Även om mervärdesskatt (moms) är en gemensam skatt i hela Europeiska unionen, skiljer sig skattesatserna och hanteringen av moms avsevärt mellan medlemsländerna. Under de senaste åren har EU arbetat för att harmonisera vissa aspekter av moms i hela Europa, bland annat VAT One Stop Shop (VAT OSS). Detta system gör att företags registrering för moms i ett medlemsland kan gälla i hela EU. Detta initiativ har också lett till att många länder har infört krav på elektronisk fakturering för företag.

Som en del av denna strävan att säkerställa transparens i transaktioner och förenkla överföringen av uppgifter om beskattning införde Spanien ett nytt elektroniskt system för deklaration riktat till företag, kallat Omedelbar inlämning av information ("Suministro Inmediato de Información", eller SII) under 2017, efter godkännandet av kungligt dekret 596/2016. I den här artikeln beskriver vi fördelarna med det nya systemet, tidsfristerna för att lämna in nödvändig dokumentation och andra viktiga detaljer om SII.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är SII och hur fungerar det?
  
• Vilka är de viktigaste fördelarna med SII?
  
• Vilka är tidsfristerna för deklaration av SII?
  
• Vilka företag måste lämna information via SII?
  
• Hur lämnas informationen?
  

Vad är SII och vad gör det?

SII är ett system för att hantera moms elektroniskt. Agencia Tributaria (AEAT, eller spanska skatteverket) utvecklade denna metod för att förhindra bedrägerier och förenkla inlämnandet av momsregister. Dessa register dokumenterar transaktioner i samband med företagsaktiviteter, t.ex. utfärdade och mottagna fakturor, investeringsvaror och vissa transaktioner inom gemenskapen. Målet är att säkerställa korrekt och transparent debitering av moms.

Företagsinformation och momsinformation från fakturor och andra bokföringsdokument som utgör dessa register lämnas in via AEAT:s onlineportal.

Vilka är de viktigaste fördelarna med SII?

SII erbjuder flera fördelar för individer och juridiska enheter jämfört med det traditionella systemet för deklaration av moms.

• Hanteringen av moms är snabbare och enklare: Detta beror till stor del på att SII eliminerar behovet av att lämna in den informativa deklarationen om register (formulär 340), den årliga redogörelsen för transaktioner med tredje part (formulär 347) och den årliga sammanfattningen av moms (formulär 390).
  
• Data överförs i realtid: Detta gör att Agencia Tributaria kan fungera mer effektivt. Den främsta fördelen för företag i Spanien är den snabbare processen för återbetalning av moms, eftersom AEAT kan validera informationen kort efter att den har mottagits.
  
• Data som lämnas in via SII är mer tillgängliga: Företag kan nu enkelt konsultera sin beskattningsinformation online.
  
• Företagen har längre tid på sig att deklarera: De har 30 dagar på sig att deklarera moms online via SII, vilket är 10 dagar längre än den månatliga deklarationstiden.
  

Bortsett från alla dessa fördelar för företag finns det en betydande fördel för Agencia Tributaria: SII minskar skattebedrägerier kraftigt.

Före implementeringen av SII ledde ifyllandet av ett stort antal formulär ofta till många manuella fel. Även om antalet fel har minskat sedan SII tog bort vissa krav på deklaration, kan ett verktyg som Stripe Tax ytterligare förenkla dina skattemässiga skyldigheter och bidra till att minska din arbetsbelastning.

Stripe Tax automatiserar beräkning och debitering av moms (inklusive internationella motsvarigheter som omsättningsskatt i USA) för transaktioner i över 50 länder. Det övervakar också dina skyldigheter när det gäller skatter och varnar dig om du överskrider rapporteringströsklarna i någon jurisdiktion där du säljer dina produkter och tjänster. Stripe Tax uppdateras dessutom regelbundet för att återspegla ändringar i skattelagstiftningen i alla länder där det är verksamt, vilket säkerställer att du alltid tillämpar rätt skattesats. Vi rekommenderar att du kontrollerar listan över exkluderade territorier.

Vilka är tidsfristerna för deklaration av SII?

