Mervärdesskatt (moms), allmänt känd som EU-moms, är en utbredd skatt som betalas av företag i Spanien och andra länder i Europeiska unionen. Även om vissa transaktioner är momsbefriade är de flesta försäljningar av både produkter och tjänster momsbelagda.

Moms är en indirekt skatt som ett företag tar ut från kunderna vid varje försäljning. Företaget betalar sedan den totala skatten som tagits ut till Agencia Tributaria (den spanska skattemyndigheten) i en klumpsumma.

Innan vi diskuterar det potentiella resultatet av momsåterbäring måste vi förklara den terminologi som Agencia Tributaria använder för att skilja mellan betald moms och insamlad moms. ”Utgående moms” avser den omsättningsskatt som ett företag tar ut av sina kunder. ”Ingående moms” avser den moms som ett företag betalar på de varor och tjänster som det köper för sin affärsverksamhet. Ibland, när man lämnar in en momsdeklaration, är skillnaden mellan utgående och ingående moms negativ, vilket innebär att företaget har betalat mer moms än det har samlat in. I så fall är Agencia Tributaria skyldig företaget mellanskillnaden. När detta inträffar kan företaget välja antingen en momskvittning eller en momsåterbäring. I den här guiden går vi djupare in på alternativet med momsåterbäring, inklusive dess konsekvenser för ditt företag och dess för- och nackdelar jämfört med momskvittning.

Obs: Även om vi ofta hänvisar till ”företaget” och ”verksamheten” i den här guiden är processen för momsåterbäring densamma oavsett företagets juridiska struktur. Med andra ord ser reglerna för momsåterbäring likadana ut oavsett om du har startat ett företag (som i Spanien kallas ”sociedad”) eller är egenanställd (som i Spanien kallas ”autónomo”).

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en momsåterbäring?
  
• Tidsfrister för momsåterbäring i Spanien
  
• Så här ansöker du om momsåterbäring steg för steg
  
• Så här hittar du statusen för din momsåterbäring
  
• Kvittning: Alternativet till momsåterbäring
  

Vad är en momsåterbäring?

En momsåterbäring är en process som hanteras av Agencia Tributaria för företag i Spanien för att återföra överskjutande moms (det belopp som betalats för mycket under den senaste skatteperioden). Eftersom företag tar ut moms med hjälp av en fastställd beräkning kan de ibland ha tagit ut mindre från sina kunder än vad de betalat för de produkter eller tjänster som behövs för företagets verksamhet. De har därför rätt till en återbetalning.

Kort sagt, om du har betalat mer moms än vad ditt företag har tagit ut måste Agencia Tributaria återbetala det överskjutande beloppet till dig. Alternativt kan du begära en avräkning för det beloppet, vilket vi kommer att diskutera senare.

Tidsfrister för momsåterbäring i Spanien

När man diskuterar tidsfrister för momsåterbäring i Spanien är det viktigt att skilja mellan två separata förfaranden. Den första är ansökningsprocessen, som företaget hanterar. Den andra är själva återbetalningsprocessen, som Agencia Tributaria genomför när den ursprungliga ansökan har godkänts.

Ansökan om momsåterbäring

Ansökan om momsåterbäring måste behandlas mellan den 1 januari och den 30 januari, vilket sammanfaller med momsdeklarationen för det fjärde kvartalet, som du lämnar in med hjälp av formulär 303 (detaljerade steg-för-steg-instruktioner om detta finns i nästa avsnitt). Om du inte begär din återbetalning under denna period måste du vänta till nästa räkenskapsår för att ansöka igen.

Före den spanska högsta domstolens dom den 23 december 2010 fanns det en oro bland många företag i Spanien att om de inte begärde återbetalning i samband med självskattning av moms skulle de bara ha fyra år på sig att slutföra förfarandet. Farhågan var att de efter denna period skulle förlora möjligheten att göra anspråk på det belopp som staten var skyldig dem. I 2010 års dom fastställdes dock att löptiden endast gäller för momskvittning, inte för återbetalning.

Återbetalningar

Företaget måste få återbetalningen inom sex månader från den sista dagen för självskattning av moms för det fjärde kvartalet, vilket för närvarande är den 30 januari. Agencia Tributaria är med andra ord skyldigt att behandla återbetalningen senast den 30 juli. Om återbetalningen inte behandlas senast det datumet, och så länge förseningen beror på Agencia Tributaria själv, måste Agencia Tributaria betala dröjsmålsränta – utan att företaget behöver göra anspråk på det.

Så här ansöker du om momsåterbäring steg för steg

Även om processen för en momsåterbäring inte är alltför komplicerad är den mindre intuitiv än att begära en momskvittning. För att förenkla processen har vi tagit fram en steg-för-steg-guide som hjälper dig att få tillbaka den moms du betalat för mycket.

1. Ladda ner formulär 303 i PDF-format från webbplatsen för Agencia Tributaria och lämna in den elektroniskt. Du måste identifiera dig med din Cl@ve PIN-kod, DNIe eller ditt digitala intyg. Om du föredrar att lämna in den personligen kan du besöka ett Agencia Tributaria-kontor.
   
2. Fyll i rutorna enligt beskrivningen i guiden för kvartalsvis momsdeklaration.
   
3. För att avgöra om resultatet av självskattningen är negativt och du har rätt till momsåterbäring kryssar du i ruta 71. Om resultatet är negativt, gå till avsnitt 6 på formulär 303.
   
