Obwohl es sich bei der Umsatzsteuer (USt.) um eine in der ganzen Europäischen Union erhobene Steuer handelt, unterscheiden sich die USt.-Sätze und deren Verwaltung von Land zu Land erheblich. In den letzten Jahren hat die EU daran gearbeitet, bestimmte USt.-Aspekte europaweit zu harmonisieren, einschließlich des VAT One Stop Shop (VAT OSS). Mit diesem System kann die USt.-Registrierung von Unternehmen in einem Mitgliedsstaat in der gesamten EU gültig sein. Diese Initiative hat auch viele Länder dazu veranlasst, Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen einzuführen.

Im Rahmen dieser Bemühungen, Transparenz bei Transaktionen zu gewährleisten und die Übermittlung von Steuerdaten zu vereinfachen, hat Spanien 2017 nach der Verabschiedung des Königlichen Dekrets 596/2016 ein neues elektronisches Abgabesystem für Unternehmen eingeführt, die so genannte sofortige Bereitstellung von Informationen („Suministro Inmediato de Información“, SII). In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile des neuen Systems, die Fristen für die Einreichung der erforderlichen Unterlagen und andere wichtige Details zu SII.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist SII und wofür dient sie?
  
• Was sind die wichtigsten Vorteile von SII?
  
• Welche Fristen gelten für die SII-Einreichung?
  
• Welche Unternehmen müssen Informationen über SII übermitteln?
  
• Wie werden die Informationen übermittelt?
  

Was ist SII und wofür dient sie?

SII ist ein System zur elektronischen USt.-Verwaltung. Diese Methode wurde von der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) entwickelt, um Betrug zu verhindern und die Einreichung von USt.-Geschäftsbüchern zu vereinfachen. Diese Bücher dokumentieren die Vorgänge im Zusammenhang mit den Geschäftstätigkeiten, wie ausgestellte und empfangene Rechnungen, Investitionsgüter und bestimmte innergemeinschaftliche Transaktionen. Ziel ist es, eine korrekte und transparente USt.-Erhebung zu gewährleisten.

Unternehmens- und USt.-Informationen aus Rechnungen und anderen Buchhaltungsunterlagen, aus denen sich diese Bücher zusammensetzen, werden über das AEAT-Online-Portal übermittelt.

Was sind die wichtigsten Vorteile von SII?

SII bietet natürlichen und juristischen Personen mehrere Vorteile im Vergleich zum traditionellen USt.-Erklärungssystem.

• Schnellere und einfachere USt.-Verwaltung: Das ist vor allem darauf zurückzuführen, dass SII die Einreichung der informativen Erklärung in den Geschäftsbüchern (Formular 340), der jährlichen Aufstellung von Transaktionen mit Dritten (Formular 347) und der jährlichen USt.-Zusammenfassung (Formular 390) überflüssig macht.
  
• Daten werden in Echtzeit übertragen: Dadurch kann die Agencia Tributaria effizienter arbeiten. Der Hauptvorteil für Unternehmen in Spanien liegt in der schnelleren Bearbeitung von USt.-Rückerstattungen, da die AEAT die Informationen kurz nach Erhalt validieren kann.
  
• Daten, die über SII übermittelt werden, sind leichter zugänglich: Unternehmen können ihre Steuerinformationen jetzt ganz einfach online einsehen.
  
• Unternehmen haben mehr Zeit für die Einreichung von Steuererklärungen: Sie haben 30 Tage Zeit, um ihre USt.-Selbstveranlagung online über SII einzureichen. Das sind 10 Tage mehr als die monatliche Einreichungsfrist.
  

Neben all diesen Vorteilen für Unternehmen gibt es auch einen wesentlichen Vorteil für die Agencia Tributaria: SII reduziert Steuerbetrug erheblich.

