El impuesto al valor agregado (IVA), comúnmente conocido como IVA de la UE, es un impuesto generalizado que pagan las empresas en España y otros países de la Unión Europea. Aunque algunas transacciones están exentas del IVA, la mayoría de las ventas tanto de productos como de servicios lo exigen.

El IVA es un impuesto indirecto que una empresa cobra a sus clientes en cada venta. A continuación, la empresa abona el total del impuesto cobrado a la Agencia Tributaria (Agencia impositiva española) en un único pago.

Antes de hablar del posible resultado del reembolso del IVA, debemos explicar la terminología que utiliza la Agencia Tributaria para distinguir entre el IVA pagado y el cobrado. “IVA repercutido” se refiere al impuesto sobre las ventas que una empresa cobra a sus clientes. “IVA soportado” se refiere al IVA que una empresa paga por los bienes y servicios que adquiere para sus operaciones comerciales. A veces, al momento de presentar la declaración fiscal del IVA, la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado es negativa, lo que significa que la empresa pagó más IVA del que cobró. En este caso, la Agencia Tributaria le debe la diferencia a la empresa. Cuando esto ocurre, la empresa puede optar por recibir una compensación del IVA o un reembolso del IVA. En esta guía, examinaremos en profundidad la opción de reembolso del IVA, incluidas sus implicaciones para tu empresa y las ventajas y desventajas en comparación con la compensación del IVA.

Nota: Aunque a menudo nos referimos a “la empresa” y “el negocio” en esta guía, el proceso de reembolso del IVA es el mismo independientemente de la estructura legal de la empresa. En otras palabras, las normas de reembolso del IVA se aplican por igual tanto si creaste una empresa (lo que en España se conocería como “sociedad”) como si eres una persona autónoma particular (lo que en España se conocería como “autónomo”).

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un reembolso del IVA?
  
• Plazos para el reembolso del IVA en España
  
• Cómo solicitar el reembolso del IVA paso a paso
  
• Cómo conocer el estado del reembolso del IVA
  
• Compensación: la alternativa al reembolso del IVA
  

¿Qué es un reembolso del IVA?

El reembolso del IVA es un proceso que gestiona la Agencia Tributaria para que las empresas en España recuperen el IVA excedente (la cantidad que se pagó de más durante el último período impositivo). Dado que las empresas cobran el IVA mediante un cálculo establecido, a veces, es posible que cobren a sus clientes menos de lo que pagaron por los productos o servicios necesarios para realizar sus operaciones comerciales. Por ello, tienen derecho a recibir un reembolso.

En resumen, si pagaste más IVA del que tu empresa cobró, la Agencia Tributaria debe reembolsarte el importe excedente. Como alternativa, puedes solicitar una compensación por ese importe, como veremos más adelante.

Plazos para el reembolso del IVA en España

Cuando se habla de los plazos del reembolso del IVA en España, es importante distinguir entre dos procedimientos distintos. El primero es el proceso de solicitud, del que se encarga la empresa. El segundo es el proceso de reembolso propiamente dicho, que la Agencia Tributaria lleva a cabo una vez aprobada la solicitud inicial.

Solicitud de reembolso del IVA

La solicitud de reembolso del IVA debe tramitarse entre el 1 y el 30 de enero, de forma de coincidir con la declaración del IVA correspondiente al cuarto trimestre, que presentarás utilizando el Formulario 303 (en la siguiente sección, encontrarás instrucciones detalladas paso a paso al respecto). Si no solicitas el reembolso durante este período, tendrás que esperar hasta el siguiente ejercicio fiscal para solicitarlo de nuevo.

Antes de la sentencia del 23 de diciembre de 2010 del Tribunal Supremo español, existía la preocupación entre muchas empresas en España de que, si no solicitaban el reembolso durante la autoliquidación del IVA, solo tendrían cuatro años para completar el procedimiento. La preocupación era que, transcurrido ese plazo, perderían la posibilidad de reclamar el importe adeudado. Sin embargo, la sentencia de 2010 estableció que el vencimiento solo se aplica a las compensaciones de IVA, no a los reembolsos.

Reembolsos

La empresa debe recibir el reembolso en el plazo de seis meses a partir del último día en que se puede presentar la autoliquidación del IVA correspondiente al cuarto trimestre, que actualmente es el 30 de enero. En otras palabras, la Agencia Tributaria está obligada a tramitar el reembolso antes del 30 de julio. Si el reembolso no se tramita antes de esa fecha, y siempre que el retraso se deba a la propia Agencia, esta deberá abonar intereses de demora sin que la empresa deba reclamarlo.

Cómo solicitar el reembolso del IVA paso a paso

Aunque el proceso para solicitar el reembolso del IVA no es excesivamente complicado, resulta menos intuitivo que el de solicitar una compensación del IVA. Para simplificar el proceso, preparamos una guía paso a paso que te ayudará a recuperar el importe del IVA que pagaste de más.

1. Descarga el Formulario 303 en formato PDF del sitio web de la Agencia Tributaria y preséntalo electrónicamente. Deberás identificarte con tu Cl@ve PIN, DNIe o certificado digital. Si prefieres presentarlo en persona, acude a una oficina de la Agencia Tributaria.
   
2. Completa las casillas tal y como se describe en la guía sobre declaración trimestral del IVA.
   
3. Para determinar si el resultado de la autoliquidación es negativo y tienes derecho al reembolso del IVA, marca la casilla 71. Si la cifra es negativa, pasa a la sección 6 del Formulario 303.
   
