Hoewel belasting over de toegevoegde waarde (btw) een algemene belasting is in de Europese Unie, verschillen de tarieven en het beheer van de btw aanzienlijk tussen de lidstaten. De afgelopen jaren heeft de EU gewerkt aan het harmoniseren van bepaalde aspecten van de btw in heel Europa, waaronder de VAT One Stop Shop (VAT OSS). Dankzij dit systeem is de btw-registratie van ondernemingen in één lidstaat geldig in de hele EU. Dit initiatief heeft ook veel landen ertoe aangezet om elektronische facturering verplicht te stellen voor ondernemingen.

Als onderdeel van deze inspanningen om transacties transparanter te maken en de overdracht van belastinggegevens te vereenvoudigen, heeft Spanje in 2017, na goedkeuring van koninklijk besluit 596/2016, een nieuw elektronisch aangiftesysteem voor ondernemingen ingevoerd, genaamd Immediate Supply of Information ("Suministro Inmediato de Información" of SII). In dit artikel geven we een overzicht van de voordelen van het nieuwe systeem, de deadlines voor het indienen van de benodigde documentatie en andere belangrijke details over het SII.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is SII en wat doet het?
  
• Wat zijn de belangrijkste voordelen van SII?
  
• Wat zijn de deadlines voor het indienen van SII?
  
• Welke ondernemingen moeten informatie indienen via SII?
  
• Hoe wordt de info ingediend?
  

Wat is SII en wat doet het?

SII is een systeem om btw elektronisch te beheren. De Agencia Tributaria (AEAT, oftewel de Spaanse belastingdienst) heeft deze methode ontwikkeld om fraude te voorkomen en het indienen van btw-administraties makkelijker te maken. Deze administraties houden de transacties bij die te maken hebben met ondernemingsactiviteiten, zoals uitgegeven en ontvangen facturen, investeringsgoederen en bepaalde intracommunautaire transacties. Het doel is om ervoor te zorgen dat de btw nauwkeurig en transparant wordt geïnd.

Ondernemings- en btw-info uit facturen en andere boekhouddocumenten die deel uitmaken van deze boeken, worden ingediend via het AEAT-onlineportaal.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van SII?

SII heeft een paar voordelen voor mensen en bedrijven in vergelijking met het traditionele btw-aangiftesysteem.

• Het btw-beheer is sneller en eenvoudiger: Dit komt vooral doordat SII het niet meer nodig maakt om de informatieve aangifte op de administratieve boeken (Formulier 340), de jaarlijkse verklaring van transacties met derden (Formulier 347) en het jaarlijkse btw-overzicht (Formulier 390) in te dienen.
  
• Data wordt in realtime verzonden: Hierdoor kan de Agencia Tributaria efficiënter functioneren. Het belangrijkste voordeel voor bedrijven in Spanje is de snellere verwerking van btw terugbetalingen, omdat de AEAT de informatie kort na ontvangst kan valideren.
  
• Gegevens die via SII worden ingediend, zijn beter toegankelijk: Ondernemingen kunnen nu makkelijk online hun belastinginformatie checken.
  
• Ondernemingen hebben meer tijd om aangifte te doen: ze hebben 30 dagen om hun btw-aangifte online via SII te doen, wat 10 dagen langer is dan de maandelijkse aangiftetermijn.
  

Naast al deze voordelen voor ondernemingen is er ook een groot voordeel voor de Agencia Tributaria: SII zorgt voor veel minder belastingfraude.

Voordat SII werd ingevoerd, leidde het invullen van allerlei formulieren vaak tot fouten. Hoewel het aantal fouten is afgenomen sinds SII sommige aangiftevereisten heeft geschrapt, kan een tool als Stripe Tax je belastingverplichtingen nog verder vereenvoudigen en je werkdruk helpen verminderen.

Stripe Tax automatiseert de berekening en inning van btw (inclusief internationale equivalenten zoals Amerikaanse omzetbelasting) voor transacties in meer dan 50 landen. Het houdt ook je belastingverplichtingen in de gaten en waarschuwt je als je de rapportagedrempels overschrijdt in een rechtsgebied waar je je producten en diensten verkoopt. Bovendien wordt Stripe Tax regelmatig bijgewerkt om rekening te houden met wijzigingen in de belastingwetgeving in alle landen waar het actief is, zodat je altijd het juiste belastingtarief toepast. We raden je aan de lijst met uitgesloten gebieden te checken.

Wat zijn de deadlines voor het indienen van SII?

De deadlines voor het indienen van SII verschillen per soort informatie die je indient:

• Uitgegeven facturen: Je hebt maximaal vier kalenderdagen vanaf de datum waarop de facturen zijn uitgegeven om ze bij de SII in te dienen. Als de ontvanger of een geautoriseerde derde partij ze uitgeeft, wordt deze periode verlengd tot acht dagen. Ongeacht de situatie moet de SII worden ingediend vóór de 16e dag van de maand volgend op de maand waarin de btw op de transacties is opgebouwd.
  
• _Ontvangen facturen: _ Alle ontvangen facturen moeten binnen vier kalenderdagen nadat ze in het boekhoudsysteem zijn opgenomen en uiterlijk op de 16e dag van de maand volgend op de maand waarin de btw-transactie heeft plaatsgevonden, via SII worden ingediend. Er zijn geen uitzonderingen op het verlengen van de deadline.
  
• Intracommunautaire transacties: De termijn begint vier kalenderdagen nadat de verzending of het transport van de gekochte goederen is begonnen.
  
• Investeringsgoederen: Dit moet worden ingediend binnen de deadline voor het afrekenen van de laatste belastingperiode van het jaar, dat is uiterlijk 30 januari.
  

Als je nog vragen hebt, kun je de SII-deadline calculator gebruiken die je op de website van de AEAT kunt vinden.

Opmerking: Hoewel de documentatie van de Agencia Tributaria verwijst naar "kalenderdagen", wordt later verduidelijkt dat weekends en nationale feestdagen niet zijn inbegrepen.

Welke ondernemingen moeten informatie via SII indienen?

SII is verplicht voor sommige ondernemingen en vrijwillig voor andere. Zelfs als ze niet verplicht zijn om het elektronische btw-beheersysteem te gebruiken, doen sommige ondernemingen dit vrijwillig om te profiteren van de eerder genoemde voordelen. Om vrijwillig gebruik te maken van SII of om af te zien van vrijwillig gebruik, moet je in november formulier 036 indienen. Dit zorgt ervoor dat je beslissing het volgende jaar van kracht wordt.

Zoals eerder vermeld, moeten bepaalde ondernemingen altijd SII gebruiken. Hoewel kwartaalaangiften voor de btw het meest gebruikelijk zijn voor ondernemingen, moeten ook personen of rechtspersonen die maandelijks zelfbeoordelingen moeten indienen, dit systeem gebruiken. De volgende ondernemingen zijn verplicht om SII te gebruiken:

• Grote bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 6 miljoen
  
• Ondernemingen die onder het speciale systeem van de groep van entiteiten ("Régimen especial del grupo de entidades" of REGE) vallen
  
• Ondernemingen die onder het maandelijkse btw-teruggave systeem vallen ("Régimen de devolución mensual" of REDEME)
  

Opmerking: Als je een persoon of rechtspersoon bent die niet verplicht is om het SII te gebruiken, maar ervoor kiest om dat wel te doen, kun je nog steeds je btw-afrekeningen per kwartaal doen.

Hoe wordt de info ingediend?

Het indienen van informatie via het SII is simpel, vooral met de hulp van de virtuele assistent van de Agencia Tributaria. Let op: je hoeft niet al je facturen naar hen op te sturen. Je hoeft alleen de specifieke factuurvelden in te vullen die zijn beschreven in ministerieel besluit HFP/417/2017. Dit zijn de belangrijkste en meest voorkomende velden:

• Alle info uit het boek met uitgegeven facturen: Voeg het nummer of de reeks, de datum van uitgifte, de datum van de transactie, de voor- en achternaam, de bedrijfsnaam, het belastingnummer (NIF) van de ontvanger, de belastbare basis, het btw-tarief en de kosten uit het boek toe.
  
• Type factuur: Zeg even of het een volledige of vereenvoudigde factuur is.
  
• Identificatie: Gebruik dit veld alleen voor correcties.
  
• Beschrijving: Vertel wat er precies is gebeurd met de transacties.
  
• Correctiefacturen: Geef aan wat er is veranderd of verwijs naar de originele facturen die zijn aangepast.
  
• Periode: De datum waarop de factuurtransacties zijn afgehandeld.
  
• Transactie niet onderworpen aan btw: Als er transacties niet onderworpen aan btw zijn gedaan, vermeld deze dan hier.
  

Artikel 7 van het genoemde ministerieel besluit geeft een gedetailleerd overzicht van elke stap. Kort samengevat zijn er twee manieren om informatie via het SII te versturen:

• Uitwisseling van informatie in XML-formaat: Deze methode is bedoeld voor personen of rechtspersonen die veel transacties doen. Webservices kunnen elektronische berichten verwerken, maar ze mogen een bepaalde limiet aan factuurrecords niet overschrijden. Het XML-bestand moet overeenkomen met zowel het grootboek als het transactietype. Voor meer technische details kun je de volledige informatie op de website van de AEAT raadplegen.
  
• Webformulier: Dit proces is geschikt voor mensen of bedrijven met weinig transacties en voor degenen die specifieke factuurgegevens afzonderlijk moeten indienen. Met het webformulier kun je informatie op individuele basis indienen.
  

Welke methode je ook kiest, zodra je de info hebt ingediend, wordt elk btw-register bijna in realtime samengesteld. Om dit te bereiken, moet de algemene koptekst de info van de registerhouder bevatten, samen met details over het boekjaar en de periode waarin de transacties zijn gedocumenteerd. Naast de koptekst moet er ook een blok zijn met details over de inhoud van alle facturen in je XML-bestand.

Kortom, het versturen van de gegevens via het SII is eenvoudig, ongeacht je aanpak. Als je vragen hebt, kun je de pagina met veelgestelde vragen over SII van de AEAT raadplegen.