Vor der Implementierung von SII führte das Ausfüllen zahlreicher Formulare oft zu vielen manuellen Fehlern. Zwar ist die Fehlerquote gesunken, seit SII einige Einreichungsanforderungen aufgehoben hat, doch ein Tool wie Stripe Tax kann Ihre Steuerpflichten weiter vereinfachen und Ihren Arbeitsaufwand verringern.

Stripe Tax automatisiert die USt.-Berechnung und -Einziehung (einschließlich internationaler Äquivalente wie der US-Verkaufssteuer) für Transaktionen in über 50 Ländern. Außerdem überwacht das Tool Ihre Steuerpflichten und warnt Sie, wenn Sie in einer Region, in der Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verkaufen, die Meldeschwellen überschreiten. Darüber hinaus wird Stripe Tax regelmäßig aktualisiert, um Änderungen der Steuergesetzgebung in allen Betriebsländern widerzuspiegeln, sodass Sie immer den korrekten Steuersatz anwenden. Wir empfehlen Ihnen, die Liste der ausgeschlossenen Gebiete zu überprüfen.

Welche Fristen gelten für die SII-Einreichung?

Die Fristen für die SII-Einreichung variieren je nach den übermittelten Informationen:

• Ausgestellte Rechnungen: Ab dem Ausstellungsdatum der Rechnungen haben Sie maximal vier Kalendertage Zeit für die SII-Einreichung. Wenn Rechnungen von Empfängerinnen oder Empfängern oder bevollmächtigten Dritten ausgestellt werden, verlängert sich diese Frist auf acht Tage. Unabhängig von der Situation muss die SII bis zum 16. Tag des Monats eingereicht werden, der auf den Monat folgt, in dem die Umsatzsteuer auf die Transaktionen angefallen ist.
  
• Erhaltene Rechnungen: Alle erhaltenen Rechnungen müssen innerhalb von vier Kalendertagen nach ihrer Erfassung im Buchhaltungssystem und bis zum 16. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die USt.-Transaktion stattgefunden hat, über SII eingereicht werden. Es gibt es keine Ausnahmen für eine Fristverlängerung.
  
• Innergemeinschaftliche Transaktionen: Die Frist beginnt vier Kalendertage nach Beginn der Lieferung bzw. Beförderung der erworbenen Ware.
  
• Investitionsgüter: Diese müssen innerhalb der Frist für die Abwicklung der letzten Steuerperiode des Jahres, spätestens am 30. Januar, eingereicht werden.
  

Bei Unsicherheiten können Sie den SII-Fristrechner nutzen, der auf der AEAT-Website verfügbar ist.

Anmerkung: Während in der Dokumentation der Agencia Tributaria von „Kalendertagen“ die Rede ist, wird später klargestellt, dass Wochenenden und nationale Feiertage nicht dazu gehören.

Welche Unternehmen müssen Informationen über SII übermitteln?

SII ist für einige Unternehmen obligatorisch und für andere freiwillig. Auch wenn sie nicht verpflichtet sind, das elektronische USt.-Managementsystem zu nutzen, verwenden es einige Unternehmen freiwillig, um von den oben genannten Vorteilen zu profitieren. Um SII freiwillig zu nutzen oder sich gegen die freiwillige Nutzung zu entscheiden, müssen Sie das Formular 036 im November einreichen. So ist sichergestellt, dass Ihre Entscheidung im Folgejahr wirksam wird.

Wie bereits erwähnt, müssen bestimmte Unternehmen immer SII verwenden. Während die vierteljährliche USt.-Erklärung am häufigsten von Unternehmen genutzt wird, müssen auch natürliche oder juristische Personen, die zur Abgabe monatlicher Selbstveranlagungen verpflichtet sind, dieses System nutzen. Die folgenden Unternehmen sind verpflichtet, SII zu nutzen:

• Große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 6 Mio. €
  
• Unternehmen, die unter das Sondersystem von Unternehmensgruppen („Régimen especial del grupo de entidades“, REGE) fallen
  
• Unternehmen, die unter das System der monatlichen USt.-Erstattung fallen („Régimen de devolución mensual“, REDEME)
  

Anmerkung: Wenn Sie eine natürliche oder juristische Person sind, die nicht zur Nutzung der SII verpflichtet ist, sich aber dafür entscheidet, können Sie Ihre Umsatzsteuerabrechnungen vierteljährlich vornehmen.

