Een factuur is veel meer dan een boekhoudkundig document: het is het wettelijke en fiscale bewijs van elke transactie waarbij goederen of diensten in Spanje worden geleverd. Om de wettigheid van transacties voor de belastingdienst te garanderen en klanten in staat te stellen hun fiscale rechten (zoals btw-aftrek) uit te oefenen, is het belangrijk om te weten wanneer een volledige standaardfactuur verplicht is en wanneer deze kan worden vervangen door een vereenvoudigde factuur.

Digitalisering en de strijd tegen fraude hebben de groei van elektronische facturering gestimuleerd: volgens de 12e studie over elektronische facturering (XII Estudio de Facturación Electrónica) werden er in 2024 bijna 558 miljoen gestructureerde elektronische facturen verwerkt, wat neerkomt op een stijging van 21,18% ten opzichte van het voorgaande jaar. Sinds het begin van de registratie in 2012 zijn er in totaal meer dan 2,6 miljard elektronische facturen uitgegeven.

Hoewel deze cijfers vooral betrekking hebben op B2B-transacties, waarbij het altijd verplicht is om een factuur aan de klant te verstrekken, zijn B2B-transacties niet de enige transacties die in Spanje aan deze verplichting moeten voldoen. In deze gids leggen we uit in welke gevallen de wet voorschrijft dat er een factuur aan de klant moet worden verstrekt en welke sancties er gelden voor bedrijven die deze verplichting niet nakomen.

Wat staat er in dit artikel:

• Wanneer is het verplicht om een factuur uit te reiken in Spanje?
  
• Wanneer is het niet verplicht om een factuur uit te reiken in Spanje?
  
• Welke info moet een factuur in Spanje bevatten?
  
• Sancties voor het niet uitreiken van een factuur wanneer dat verplicht is
  
• Hoe Stripe kan helpen bij het vereenvoudigen van de facturering aan klanten
  
• Veelgestelde vragen over factureringsverplichtingen aan klanten in Spanje
  

Wanneer is het verplicht om in Spanje een factuur uit te geven?

In Spanje zijn er verschillende regels die bepalen wanneer je een factuur moet maken. Zo is er bijvoorbeeld Koninklijk Besluit 1619/2012, dat in januari 2013 de regels voor facturering heeft goedgekeurd, terwijl de Create and Grow Law (Ley Crea y Crece) verplichte elektronische facturering heeft ingevoerd voor ondernemingen en zelfstandigen. Deze regels stellen verschillende verplichtingen vast, afhankelijk van wie de transactie krijgt: klanten (B2C), ondernemingen (B2B) of de overheid (B2G). Laten we eens kijken naar elk van deze gevallen:

Transacties met klanten (B2C)

In het algemeen geldt voor B2C-transacties dat alle transacties moeten worden gedocumenteerd, hoewel dat niet altijd in de vorm van een volledige standaardfactuur hoeft te zijn. Het uitgeven van vereenvoudigde facturen (ook wel bekend als “ontvangstbewijzen” of “verkoopbonnen”) is voldoende om te voldoen aan de verplichting om facturen aan klanten te verstrekken, zolang het verkoopbedrag niet hoger is dan € 400 (inclusief btw). Deze limiet wordt in sommige gevallen verhoogd tot € 3.000 (inclusief btw), zoals in de volgende gevallen:

• Detailhandel
  
• Verkoop of diensten geleverd aan het huis van een klant
  
• Persoonlijke diensten (kapsalon, schoonheidsbehandelingen, foto's ontwikkelen, stomerij en wasserij)
  
• Vrijetijdsdiensten (danszalen, nachtclubs en filmverhuur)
  
• Horecadiensten
  
• Voertuiggerelateerde diensten (tolwegen en parkeerterreinen of parkeergarages)
  
• Ambulancediensten
  

Een belangrijk aspect om rekening mee te houden is dat de klant altijd het recht heeft om een standaardfactuur te vragen. In een B2C-transactie is een bedrijf verplicht om een factuur uit te reiken als een klant daarom vraagt of daarmee akkoord gaat. Een van de redenen waarom een klant om een factuur kan vragen, is om een bewijs van uitgaven te hebben voor belastingdoeleinden. Als een klant bijvoorbeeld een zonnepaneel voor zijn huis koopt, heeft hij de factuur nodig om de uitgaven te documenteren en in aanmerking te komen voor subsidies, zoals die worden aangeboden door het Instituut voor Energiediversificatie en -besparing (IDAE).

