En faktura är mycket mer än ett bokföringsdokument: det är det juridiska och skatterelaterade beviset på alla transaktioner som involverar leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster i Spanien. För att säkerställa att transaktioner är lagliga inför skattemyndigheten och göra det möjligt för kunder att utöva sina skatterättigheter (t.ex. momsavdrag), är det viktigt att veta när en fullständig standardfaktura är obligatorisk och när den kan ersättas av en förenklad faktura.

Digitaliseringen och kampen mot bedrägerier har ökat den elektroniska faktureringens expansion: enligt den 12:e studien av elektronisk fakturering (XII Estudio de Facturación Electrónica) behandlades nästan 558 miljoner strukturerade elektroniska fakturor 2024, vilket är en ökning med 21,18 % jämfört med föregående år. Sedan registreringen inleddes 2012 uppgår det totala antalet elektroniska fakturor som utfärdats till mer än 2,6 miljarder.

Även om dessa siffror främst återspeglar B2B-transaktioner – där det alltid är obligatoriskt att tillhandahålla en faktura till kunden – är B2B-transaktioner inte de enda som måste följa denna skyldighet i Spanien. I den här guiden förklarar vi de fall där lagen kräver att kunden får en faktura och de påföljder som gäller för företag som inte efterlever denna skyldighet.

Vad innehåller den här artikeln:

• När är det obligatoriskt att utfärda en faktura i Spanien?
  
• När är det inte obligatoriskt att utfärda en faktura i Spanien?
  
• Vilka uppgifter måste en faktura innehålla i Spanien?
  
• Straffavgifter för uteblivet utfärdande av faktura när det krävs
  
• Hur Stripe kan hjälpa till att förenkla kundfakturering
  
• Vanliga frågor om krav på kundfakturering i Spanien
  

When is it mandatory to issue an invoice in Spain?

In Spain, several regulations establish invoicing obligations. For example, Royal Decree 1619/2012 approved the entry into force in January 2013 of the regulation governing invoicing obligations, while the Create and Grow Law (Ley Crea y Crece) introduced mandatory electronic invoicing requirements for companies and self-employed professionals. These regulations establish different obligations depending on the recipient of the transaction: customers (B2C), businesses (B2B), or government (B2G). Let's take a look at each of these cases:

Transactions with customers (B2C)

As a general rule, in B2C transactions, there’s an obligation to document all transactions, although documentation doesn’t always have to be in the form of a full standard invoice. Issuing simplified invoices (commonly known as “receipts” or “sales slips”) is sufficient to comply with the obligation to provide invoices to customers as long as the sales amount doesn’t exceed €400 (VAT included). This limit increases to €3,000 (VAT included) in some cases, such as the following:

• Retail sales
  
• Sales or services delivered to a customer’s home
  
• Personal services (hairdressing, beauty treatments, photo developing, dry cleaning, and laundry)
  
• Leisure services (dance halls, nightclubs, and movie rentals)
  
• Hospitality services
  
• Vehicle-related services (toll highways and parking lots or car parks)
  
• Ambulance services
  

An important aspect to consider is that the customer always has the right to request a standard invoice. In a B2C transaction, if a customer requests or agrees to receive an invoice from a company, the company is obliged to issue it. One of the reasons a customer might request an invoice is to provide evidence of an expense for tax purposes; for example, if a customer buys a solar panel for their home, they need the invoice to document the expense and to qualify for subsidies, such as those offered by the Institute for Energy Diversification and Saving (IDAE).

In addition to cases where the consumer requests an invoice for their purchase, there are three scenarios in which it’s mandatory to provide an invoice, even if the customer does not expressly request it:

• Sale of products that require installation or assembly before being made available to customers, regardless of whether the final process is carried out by the company itself or is an outsourced service
  
• Distance sales of products subject to excise taxes, such as alcohol and gasoline
  
• Distance sales to private customers or nonprofit organizations in other EU countries
  

Transactions with businesses (B2B)

In B2B transactions, it’s always mandatory to provide an invoice to the customer, even if the transaction is exempt from VAT because it’s an intracommunity transaction or an export. These types of transactions are very common in Spain, which ranks as the EU country with the seventh-highest volume of intracommunity transactions, with a total of €255.921 million in exports from January to August 2025.

