Todo negocio que venda bienes y servicios a clientes europeos debe cobrar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) aunque la empresa no esté establecida en Europa. Aunque la Comisión Europea se ha esforzado por simplificar el cobro y el pago del IVA, cada país tiene sus propias leyes y tipos impositivos, por lo que la gestión de los impuestos en Europa puede resultar realmente complicada. Por ejemplo, si tu empresa vende a otra empresa de la UE (en lugar de a un cliente particular), es posible que no tengas que cobrar el IVA en función de dónde se encuentren ambas empresas. Y, para todas las ventas en las que se cobra el IVA, los gobiernos exigen que recojas datos adicionales para confirmar la dirección de tu cliente.

Esta guía está dirigida a empresas que vendan a clientes de la UE y explica los fundamentos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA (también conocida con sus siglas en inglés «VAT OSS»). Te explicaremos cuándo y cómo registrarte para recaudar IVA, cómo calcular y cobrar el impuesto, y cómo presentar tus declaraciones. Además, te contaremos cómo Stripe Tax puede ayudarte a garantizar que cumples con todas estas normativas fiscales.

¿Qué es el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la UE?

El IVA es un impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios que se vendan en la UE, ya sea de forma digital o física. Se cobra siempre que se añade valor al producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

Veamos un ejemplo de cómo funciona el IVA en la vida real:

Un joyero vende un collar a un comercio minorista que gestiona una tienda en línea de productos de lujo por 1.000 euros, al que debe aplicarle un tipo de IVA del 21 %. El minorista paga al joyero 210 € en concepto de IVA, además del coste del collar. El minorista tiene que añadirle un margen de beneficio al collar, así que lo pone a la venta en Internet por 1.500 €. En el proceso de compra por Internet, el cliente paga, de nuevo, un 21 % de IVA, lo que equivale a 315 € recaudados por el minorista. Al terminar la transacción final, el minorista acaba recuperando el IVA que había pagado previamente al joyero y, al declarar los impuestos al gobierno, solo pagará 105 € (los 315 € que le acaba de cobrar al cliente final menos los 210 € de IVA que le pagó al joyero).

La importancia de cumplir la legislación en materia de IVA

Todas las empresas que vendan bienes físicos o digitales en la UE —tanto si son vendedores comunitarios como extracomunitarios— deben recaudar el IVA de acuerdo con la normativa y las leyes locales. No darse de alta como recaudador (o hacerlo fuera de plazo) puede conllevar sanciones importantes y acumular intereses en las cantidad impagadas. Por ejemplo, en Austria, las empresas que no se den de alta como recaudadoras de IVA pueden recibir sanciones de hasta 5000 € aunque no deban ni un solo céntimo de IVA al gobierno.

¿Hay IVA en Estados Unidos?

En Estados Unidos no hay IVA, En Estados Unidos no hay impuesto sobre el valor añadido (IVA), sino que los gobiernos estatales y locales se encargan de cobrar el impuesto sobre las ventas (en inglés, «sales tax») . Muchas empresas deben tomar medidas adicionales para asegurarse de cumplir las reglas y normativas del impuesto sobre las ventas. Si quieres más información sobre los impuestos que debes aplicar al vender a clientes estadounidenses, consulta nuestra guía de introducción al impuesto sobre las ventas y al nexo económico de EE. UU..

Cómo cumplir con el IVA de la UE

Las normas sobre el IVA en Europa dependen de dónde te encuentres, de lo que vendas, de dónde esté tu cliente y de si el cliente es una empresa o un particular. Aunque la normativa difiere de un país a otro, si vendes en la UE debes seguir los siguientes pasos para cumplir con el IVA.

1. Registro del IVA y de la ventanilla única del IVA

Registro para el IVA local

En la UE, el umbral de registro y recaudación del IVA depende del país en el que esté establecida tu empresa.

Por ejemplo, en España no existe un umbral de registro. Por otro lado, en Irlanda las empresas tienen dos umbrales de IVA diferentes: 85.000 € para las empresas locales que venden bienes y 42.500 € para las empresas locales que prestan servicios. Estos umbrales de registro nacional se aplican únicamente a las empresas nacionales o dentro del país. Las empresas con sede fuera de Europa o que vendan de forma transfronteriza dentro de Europa tienen que registrarse antes de su primera venta.

Se exceptúan las empresas de la UE que están establecidas en un país de la UE y venden bienes físicos y productos digitales a particulares de otros países de la UE. En estas ventas de empresa a consumidor (B2C), las empresas deben recaudar el IVA según el tipo de su país de residencia y no del país de residencia del cliente. Una vez que las ventas B2C superan los 10.000 €, deben cobrarse según el país de residencia del cliente. No existe una excepción similar para las empresas extracomunitarias que venden a particulares en la UE.

Al darte de alta en el IVA, recibes un número de identificación de IVA. Este número tiene entre 4 y 15 dígitos, empezando por dos letras que corresponden al código de país (p. ej., BE para Bélgica o CY para Chipre), seguidos de otros 2-13 caracteres. Las empresas deben incluir su número de identificación de IVA en sus facturas de venta y solicitar el número de identificación de IVA del cliente cuando vendan a otra empresa registrada a efectos de IVA.