Naast gevallen waarin de consument om een factuur voor zijn aankoop vraagt, zijn er drie scenario's waarin het verplicht is om een factuur te verstrekken, zelfs als de klant daar niet uitdrukkelijk om vraagt:

• Verkoop van producten die moeten worden geïnstalleerd of gemonteerd voordat ze aan klanten kunnen worden geleverd, ongeacht of het eindproces door het bedrijf zelf wordt uitgevoerd of wordt uitbesteed
  
• Verkoop op afstand van producten die onderworpen zijn aan accijnzen, zoals alcohol en benzine
  
• Verkoop op afstand aan particuliere klanten of non-profitorganisaties in andere EU-landen
  

Transacties met ondernemingen (B2B)

Bij B2B-transacties moet je altijd een factuur aan de klant geven, zelfs als de transactie vrijgesteld is van btw omdat het een intracommunautaire transactie of een export betreft. Dit soort transacties komen veel voor in Spanje, dat op de zevende plaats staat van EU-landen met het hoogste aantal intracommunautaire transacties, met een totaal van € 255,921 miljoen aan export van januari tot augustus 2025.

Als een zakelijke klant iets koopt voor persoonlijk gebruik, hoef je hem niet altijd een volledige factuur te geven. Bijvoorbeeld, als een financieel adviseur meestal zijn kantoorbenodigdheden koopt bij de kantoorboekhandel in de buurt (en voor elke aankoop een volledige factuur krijgt), dan hoeft de winkel geen volledige factuur te geven als hij schoolspullen voor zijn dochters koopt in diezelfde winkel; de vereenvoudigde factuur die wordt gebruikt bij B2C-transacties is dan genoeg. Als een bedrijf echter twijfelt of een aankoop professioneel of persoonlijk van aard is, is het raadzaam om een volledige factuur te verstrekken om compliance te garanderen en mogelijke boetes te voorkomen.

Transacties met de overheid (B2G)

Als de klant een overheidsinstantie is die valt onder artikel 2 van Wet 39/2015, zoals de autonome gemeenschappen en openbare universiteiten, moet het bedrijf een volledige factuur geven. Deze eis geldt voor alle leveranciers die B2G-transacties doen, zoals software-as-a-service (SaaS)-bedrijven die oplossingen voor burgeridentificatie implementeren.

Bovendien schrijft wet 25/2013 voor dat deze facturen in elektronische vorm moeten worden uitgegeven en via het FACe-platform moeten worden ingediend als het bedrag hoger is dan € 5.000, behalve in het geval van facturen voor diensten die in het buitenland worden verkocht. Uit gegevens van het Rapport over elektronische facturen die via FACe aan overheidsinstanties zijn ingediend blijkt dat tussen 15 januari 2015 en 30 september 2025 meer dan 141 miljoen facturen zijn geregistreerd, waarvan de meeste zijn uitgegeven voor autonome gemeenschappen en gemeenteraden.

Wanneer is het niet verplicht om in Spanje een factuur uit te reiken?

