Die Umsatzsteuer (umgangssprachlich: Mehrwertsteuer) (USt.), auch EU-USt. genannt, ist eine weit verbreitete Steuer, die von Unternehmen in Spanien und den anderen Ländern der Europäischen Union abzuführen ist. Obwohl manche Transaktionen von der Umsatzsteuer befreit sind, fällt sie bei den meisten Verkäufen von Produkten und Dienstleistungen an.

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die ein Unternehmen bei jedem Verkauf von seinen Kundinnen und Kunden einzieht. Das Unternehmen zahlt dann die gesamte erhobene Steuer in einer Summe an die Agencia Tributaria (die spanische Steuerbehörde).

Bevor wir das mögliche Ergebnis der Umsatzsteuererstattung erläutern, müssen wir die Terminologie erläutern, die die Agencia Tributaria verwendet, um zwischen gezahlter und erhobener Umsatzsteuer zu unterscheiden. „Umsatzsteuer“ bezieht sich auf die Verkaufssteuer, die ein Unternehmen von seinen Kundinnen und Kunden einzieht. „Vorsteuer“ bezieht sich auf die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf die Waren und Dienstleistungen zahlt, die es für seine Geschäftstätigkeit erwirbt. Manchmal ist bei der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung die Differenz zwischen Vor- und Umsatzsteuer negativ, was bedeutet, dass das Unternehmen mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen hat. In diesem Fall schuldet die Agencia Tributaria die Differenz dem Unternehmen. Dann kann das Unternehmen entscheiden, ob es eine Verrechnung oder eine Erstattung wünscht. In diesem Leitfaden beleuchten wir die Möglichkeit der Mehrwertsteuerrückerstattung eingehend, einschließlich ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen sowie ihrer Vor- und Nachteile gegenüber der Umsatzsteuerverrechnung.

Hinweis: Obwohl in diesem Leitfaden meist von „Unternehmen“ oder „Gesellschaft“ die Rede ist, ist der Prozess der Umsatzsteuererstattung unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Mit anderen Worten: Die Regeln für die Umsatzsteuererstattung sind für alle gleich, unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen mit Angestellten führen oder selbstständig sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Umsatzsteuererstattung?
  
• Fristen für die Umsatzsteuererstattung in Spanien
  
• So beantragen Sie Schritt für Schritt eine Umsatzsteuererstattung
  
• So finden Sie den Status Ihrer Umsatzsteuererstattung
  
• Verrechnung: Die Alternative zur Umsatzsteuererstattung
  

Was ist eine Umsatzsteuererstattung?

Die Umsatzsteuererstattung ist ein von der Agencia Tributaria verwaltetes Verfahren für Unternehmen in Spanien, um überschüssige Umsatzsteuer (den im letzten Steuerzeitraum zu viel gezahlten Betrag) zurückzufordern. Da Unternehmen die Umsatzsteuer nach festem Berechnungsprinzip erheben, haben sie von ihrer Kundschaft mitunter weniger eingenommen, als sie für die Produkte oder Dienstleistungen bezahlt haben, die sie für ihre Geschäftsabläufe benötigen. Daher haben sie Anspruch auf eine Erstattung.

Kurz gesagt, wenn Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt haben, als Ihr Unternehmen eingenommen hat, muss die Agencia Tributaria Ihnen den zu viel gezahlten Betrag zurückerstatten. Alternativ können Sie eine Verrechnung dieses Betrages beantragen, wie wir später erläutern werden.

Fristen für die Umsatzsteuererstattung in Spanien

Bei der Erläuterung der Fristen für die Umsatzsteuererstattung in Spanien ist es wichtig, zwischen zwei verschiedenen Verfahren zu unterscheiden. Das erste ist der Antragsprozess, den das Unternehmen abwickelt. Das zweite ist das Erstattungsverfahren selbst, das die Agencia Tributaria durchführt, sobald der ursprüngliche Antrag genehmigt wurde.

Umsatzsteuererstattung beantragen

Der Antrag auf Umsatzsteuererstattung muss zwischen dem 1. Januar und dem 30. Januar bearbeitet werden, was mit der Umsatzsteuererklärung für das vierte Quartal zusammenfällt, die Sie mit dem Formular 303 einreichen (eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im nächsten Abschnitt). Wenn Sie Ihre Erstattung nicht innerhalb dieses Zeitraums beantragen, müssen Sie bis zum nächsten Geschäftsjahr warten, um einen erneuten Antrag stellen zu können.