Registro en la ventanilla única del IVA para empresas europeas (régimen de la Unión)

Las empresas europeas que vendan a particulares (por ejemplo, ventas B2C) en varios países de la UE pueden inscribirse en el sistema de ventanilla única del IVA de la UE. Este programa se creó para simplificar el proceso de cobro y pago del IVA en todos los países de la UE.

Si te das de alta en la ventanilla única del IVA, no es necesario que te registres en cada país de la UE en el que vendas bienes y servicios a distancia. Si tienes tu sede en un país de la UE, puedes registrarte en el portal de ventanilla única del IVA de tu país. Remitirás todo el IVA que hayas recaudado a tu autoridad fiscal local, que a su vez distribuirá estos ingresos por IVA a otros países de la UE en tu nombre. En otras palabras, si vendes en toda la UE, en lugar de registrarte y presentarlo en 27 países, puedes registrarte en la ventanilla única del IVA de un país y presentar una declaración de ventanilla única del IVA.

Registro en la ventanilla única del IVA para empresas no europeas (régimen no perteneciente a la UE)

Todas las empresas con sede fuera de la UE (incluidas las del Reino Unido después del Brexit) que vendan productos digitales a particulares en la UE pueden inscribirse en el sistema de ventanilla única del IVA para empresas no europeas. Estas empresas pueden elegir el país europeo que deseen para registrarse en la ventanilla única del IVA. Normalmente, las empresas extracomunitarias se registran en los países en los que se encuentra la mayor parte de sus clientes o bien optan por registrarse en el país que tiene el portal de registro más fácil de usar. Cuando una empresa que no pertenece a la UE se registra en la ventanilla única del IVA, se le asigna un número de identificación de IVA único con un formato que empieza por UE.

Registro en la ventanilla única de importación (IOSS)

Tanto las empresas de la UE como las de fuera de la UE pueden registrarse en el IOSS si venden bienes a consumidores de la UE y los bienes se importan en envíos que no superen los 150 EUR. El esquema IOSS permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente en el momento de la venta. Esto significa que no se cobrará IVA en la frontera cuando las mercancías lleguen a la UE. Las empresas extracomunitarias pueden elegir el país europeo en el que registrarse en el IOSS, mientras que las empresas de la UE deben registrarse en el país en el que están establecidas. El registro de IOSS es voluntario. A menudo, los vendedores extracomunitarios deben designar a un intermediario para utilizar el IOSS.

2. Cálculo del IVA

Para calcular el IVA de una transacción, hay que determinar tres cosas: el estatus del cliente (empresa o particular), en qué país hay que cobrar el IVA y el tipo de IVA correcto.

Cómo identificar si tus clientes son empresas (B2B) o particulares (B2C)

Antes de calcular el IVA, tienes que determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Este paso es importante, ya que determinará si tienes que cobrar IVA o no.

Si tu cliente facilita un número de identificación fiscal válido a efectos de IVA, puedes considerarlo una empresa. Puedes verificar la validez del número en el portal del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES). Es necesario que verifiques el número de identificación del IVA para ayudar a prevenir el fraude fiscal.

Si eres una empresa europea que vende a una empresa de otro país de la UE, por lo general, no tienes que cobrar el IVA. Para estas ventas de empresa a empresa (B2B), o bien se aplica el método de inversión del sujeto pasivo (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su gobierno en lugar de a través de ti) o puedes beneficiarte de la aplicación de un tipo cero de IVA (en cuyo caso no tienes que pagar ningún IVA).

Cómo determinar qué país recauda el IVA

En casos transfronterizos, es importante determinar qué país debe recaudar el IVA de la transacción. Las normas que determinan qué país debe recaudar el impuesto son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país desde el que se envía el producto y el país al que se envía el producto, entre otros factores.

Cómo determinar los tipos de IVA

Los tipos de IVA varían en función del país de la UE. El tipo mínimo de IVA estándar de la UE es del 15 % para sus 27 países miembros. Los tipos de IVA reales de los países de la UE oscilan entre el 17 % y el 27 %. Suiza no forma parte de la UE y tiene un tipo de IVA estándar del 8,1 %, muy inferior al de los países vecinos.

Aunque cada país establece un tipo de IVA estándar, la mayoría también tiene tipos reducidos y exenciones en función del tipo de producto o servicio que se venda. Dada la diversidad de tipos de IVA, es importante poder clasificar los productos que se venden de acuerdo con la legislación local.

Tipos de IVA para productos digitales

De acuerdo con la legislación de la UE, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:

• No son un producto físico.
  
• El comerciante entrega el producto en línea.
  
• La provisión del producto implica una interacción humana mínima.
  
• El producto no puede existir sin la tecnología.
  

En esta categoría entran los libros electrónicos, los videojuegos, la música, el software, el SaaS (software como servicio), el alojamiento de sitios web y muchos otros productos y servicios. Los productos digitales suelen estar sujetos a los tipos normales de IVA, pero pueden aplicarse algunas excepciones. Por ejemplo, para los libros electrónicos, el tipo de IVA se reduce al 10 % en Austria y al 4 % en España.

