüllt hat.

Vorbereitung von Rechnungen

Um Transaktionen für Steuerzwecke nachzuweisen, können Unternehmen den Inhalt von Lieferscheinen in Rechnungen zusammenfassen. Das ist besonders beim Erstellen bestimmter Arten von Rechnungen üblich, beispielsweise bei Sammelrechnungen. Einige Arten von Lieferscheinen (z. B. bepreiste Lieferscheine) erleichtern diesen Prozess, da sie die finanziellen Details der Transaktionen enthalten.

Um diesen Prozess noch weiter zu vereinfachen, können Sie die Rechnungsstellungstools aus dem Stripe App Marketplace verwenden. Billit ist beispielsweise eine wegweisende Plattform für die elektronische Rechnungsstellung. Sie können Ihr Geschäftsbankkonto damit verknüpfen und so den Abgleich von Rechnungen vereinfachen. Invopop verfügt dagegen über spezifische Funktionen zur Einhaltung der spanischen Vorschriften, darunter die vollständige Integration in das Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU).

Bestandskontrolle

Da sie Informationen über verkaufte Einheiten aufzeichnen, sind Lieferscheine für die Kontrolle der Verfügbarkeit von Waren in Lagern hilfreich. Das kann wiederum dazu beitragen, Abweichungen bei Bestellungen zu reduzieren.

Beispielsweise kommt es bei Online-Shops häufig vor, dass einige Artikel als verfügbar angezeigt werden, obwohl sie eigentlich nicht auf Lager sind. Das kann zu Problemen beim Verwalten von Bestellungen führen. Ein Beispiel hierfür ist das Ausstellen von Teilrückerstattungen, wenn Kundinnen und Kunden sowohl nicht verfügbare als auch verfügbare Produkte kaufen. Lieferscheine dokumentieren, welche Produkte das Lager verlassen, und können so zur Lösung dieses Problems beitragen.

Wichtigste Arten von Lieferscheinen in Spanien

Lieferscheine haben in der Regel eine bestimmte Struktur und enthalten die gleichen Informationen, darunter das Lieferdatum und Beschreibungen der einzelnen Produkte oder Dienstleistungen. Es gibt jedoch Abweichungen für verschiedene Branchen und Transaktionen. Hier sind die in Spanien am häufigsten verwendeten Arten von Lieferscheinen:

• Standardlieferscheine
  Der Standardlieferschein enthält das Lieferdatum und die Art der Lieferung. Er dient als Nachweis, dass die Endkundin oder der Endkunde die Produkte erhalten oder dass das Unternehmen die Dienstleistungen erbracht hat. Dazu muss er von der Endkundin oder dem Endkunden unterzeichnet sein.
  
• Bepreiste Lieferscheine
  Diese Lieferscheine enthalten den Stückwert jedes Produkts bzw. jeder Dienstleistung und den von der Endkundin oder dem Endkunden gezahlten Gesamtbetrag. Obwohl Lieferscheine zur Erfüllung von Steuerpflichten nicht gültig sind, vereinfachen und erleichtern bepreiste Lieferscheine den Prozess des Erstellens von Rechnungen in Spanien und der Umsatzsteuererklärung auf Formular 303.
  
• Nicht bepreiste Lieferscheine
  Diese Lieferscheine enthalten Informationen über Waren und Dienstleistungen, aber keine finanziellen Einzelheiten. Unternehmen übergeben diese Art von Lieferschein in der Regel zusammen mit Rechnungen an ihre Kundschaft.
  
• Versandscheine
  Auf solchen Scheinen werden die Anzahl der Einheiten eines Artikels, die das Lager verlassen, sowie der Bestimmungsort der Sendung erfasst. Versandscheine sind mit dem Wachstum der Logistikbranche immer häufiger geworden. Laut dem Bericht Industrial and Logistics Trends 2025 verzeichneten die Zahlungen für Logistikeinrichtungen in Spanien im Jahresvergleich einen Anstieg von 23 %.
  