Tidsfristerna för deklaration av SII på varierar beroende på vilken information som lämnas:

• Utfärdade fakturor: Du har högst fyra kalenderdagar från det datum då fakturorna utfärdas för deklaration hos SII. Om mottagaren eller en godkänd tredje part utfärdar dem förlängs denna period till åtta dagar. Oavsett situationen måste SII lämnas in senast den 16:e dagen i månaden efter den månad då momsen på transaktionerna uppstod.
  
• Mottagna fakturor: Alla mottagna fakturor måste skickas via SII inom fyra kalenderdagar efter att de registrerats i bokföringssystemet och senast den 16:e dagen i månaden efter den månad då transaktionen med moms ägde rum. Det finns inga undantag för att förlänga tidsfristen.
  
• Transaktioner inom gemenskapen: Fristen börjar löpa fyra kalenderdagar efter det att avsändandet eller transporten av de inlösta varorna påbörjats.
  
• Investeringsvaror: Detta måste lämnas in inom tidsfristen för att avräkna årets sista beskattningsperiod, vilket är senast den 30 januari.
  

Om det finns osäkerhetsfaktorer kan du använda kalkylatorn SII deadline som finns på AEAT:s webbplats.

Obs! I dokumentationen från Agencia Tributaria hänvisas till "kalenderdagar", men senare klargörs att helger och nationella helgdagar inte ingår.

Vilka företag måste lämna information via SII?

SII är obligatoriskt för vissa företag och frivilligt för andra. Även om de inte är skyldiga att använda det elektroniska systemet för hantering av moms gör vissa företag det frivilligt för att dra nytta av de fördelar som nämnts tidigare. För att antingen börja använda SII frivilligt eller för att välja bort den frivilliga användningen måste du skicka in formulär 036 i november. På så sätt säkerställs att ert beslut kommer att träda i kraft följande år.

Som tidigare nämnts måste vissa företag alltid använda SII. Medan kvartalsvisa momsdeklarationer är vanligast för företag, måste individer eller juridiska enheter som måste lämna in månatliga självdeklarationer också använda detta system. Följande företag måste använda SII:

• Stora företag med en årsomsättning på mer än 6 miljoner euro
  
• Företag som omfattas av särskilda systemet för gruppen av enheter ("Régimen especial del grupo de entidades", eller REGE)
  
• Företag som omfattas av månatliga system för återbetalning av moms ("Régimen de devolución mensual", eller REDEME)
  

Obs! Om du är en enskild firma eller juridisk enhet som inte är skyldig att använda SII, men väljer att göra det, kan du fortfarande göra din avräkning av moms kvartalsvis.

How is the information submitted?

Submitting information through the SII is straightforward, especially with the help of the virtual assistant provided by the Agencia Tributaria. First, note that you don’t need to send all your invoices to them. Instead, you only need to submit the specific invoicing record fields outlined in Ministerial Order HFP/417/2017. These are the most important and common fields:

• All the information in the book of invoices issued: Include the number or series, date of issue, date of transaction, name and surname, company name, recipient’s tax identification number (NIF), taxable base, VAT rate, and charge from the book.
  
• Type of invoice: Specify whether it is complete or simplified.
  
• Identification: Use this field only for rectifications.
  
• Description: Describe the content of the transactions performed.
  
• Rectification invoices: Identify these types of invoices by specifying what has been changed or by referencing the originals that were corrected.
  
• Period: The date on which the invoice transactions were settled.
  
• Transaction not subject to VAT: If transactions not subject to VAT have been made, indicate them here.
  

Article 7 of the mentioned Ministerial Order provides a detailed breakdown of each step involved. To summarize, here are the two ways to send information through the SII:

• Exchange of information in XML format: This method is intended for individuals or legal entities that handle a high volume of transactions. Web services can handle electronic messages, but they must not exceed a certain limit of invoicing records. The XML file must match both the ledger and transaction type. For more technical details, please refer to the complete information on the AEAT website.
  
• Web form: This process is suitable for individuals or legal entities with a low volume of transactions and for those who need to submit specific invoice records individually. The web form enables you to submit information on an individual basis.
  

No matter which method you choose, once you submit the information, each VAT record book will be compiled almost in real time. To achieve this, the common header must include the information of the record book holder, along with details about the fiscal year and the period during which the transactions are documented. Aside from the header, there should also be a block that details the contents of all the invoices in your XML file.

In short, sending the data through the SII is straightforward, regardless of your approach. If you have questions, you can consult the AEAT frequently asked questions about SII page.