In Spanje treden zowel bedrijven als zelfstandigen op als incassobureaus. Dit betekent dat ze hun klanten factureren voor producten of diensten die onderworpen zijn aan belasting over de toegevoegde waarde (btw), het overeenkomstige belastingbedrag innen en dit betalen aan de Spaanse belastingdienst, de Agencia Tributaria (AEAT). Om dit te doen, moeten zakelijke professionals belastingformulieren invullen, zoals formulier 303, dat wordt gebruikt om driemaandelijkse btw-aangiften te verwerken.

Hoewel het btw-inningsproces relatief eenvoudig is, kunnen er situaties zijn waarin betalingen aan de AEAT niet op tijd worden gedaan. In deze gevallen heeft de AEAT de bevoegdheid om sancties op te leggen. Dit is wat bedrijven moeten weten over btw-boetes in Spanje.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn btw-boetes?
  
• Welke soorten btw-boetes zijn er?
  
• Wat zijn de boetes voor fouten in btw-aangiften?
  
• Hoe kunnen bedrijven btw-boetes vermijden?
  

Wat zijn btw-boetes?

Btw-boetes zijn maatregelen die door de AEAT worden genomen wanneer zij onregelmatigheden vaststelt met betrekking tot de btw-verplichtingen van een bedrijf. Deze straffen kunnen bestaan uit boetes, die kunnen variëren afhankelijk van factoren zoals de ernst en opzettelijkheid van het optreden van de btw-geïnde agent.

De AEAT legt in de eerste plaats btw-boetes op om het verschuldigde bedrag te innen en eventuele overheidsverliezen te voorkomen. Een andere reden om deze maatregelen toe te passen, is de afschrikkende werking ervan, aangezien de vrees voor sancties andere belastingplichtigen ertoe kan aanzetten zich aan de regels te houden.

Welke soorten btw-boetes zijn er?

Btw-boetes in Spanje vallen uiteen in drie categorieën.

• Toeslagen: Een boete die een percentage is van het verschuldigde bedrag. Dit percentage kan oplopen op basis van hoe lang de belastingplichtige heeft gewacht met het aanpakken van de achterstallige btw.
  
• Financiële sancties: Een vaste of evenredige boete.
  
  • Opgelost: Het te betalen bedrag blijft constant. Het fluctueert niet op basis van de overtreding.
    
  • Proportioneel: Het te betalen bedrag varieert op basis van het btw-bedrag dat verschuldigd is aan de AEAT. Hoe groter het verschuldigde bedrag, hoe hoger de mogelijke boete.
    
• Strafrechtelijke aansprakelijkheid: Een straf die strafrechtelijke gevolgen heeft omdat de handeling als misdrijf wordt aangemerkt. Een financiële sanctie wordt ook toegevoegd aan de aansprakelijkheid van een gerechtelijke procedure.
  

Wat zijn de sancties voor elke overtreding in de btw-aangifte?

De straffen die door de AEAT worden opgelegd, variëren aanzienlijk op basis van de overtreding, de ernst ervan en of het een recidive is. Boetes variëren ook afhankelijk van het feit of de late btw-aangifte positief of negatief is (d.w.z. het bedrijf is de AEAT verschuldigd of de AEAT is het bedrijf verschuldigd).

Als het resultaat van de late btw-aangifte nul of negatief is

Zakelijke professionals denken soms dat ze zijn vrijgesteld van het indienen van een btw-aangifte als ze tijdens het kwartaal geen omzet hebben behaald. Het btw-recht schrijft echter voor dat ter informatie een aangifte moet worden ingediend waaruit blijkt dat er in het belastingtijdvak geen economische activiteit heeft plaatsgevonden. Houd er daarnaast rekening mee dat als een bedrijf goederen of diensten heeft aangeschaft voor professionele activiteit terwijl het geen geregistreerde verkoop heeft, het bedrijf om compensatie of btw-teruggave kan vragen.

Als het resultaat van de aangifte nul of negatief is, wat inhoudt dat het bedrijf meer btw heeft betaald dan is geïnd en de AEAT dit nu moet compenseren of terugbetalen, krijgt het bedrijf nog steeds een boete als de aangifte te laat is ingediend. Het soort boete hangt af van het feit of de aangifte wordt ingevuld voor of na het verzenden van een betalingsaanmaning.