Tipos de IVA para bienes físicos

Los tipos de IVA para bienes físicos están disponibles en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones pueden acogerse a tipos reducidos, especiales o bien del 0 %. En Irlanda, por ejemplo, los pañales infantiles y las velas de cera sin decorar, entre otros productos, se venden exentos de impuestos. Y en Croacia, algunos productos alimenticios tienen una reducción del IVA.

3. Recogida de pruebas de la ubicación del comprador

Dado que los tipos impositivos varían significativamente en función de la ubicación del comprador, el gobierno quiere un registro que confirme dónde estaba el cliente cuando compró los bienes digitales. Por lo general, hay que conservar dos comprobantes que confirmen la dirección del cliente por cada venta de productos digitales.

Esta fuente adicional de documentación limita la posibilidad de que las empresas o los particulares puedan cometer un fraude fiscal cobrando o pagando un tipo impositivo incorrecto. Tendrás que recoger y conservar dos de los siguientes datos para confirmar la residencia del cliente y que se ha cobrado y pagado el tipo impositivo correcto:

• Ubicación del banco
  
• Dirección IP
  
• Dirección de facturación
  
• País en el que se ha emitido la tarjeta
  

Hay una excepción: Si ganas menos de 100.000 € al año con la venta de productos digitales, solo deberás aportar uno de los datos del cliente mencionados anteriormente. Asegúrate de conservar estos registros durante 10 años, de acuerdo con la legislación de la UE.

Al vender a clientes empresariales, también tienes que emitir una factura con IVA aunque no lo cobres. Las empresas vendedoras deben conservar estos registros, que incluyen la información de su empresa, el precio de venta y el tipo de IVA aplicado, el nombre y la dirección del comprador y el número de identificación del IVA, entre otros datos, durante el período especificado por su legislación local.

4. Presentación de las declaraciones del IVA

La presentación de la declaración del IVA es la clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Aunque no tengas que pagar ni cobrar el IVA, debes presentar las declaraciones a tiempo. Tienes que declarar dos tipos de IVA: el que has cobrado a tus clientes (IVA repercutido) y el que has pagado a tus proveedores (IVA soportado). También tendrás que deducir el IVA que has pagado del que has cobrado. Por ejemplo, si fueras el minorista que vende el collar que le compraste al joyero, puedes reclamar el 23 % de IVA (230 €) que pagaste al joyero. Cuando presentes la declaración, solo pagarás la diferencia entre el IVA que ha pagado el cliente final (345 €) y el que pagaste tú en un principio (230 €), es decir, 115 €.

Los formularios de declaración y la frecuencia de presentación varían según el país. La frecuencia con la que hay que presentar la declaración también puede depender de tus ingresos anuales por ventas. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral, pero los vendedores cuyos impuestos pagaderos superaron los 7.500 € en el año anterior deben presentarla mensualmente y los vendedores con un impuesto pagadero inferior a 1.000 € deben presentarla anualmente.

Si has optado por el registro de ventanilla única, debes presentar una declaración trimestral de ventanilla única en tu país de registro. Esta declaración debe presentarse además de las declaraciones de IVA nacionales que debas presentar. En la declaración del sistema de ventanilla única, deberás indicar las ventas sujetas al sistema de ventanilla única realizadas a clientes de todos los países de la UE y los importes respectivos del IVA. Una vez que hayas pagado todo el IVA en el país en el que te registraste para la ventanilla única del IVA, tu autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos del IVA a los demás países en tu nombre.

Si no declaras el importe correcto de IVA, puedes enfrentarte a intereses y sanciones en todos los países en los que debías recaudar y remitir el impuesto. En Portugal, por ejemplo, puedes enfrentarte a multas de hasta 3.750 € por no presentar el IVA correctamente. En Alemania, declarar el IVA fuera de plazo da lugar a multas de hasta el 10 % del importe del IVA, con un límite de 25.000 €.

Cómo ayuda Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa en materia de impuestos para que puedas centrarte en el crecimiento de tu negocio. Calcula y recauda automáticamente los impuestos sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) que gravan los productos y servicios, tanto físicos como digitales, en Europa (UE, Reino Unido, Noruega y Suiza), EE. UU., Australia y Nueva Zelanda. Nuestra solución de automatización de impuestos está integrada de forma nativa en Stripe, por lo que puedes empezar a utilizarla rápidamente, sin necesidad de integración de terceros ni de complementos.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: Consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe y activa el cobro de impuestos en un nuevo país o estado en cuestión de segundos. Puedes empezar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe; o añade el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe, como Invoicing, con tan solo pulsar un botón.
  
• Cobrar impuestos automáticamente: Stripe Tax siempre calcula y cobra el importe correcto de impuestos, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, y monitoriza y actualiza constantemente las normas y tipos impositivos.
  
• Simplificar la declaración y la remisión de impuestos: Con nuestros socios globales de confianza, los usuarios se benefician de una experiencia fluida que se conecta con tus datos de transacciones Stripe, lo que permite a estos socios gestionar tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio.