Varje företag som säljer varor och tjänster till europeiska kunder måste ta ut moms (mervärdesskatt), även om deras verksamhet inte är etablerad i Europa. Eftersom alla europeiska länder har olika momsregler och skattesatser kan det vara en utmaning att följa reglerna. Europeiska kommissionen har försökt att göra det enklare att ta ut och betala moms, men det är fortfarande en komplex fråga för företag. Om ditt företag till exempel säljer till ett annat företag i EU (snarare än direkt till en kund) behöver du ibland inte ta ut moms – det beror på var företagen är baserade. Och för all försäljning där moms tas ut kräver myndigheter att du samlar in ytterligare uppgifter för att bekräfta din kunds adress.

Den här guiden är för företag som säljer till kunder i EU. Guiden går igenom de grundläggande principerna för moms och förenklat system (OSS) för moms. Vi förklarar när och hur du behöver registrera dig för att ta ut moms, hur du beräknar och tar ut moms och hur du lämnar in momsdeklaration. Vi berättar också hur Stripe Tax kan hjälpa dig med efterlevnad.

Vad är EU-moms (VAT)?

Moms (value-added tax (mervärdesskatt, VAT)) är en konsumtionsskatt som gäller alla digitala och fysiska varor och tjänster som säljs i EU. Moms tas ut när ett värde läggs till produkten under hela leveranskedjan, från produktion till försäljning.

Här är ett exempel på hur moms fungerar i verkligheten:

En juvelerare säljer ett halsband för 1 000 EUR med moms på 23 % till en exklusiv återförsäljare inom e-handel. Återförsäljaren betalar 230 EUR i moms till juveleraren utöver kostnaden för själva halsbandet. Återförsäljaren lägger sedan till ett prispåslag på halsbandet och lägger ut det för försäljning online för 1 500 EUR. I kassan betalar kunden ytterligare 23 % i moms, vilket motsvarar 345 EUR, som tas ut av återförsäljaren. Efter den sista transaktionen har återförsäljaren fått tillbaka momsen som hen tidigare betalat till juveleraren. När återförsäljaren sedan betalar skatt utgör denna endast 115 EUR (vilket är 345 EUR minus juvelerarens moms på 230 EUR).

Vikten av att följa momslagarna i Europa

Alla företag som säljer fysiska eller digitala varor i EU, inklusive säljare utanför EU, måste ta ut moms enligt lokala föreskrifter och lagar. Om du registrerar dig för sent eller inte registrerar dig alls kan det resultera i betydande böter och påföljder, förutom att du får betala ränta på ränta. Till exempel kan ett företag i Österrike få påföljder på upp till 5 000 EUR när det avsiktligt inte registrerar sig för moms, även om företaget inte är skyldigt att betala någon moms.

Använder sig USA av moms?

USA använder inte mervärdesskatt. Istället är statliga och lokala myndigheter ansvariga för att ta ut omsättningsskatt. Många företag måste vidta extra åtgärder för att säkerställa efterlevnad av momsregler och -föreskrifter. Om du vill ha mer information om skatter när du säljer till amerikanska kunder kan du läsa vår guide till amerikansk omsättningsskatt och ekonomiska förbindelseregler.

Efterlevnad av moms i EU

Momsreglerna i Europa beror på var du befinner dig, vad du säljer, var din kund är baserad och om din kund är ett företag eller en individ. Även om reglerna skiljer sig i de olika länderna är följande steg för momsefterlevnad konsekventa om du säljer i EU.

1. Registrera dig för moms och OSS-moms

Registrering för lokal moms

I EU beror tröskelvärdet för momsregistrering på vilket land ditt företag är baserat i.

Företag i Nederländerna måste registrera sig för och ta ut moms när de har tjänat 20 000 EUR i årliga intäkter. Företag i Irland har däremot två olika momsgränser: 75 000 EUR för lokala företag som säljer varor och 37 500 EUR för lokala företag som säljer tjänster. Dessa tröskelvärden för registrering gäller endast för inhemska företag. Företag baserade utanför Europa eller som säljer gränsöverskridande inom Europa måste registrera sig före sin första försäljning.

Det finns ett undantag för EU-företag som är etablerade i ett EU-land och säljer fysiska varor och digitala produkter till privatpersoner i andra EU-länder. Vid sådan försäljning företag-till-konsument (B2C-försäljning) måste företaget ta ut moms efter sitt hemlands momsregler istället för kundens bosättningsland. När B2C-försäljningen överstiger 10 000 EUR måste de ta ut moms efter reglerna i kundens bosättningsland. Det finns inget liknande undantag för företag utanför EU som säljer till privatpersoner i EU.

När du registrerar dig för moms får du ett momsregistreringsnummer. Detta nummer har mellan 4 och 15 tecken och börjar med en landskod med två bokstäver (t.ex. BE för Belgien eller CY för Cypern), följt av 2–13 andra tecken. Företag bör ta med sitt momsregistreringsnummer på sina fakturor och spara kundens momsregistreringsnummer vid försäljning till ett annat momsregistrerat företag.