• Vóór ontvangst van een aanmaning: forfaitaire boete van € 100
  
• Na ontvangst van een aanmaning: € 200 vaste financiële boete
  

Als het resultaat van de late btw-aangifte positief is

Ongeacht de reden voor een vertraging in de btw-aangifte (het verkeerd of vergeten van een deadline, gezondheidsproblemen, onvoldoende geldmiddelen, enz.) wordt een toeslag of boete in rekening gebracht op het verschuldigde bedrag.

Voordat een aanmaning tot betaling wordt ontvangen

Als een btw-incassobureau een te late btw-aangifte doet met een positief resultaat voordat hij een aanmaning tot betaling heeft ontvangen, wordt er een procentuele toeslag toegepast op het verschuldigde bedrag. Het percentage komt overeen met hoe lang na een uiterste datum de btw wordt aangegeven.

• Tussen 1 dag en 3 maanden: 5%
  
• Tussen 3 maanden + 1 dag en 6 maanden: 10%
  
• Tussen 6 maanden + 1 dag en 12 maanden: 15%
  
• Later dan 12 maanden + 1 dag: 20% + nalatigheidsinteresten van 4,0625%
  

Om deze toeslagen te betalen kunnen btw-inningsagenten ofwel persoonlijk naar een AEAT-kantoor gaan of het specifieke formulier invullen voor deze procedure online. Bedrijven kunnen ook zoals gebruikelijk formulier 303 invullen voor de driemaandelijkse btw-aangifte. Na het invoeren van alle gegevens verschijnt onder "Bedrag van het inkomen" het verschuldigde bedrag, dat het totaal weergeeft, inclusief de bijbehorende toegepaste toeslag.

Na ontvangst van een aanmaning

Als de AEAT een belastingaanslag heeft gestuurd, legt zij een financiële boete op op basis van de ernst van de situatie. Boetes variëren van minimaal 50% voor kleine overtredingen tot maximaal 150% voor zeer ernstige. Zie hieronder meer over de ernst van overtredingen.

Het plegen van een kleine, zware of zeer zware inbreuk

Wanneer er sprake is van een overtreding, moet de ernst van de situatie worden beoordeeld om de toepasselijke straf te bepalen. Als een bedrijfseigenaar een kennisgeving van de AEAT ontvangt, zal de boete variëren op basis van het type inbreuk.

Minor

Om als gering te worden beschouwd, is het maximale btw-bedrag dat verschuldigd is als gevolg van een inbreuk € 3.000, ongeacht of deze opzettelijk of onopzettelijk voor de AEAT is verborgen. Als het achterstallige btw-bedrag van de inbreuk hoger is dan € 3.000,01, wordt de overtreding ook als klein beschouwd, zolang de informatie niet werd verzwegen. In beide gevallen bedraagt de boete 50% van het onbetaalde btw-bedrag.

Serieus

De inbreuk wordt als ernstig beschouwd als het achterstallige btw-bedrag ten minste € 3.000,01 bedraagt en informatie voor de AEAT werd verzwegen. Is het bedrag lager, dan wordt het nog steeds als ernstig beschouwd als de belastingplichtige een of meer van de onderstaande handelingen heeft gepleegd.

• Van het totale achterstallige bedrag heeft 50% of minder betrekking op de output-btw, de btw die aan klanten in rekening wordt gebracht via uitgegeven facturen.
  
• Van het totale achterstallige bedrag is tussen 10,01% en 50% niet aan de AEAT betaald vanwege fouten bij het opstellen van de btw-registratieboeken.
  
• De belastingplichtige gebruikt facturen of andere boekhoudkundige documenten die onjuist zijn, maar niet als frauduleus worden beschouwd, en ze vertegenwoordigen niet meer dan 10% van het totale achterstallige bedrag. Met andere woorden, de documenten zijn niet gebruikt om de AEAT opzettelijk te misleiden.
  

Voor een ernstige overtreding is de boete een evenredige boete variërend van 50% tot 100% van het verschuldigde btw-bedrag. Het percentage varieert op basis van hoe vaak de belastingplichtige overtredingen heeft begaan en het economische verlies voor de overheid.

Zeer ernstig

Indien een onderneming aan klanten verborgen btw in rekening brengt en dat bedrag hoger is dan 50 % van de gerapporteerde btw in een later stadium, of indien frauduleuze middelen worden gebruikt in de zin van wet 58/2003, wordt dit aangemerkt als een zeer ernstige inbreuk. Dit zijn de acts die in deze categorie vallen.

