Eine Rechnung ist viel mehr als ein Buchhaltungsdokument: Sie ist der rechtliche und steuerliche Nachweis für jede Transaktion, die die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen in Spanien umfasst. Um die Rechtmäßigkeit von Transaktionen gegenüber der Steuerbehörde sicherzustellen und Kundinnen und Kunden die Geltendmachung ihrer steuerlichen Ansprüche (z. B. USt.-Abzug) zu ermöglichen, ist es wichtig zu wissen, wann eine vollständige Standardrechnung obligatorisch ist und wann sie durch eine vereinfachte Rechnung ersetzt werden kann.

Die Digitalisierung und die Betrugsbekämpfung haben die Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung vorangetrieben: Laut der 12. Electronic Invoicing Study (XII Estudio de Facturación Electrónica) wurden im Jahr 2024 fast 558 Millionen strukturierte elektronische Rechnungen verarbeitet, was einem Anstieg von 21,18 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Seit Beginn der Aufzeichnungen im Jahr 2012 beläuft sich die Gesamtzahl der ausgestellten elektronischen Rechnungen auf mehr als 2,6 Milliarden.

Während diese Zahlen hauptsächlich B2B-Transaktionen widerspiegeln – bei denen es immer verpflichtend ist, dem Kunden eine Rechnung auszustellen – sind B2B-Transaktionen nicht die einzigen, die dieser Verpflichtung in Spanien erfüllen müssen. In diesem Leitfaden erläutern wir die Fälle, in denen das Gesetz vorschreibt, den Kundinnen und Kunden Rechnungen auszustellen, und die Strafen, die für Unternehmen gelten, wenn sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann ist die Ausstellung einer Rechnung in Spanien verpflichtend?
  
• Wann ist die Ausstellung einer Rechnung in Spanien nicht verpflichtend?
  
• Welche Informationen muss eine Rechnung in Spanien enthalten?
  
• Bußgelder, wenn keine Rechnung ausgestellt wird, obwohl sie erforderlich ist
  
• So kann Stripe Ihre Rechnungsstellung vereinfachen
  
• Häufig gestellte Fragen zu den Rechnungsstellungspflichten in Spanien
  

Wann ist die Ausstellung einer Rechnung in Spanien verpflichtend?

In Spanien sind die Rechnungsstellungspflichten durch mehrere Verordnungen festgelegt. So wurde beispielsweise mit dem Königlichen Dekret 1619/2012 das Inkrafttreten der Verordnung über Rechnungsstellungspflichten im Januar 2013 bestätigt, während mit dem Gründungs- und Wachstumsgesetz (Ley Crea y Crece) die verbindliche Regeln für die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und Selbstständige eingeführt wurden. Diese Verordnungen legen je nach Empfänger/in der Transaktion unterschiedliche Pflichten fest: private Kundinnen und Kunden (B2C), Unternehmen (B2B) oder Behörden (B2G). Sehen wir uns jeden dieser Fälle an:

Transaktionen mit privaten Kundinnen und Kunden (B2C)

In der Regel sind bei B2C-Transaktionen alle Transaktionen zu dokumentieren, obwohl die Dokumentation nicht immer in Form einer vollständigen Standardrechnung erfolgen muss. Vereinfachte Rechnungen (allgemein als „Zahlungsbelege“ oder „Kaufbelege“ bezeichnet) reichen aus, um der Verpflichtung zur Rechnungsstellung gegenüber Kundinnen und Kunden nachzukommen, solange der Verkaufsbetrag 400 € (inkl. USt.) nicht übersteigt. Diese Obergrenze steigt unter Umständen auf 3.000 € (inkl. USt.), wie z. B. in folgenden Fällen

• Verkäufe im Einzelhandel
  
• Verkäufe oder Dienstleistungen mit Lieferung an die Kundinnen und Kunden
  
• Persönliche Dienstleistungen (Friseur, Schönheitsbehandlungen, Fotoentwicklung, chemische Reinigung und Wäscherei)
  
• Freizeitdienstleistungen (Tanzsäle, Nachtclubs und Filmverleih)
  
• Gastgewerbe
  
• Fahrzeugbezogene Dienstleistungen (mautpflichtige Autobahnen und Parkplätze oder Parkhäuser)
  
• Krankentransporte
  

Ein wichtiger Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist, dass die Kundinnen und Kunden immer das Recht haben, eine Standardrechnung anzufordern. Wenn ein Kunde bei einer B2C-Transaktion eine Rechnung von einem Unternehmen anfordert oder zustimmt, ist das Unternehmen verpflichtet, diese auszustellen. Einer der Gründe, warum eine Kundin eine Rechnung anfordern kann, ist der Nachweis einer Ausgabe für Steuerzwecke. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Solarpanel für sein Haus kauft, benötigt er die Rechnung, um die Ausgaben zu dokumentieren und sich für Zuschüsse zu qualifizieren, wie sie beispielsweise vom Institut für Energiediversifizierung und -einsparungen (IDAE) angeboten werden.