Registrering för OSS-moms för europeiska företag (inom EU)

Europeiska företag som säljer till privatpersoner (t.ex. B2C-försäljning) i flera EU-länder kan registrera sig för "One Stop Shop"-moms (OSS-moms), ett system på EU-nivå. Programmet togs fram i syfte att förenkla för företag att ta ut och betala moms i länder inom EU.

Om du registrerar dig för OSS-moms behöver du inte registrera dig i varje EU-land där du säljer varor eller tjänster på distans. Om du är baserad i ett EU-land kan du registrera dig i ditt hemlands OSS-momsportal. På så vis kommer du att betala all moms som du tagit ut till din lokala skattemyndighet, som sedan kommer att dela ut dessa momsintäkter till andra EU-länder för din räkning. Om du säljer i hela EU kan du alltså registrera dig för OSS-moms i ett land och deklarera OSS-moms en gång i stället för att registrera dig och deklarera i 27 länder.

Registrering för OSS-moms för icke-europeiska företag (utanför EU)

Alla företag baserade utanför EU (inbegripet företag från Storbritannien efter brexit) som säljer digitala produkter till privatpersoner i EU kan registrera sig för OSS-moms för företag utanför EU. Dessa företag kan välja vilket EU-land som de vill registrera sig för OSS-moms i. Vanligtvis väljer företag utanför EU att registrera sig i de länder där majoriteten av deras kunder är baserade eller att registrera sig i det land som har den mest användarvänliga registreringsportalen. När ett företag utanför EU registrerar sig för OSS-moms tilldelas det ett unikt momsregistreringsnummer som börjar med "EU".

Registrering för Import One-Stop Shop (IOSS)

Både EU- och icke-EU-företag kan registrera sig för IOSS om de säljer varor till EU-konsumenter och varorna importeras i försändelser som inte överstiger 150 EUR. IOSS-systemet tillåter säljare att ta ut momsen från kundens land vid försäljningstillfället. Det innebär att ingen moms kommer att tas ut vid gränsen när varorna anländer till EU. Företag utanför EU kan välja vilket europeiskt land som helst för att registrera sig för IOSS, medan EU-företag måste registrera sig i det land där de är etablerade. IOSS-registreringen är frivillig. Säljare utanför EU måste ofta utse en mellanhand för att använda IOSS.

2. Beräkna moms

För att beräkna moms på en transaktion måste du bestämma tre saker: kundens status (företag eller privatperson), för vilket land du ska ta ut moms och korrekt momssats.

Identifiera om din kund är ett företag (B2B) eller en privatperson (B2C)

Innan du beräknar moms måste du avgöra om din kund är ett företag eller en privatperson. Detta är ett viktigt steg eftersom det avgör om du behöver ta ut moms över huvudtaget.

Om din kund har angett ett giltigt momsregistreringsnummer kan du betrakta det som ett företag. Du kan kontrollera att numret är giltigt via portalen för kontroll av momsregistreringsnummer, VAT Information Exchange System (VIES). Du måste verifiera momsregistreringsnumret för att förhindra skattebedrägeri.

Om du har ett europeiskt företag som säljer till ett företag i ett annat EU-land behöver du ofta inte ta ut moms. För dessa försäljningar företag-till-företag (B2B-försäljningar) gäller antingen omvänd skattskyldighet (dvs. att köparen betalar moms direkt till sin skattemyndighet) eller så kan du tillämpa nollmoms (dvs. att du inte behöver betala moms).

Bestäm i vilket land moms ska tas ut

I gränsöverskridande situationer är det viktigt att avgöra i vilket land moms ska tas ut på en transaktion. Reglerna som avgör vilket land skatten ska betalas i är mycket komplexa och beror på många faktorer, bland annat typ av tjänst, kundens profil, landet varorna skickas från och det land varorna skickas till.

Bestäm momssats

Momsen varierar i varje EU-land. EU:s normala lägsta momssats är 15 % för de 27 medlemsländerna. De faktiska momssatserna i EU-länderna ligger mellan 17 % och 27 %. Schweiz är inte en del av EU och har en standardmoms på 7,7 %, vilket är mycket lägre än grannländerna.

Även om varje land har en bestämd standardmoms, har majoriteten av dem också sänkta avgifter och undantag baserat på vilken typ av produkt eller tjänst som säljs. Med tanke på de olika momssatserna är det viktigt att kunna kategorisera de produkter du säljer enligt lokal lag.

Moms för digitala produkter

Enligt EU-kommissionen är en produkt digital om den uppfyller följande kriterier:

– det är inte en fysisk produkt
– handlaren levererar produkten online
– tjänsten innebär minimal mänsklig interaktion
– produkten kan inte existera utan teknik.

E-böcker, spel, musik, programvara, SaaS, webbhotell och många fler produkter och tjänster faller under denna kategori. Digitala produkter omfattas i allmänhet av standardmoms, men vissa undantag kan gälla. Momsen för e-böcker är t.ex. endast 10 % i Österrike och 4 % i Spanien.