• De identiteit van een andere persoon gebruiken om een btw-aangifte in te vullen, ongeacht of deze op de hoogte is of niet
  
• Het gebruik van valse facturen of andere boekhoudkundige documenten die ten minste 10,01% van de onbetaalde btw aan de AEAT vertegenwoordigen
  
• Het opzettelijk plegen van belangrijke onregelmatigheden, zoals het niet bijhouden van een zakelijke boekhouding
  

Voor zeer ernstige inbreuken is de boete een evenredige boete die varieert van 100% tot 150% van het niet-betaalde btw-bedrag, afhankelijk van de veroorzaakte schade en de herhaling van dergelijke inbreuken.

Hoe kunnen bedrijven btw-boetes voorkomen?

Hoewel btw-boetes vrij hoog kunnen zijn, zijn ze bedoeld om af te schrikken en zijn ze niet moeilijk te vermijden. Hier volgen enkele tips om ervoor te zorgen dat bedrijven altijd aan hun btw-verplichtingen voldoen.

• Btw op tijd aangeven: Dien het vereiste belastingformulier in om de btw vóór de vervaldatum aan te geven, zelfs als het bedrijf geen commerciële activiteit heeft uitgeoefend. Dit houdt in dat de formulieren moeten worden gebruikt die moeten worden ingediend wanneer de btw-inningsinstantie het certificaat van btw-plichtstoestand verkrijgt, met inbegrip van: Formulieren 036, 037, 035, 347, 349 en 390. Let op: formulier 390 is niet vereist als informatie wordt ingediend via Immediate Supply of Information (SII).
  
• Meer informatie over de btw-tarieven van Spanje: Lees meer over de verschillende btw-tarieven in Spanje en gebruik de juiste percentages op de facturen van het bedrijf. Het gebruik van een automatiseringstool die automatisch de btw berekent en int voor alle verkopen, zoals Stripe Tax, kan dit proces veel gemakkelijker maken. Stripe Tax helpt bedrijven ook bij het maken van rapporten over de belastingen die ze hebben geïnd, en maakt het aangifteproces eenvoudiger.
  
• Vergeet niet om formulier 347 te gebruiken: Hoewel bedrijven geen belasting hoeven te betalen over transacties die niet onderhevig zijn aan btw, moeten ze deze wel aangeven met behulp van formulier 347.
  
• Vul de juiste gegevens in: Zorg ervoor dat de informatie op facturen correct is ingevoerd, anders worden ze als ongeldig beschouwd.
  
• Breng de juiste btw-bedragen in rekening: Zorg ervoor dat de juiste btw-bedragen worden toegepast op alle transacties.
  
• Blijf op de hoogte van eventuele wijzigingen in de regelgeving: De AEAT kan op elk moment wijzigingen doorvoeren die de manier waarop belastingen worden berekend volledig kunnen veranderen, zoals de maatregelen die op 1 juli 2021 zijn geïmplementeerd met betrekking tot btw voor e-commerce. Het feit dat je niet op de hoogte bent van de laatste wijzigingen, is geen excuus voor btw-incassobureaus om deze na te leven. Het gebruik van een tool zoals Stripe Tax kan enorm helpen om op de hoogte te blijven van de laatste belastingwijzigingen, aangezien deze regelmatig wordt bijgewerkt om wetswijzigingen weer te geven en de belastingverplichtingen van bedrijven te monitoren. Ook worden bedrijfseigenaren geïnformeerd als zij de drempel voor belastingaangifte overschrijden in een van de meer dan 50 landen waar deze drempel beschikbaar is. (Bekijk de lijst met uitgesloten gebieden.)
  
• Dien indien nodig een aanvullende aangifte in: Zodra een fout in een eerder ingediende btw-aangifte wordt vastgesteld, moeten bedrijven een aanvullende aangifte indienen.
  
• Gebruik facturatiesoftware: Investeer in software die voldoet aan het VERIFTU-systeem en de antifraudewet, die bedrijven en zelfstandigen in Spanje verplicht om elektronische facturen uit te reiken.
  

Het vermijden van btw-boetes is vrij eenvoudig, maar het is belangrijk om te begrijpen welke acties de AEAT onderneemt tegen professionals die - al dan niet opzettelijk - fouten maken in hun btw-aangiften.