De meeste uitzonderingen op de verplichting om facturen uit te reiken en aan klanten te bezorgen, zoals vastgelegd in de btw-regelgeving en speciale regelingen, zijn echt uitzonderlijk. Hoewel deze gevallen zeldzaam zijn, volgt hier een overzicht om je te helpen nagaan of ze van toepassing zijn op je bedrijfsactiviteiten:

• Transacties die worden uitgevoerd onder de volgende speciale regelingen:
  
  • Regeling voor gelijkwaardigheidstoeslag — behalve voor de verkoop van onroerend goed
    
  • Vereenvoudigde btw-regeling—behalve voor de verkoop van vaste activa (d.w.z. goederen die het bedrijf aanschaft voor langdurig gebruik, zoals machines of voertuigen)
    
• Transacties waarbij de belastingdienst toestaat dat er geen facturen worden uitgegeven om problemen bij de uitoefening van economische activiteiten te voorkomen, zoals verkoop via verkoopautomaten en andere onbemande betaalterminals
  
• Activiteiten van ondernemingen of professionals die door de belastingdienst specifiek zijn vrijgesteld van de verplichting om facturen uit te reiken en te bezorgen. Voor deze expliciete vrijstelling zijn gegronde redenen vereist, zoals technische moeilijkheden bij het uitreiken van facturen (bijvoorbeeld op platforms die grote hoeveelheden microbetalingen verwerken)
  
• Privélessen door zelfstandigen, op voorwaarde dat de onderwezen vakken deel uitmaken van officiële studieplannen
  
• Zakelijke dienstverlening door auteurs, redacteuren en kunstenaars, met inbegrip van auteursrechtelijke vergoedingen
  
• Sociale bijstandsdiensten verleend door openbare of particuliere non-profitorganisaties, zoals zorg voor ouderen of personen met een handicap
  
• Onderwijs- en opleidingsdiensten verleend door erkende openbare of particuliere centra, zoals kinderdagverblijven, talenscholen en universiteiten
  
• Bepaalde huurovereenkomsten die als diensten kunnen worden beschouwd, zoals het verhuren van landbouwgrond
  
• Het toewijzen van personeel door religieuze instellingen voor gezondheidszorg en onderwijsactiviteiten
  
• Verzekeringen, herverzekeringen en kapitalisatietransacties, inclusief het werven van klanten
  
• Bepaalde financiële transacties, zoals deposito's en het verstrekken van krediet
  
• Diensten die worden geleverd door openbare instellingen, federaties, commissies of sociale sportclubs in verband met hun kernactiviteit (met uitzondering van sportevenementen)
  
• Culturele diensten die worden geleverd door publieke of private non-profitorganisaties, zoals museumbezoeken en theatervoorstellingen
  
• Loterijen, weddenschappen en kansspelen die worden georganiseerd door overheidsinstanties (zoals Loterías y Apuestas del Estado en ONCE) of hun tegenhangers in de autonome gemeenschappen
  
• Sociale zekerheidsuitkeringen, met uitzondering van medicijnen of medische benodigdheden
  
• Basispostdiensten die worden geleverd door de officiële postdienst (Correos)
  
• Verkoop van postzegels tegen een prijs die niet hoger is dan de officiële prijs
  

Welke informatie moet een factuur in Spanje bevatten?

Er is bepaalde info die op alle facturen moet staan (en in sommige gevallen is extra info nodig). Dit is de info die alle facturen moeten bevatten:

• Factuurnummer (en serie, indien van toepassing)
  
• Datum van uitgifte
  
• Fiscaal identificatienummer
  
• Naam en fiscale woonplaats van het bedrijf dat de factuur uitgeeft
  
• Naam en fiscale woonplaats van de klant
  
• Beschrijving en prijs van elk product of elke dienst
  
• BTW-tarieven
  
• BTW-bedrag
  

De Spaanse regelgeving voorziet in verschillende gevallen waarin de factuur aanvullende informatie moet bevatten. Als transacties bijvoorbeeld zijn vrijgesteld van BTW, is het verplicht om expliciet te vermelden dat het toegepaste tarief 0% is en om de wettelijke bepaling te vermelden die de vrijstelling rechtvaardigt. Als de factuur betrekking heeft op een intracommunautaire transactie, is de lijst met verplichte informatie nog uitgebreider, waaronder de verplichting om het Europees btw-nummer van de uitgever en de ontvanger te vermelden. De lijst met scenario's waarin specifieke informatie op facturen moet worden vermeld, is uitgebreid. We raden je daarom aan onze gids over het opstellen van een factuur in Spanje te raadplegen om meer te weten te komen over de bijzonderheden van elke situatie en boetes te voorkomen.