Vor einem Urteil des spanischen Obersten Gerichtshofs vom 23. Dezember 2010 gab es bei vielen Unternehmen in Spanien die Befürchtung, dass sie nur vier Jahre Zeit hätten, um das Verfahren abzuschließen, wenn sie bei der Selbstveranlagung der Umsatzsteuer keine Erstattung beantragen. Die Befürchtung war, dass sie nach dieser Frist die Möglichkeit verlieren würden, den geschuldeten Betrag einzufordern. In dem Vorbescheid von 2010 wurde jedoch festgestellt, dass das Ablaufdatum nur für Umsatzsteuerverrechnungen, nicht aber für Erstattungen gilt.

Erstattungen

Das Unternehmen muss die Erstattung innerhalb von sechs Monaten ab dem letzten Tag der Einreichung der Umsatzsteuerselbstveranlagung für das vierte Quartal, also derzeit dem 30. Januar, erhalten. Mit anderen Worten, die Agencia Tributaria ist verpflichtet, die Erstattung bis zum 30. Juli zu bearbeiten. Ist die Erstattung bis zu diesem Datum nicht abgewickelt worden, muss die Agencia Tributaria Verzugszinsen zahlen, ohne dass das Unternehmen diese geltend machen müsste.

So beantragen Sie Schritt für Schritt eine Umsatzsteuererstattung

Das Verfahren für die Umsatzsteuererstattung ist zwar nicht übermäßig kompliziert, aber weniger intuitiv als die Beantragung einer Umsatzsteuererverrechnung. Um den Prozess zu vereinfachen, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden erstellt, der Ihnen hilft, den zu viel gezahlten Umsatzsteuerbetrag zurückzuerhalten.

1. Laden Sie das Formular 303 im PDF-Format von der Website der Agencia Tributaria herunter und reichen Sie es elektronisch ein. Sie müssen sich mithilfe Ihrer Cl@ve-PIN, DNIe oder eines digitalen Zertifikats ausweisen. Wenn Sie es vorziehen, es persönlich einzureichen, besuchen Sie ein Büro der Agencia Tributaria.
   
2. Füllen Sie die Felder wie im Leitfaden zur vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung beschrieben aus.
   
3. Aktivieren Sie Kontrollkästchen 71, um festzustellen, ob das Ergebnis der Selbstveranlagung negativ ausfällt und Sie Anspruch auf eine Umsatzsteuererstattung haben. Wenn die Zahl negativ ist, fahren Sie mit Abschnitt 6 des Formulars 303 fort.
   
4. Geben Sie in Feld 73 den von der Agencia Tributaria zu erstattenden Betrag ein. Um die Überweisung zu ermöglichen, geben Sie den SWIFT-, BIC-- und IBAN-Code Ihres Bankkontos in die folgenden Felder ein.
   
5. Füllen Sie die restlichen Felder wie gewohnt für eine Umsatzsteuer-Selbstveranlagung aus und reichen Sie das Steuerformular ein. Sobald dies geschehen ist, haben Sie die Umsatzsteuererstattung beantragt.
   
6. Die Agencia Tributaria hat sechs Monate Zeit, um Ihren Antrag zu prüfen und die Erstattung zu bearbeiten, sofern alle von Ihnen eingereichten Informationen korrekt sind.
   

Um sicherzustellen, dass Sie immer den richtigen Umsatzsteuerbetrag für Ihre Transaktionen berechnet haben, und um den Einreichungsprozess zu vereinfachen, lohnt sich die Verwendung eines Steuerautomatisierungstools wie Stripe Tax. Neben der automatischen Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe können Sie mit Stripe Tax auch Berichte über Ihre erhobenen Steuern erstellen, mit denen Sie ganz einfach überprüfen können, ob Ihnen eine Erstattung zusteht. Stripe Tax wird zudem regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass Sie in den über 50 Ländern, für die es verfügbar ist, auch dann den korrekten Steuerbetrag berechnen, wenn Vorschriften aktualisiert werden und sich die Steuersätze ändern (siehe unsere Liste der ausgenommenen Gebiete).

So finden Sie den Status Ihrer Umsatzsteuererstattung

Um den aktuellen Stand Ihrer Umsatzsteuererstattung einzusehen, gehen Sie auf Ihre persönliche Seite des Webportals der Agencia Tributaria und klicken Sie auf „Mis expedientes“ („Meine Verfahren“). Sie können die Informationen nur einsehen, wenn Sie oder ein/e Beauftragte/r sich zuvor für den Vorgang identifiziert haben. Neben dem Bearbeitungsstatus werden auch weitere relevante Informationen angezeigt.

• Antragsteller/in: Sie können den Namen der natürlichen oder juristischen Person sehen, indem Sie auf den Link auf der rechten Seite klicken.
  
• Geschäftsjahr: Das Geschäftsjahr, für das die Umsatzsteuererstattung beantragt wurde.
  
• Verfahren: Kennungscode für das Verfahren, dessen Status Sie abfragen.
  