4. I ruta 73 anger du det belopp som Agencia Tributaria ska återbetala. För att banköverföringen ska kunna genomföras ska du ange ditt bankkontos SWIFT, BIC och IBAN i rutorna nedan.
   
5. Fyll i resten av rutorna som vanligt för en självskattning av moms och lämna in skatteformuläret. När detta är gjort har du ansökt om momsåterbäring.
   
6. Agencia Tributaria har sex månader på sig att validera din ansökan och behandla återbetalningen, förutsatt att all information du har lämnat är korrekt.
   

För att säkerställa att du alltid har tagit ut rätt mängd moms på dina transaktioner och för att förenkla deklarationen är det värt att använda ett verktyg för automatisering av skatter som Stripe Tax. Förutom att automatiskt beräkna och samla in moms på din försäljning kan du med Stripe Tax generera rapporter om dina insamlade skatter, vilket gör det enkelt att kontrollera om du har rätt till återbetalning. Stripe Tax uppdateras också regelbundet för att säkerställa att du fortsätter att ta ut rätt mängd skatt i de 50+ länder där det är tillgängligt, även när regleringar uppdateras och skattesatser ändras (se vår lista över exkluderade territorier).

Så här hittar du statusen för din momsåterbäring

För att se den aktuella statusen för din momsåterbäring går du till din personliga sida på Agencia Tributarias webbportal och klickar på ”Mis expedientes” (”Mina ärenden”). Du kan bara se informationen om du eller ett ombud tidigare har identifierat er för processen. Förutom behandlingsstatus visas även annan relevant information.

• Sökande: Du kommer att kunna se namnet på individen eller den juridiska enheten genom att klicka på länken på höger sida.
  
• Räkenskapsår: Räkenskapsår för vilket momsåterbäring har begärts.
  
• Förfarande: Identifierande kod för det förfarande vars status du frågar efter.
  
• Verkställande avdelning: Den avdelning på byrån som ansvarar för att behandla momsåterbäringen.
  
• Förfarandehistorik: Det skatteformulär som du använde för att begära momsåterbäring. Länken till detta dokument visas bredvid det datum då du skickade in formuläret elektroniskt.
  
• Behandlingsstatus: Information om aktuell status för momsåterbäringen. Ofta ser du under några månader (vanligtvis mindre än ett halvår) bara följande meddelande: ”Su expediente se está tramitando” (Din ansökan håller på att behandlas). Om uppgifterna är korrekta kommer statusen för behandlingen så småningom att ändras och ett meddelande visas som informerar dig om att Agencia Tributaria har godkänt begäran och kommer att behandla din återbetalning.
  

Kvittning: Alternativet till momsåterbäring

Om momsåterbäring visar ett negativt resultat behöver du inte begära återbetalning. Om du hellre vill kan du välja att begära en kvittning i dina efterföljande deklarationer. Det innebär att om en framtida deklaration visar ett positivt resultat kommer det belopp som Agencia Tributaria inte återbetalat till dig tidigare att dras av från det beloppet.

Tänk på att du har fyra år på dig att välja mellan att begära momsåterbäring eller kvittning. Om du är osäker på vilket alternativ du ska välja har vi beskrivit för- och nackdelarna med varje alternativ för att hjälpa dig att fatta ett mer välgrundat beslut.

Fördelar med momskvittning

• Ur administrativ synvinkel är processen mycket enklare och snabbare.
  
• Det är fördelaktigt under perioder med hög omsättning när du tar ut mycket moms. Om ditt företag till exempel är säsongsbetonat kan du genom att ansöka om momskvittning slippa göra en stor betalning efter det kvartal då de flesta av dina inkomster kommer in.
  

Nackdelar med momskvittning

• Om det går fyra år utan att du ansöker om momskvittning kan du inte be Agencia Tributaria att kvittera överskottet i framtiden.
  
• Överskottet återfås inte direkt utan läggs på framtida återbäring för att minska den moms du betalar då.
  

Fördelar med momsåterbäring

• Överskottet återfås direkt genom en överföring som görs av Agencia Tributaria.
  
• Löpande självskattning för moms är enklare: eftersom det ackumulerade beloppet redan har återbetalats behöver du inte ange vilka belopp som ska kvittas, vilket leder till mindre pappersarbete (denna fördel är särskilt tydlig vid månatliga återbetalningar).
  

Nackdelar med momsåterbäring

• Som tidigare nämnts tar det vanligtvis några månader för Agencia Tributaria att behandla momsåterbäring.
  
• Med undantag för mycket exceptionella fall där krav för månatlig momsåterbäring är uppfyllda kan du endast behandla en återbetalning under din deklaration för fjärde kvartalet mellan 1 januari och 30 januari.
  
• En momsåterbäring kan endast beviljas om även tidigare kvartal under samma år har visat ett negativt resultat.
  
• I vissa fall kan en ansökan om momsåterbäring leda till att Agencia Tributaria genomför en inspektion av företaget. Det är viktigt att de uppgifter som lämnas vid ansökan om momsåterbäring är helt korrekta för att undvika problem i sådana fall.
  

Det är uppenbart att kvittning har färre nackdelar jämfört med en momsåterbäring. Trots detta väljer många företag i Spanien ändå momsåterbäring, särskilt om de vanligtvis har högre ingående än utgående moms, om de ska avsluta sin affärsverksamhet eller vill ha bättre kontroll över sin finansiella kapacitet.