When a professional customer makes a purchase in a personal capacity, it’s not mandatory to provide them with a full invoice. For example, if a financial advisor usually buys all their office supplies at the stationery store in their neighborhood (and receives a full invoice for each purchase), when they buy school supplies for their daughters at that same store, the store is not required to provide them with a full invoice; the simplified invoice issued in B2C transactions will suffice. However, if a company has doubts about whether a purchase is professional or personal in nature, it’s advisable to provide a full invoice to ensure compliance and avoid potential penalties.

Transactions with the government (B2G)

If the customer is a public sector entity included in Article 2 of Law 39/2015, such as the Autonomous Communities and public universities, the company is obligated to provide them with a full invoice. This requirement applies to all providers that conduct B2G transactions, such as software as a service (SaaS) companies that implement citizen identification solutions.

Furthermore, Law 25/2013 requires that these invoices be issued in electronic format and submitted through the FACe platform if the amount exceeds €5,000, except in the case of invoices for services sold abroad. Data from the Report on Electronic Invoices Submitted to Government Agencies Through FACe reveals that, between January 15, 2015, and September 30, 2025, more than 141 million invoices were recorded, most of which were issued for Autonomous Communities and city councils.

När är det inte obligatoriskt att utfärda en faktura i Spanien?

De flesta undantag från skyldigheten att utfärda och leverera fakturor till kunder, enligt momsreglerna och särskilda system, är verkligen exceptionella. Även om dessa fall är sällsynta följer här en sammanfattning som hjälper dig att kontrollera om de gäller för ditt företag:

• Transaktioner som genomförs enligt följande särskilda system:
  
  • Tilläggsavgifter för likvärdighet – med undantag för fastighetsförsäljning
    
  • Förenklat momssystem – med undantag för försäljning av anläggningstillgångar (dvs. varor som företaget förvärvar för långvarig användning, t.ex. maskiner eller fordon)
    
• Verksamheter där skattemyndigheten tillåter att fakturor inte utfärdas för att undvika problem i näringsverksamheten, t.ex. försäljning via varuautomater och andra obevakade betalningsterminaler
  
• Företag eller näringsidkare som är särskilt befriade från skyldigheten att utfärda och leverera fakturor. Denna uttryckliga befrielse kräver motiverade skäl, t.ex. tekniska svårigheter vid utfärdande av fakturor (t.ex. på plattformar som hanterar stora mängder mikrobetalningar).
  
• Privat handledning av egenföretagare, förutsatt att de ämnen som undervisas ingår i officiella läroplaner
  
• Professionella tjänster av författare, redaktörer och konstnärer, inklusive copyrightbetalningar
  
• Sociala biståndstjänster som tillhandahålls av offentliga eller privata ideella organisationer, t.ex. äldreomsorg eller personer med funktionsnedsättning
  
• Utbildningstjänster som tillhandahålls av auktoriserade offentliga eller privata center, såsom daghem, språkskolor och universitet
  
• Vissa arrenden som kan betraktas som tjänster, till exempel hyra av jordbruksmark
  
• Religiösa enheters utstationering av personal för hälso- och sjukvård och undervisning
  
• Försäkrings-, återförsäkrings- och kapitaliseringsverksamhet, inklusive förvärv av kunder
  
• Vissa finansiella transaktioner, såsom insättningar och beviljande av kredit
  
• Tjänster som tillhandahålls av offentliga enheter, förbund, kommittéer eller sociala idrottsföreningar med anknytning till deras kärnverksamhet (exklusive idrottsevenemang)
  
• Kulturtjänster som tillhandahålls av offentliga eller privata ideella organisationer, t.ex. besök på museer och teaterföreställningar
  
• Lotterier, vadslagning och spel som drivs av statliga myndigheter (som Loterías y Apuestas del Estado och ONCE) eller deras motsvarigheter i de autonoma regionerna
  
• Socialförsäkringsförmåner, med undantag för läkemedel eller medicinska förnödenheter
  
• Grundläggande posttjänster som tillhandahålls av den officiella postoperatören (Correos)
  
• Försäljning av frimärken till högst det officiella priset
  

Vilken information måste en faktura innehålla i Spanien?

