Belasting toegevoegde waarde (btw) is een wijdverspreide belasting die ondernemingen in Spanje en andere landen van de Europese Unie betalen. Hoewel sommige transacties vrijgesteld zijn van btw, is btw bij de meeste verkopen van zowel producten als diensten verplicht.

Btw is een indirecte belasting die een onderneming bij elke verkoop van klanten berekent. De onderneming betaalt vervolgens de totale berekende belasting in één keer aan de Agencia Tributaria (de Spaanse belastingdienst).

Voordat we het mogelijke resultaat van de btw-aangifte bespreken, moeten we de terminologie uitleggen die de Agencia Tributaria gebruikt om onderscheid te maken tussen betaalde btw en ontvangen btw. 'Uitgaande btw' verwijst naar de omzetbelasting die een onderneming aan zijn klanten berekent. 'Ingaande btw' verwijst naar de btw die een onderneming betaalt over de goederen en diensten die het voor zijn bedrijfsvoering aankoopt. Soms is bij het indienen van een btw-aangifte het verschil tussen de uitgaande en ingaande btw negatief. Dat betekent dat de onderneming meer btw heeft betaald dan het heeft geïnd. In dat geval is de Agencia Tributaria het verschil aan het bedrijf verschuldigd. In dat geval kan de onderneming kiezen voor een btw-compensatie of een btw-teruggave. In deze gids gaan we dieper in op de mogelijkheid van btw-teruggave, inclusief de gevolgen voor je onderneming en de voor- en nadelen ten opzichte van btw-compensatie.

Opmerking: Hoewel we in deze gids vaak verwijzen naar 'het bedrijf' en 'de onderneming', is de procedure voor btw-teruggave hetzelfde, ongeacht de juridische structuur van het bedrijf. Met andere woorden, de regels voor btw-teruggave zijn hetzelfde, of je nu een bedrijf hebt opgericht (wat in Spanje een 'sociedad' wordt genoemd) of als zelfstandige werkt (wat in Spanje een 'autónomo' wordt genoemd).

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-teruggave?
  
• Deadlines voor btw-teruggave in Spanje
  
• Hoe vraag je stap voor stap btw-teruggave aan?
  
• Hoe vind je de status van je btw-teruggave?
  
• Compensatie: het alternatief voor btw-teruggave
  

Wat is een btw-teruggave?

Een btw-teruggave is een procedure die wordt beheerd door de Agencia Tributaria voor ondernemingen in Spanje om overtollige btw (het bedrag dat te veel is betaald tijdens het laatste belastingtijdvak) terug te krijgen. Omdat bedrijven btw innen aan de hand van een vaste berekening, kan het zijn dat ze minder van hun klanten hebben ontvangen dan ze hebben betaald voor de producten of diensten die ze voor hun bedrijfsvoering nodig hebben. Ze hebben dus recht op teruggave.

Kortom, als je meer btw hebt betaald dan je onderneming heeft berekend, moet de Agencia Tributaria het te veel betaalde bedrag aan je terugbetalen. Je kunt ook een compensatie voor dat bedrag aanvragen, zoals we later zullen bespreken.

Deadlines voor btw-teruggave in Spanje

Bij het bespreken van de deadlines voor btw-teruggave in Spanje, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen twee afzonderlijke procedures. De eerste is de aanmeldingsprocedure, die door de onderneming wordt gedaan. De tweede is de procedure voor de teruggave zelf, die de Agencia Tributaria uitvoert zodra het eerste aanmeldformulier is goedgekeurd.

Btw-teruggave aanvragen

Het aanmeldformulier voor de btw-teruggave moet tussen 1 januari en 30 januari worden ingediend, tegelijk met de btw-aangifte voor het vierde kwartaal die je indient met Formulier 303 (uitgebreide stapsgewijze instructies hierover vind je in de volgende paragraaf). Als je je teruggave niet tijdens deze periode aanvraagt, moet je wachten tot het volgende boekjaar om opnieuw een aanvraag in te dienen.

Voorafgaand aan een uitspraak van 23 december 2010 door het Spaanse Hooggerechtshof bestond er bij veel bedrijven in Spanje de zorg dat als zij geen teruggave aanvroegen tijdens de zelfbeoordeling van de btw, ze maar vier jaar de tijd zouden hebben om de procedure af te ronden. De zorg was dat ze na die periode niet meer de mogelijkheid zouden hebben om het verschuldigde bedrag te claimen. Maar in de uitspraak van 2010 werd vastgesteld dat de vervaldatum alleen geldt voor btw-compensaties, niet voor teruggaven.

Teruggaven

De onderneming moet de teruggave ontvangen binnen zes maanden vanaf de laatste dag waarop de btw-aangifte voor het vierde kwartaal kan worden ingediend (momenteel 30 januari). Met andere woorden, de Agencia Tributaria is verplicht om de teruggave voor 30 juli te verwerken. Als de teruggave niet voor die datum verwerkt is, en als de vertraging te wijten is aan het Agentschap zelf, moet de Agencia Tributaria vertragingsrente betalen zonder dat de onderneming die hoeft te claimen.

Hoe vraag je stap voor stap btw-teruggave aan?

Hoewel de procedure voor een btw-teruggave niet al te ingewikkeld is, is het minder intuïtief dan een aanvraag voor btw-compensatie. Om de procedure te vereenvoudigen, hebben we een stapsgewijze handleiding gemaakt om je te helpen met het terugkrijgen van te veel betaalde btw.

1. Download Formulier 303 in PDF-formaat van de website Agencia Tributaria en dien het elektronisch in. Je moet je identificeren met je Cl@ve-pincode, DNIe of een digitaal certificaat. Als je het formulier liever persoonlijk indient, ga dan naar een kantoor van Agencia Tributaria.
   
2. Vul de vakken in zoals beschreven in de gids voor driemaandelijkse btw-aangifte.
   
3. Om te bepalen of het resultaat van de zelfbeoordeling negatief is en je recht hebt op btw-teruggave, controleer je vak 71. Als het cijfer negatief is, ga dan naar sectie 6 van formulier 303.
   
4. Vul in vak 73 het bedrag in dat moet worden terugbetaald door de Agencia Tributaria. Om de overschrijving mogelijk te maken, moet je in de onderstaande vakken de SWIFT-, BIC- en IBAN-code van je bankrekening invullen.
   
5. Vul de rest van de vakjes in zoals je gewend bent voor een btw-aangifte en dien het belastingformulier in. Als je dat hebt gedaan, heb je de btw-teruggave aangevraagd.
   
6. De Agencia Tributaria heeft zes maanden de tijd om je aanmeldformulier te valideren en de teruggave te verwerken, op voorwaarde dat alle gegevens die je hebt ingediend kloppen.
   

Om ervoor te zorgen dat je altijd het juiste btw-bedrag betaalt over je transacties en om de aangifte te vereenvoudigen, is het de moeite waard om een tool voor belastingautomatisering zoals Stripe Tax te gebruiken. Naast het automatisch berekenen en innen van btw op je verkopen, kun je met Stripe Tax rapporten genereren over je berekende btw, zodat je makkelijk kunt controleren of er een teruggave verschuldigd is. Stripe Tax wordt ook regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat je het juiste bedrag aan belasting blijft betalen in de meer dan 50 landen waar het beschikbaar is, zelfs wanneer de regelgeving wordt bijgewerkt en de belastingtarieven veranderen (zie onze lijst met uitgesloten gebieden).

Hoe vind je de status van je btw-teruggave?

Om de huidige status van je btw-teruggave te zien, ga je naar je persoonlijke pagina op het webportaal van Agencia Tributaria en klik je op 'Mis expedientes' ('Mijn procedures'). je kunt de informatie alleen bekijken als jij of een gemachtigde zich van tevoren heeft geïdentificeerd voor de procedure. Naast de status van de procedure wordt ook andere relevante informatie weergegeven.

• Aanvrager: Je kunt de naam van de particulier of juridische entiteit zien door op de link rechts klikken.
  
• Boekjaar: Fiscaal jaar waarvoor de btw-teruggave is aangevraagd.
  
• Procedure: Identificatiecode voor de procedure waarvan je de status wilt opvragen.
  