Zusätzlich zu den Fällen, in denen eine Verbraucherin eine Rechnung für ihren Kauf anfordert, gibt es drei Szenarien, in denen es obligatorisch ist, eine Rechnung bereitzustellen, auch wenn der Kunde dies nicht ausdrücklich fordert:

• Verkauf von Produkten, die vor der Bereitstellung für Kundinnen und Kunden installiert oder montiert werden müssen, unabhängig davon, ob der endgültige Prozess vom Unternehmen selbst durchgeführt wird oder eine ausgelagerte Dienstleistung ist
  
• Fernabsatz von verbrauchsteuerpflichtigen Produkten wie Alkohol und Benzin
  
• Fernabsatz an Privatkunden oder gemeinnützige Organisationen in anderen EU-Ländern
  

Transaktionen mit Unternehmen (B2B)

Bei B2B-Transaktionen ist es immer verpflichtend, dem Kunden eine Rechnung auszustellen, auch wenn die Transaktion von der USt. befreit ist, da es sich um eine innergemeinschaftliche Transaktion oder einen Export handelt. Diese Art von Transaktionen sind in Spanien, das mit insgesamt 255,921 Mio. € an Exporten von Januar bis August 2025 das EU-Land mit dem siebthöchsten Volumen an innergemeinschaftlichen Transaktionen ist, sehr verbreitet.

Wenn ein Unternehmenskunde einen Kauf als Privatperson tätigt, ist es nicht zwingend erforderlich, ihm eine vollständige Rechnung auszustellen. Wenn beispielsweise eine Finanzberaterin in der Regel alle ihre Bürobedarfsartikel im Schreibwarengeschäft in der Nachbarschaft kauft (und für jeden Kauf eine vollständige Rechnung erhält), muss dasselbe Geschäft beim Kauf von Schulbedarf für ihre Töchter keine vollständige Rechnung ausstellen. Die vereinfachte Rechnung, die bei B2C-Transaktionen ausgestellt wird, reicht aus. Wenn ein Unternehmen jedoch Zweifel daran hat, ob ein Kauf professioneller oder persönlicher Natur ist, ist es ratsam, eine vollständige Rechnung vorzulegen, um die Compliance zu gewährleisten und mögliche Bußen zu vermeiden.

Transaktionen mit Behörden (B2G)

Handelt es sich bei der Kundin/dem Kunden um eine öffentliche Stelle, die in Artikel 2 des Gesetzes 39/2015 aufgeführt ist, wie z. B. die autonomen Gemeinschaften und öffentliche Universitäten, ist das Unternehmen verpflichtet, ihnen eine vollständige Rechnung auszustellen. Diese Anforderung gilt für alle Anbieter, die B2G-Transaktionen durchführen, wie z. B. Software as a Service (SaaS)-Unternehmen, die Lösungen zur Identifizierung von Bürgern implementieren.

Darüber hinaus schreibt das Gesetz 25/2013 vor, dass diese Rechnungen elektronisch ausgestellt und über die FACe-Plattform eingereicht werden müssen, wenn der Betrag 5.000 € übersteigt, außer bei Rechnungen für Dienstleistungen, die ins Ausland verkauft werden. Daten aus dem Bericht über elektronische Rechnungen, die über FACe an Behörden übermittelt wurden, zeigen, dass zwischen dem 15. Januar 2015 und dem 30. September 2025 mehr als 141 Millionen Rechnungen erfasst wurden, von denen die meisten an autonome Gemeinschaften und Stadträte ausgestellt wurden.

Wann ist die Ausstellung einer Rechnung in Spanien nicht verpflichtend?

Die meisten Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen an Kundinnen und Kunden, wie in den USt.-Vorschriften und Sonderregelungen festgelegt, sind wirklich außergewöhnlich. Auch wenn diese Fälle selten sind, finden Sie hier eine Zusammenfassung, damit Sie überprüfen können, ob sie auf Ihre Unternehmensaktivitäten zutreffen:

• Transaktionen, die im Rahmen der folgenden Sonderregelungen durchgeführt werden:
  
  • Äquivalenzzuschlagsregelung – mit Ausnahme von Immobilienverkäufen
    
  • Vereinfachte USt.-Regelung – mit Ausnahme des Verkaufs von Anlagevermögen (d. h. Waren, die das Unternehmen für den langfristigen Gebrauch erwirbt, wie Maschinen oder Fahrzeuge)
    
• Vorgänge, bei denen die Steuerbehörde es zur Vermeidung von Problemen bei der Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit gestattet, dass keine Rechnungen ausgestellt werden, wie z. B. bei Verkäufen über Verkaufsautomaten und anderen unbeaufsichtigten Zahlungsterminals
  
• Tätigkeiten von Unternehmen oder Gewerbetreibenden, die von der Steuerbehörde ausdrücklich von der Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen befreit sind. Diese ausdrückliche Ausnahme erfordert stichhaltige Gründe, etwa technische Schwierigkeiten bei der Ausstellung von Rechnungen (z. B. bei Plattformen, die ein hohes Volumen an Mikrozahlungen abwickeln)
  
• Privatunterricht durch Selbstständige, sofern die unterrichteten Fächer Teil offizieller Curricula sind
  
• Fachdienstleistungen von Autoren, Redakteuren und Künstlern, einschließlich Urheberrechtsgebührenzahlungen
  
• Sozialhilfeleistungen von öffentlichen oder privaten gemeinnützigen Einrichtungen, wie z. B. Altenpflege oder Menschen mit Behinderungen
  
• Aus- und Weiterbildungsdienste von autorisierten öffentlichen oder privaten Zentren, wie Kindertagesstätten, Sprachschulen und Universitäten
  
• Bestimmte Pachtverträge, die als Dienstleistungen betrachtet werden können, wie z. B. die Vermietung von Ackerland
  
• Zuweisung von Personal durch religiöse Einrichtungen für Gesundheits- und Lehrtätigkeiten
  
• Versicherungs-, Rückversicherungs- und Kapitalisierungsgeschäfte, einschließlich Kundenakquise
  
• Bestimmte Finanzgeschäfte, wie Einlagen und Kreditgewährung
  
• Dienstleistungen, die von öffentlichen Einrichtungen, Verbänden, Komitees oder sozialen Sportvereinen im Zusammenhang mit ihrer Kerntätigkeit erbracht werden (ausgenommen Sportveranstaltungen)
  
• Kulturelle Dienstleistungen von öffentlichen oder privaten gemeinnützigen Einrichtungen, wie Besuche von Museen und Theateraufführungen
  
• Lotterien, Wetten und Spiele, die von staatlichen Behörden (wie Loterías y Apuestas del Estado und ONCE) oder deren Entsprechungen in den autonomen Gemeinschaften durchgeführt werden
  
• Sozialversicherungsleistungen, mit Ausnahme von Medikamenten oder medizinischem Material
  
• Grundlegende Postdienstleistungen des offiziellen Postbetreibers (Correos)
  
• Verkauf von Briefmarken zu keinem höheren Preis als dem offiziellen Preis
  

Welche Informationen muss eine Rechnung in Spanien enthalten?

Alle Rechnungen müssen bestimmte Informationen enthalten (und in einigen Fällen sind zusätzliche Informationen erforderlich). Dies sind die Informationen, die alle Rechnungen enthalten müssen:

• Rechnung (und ggf. Serie)
  
• Ausstellungsdatum
  
• Steueridentifikationsnummer
  
• Name und Steuersitz des ausstellenden Unternehmens
  
• Name und Steuersitz des Kunden/der Kundin
  
• Beschreibung und Preis jedes Produkts bzw. jeder Dienstleistung
  
• USt-Sätze
  
• USt-Betrag
  

In den spanischen Vorschriften wird für mehrere Fälle vorgesehen, dass die Rechnung zusätzliche Informationen enthalten muss. Wenn beispielsweise Transaktionen von der USt. befreit sind, ist es verpflichtend, explizit anzugeben, dass der angewendete Satz 0 % beträgt, und die rechtliche Bestimmung anzuführen, die diese Ausnahme rechtfertigt. Wenn die Rechnung eine innergemeinschaftliche Transaktion betrifft, ist die Liste der obligatorischen Informationen noch umfangreicher, einschließlich der Angabe der europäischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) von Aussteller und Empfänger. Die Liste der Szenarien, in denen spezifische Rechnungsinformationen erforderlich sind, ist umfangreich. Daher empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung in Spanien zu lesen, um die Besonderheiten der einzelnen Situationen kennenzulernen und Bußgelder zu vermeiden.