Wie werden die Informationen übermittelt?

Die Übermittlung von Informationen über SII ist einfach, insbesondere mithilfe des von der Agencia Tributaria bereitgestellten virtuellen Assistenten. Beachten Sie zunächst, dass Sie nicht alle Ihre Rechnungen übersenden müssen. Stattdessen müssen Sie nur die spezifischen Felder für Rechnungsdatensätze übermitteln, die in der Ministerialverordnung HFP/417/2017 beschrieben sind. Dies sind die wichtigsten und häufigsten Felder:

• Alle Informationen im Buch der ausgestellten Rechnungen: Anzugeben sind die Nummer oder Serie, das Ausstellungsdatum, das Transaktionsdatum, der Vor- und Nachname, der Firmenname, die Steueridentifikationsnummer (NIF) der Empfängerin/des Empfängers, die Steuerbemessungsgrundlage, der Umsatzsteuersatz und die Zahlung aus dem Buch.
  
• Art der Rechnung: Geben Sie an, ob es sich um eine vollständige oder vereinfachte Rechnung handelt.
  
• Identifizierung: Verwenden Sie dieses Feld nur für Korrekturen.
  
• Beschreibung: Beschreiben Sie den Inhalt der durchgeführten Transaktionen.
  
• Berichtigungsrechnungen: Identifizieren Sie diese Arten von Rechnungen, indem Sie angeben, was geändert wurde, oder indem Sie auf die Originale verweisen, die korrigiert wurden.
  
• Zeitraum: Das Datum, an dem die Rechnungstransaktionen abgewickelt wurden.
  
• Nicht umsatzsteuerpflichtige Transaktion: Wenn nicht umsatzsteuerpflichtige Transaktionen getätigt wurden, geben Sie diese hier an.
  

Artikel 7 der genannten Ministerialverordnung enthält eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Schritte. Hier die beiden Möglichkeiten zum Senden von Informationen über SII zusammengefasst:

• Informationsaustausch im XML-Format: Diese Methode ist für natürliche oder juristische Personen gedacht, die ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln. Webdienste können elektronische Nachrichten verarbeiten, dürfen jedoch einen bestimmten Grenzwert an Rechnungsdatensätzen nicht überschreiten. Die XML-Datei muss sowohl dem Hauptbuch- als auch dem Transaktionstyp entsprechen. Weitere technische Details entnehmen Sie bitte den vollständigen Informationen auf der AEAT-Website.
  
• Webformular: Dieses Verfahren eignet sich für natürliche oder juristische Personen mit einem geringen Transaktionsvolumen und für diejenigen, die bestimmte Rechnungsdatensätze einzeln einreichen müssen. Das Webformular ermöglicht es Ihnen, Informationen auf individueller Basis zu übermitteln.
  

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, wird jedes USt.-Geschäftsbuch nahezu in Echtzeit erstellt, sobald Sie die Informationen übermittelt haben. Dazu muss die allgemeine Kopfzeile die Informationen des Geschäftsbuchhalters sowie Angaben zum Geschäftsjahr und zum Zeitraum, in dem die Transaktionen dokumentiert wurden, enthalten. Neben der Kopfzeile sollte es auch einen Block geben, der den Inhalt aller Rechnungen in der XML-Datei detailliert beschreibt.

Kurz gesagt, das Senden der Daten über SII ist mit jedem Ansatz einfach. Wenn Sie Fragen haben, können Sie die Seite mit häufig gestellten Fragen zu SII der AEAT konsultieren.