• Verantwoordelijke afdeling: De afdeling van het agentschap die verantwoordelijk is voor het verwerken van de btw-teruggave.
  
• Proceduregeschiedenis: Het belastingformulier dat je hebt gebruikt om de btw-teruggave aan te vragen. De link naar dit document verschijnt naast de datum waarop je het formulier elektronisch hebt ingediend.
  
• Verwerkingsstatus: Informatie over de huidige status van de btw-teruggave. Vaak zie je gedurende een paar maanden (meestal minder dan een half jaar) alleen het volgende bericht: 'Su expediente se está tramitando' (Uw aanmeldformulier wordt verwerkt). Als de gegevens correct zijn, verandert de status van de verwerking uiteindelijk, en verschijnt er een bericht waarin staat dat de Agencia Tributaria de aanvraag heeft geaccepteerd en je teruggave zal verwerken.
  

Compensatie: het alternatief voor btw-teruggave

Als de btw-aangifte een negatief resultaat laat zien, hoef je geen teruggave aan te vragen. Als je dat liever wilt, kun je ervoor kiezen om in je volgende aangiften een compensatie aan te vragen. Dat betekent dat als een toekomstige aangifte een positief resultaat laat zien, het bedrag dat de Agencia Tributaria je eerder niet heeft terugbetaald, van dat bedrag wordt afgetrokken.

Houd er rekening mee dat je vier jaar de tijd hebt om te kiezen tussen het aanvragen van een btw-teruggave of compensatie. Als je niet zeker weet welke optie je moet kiezen: we hebben de voor- en nadelen van beide opties voor je op een rijtje gezet, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Voordelen van btw-verrekening

• Vanuit administratief oogpunt is de procedure veel eenvoudiger en sneller.
  
• Het is voordelig tijdens perioden met een hoge omzet wanneer je veel btw berekent. Als je onderneming bijvoorbeeld seizoensgebonden is, kun je door btw-compensatie aan te vragen voorkomen dat je een grote betaling moet doen na het kwartaal waarin de meeste inkomsten geconcentreerd zijn.
  

Nadelen van btw-compensatie

• Als er vier jaar voorbijgaan zonder btw-compensatie aan te vragen, kun je de Agencia Tributaria niet vragen om het overschot in de toekomst te verrekenen.
  
• Het overschot wordt niet direct teruggevorderd, maar wordt gebruikt voor toekomstige aangiften om de btw die je betaalt te verlagen.
  

Voordelen van btw-teruggave

• Het overschot wordt rechtstreeks teruggevorderd via een overschrijving door Agencia Tributaria.
  
• Lopende btw-zelfbeoordelingen zijn eenvoudiger: omdat het opgebouwde bedrag al terugbetaald is, hoef je geen bedragen op te geven die moeten worden verrekend, wat papierwerk scheelt (vooral een voordeel bij maandelijkse teruggaven).
  

Nadelen van btw-teruggave

• Zoals eerder vermeld, heeft de Agencia Tributaria meestal een paar maanden nodig om btw-teruggaven te verwerken.
  
• Uitzonderingen daargelaten waar aan de vereisten voor maandelijkse btw-teruggaven is voldaan, kun je alleen een teruggave verwerken tijdens je aangifte voor het vierde kwartaal tussen 1 januari en 30 januari.
  
• Een btw-teruggave kan alleen worden toegekend als eerdere kwartalen van hetzelfde jaar ook een negatief resultaat hebben laten zien.
  
• In sommige gevallen kan het aanvragen van btw-teruggave ertoe leiden dat de Agencia Tributaria een inspectie uitvoert van de onderneming. Het is belangrijk dat de ingediende gegevens bij het aanvragen van de btw-teruggave helemaal kloppen om problemen in dergelijke gevallen te voorkomen.
  

Het is duidelijk dat compensatie minder nadelen heeft dan btw-teruggave. Toch kiezen veel bedrijven in Spanje nog steeds voor een btw-teruggave, vooral als ze doorgaans meer btw betalen dan ontvangen, hun bedrijfsactiviteiten beëindigen of meer controle willen over hun financiële draagkracht.