Boetes voor het niet uitgeven van een factuur wanneer dat vereist is

In Spanje zijn er twee wetten die de boetes regelen voor bedrijven en zelfstandigen die niet voldoen aan de verplichting om facturen aan klanten te verstrekken: de Algemene belastingwet en de Create and Grow-wet. Hieronder volgt een samenvatting van de gevolgen die deze wetten met zich meebrengen:

Boetes op grond van de Algemene belastingwet

Overeenkomstig artikel 201 van wet 58/2003 (Algemene belastingwet) is het niet verstrekken van een factuur aan een klant wanneer dit verplicht is, een ernstig strafbaar feit dat de volgende boetes met zich meebrengt:

• Als de factuur wel is uitgegeven, maar niet aan de klant is gegeven: 1% van het totale factuurbedrag
  
• Als de factuur niet is uitgegeven of aan de klant is gegeven: 2% van het totale factuurbedrag
  

Als het bedrag niet kan worden bepaald, is de boete € 300 voor elke transactie waarbij geen factuur aan de klant is verstrekt. Deze minimumboetes kunnen worden verhoogd volgens de criteria voor het vaststellen van fiscale boetes zoals gedefinieerd in artikel 187, zoals recidive en de schade die aan de belastingdienst is toegebracht. Daarom kan de boete in sommige gevallen met 25% worden verhoogd.

Boetes op grond van de Create and Grow-wet

De Create and Grow-wet, die van kracht wordt na publicatie van de definitieve regelgeving, legt boetes op aan bedrijven die geen elektronische facturen aan hun klanten verstrekken, als ze daartoe verplicht zijn. In sommige gevallen leidt deze overtreding van de wet tot een waarschuwing, maar als de overtreding volgens wet 6/2020 als ernstig wordt beschouwd, zoals het tegenwerken van een inspectie, kan de boete oplopen tot € 10.000.

Btw-boetes

Het niet verstrekken van een factuur kan worden beschouwd als een poging om belasting te ontduiken, een handeling die in Spanje btw-boetes met zich meebrengt. Afhankelijk van de ernst en de herhaling van de overtreding kan het bedrijf in kwestie extra kosten, geldboetes of zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid oplopen.

Hoe Stripe kan helpen bij het vereenvoudigen van de facturering aan klanten

Na het voltooien van een verkoop is het gebruikelijk dat een bedrijf een factuur opstelt met behulp van gespecialiseerde software, deze persoonlijk of per e-mail aan de klant verstrekt en de betaling via een betaalgateway int. Als er losstaande systemen worden gebruikt om dit proces te voltooien, kan dit leiden tot problemen, zoals fouten bij het invoeren van gegevens of vertragingen bij het versturen van facturen en het innen van betalingen.

Door te werken met een compleet betaalplatform, zoals Stripe Payments, worden al deze stappen geïntegreerd in een complete oplossing die alle processen van facturering, incasso en betalingsreconciliatie automatiseert. Met Stripe kun je het verzamelen van klantgegevens vereenvoudigen (bijvoorbeeld door klanten de mogelijkheid te bieden aan te geven dat het factuuradres hetzelfde is als het verzendadres) en betalingen ontvangen in meer dan 195 landen met de door je klanten geprefereerde e-commerce betaalmethoden, zoals creditcards en debitcards, digitale wallets en zelfs termijnbetalingsopties.

Om de activiteiten van je onderneming verder te stroomlijnen, heeft Stripe een eigen App Marketplace, een bibliotheek met applicaties die naadloos integreren met je betaalplatform en zich aanpassen aan de specifieke behoeften van je onderneming.