Det finns vissa uppgifter som måste finnas på alla fakturor (i vissa fall krävs ytterligare information). Det här är den information som alla fakturor måste innehålla:

• Fakturanummer (och serie, om tillämpligt)
  
• Datum för utfärdande
  
• Skatteregistreringsnummer
  
• Utfärdande företagets namn och skattehemvist
  
• Kundens namn och skattehemvist
  
• Beskrivning och pris för varje produkt eller tjänst
  
• Momssatser
  
• Momsbelopp
  

Spanska regelverk innehåller flera fall där fakturan måste innehålla ytterligare information. Om transaktioner är momsbefriade är det till exempel obligatoriskt att uttryckligen ange att den tillämpade momssatsen är 0 % och att hänvisa till den juridiska bestämmelse som motiverar undantaget. Om fakturan gäller en gemenskapsintern transaktion är listan över obligatoriska uppgifter ännu mer omfattande, inklusive behovet av att ange utfärdarens och mottagarens europeiska momsregistreringsnummer. Listan över scenarier som kräver specifik information på fakturor är omfattande, så vi rekommenderar att du läser vår guide om hur man skapar en faktura i Spanien för att lära dig mer om varje situation och undvika påföljder.

Straffavgifter för uteblivet utfärdande av faktura när det krävs

I Spanien finns det två lagar som reglerar påföljderna för företag och egenföretagare som inte efterlever skyldigheten att tillhandahålla fakturor till kunder: den allmänna skattelagen och skapa och växa-lagen. Nedan följer en sammanfattning av konsekvenserna av dessa lagar:

Påföljder enligt den allmänna skattelagen

I enlighet med artikel 201 i lag 58/2003 (allmänna skattelagen) utgör underlåtenhet att tillhandahålla en faktura till en kund när det är obligatoriskt att göra det ett allvarligt brott som medför följande påföljder:

• Om fakturan har utfärdats, men inte tillhandahållits kunden: 1 % av det totala fakturabeloppet
  
• Om fakturan inte har utfärdats eller tillhandahållits kunden: 2 % av det totala fakturabeloppet
  

Om beloppet inte kan fastställas är straffavgiften 300 EUR för varje transaktion där en faktura inte tillhandahålls kunden. Dessa minimistraffavgifter kan höjas enligt de kriterier för fastställande av skattestraffavgifter som definieras i artikel 187, t.ex. upprepade överträdelser och den skada som orsakats skattemyndigheten. Därför kan straffavgiften i vissa fall öka med 25 %.

Straffavgifter enligt skapa och växa-lagen

Skapa och växa-lagen, som träder i kraft efter offentliggörandet av de slutliga bestämmelserna, kommer att bestraffa företag som inte tillhandahåller elektroniska fakturor till sina kunder om de är skyldiga att göra det. I vissa fall kommer denna överträdelse av lagen att leda till en varning. Om överträdelsen anses vara allvarlig enligt lag 6/2020, till exempel att man vägrar en inspektion, kan böterna vara så höga som 10 000 EUR.

Momsstraffavgifter

Att inte tillhandahålla en faktura kan betraktas som ett försök att undvika att betala skatt, en handling som är föremål för momspåföljder i Spanien. Beroende på hur allvarlig överträdelsen är och hur återkommande den är kan det överträdande företaget ådra sig extra avgifter, ekonomiska böter eller till och med straffrättsligt ansvar.

Hur Stripe kan hjälpa till att förenkla kundfakturering

Efter att ha slutfört en försäljning är det vanligt att ett företag förbereder en faktura med hjälp av specialiserad programvara, tillhandahåller den till kunden personligen eller via e-post och ta ut betalning via en betalningsgateway. Om frånkopplade system används för att slutföra denna process kan det leda till svårigheter, till exempel fel i datainmatningen eller förseningar i utfärdandet av fakturor och insamling av betalningar.

Genom att arbeta med en komplett betalplattform, som Stripe Payments, är vart och ett av dessa steg integrerat i en komplett lösning som automatiserar alla processer för utfärdande, inkassering och avstämning av fakturor. Med Stripe kan du förenkla insamlingen av kunddata (till exempel genom att låta dem ange att faktureringsadress är samma som leveransadressen) och ta emot betalningar i mer än 195 länder med de betalningsmetoder för e-handel som kunderna föredrar, till exempel kredit- och bankkort, e-plånböcker och till och med delbetalningar.

För att ytterligare effektivisera ditt företags verksamhet har Stripe en egen App Marketplace, ett bibliotek med applikationer som integreras sömlöst med din betalplattform och anpassas till ditt företags specifika behov.

En av applikationerna som finns på Stripe App Marketplace är Billit, en banbrytande plattform för elektronisk fakturering i Europa som fokuserar på att säkerställa efterlevnad av de olika kraven på elektronisk fakturering i EU. Billit har automatiseringsfunktioner som gör att du kan länka ditt företagsbankkonto och förenkla avstämningen av dina fakturor.

Stripe App Marketplace inkluderar också Invopop, en lösning som utvecklats i Spanien och som erbjuder funktioner som är särskilt utformade för att följa spanska regler. En av dess viktigaste funktioner är dess fullständiga integration med VeriFactu-systemet. Efter ikraftträdandet av de slutliga reglerna, som för närvarande är fastställda till januari 2027, kommer detta system att vara obligatoriskt för att skicka fakturor i realtid till skattemyndigheten. Dessutom följer Invopop vissa regionala regler, till exempel TicketBAI i Baskien. Det är faktiskt listat som certifierad programvara för TicketBAI av de provinsiella skattemyndigheterna i Álava, Guipúzcoa och Vizcaya.

Vanliga frågor om krav på kundfakturering i Spanien

Måste fakturor utfärdas i fysiskt eller digitalt format?

Även om skapa och växa-lagen inför krav på elektronisk fakturering är det inte alltid obligatoriskt att tillhandahålla fakturor till kunder i digitalt format, till exempel när transaktionerna dokumenteras med förenklade fakturor. Om en person går med på eller uttryckligen begär att få elektroniska fakturor måste företaget tillhandahålla dem elektroniskt och låta kunden begära kopior utan att ådra sig några extra kostnader.

Kan försäljningskvitton tillhandahållas istället för fakturor?

Ja, försäljningskvitton kan tillhandahållas om transaktionerna är B2C-transaktioner som inte överskrider den allmänna gränsen på 400 EUR (eller 3 000 EUR inom detaljhandeln). Observera dock att sedan kungligt dekret 1619/2012 trädde i kraft har dessa dokument upphört att kallas försäljningskvitton och av juridiska skäl blivit förenklade fakturor. Till skillnad från fullständiga standardfakturor kräver förenklade fakturor inte identifiering av kunder eller sekventiell numrering inom varje serie.

När löper tidsfristen ut för utfärdande och leverans av en faktura?

Tidsfristerna för att utfärda och leverera en faktura varierar beroende på mottagare och typ av faktura. I samtliga fall anger den spanska skattemyndigheten (AEAT) att en transaktion anses ”genomförd” när moms ackumuleras (dvs. när skyldigheten att ta ut det uppstår). Här är de specifika tidsfristerna för varje typ av transaktion:

• Fullständig standard B2C-faktura: Måste utfärdas när transaktionen är klar.
  
• Fullständig standard B2B-faktura: Före den 16:e i månaden efter att transaktionen slutfördes.
  
• Sammanfattad B2C-faktura Sista dagen i den kalendermånad då transaktionerna genomförs.
  
• Sammanfattad B2B-faktura: Före den 16:e i månaden efter att transaktionerna slutfördes.
  
• Gemenskapsintern faktura: Före den 16:e månaden efter det att leveransen eller transporten av varorna påbörjades.
  
• Korrigerande faktura: Måste utfärdas så snart orsaken till korrigeringen är känd. Den måste skickas före den 16:e i månaden efter utfärdandet av den korrigerande fakturan.