• Übergabescheine
  Sie dokumentieren den Transport von Waren von einem Lager zum anderen. Sie sind nützlich für große Unternehmen, die aus verschiedenen Gründen häufig interne Übergaben vornehmen.
  
• Rücksendescheine
  Diese Art von Lieferschein enthält Details zu den zurückgegebenen Waren, z. B. die Einheiten, das Datum der Rückgabe und den Grund. Sie sind im Zusammenhang mit Retouren in Spanien für die Logistik wichtig.
  
• Musterlieferscheine
  Hier werden Produkte aufgeführt, die als kostenlose Muster geliefert werden. Außerdem enthalten die Scheine den Grund, aus dem keine Zahlung damit verbunden ist (z. B. zu Werbezwecken).
  
• Untervergabescheine
  Solche Lieferscheine enthalten die von einem/einer Subunternehmer/in erbrachten Dienstleistungen, das Datum der Dienstleistung und die für die Dienstleistung vereinbarten Bedingungen.
  
• Fachdienstleistungsscheine
  Sie enthalten Informationen zu Fachdienstleistungen (z. B. Reparaturen oder Möbelmontagen) und erfassen Informationen wie verwendete Materialien und den mit der Dienstleistungserbringung verbundenen Zeitaufwand.
  

Unterschiede zwischen Lieferscheinen und Rechnungen

Sowohl Lieferscheine als auch Rechnungen dokumentieren Handelsgeschäfte. Ihre Hauptfunktion ist damit identisch, sie weisen aber dennoch einige wichtige Unterschiede auf.

Gesetzlicher Rahmen

Lieferscheine unterliegen nicht den Steuervorschriften. Im Gegensatz dazu unterliegen die Pflichten im Zusammenhang mit Rechnungen mehreren Gesetzen, darunter das Gesetz „Create and Grow Law“ (Crea y Crece). Dieses Gesetz führte obligatorische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und Freiberufler/innen ein.

Gültigkeit für Steuerzwecke

Lieferscheine haben keine Gültigkeit für Steuerzwecke und können daher der AEAT gegenüber nicht als Nachweis für Einnahmen oder Ausgaben verwendet werden. Letztlich beschränkt sich ihre Verwendung auf den gewerblichen Bereich. Rechnungen hingegen sind als Transaktionsnachweis für rechtliche und steuerliche Zwecke gültig.

Inhalt

Es gibt zwar mehrere Arten von Lieferscheinen, die unterschiedliche Informationen enthalten, aber kein Gesetz schreibt die Aufnahme bestimmter Informationen vor. Welche Informationen auf einer Rechnung enthalten sein müssen, damit sie gültig ist, ist im Gegensatz dazu gesetzlich geregelt. In bestimmten Fällen sind die inhaltlichen Anforderungen weniger streng, beispielsweise bei vereinfachten Rechnungen.

Wann ist die Ausfertigung von Lieferscheinen oder Rechnungen obligatorisch?

Die Ausstellung von Lieferscheinen ist für Handelsgeschäfte nicht obligatorisch. Rechnungen dagegen müssen ausgestellt werden, um jeden Verkauf nachzuweisen.

Unter bestimmten Umständen lässt sich die Pflicht zur Übermittlung einer Rechnung durch eine vereinfachte Rechnung anstelle einer regulären Rechnung erfüllen. In diesen Fällen sind Lieferscheine vorläufige Dokumente zum Nachweis der Lieferung der gekauften Waren.

Hier ist ein Beispiel: Eine Endkundin oder ein Endkunde tätigt auf einer E-Commerce-Website einen Kauf für 350 € und wählt die Zahlung per Nachnahme. Das Unternehmen versendet die Produkte und ein Transportunternehmen liefert sie zwei Tage später aus. Die Lieferung enthält einen Lieferschein, den die Endkundin oder der Endkunde unterschreiben muss, um den Erhalt der Waren zu bestätigen. Sobald die Zahlung bestätigt ist, stellt das Unternehmen umgehend eine vereinfachte Rechnung aus und sendet sie an die Endkundin oder den Endkunden.

Häufig gestellte Fragen zu Lieferscheinen