Bußgelder, wenn keine Rechnung ausgestellt wird, obwohl sie erforderlich ist

In Spanien gibt es zwei Gesetze, die die Bußgelder für Unternehmen und Selbstständige regeln, die der Verpflichtung zur Rechnungsstellung an Kundinnen und Kunden nicht nachkommen: das allgemeine Steuergesetz und das Gründungs- und Wachstumsgesetz. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der in diesen Gesetzen vorgesehenen Folgen:

Bußgelder nach dem allgemeinen Steuergesetz

Im Einklang mit Artikel 201 des Gesetzes 58/2003 (Allgemeines Steuergesetz) stellt das Versäumnis, einer Kundin oder einem Kunden eine Rechnung auszustellen, obwohl dies verpflichtend ist, ein schwerwiegendes Vergehen dar, das folgende Bußgelder nach sich zieht:

• Wenn die Rechnung ausgestellt wurde, aber nicht an den Kunden/die Kundin übermittelt wurde: 1 % des Rechnungsgesamtbetrags
  
• Wenn die Rechnung nicht ausgestellt oder dem Kunden/der Kundin nicht übermittelt wurde: 2 % des Rechnungsgesamtbetrags
  

Wenn der Betrag nicht ermittelt werden kann, beträgt das Bußgeld 300 € für jede Transaktion, bei der dem Kunden/der Kundin keine Rechnung gestellt wird. Diese Mindestbußen können gemäß den in Artikel 187 definierten Kriterien für die Bestimmung von Steuerbußgeldern erhöht werden, berücksichtigt werden etwa Wiederholungsdelikte und der entstandene steuerliche Schaden. Daher kann die Buße in einigen Fällen um 25 % erhöht werden.

Bußgelder nach dem Gründungs- und Wachstumsgesetz

Das Create and Grow Law, wie es nach der Veröffentlichung der endgültigen Vorschriften in Kraft tritt, bestraft Unternehmen, die ihren Kundinnen und Kunden keine elektronischen Rechnungen ausstellen, obwohl sie dazu verpflichtet sind. In einigen Fällen führt dieser Gesetzesverstoß zu einer Verwarnung. Wenn der Verstoß jedoch nach Gesetz 6/2020 als schwerwiegend eingestuft wird – wie z. B. bei Widerstand gegen eine Prüfung – kann die Geldstrafe bis zu 10.000 € betragen.

USt-Bußgelder

Die Nichtbereitstellung einer Rechnung kann als Versuch angesehen werden, Steuern zu hinterziehen, eine Handlung, die in Spanien mit USt.-Bußgeldern bestraft wird. Je nach Schwere und Wiederholung des Vergehens können dem betreffenden Unternehmen zusätzliche Gebühren, Geldstrafen oder sogar strafrechtliche Haftung auferlegt werden.

So kann Stripe Ihre Rechnungsstellung vereinfachen

Nach Abschluss eines Verkaufs erstellt ein Unternehmen in der Regel eine Rechnung mithilfe einer speziellen Software, stellt sie dem Kunden/der Kundin vor Ort oder per E-Mail zu und zieht die Zahlung über ein Payment Gateway ein. Wenn getrennte Systeme verwendet werden, um diesen Prozess abzuschließen, kann dies zu Schwierigkeiten führen, etwa Fehler bei der Dateneingabe oder Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und dem Einzug der Zahlung.

Durch die Zusammenarbeit mit einer umfassenden Zahlungsplattform wie Stripe Payments ist jeder dieser Schritte in eine Komplettlösung integriert, die alle Prozesse für Rechnungsstellung, Einzug und Abgleich von Zahlungen automatisiert. Mit Stripe können Sie die Erfassung von Kundendaten vereinfachen (z. B. indem Sie Kundinnen und Kunden mitteilen, dass die Rechnungsadresse mit der Versandadresse übereinstimmt) und in mehr als 195 Ländern Zahlungen mit den bevorzugten E-Commerce-Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden akzeptieren, darunter Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und sogar Ratenzahlungen.