Moms för fysiska varor

Momssatserna för fysiska varor kan kontrolleras på Europeiska kommissionens webbplats. Vissa transaktioner är berättigade till reducerad moms, särskild moms eller nollmoms. På Irland säljs bland annat barnblöjor och odekorerade vaxljus momsfritt. I Kroatien säljs vissa livsmedelsprodukter med reducerad moms.

3. Skaffa bevis på köparens plats

Med tanke på att skatten varierar avsevärt beroende på köparens plats vill myndigheter ha bevis som bekräftar var kunden befann sig när hen köpte en digital vara. Generellt sett måste du ha två olika bevis som bekräftar din kunds adress för varje såld digital produkt.

Denna ytterligare dokumentation begränsar risken för att företag eller individer begår skattebedrägeri genom att antingen ta ut eller betala fel skattesats. Du måste samla in och lagra två av följande uppgifter för att bekräfta en kunds bostad och att rätt momssats togs ut och betalades:

– bankens adress
– IP-adress
– fakturaadress
– land där kortet utfärdades

Det finns ett undantag: Om du tjänar mindre än 100 000 EUR per år på försäljning av digitala produkter behöver du bara en av ovanstående kundinformation. Se till att spara dessa uppgifter i tio år i enlighet med EU-lagstiftningen.

När du säljer till företagskunder måste du utfärda en momsfaktura även om du inte tar ut moms. Företaget som säljer måste behålla dessa uppgifter – inbegripet bl.a. deras företagsinformation, försäljningspris och tillämpad moms samt köparens namn, adress och momsregistreringsnummer – under den tidsperiod som anges i deras lokala lagstiftning.

4. Deklarera moms

Att skicka in en momsdeklaration är nyckeln till att säkerställa efterlevnad. Även om du inte har någon moms att betala eller återkräva, måste du lämna din deklaration i tid. Du måste rapportera två typer av moms: beloppet som du tog ut från dina kunder (utgående moms) och beloppet du betalade till dina leverantörer (ingående moms). Du kommer också att behöva dra av momsen du betalade från den moms du tog ut. Om du t.ex. var återförsäljaren som sålde det där halsbandet du köpte från juveleraren, kan du återkräva 23 % moms (230 EUR) som du betalade till juveleraren. När du lämnar in din deklaration ska du endast betala skillnaden mellan momsen som slutkunden betalade (345 EUR) och vad du ursprungligen betalade (230 EUR), alltså 115 EUR.

Deklarationsblanketterna och hur ofta du måste deklarera varierar från land till land. Hur ofta du behöver deklarera kan också bero på dina årliga försäljningsintäkter. I Tyskland är t.ex. standardperioden för deklaration kvartalsvis, men säljare som tjänar mer än 7 500 EUR om året i försäljning måste deklarera månadsvis och säljare som tjänar under 1 000 EUR måste deklarera en gång om året.

Om du har valt OSS-registrering måste du lämna in en OSS-deklaration på kvartalsbasis i landet där du är registrerad. Denna deklaration måste lämnas utöver eventuella inhemska momsdeklarationer som du kan behöva lämna in. I din OSS-deklaration anger du din OSS-kvalificerade försäljning till kunder i alla EU-länder och tillhörande momsbelopp. När du sedan betalar all moms i det land där du registrerade dig för OSS-moms, kommer din lokala skattemyndighet att omfördela momsintäkterna till de andra länderna för din räkning.

Om du inte deklarerar korrekt momsbelopp kan du behöva betala räntor och påföljder i alla länder där du skulle ha tagit ut och betalat skatt. I Portugal kan du till exempel dömas till böter på upp till 3 750 EUR om du inte har registrerat din moms korrekt. I Tyskland resulterar försenad moms i böter på upp till 10 % av momsbeloppet, med en gräns på 25 000 EUR.

Så hjälper Stripe Tax dig

Stripe Tax gör skatteefterlevnad lite enklare, så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Tjänsten beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och varu- och tjänsteskatt (GST) på både fysiska och digitala varor och tjänster i Europa (EU, Storbritannien, Norge och Schweiz), Australien, Nya Zeeland och USA. Vår skatteautomatiseringslösning är inbyggt i Stripe så att du kan komma igång snabbare – inga tredjeparter eller insticksprogram behövs.

Stripe Tax kan hjälpa dig med följande:

• Ta reda på var du behöver registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner, och lägg till skatt i ett nytt land eller en ny delstat på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en rad kod till din befintliga Stripe-integration eller lägga till skatteuppbörd i Stripes produkter utan kod (som Invoicing) med ett enda klick.
  
• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar alltid ut rätt skattesats oavsett vad och var du säljer. Den har stöd för hundratals produkter och tjänster och uppdateras dessutom när skatteregler eller skattesatser ändras.
  
• Göra deklaration och betalning enklare: Stripe tar fram detaljerad rapportering och sammanfattningar för varje område du måste deklarera i. Detta kan hjälpa dig att både deklarera och betala in skatter på egen hand, utan revisor, eller med hjälp av en revisorpartner från Stripe.