4. En la casilla 73, ingresa el importe que debe reembolsarte la Agencia Tributaria. Para permitir el envío de fondos, indica los códigos SWIFT, BIC e IBAN de tu cuenta bancaria en las casillas que se encuentran debajo.
   
5. Completa el resto de las casillas de la forma habitual para una autoliquidación del IVA y envía el formulario fiscal. Una vez hecho esto, habrás solicitado el reembolso del IVA.
   
6. La Agencia Tributaria dispone de seis meses para validar tu solicitud y tramitar el reembolso, siempre que la información que hayas presentado sea correcta.
   

Para asegurarte de haber cobrado siempre el importe correcto del IVA en tus transacciones y simplificar el proceso de declaración, merece la pena utilizar una herramienta de automatización fiscal como Stripe Tax. Además de calcular y cobrar automáticamente el IVA de las ventas, Stripe Tax te permite generar informes sobre los impuestos recaudados, lo que facilita el proceso de comprobar si se te debe algún reembolso. Stripe Tax, además, se actualiza con regularidad a fin de garantizar que sigas cobrando la cantidad correcta de impuestos en los más de 50 países en los que está disponible, incluso cuando se actualizan las normativas y cambian las tasas impositivas (consulta nuestra lista de territorios excluidos).

Cómo conocer el estado del reembolso del IVA

Para ver el estado actual del reembolso del IVA, dirígete a tu página personal en el portal web de la Agencia Tributaria y haz clic en “Mis expedientes” (“Mis procedimientos”). Solo podrás consultar la información si tu o un apoderado se identificaron previamente para realizar el proceso. Además del estado del proceso, también se mostrará otra información relevante.

• Solicitante: podrás ver el nombre de la persona física o jurídica si haces clic en el enlace ubicado a la derecha.
  
• Ejercicio fiscal: ejercicio fiscal para el que se solicitó el reembolso del IVA.
  
• Procedimiento: código de identificación del procedimiento cuyo estado estás consultando.
  
• Departamento a cargo: el departamento de la agencia responsable de procesar el reembolso del IVA.
  
• Historial del procedimiento: el formulario fiscal que utilizaste para solicitar el reembolso del IVA. El enlace a este documento aparece junto a la fecha en la que presentaste el formulario por vía electrónica.
  
• Estado del procesamiento: información sobre el estado actual del reembolso del IVA. A menudo, durante unos meses (normalmente menos de medio año), solo verás el siguiente mensaje: “El expediente se está tramitando”. Si los datos son correctos, el estado de procesamiento acabará por cambiar y aparecerá un mensaje para informarte que la Agencia Tributaria aceptó la solicitud y tramitará el reembolso.
  

Compensación: la alternativa al reembolso del IVA

Si la declaración del IVA arroja un resultado negativo, no tienes que solicitar el reembolso. Si lo prefieres, puedes optar por solicitar una compensación en tus próximas declaraciones. Esto significa que, si una declaración futura arroja un resultado positivo, la cantidad que la Agencia Tributaria no reembolsó anteriormente se deducirá de ese importe.

Debes tener en cuenta que dispones de cuatro años para elegir entre solicitar un reembolso del IVA o una compensación. Si no estás seguro de qué opción elegir, detallamos los pros y los contras de cada una para ayudarte a tomar una decisión con mayor conocimiento.

Pros de la compensación del IVA

• Desde un punto de vista administrativo, el proceso es mucho más sencillo y rápido.
  
• Resulta beneficioso durante los períodos de gran facturación en los que se cobra mucho IVA. Por ejemplo, si tu empresa pertenece al sector estacional, solicitar la compensación del IVA puede evitar que debas efectuar un gran pago después del trimestre en el que se concentra la mayor parte de tus ingresos.
  

Contras de la compensación del IVA

• Si pasan cuatro años sin solicitar la compensación del IVA, no podrás pedir a la Agencia Tributaria que compense el excedente en el futuro.
  
• El excedente no se recupera directamente, sino que se destina a futuras declaraciones para reducir el IVA que pagas.
  

Pros de los reembolsos del IVA

• El excedente se recupera directamente mediante un envío de fondos que efectúa la Agencia Tributaria.
  
• Las autoliquidaciones de IVA en curso son más sencillas: dado que el importe acumulado ya se habrá reembolsado, no tendrás que especificar los importes que se van a compensar, lo que se traduce en menos papeleo (esta ventaja es especialmente evidente con los reembolsos mensuales).
  

Contras de los reembolsos del IVA

• Como ya mencionamos, la Agencia Tributaria suele tardar unos meses en procesar los reembolsos del IVA.
  
• Salvo en casos muy excepcionales en los que se cumplan los requisitos para l reembolso mensual del IVA, solo podrás tramitar un reembolso durante la declaración del cuarto trimestre, entre el 1 y el 30 de enero.
  
• Solo se puede conceder un reembolso del IVA si los trimestres anteriores del mismo año también arrojaron un resultado negativo.
  
• En algunos casos, la solicitud de reembolso del IVA puede dar lugar a que la Agencia Tributaria realice una inspección de la empresa. Es importante que los datos presentados al momento de solicitar el reembolso del IVA sean totalmente exactos para evitar problemas en estos casos.
  

Evidentemente, la compensación tiene menos desventajas en comparación con el reembolso del IVA. Aun así, muchas empresas en España siguen optando por el reembolso del IVA, sobre todo si suelen tener un IVA soportado superior al repercutido, están poniendo fin a su actividad empresarial o desean controlar mejor su capacidad financiera.