Um die Abläufe Ihres Unternehmens weiter zu optimieren, bietet Stripe einen eigenen App Marketplace, eine Bibliothek mit Anwendungen, die sich nahtlos in Ihre Zahlungsplattform integrieren und an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Eine der im Stripe App Marketplace verfügbaren Anwendungen ist Billit, eine wegweisende Plattform für elektronische Rechnungsstellung in Europa, die sich auf die Compliance mit den verschiedenen Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung in der EU konzentriert. Billit verfügt über Automatisierungsfunktionen, mit denen Sie das Bankkonto Ihres Unternehmens anbinden und den Abgleich Ihrer Rechnungen vereinfachen können.

Zum Stripe App Marketplace gehört auch Invopop, eine in Spanien entwickelte Lösung, die Funktionen bietet, die speziell die spanischen Vorschriften erfüllen. Eine ihrer wichtigsten Funktionen ist die vollständige Integration in das VeriFactu-System. Nach Inkrafttreten der endgültigen Vorschriften, das derzeit für Januar 2027 vorgesehen ist, wird dieses System für die Echtzeit-Einreichung von Rechnungen bei der Steuerbehörde verbindlich sein. Darüber hinaus erfüllt Invopop bestimmte regionale Vorschriften, wie z. B. TicketBAI im Baskenland; Invopop wird von den Provinz-Steuerbehörden von Álava, Guipúzcoa und Vizcaya als zertifizierte Software für TicketBAI gelistet.

Häufig gestellte Fragen zu den Rechnungsstellungspflichten in Spanien

Müssen Rechnungen physisch oder digital ausgestellt werden?

Das Gründungs- und Wachstumsgesetz führt zwar Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung ein, es ist jedoch nicht immer verpflichtend, Rechnungen an Kundinnen und Kunden in digitaler Form auszustellen, beispielsweise wenn die Transaktionen mit vereinfachten Rechnungen dokumentiert werden. Wenn eine Person dem Erhalt elektronischer Rechnungen zustimmt oder ausdrücklich darum bittet, muss das Unternehmen diese jedoch elektronisch bereitstellen und der Kundin/dem Kunden die Anforderung von Kopien ohne zusätzliche Kosten ermöglichen.

Können anstelle von Rechnungen auch Kaufbelege oder Zahlungsbelege ausgestellt werden?

Ja, Kaufbelege oder Zahlungsbelege können ausgestellt werden, wenn es sich um B2C-Transaktionen handelt, die die allgemeine Obergrenze von 400 € (bzw. 3.000 € im Einzelhandel) nicht überschreiten. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Dokumente seit Inkrafttreten des Königlichen Dekrets 1619/2012 nicht mehr als Kaufbelege oder Zahlungsbelege bezeichnet werden und für rechtliche Zwecke zu vereinfachten Rechnungen geworden sind. Im Gegensatz zu vollständigen Standardrechnungen erfordern vereinfachte Rechnungen keine Kundenidentifizierung oder fortlaufende Nummerierung innerhalb jeder Serie.

Bis wann muss eine Rechnung ausgestellt und übermittelt werden?

Die Fristen für die Ausstellung und Übermittlung einer Rechnung variieren je nach Empfänger/in und Art der Rechnung. In allen Fällen legt die spanische Steuerbehörde (AEAT) fest, dass eine Transaktion zum Zeitpunkt der Erhebung der USt. als „durchgeführt“ gilt (d. h, wenn die Pflicht zum Umsatzsteuereinzug entsteht). Hier sind die spezifischen Fristen für jede Art von Transaktion:

• Vollständige B2C-Standardrechnung: Muss ausgestellt werden, wenn die Transaktion abgeschlossen ist.
  
• Vollständige B2B-Standardrechnung: Vor dem 16. des Monats, der auf den Abschluss der Transaktion folgt.
  
• Zusammenfassende B2C-Rechnung: Letzter Tag des Kalendermonats, in dem die Transaktionen abgeschlossen werden.
  
• Zusammenfassende B2B-Rechnung: Vor dem 16. des Monats, der auf den Abschluss der Transaktionen folgt.
  
• Innergemeinschaftliche Rechnung: Vor dem 16. des Monats, der auf den Versand oder Transport der Waren folgt.
  
• Korrekturrechnung: Muss ausgestellt werden, sobald der Grund für die Korrektur bekannt ist. Sie muss vor dem 16. des Monats nach ihrer Ausstellung übermittelt werden.