Een van de apps die beschikbaar is in de Stripe App Marketplace is Billit, een toonaangevend platform voor elektronische facturering in Europa dat zich richt op het garanderen van naleving van de verschillende vereisten voor elektronische facturering in de EU. Billit heeft automatiseringsfuncties waarmee je de bankrekening van je bedrijf kunt koppelen en de reconciliatie van je facturen kunt vereenvoudigen.

De Stripe App Marketplace bevat ook Invopop, een in Spanje ontwikkelde oplossing met functies die speciaal zijn ontworpen om te voldoen aan de Spaanse regelgeving. Een van de belangrijkste functies is de volledige integratie met het VeriFactu-systeem. Na de inwerkingtreding van de definitieve regelgeving, die momenteel is gepland voor januari 2027, wordt dit systeem verplicht voor het in realtime indienen van facturen bij de belastingdienst. Bovendien voldoet Invopop aan bepaalde regionale regelgeving, zoals TicketBAI in Baskenland; het staat zelfs vermeld als gecertificeerde software voor TicketBAI door de provinciale belastingautoriteiten van Álava, Guipúzcoa en Vizcaya.

Veelgestelde vragen over factureringsverplichtingen voor klanten in Spanje

Moeten facturen in fysieke of digitale vorm worden uitgegeven?

Hoewel de Create and Grow-wet elektronische facturering verplicht stelt, is het niet altijd nodig om klanten facturen in digitaal formaat te geven, bijvoorbeeld als de transacties worden gedocumenteerd met vereenvoudigde facturen. Als iemand echter akkoord gaat met of expliciet vraagt om elektronische facturen, moet het bedrijf deze elektronisch verstrekken en de klant de mogelijkheid bieden om zonder extra kosten kopieën aan te vragen.

Kunnen er in plaats van facturen ook kassabonnen of ontvangstbewijzen worden verstrekt?

Ja, er kunnen kassabonnen of ontvangstbewijzen worden verstrekt als het B2C-transacties betreft die de algemene limiet van € 400 (of € 3.000 in de detailhandel) niet overschrijden. Houd er echter rekening mee dat sinds de inwerkingtreding van Koninklijk Besluit 1619/2012 deze documenten niet langer kassabonnen of ontvangstbewijzen worden genoemd, maar voor juridische doeleinden vereenvoudigde facturen zijn geworden. In tegenstelling tot volledige standaardfacturen hoeven vereenvoudigde facturen niet te worden voorzien van een klantidentificatie of een opeenvolgende nummering binnen elke reeks.

Wat is de deadline voor het uitgeven en bezorgen van een factuur?

De deadlines voor het uitreiken en bezorgen van een factuur variëren afhankelijk van de ontvanger en het type factuur. In alle gevallen bepaalt de Spaanse belastingdienst (AEAT) dat een transactie als “uitgevoerd” wordt beschouwd op het moment dat de btw verschuldigd is (d.w.z. wanneer de verplichting om deze te innen ontstaat). Hieronder volgen de specifieke deadlines voor elk type transactie:

• Volledige standaard B2C-factuur: Moet worden uitgegeven wanneer de transactie is voltooid.
  
• Volledige standaard B2B-factuur: vóór de 16e van de maand volgend op de voltooiing van de transactie.
  
• Samenvattende B2C-factuur: laatste dag van de kalendermaand waarin de transacties zijn voltooid.
  
• Samenvattende B2B-factuur: vóór de 16e van de maand volgend op de voltooiing van de transacties.
  
• Intracommunautaire factuur: voor de 16e van de maand na de start van de verzending of het transport van goederen.
  
• Correctiefactuur: moet worden uitgegeven zodra de reden voor de correctie bekend is. Deze moet worden verzonden vóór de 16e van de maand na de uitgifte van de correctiefactuur.