• Verantwortliche Abteilung: Die für die Abwicklung der Umsatzsteuererstattung zuständige Abteilung der Behörde.
  
• Verfahrensverlauf: Das Steuerformular, mit dem Sie die Umsatzsteuererstattung beantragt haben. Der Link zu diesem Dokument wird neben dem Datum angezeigt, an dem Sie das Formular elektronisch übermittelt haben.
  
• Bearbeitungsstatus: Informationen zum aktuellen Stand der Umsatzsteuererstattung. Oft wird für einige Monate (in der Regel weniger als ein halbes Jahr) nur die folgende Meldung angezeigt: „Su expediente se está tramitando“ („Ihr Antrag wird bearbeitet“). Wenn die Daten korrekt sind, ändert sich der Bearbeitungsstatus im Laufe der Zeit und es wird eine Meldung angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass die Agencia Tributaria die Anfrage akzeptiert hat und Ihre Erstattung bearbeiten wird.
  

Verrechnung: Die Alternative zur Umsatzsteuererstattung

Wenn die Umsatzsteuererklärung ein negatives Ergebnis zeigt, müssen Sie keine Erstattung beantragen. Wenn Sie es vorziehen, können Sie in Ihren nächsten Erklärungen eine Verrechnung beantragen. Das bedeutet, dass, wenn eine zukünftige Erklärung ein positives Ergebnis zeigt, der Betrag, den die Agencia Tributaria Ihnen zuvor nicht erstattet hat, von diesem Betrag abgezogen wird.

Denken Sie daran, dass Sie vier Jahre Zeit haben, um zwischen der Beantragung einer Umsatzsteuererstattung und einer Verrechnung zu wählen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Option Sie wählen sollen, haben wir die Vor- und Nachteile der beiden Optionen aufgeführt, damit Sie eine fundiertere Entscheidung treffen können.

Vorteile der Umsatzsteuerverrechnung

• Aus administrativer Sicht ist der Prozess viel einfacher und schneller.
  
• Er ist in Zeiten hoher Umsätze von Vorteil, wenn Sie viel Umsatzsteuer einnehmen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise saisonal tätig ist, können Sie sich durch die Beantragung einer Umsatzsteuerverrechnung nach dem Quartal, in dem sich der größte Teil Ihres Einkommens konzentriert, eine größere Zahlung ersparen.
  

Nachteile der Umsatzsteuerverrechnung

• Wenn vier Jahre vergehen, ohne dass eine Umsatzsteuerverrechnung beantragt wird, können Sie die Agencia Tributaria nicht auffordern, den Überschuss in Zukunft auszugleichen.
  
• Der Überschuss wird nicht direkt zurückgefordert, sondern für zukünftige Steuererklärungen verwendet, um die von Ihnen zu zahlende Umsatzsteuer zu reduzieren.
  

Vorteile der Umsatzsteuererstattung

• Der Überschuss wird durch eine Überweisung der Agencia Tributaria direkt erstattet.
  
• Die Selbstveranlagung der Umsatzsteuer ist einfacher: Da der aufgelaufene Betrag bereits erstattet wurde, müssen Sie keine zu verrechnenden Beträge angeben, was zu weniger Papierkram führt (dieser Vorteil wird besonders bei monatlichen Erstattungen deutlich).
  

Nachteile der Umsatzsteuererstattung

• Wie bereits erwähnt, dauert die Bearbeitung von Umsatzsteuererstattungen bei der Agencia Tributaria in der Regel einige Monate.
  
• Abgesehen von sehr außergewöhnlichen Fällen, in denen die Anforderungen für die monatliche Umsatzsteuererstattung erfüllt sind, können Sie eine Erstattung nur während Ihrer Steuererklärung für das vierte Quartal zwischen dem 1. und 30. Januar bearbeiten.
  
• Eine Umsatzsteuererstattung kann nur gewährt werden, wenn die vorangegangenen Quartale des gleichen Jahres ebenfalls ein negatives Ergebnis aufweisen.
  
• In einigen Fällen kann die Beantragung einer Umsatzsteuererstattung dazu führen, dass die Agencia Tributaria eine Prüfung des Unternehmens durchführt. Es ist wichtig, dass die bei der Beantragung der Umsatzsteuererstattung angegebenen Daten absolut korrekt sind, um in solchen Fällen Probleme zu vermeiden.
  

Es liegt auf der Hand, dass die Verrechnung im Vergleich zu einer Umsatzsteuererstattung weniger Nachteile mit sich bringt. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen in Spanien immer noch für eine Umsatzsteuererstattung, insbesondere wenn sie in der Regel eine höhere Vorsteuer als Umsatzsteuer haben, ihre Geschäftstätigkeit einstellen oder eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen wünschen.