Toda empresa que venda bienes y servicios a clientes europeos debe cobrar el impuesto sobre el valor añadido (IVA), aunque la empresa no esté establecida en Europa. La Comisión Europea ha hecho un esfuerzo por simplificar el cobro y el pago del IVA, pero eso no ha evitado por completo que las empresas tengan que enfrentarse a las complejidades del IVA, por lo que cumplir la normativa puede resultar todo un reto. Por ejemplo, si tu empresa vende a otra empresa de la UE (en lugar de directamente a un cliente), es posible que no tengas que cobrar el IVA, en función de lo que se venda y del lugar en el que estén establecidas ambas empresas. Además, para cada venta sujeta a IVA, las autoridades fiscales exigen que recopiles datos adicionales para verificar la dirección de tu cliente.

Esta guía está dirigida a empresas que vendan a clientes de la UE y explica los fundamentos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA (también conocida con sus siglas en inglés «VAT OSS»). Te explicaremos cuándo y cómo registrarte para recaudar IVA, cómo calcular y cobrar el impuesto, y cómo presentar tus declaraciones. Además, te contaremos cómo Stripe Tax puede ayudarte a garantizar que cumples con todas estas normativas fiscales.

¿Qué es el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la UE?

El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un impuesto sobre el consumo, o impuesto indirecto, que se aplica a todos los bienes (físicos y digitales) o servicios que se venden en la UE. Se cobra siempre que se añade valor al producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

A continuación, te ofrecemos un ejemplo del funcionamiento del IVA en la vida real:

Un joyero vende un collar a un minorista de comercio electrónico de lujo por 1.000 € con un tipo del IVA del 23 %. El minorista paga 230 € de IVA al joyero, además del coste del propio collar. Después de aplicar un recargo, el minorista publica el collar en Internet por 1.500 €. Durante el proceso de compra, el cliente paga un 23 % más en concepto de IVA, lo que equivale a 345 € cobrados por el minorista. Al finalizar la transacción final, el minorista recupera los 230 € de IVA que pagó al joyero y remite solo la diferencia a las autoridades fiscales: 345 € − 230 € = 115 €.

La importancia de cumplir la legislación en materia de IVA

Cualquier empresa que venda bienes y servicios (físicos o digitales) en la UE, incluidos los vendedores de fuera de la UE, debe cobrar el IVA de acuerdo con la normativa y las leyes locales. Registrarse fuera de plazo o no registrarse puede conllevar multas y sanciones importantes, además de generar intereses compuestos. Por ejemplo, en Austria, una empresa puede recibir multas de hasta 5.000 € si no se inscribe a efectos del IVA de forma intencionada, aunque no se deba abonar dicho impuesto.

¿Hay IVA en Estados Unidos?

En Estados Unidos no se usa el impuesto sobre el valor añadido. En su lugar, los gobiernos estatales y locales son los encargados de cobrar el impuesto sobre las ventas. Muchas empresas deben tomar medidas adicionales para garantizar el cumplimiento de la normativa y las normas sobre este impuesto. Para obtener más información sobre los impuestos que se aplican a la venta a clientes de EE. UU., consulta nuestra guía sobre el impuesto sobre las ventas y el nexo económico en EE. UU..

Cómo cumplir con el IVA de la UE

Las normas sobre el IVA en Europa dependen de dónde te encuentres, de lo que vendas, de dónde esté tu cliente y de si el cliente es una empresa o un particular. Aunque la normativa difiere de un país a otro, si vendes en la UE debes seguir los siguientes pasos para cumplir con el IVA.

1. Registro del IVA y de la ventanilla única del IVA

Registro para el IVA local

En la UE, el umbral de registro y recaudación del IVA depende del país en el que esté establecida tu empresa.

Por ejemplo, en España no existe un umbral de registro. Por otro lado, en Irlanda las empresas tienen dos umbrales de IVA diferentes: 85.000 € para las empresas locales que venden bienes y 42.500 € para las empresas locales que prestan servicios. Estos umbrales de registro nacional se aplican únicamente a las empresas nacionales o dentro del país. Las empresas con sede fuera de Europa o que vendan de forma transfronteriza dentro de Europa tienen que registrarse antes de su primera venta.

Se aplica una excepción a las empresas de la UE que están establecidas en un país de la UE y venden bienes físicos y productos digitales a particulares en otros países de la UE. En estas ventas de empresa a consumidor (B2C), las empresas cobran el IVA al tipo de su país de origen en lugar de al tipo local del cliente. Una vez que tus ventas B2C intra-UE anuales superen los 10.000 €, se aplicará el tipo de destino. Las empresas no pertenecientes a la UE que venden a particulares de la UE no tienen ninguna excepción equivalente.

Al darte de alta en el IVA, recibes un número de identificación de IVA. Este número tiene entre 4 y 15 dígitos, empezando por dos letras que corresponden al código de país (p. ej., BE para Bélgica o CY para Chipre), seguidos de otros 2-13 caracteres. Las empresas deben incluir su número de identificación de IVA en sus facturas de venta y solicitar el número de identificación de IVA del cliente cuando vendan a otra empresa registrada a efectos de IVA.

Registro en la ventanilla única del IVA para empresas europeas (régimen de la Unión)

Las empresas europeas que venden a particulares (ventas B2C) en varios países de la UE pueden registrarse en el régimen de la Unión de la ventanilla única del IVA (VAT OSS). El programa se creó para simplificar el proceso de cobrar y pagar el IVA en los distintos países de la UE.

Si te das de alta en la ventanilla única del IVA, no es necesario que te registres en cada país de la UE en el que vendas bienes y servicios a distancia. Si tienes tu sede en un país de la UE, puedes registrarte en el portal de ventanilla única del IVA de tu país. Remitirás todo el IVA que hayas recaudado a tu autoridad fiscal local, que a su vez distribuirá estos ingresos por IVA a otros países de la UE en tu nombre. En otras palabras, si vendes en toda la UE, en lugar de registrarte y presentarlo en 27 países, puedes registrarte en la ventanilla única del IVA de un país y presentar una declaración de ventanilla única del IVA.

Registro en la ventanilla única del IVA para empresas no europeas (régimen no perteneciente a la UE)

Todas las empresas establecidas fuera de la UE (incluidas las empresas del Reino Unido tras el Brexit) que venden productos digitales a particulares en la UE pueden registrarse en el régimen exterior a la Unión de la ventanilla única del IVA (VAT OSS) en el país europeo que elijan. Normalmente, las empresas no pertenecientes a la UE se registran en aquellos países en los que están establecidos la mayoría de sus clientes u optan por registrarse en el país que tiene el portal de registro más fácil para el usuario. Cuando una empresa no perteneciente a la UE se registra en la ventanilla única del IVA (VAT OSS), se le asigna un número de identificación a efectos del IVA único en un formato que comienza por EU.

Registro en la ventanilla única de importación (IOSS)

Tanto las empresas de la UE como las de fuera de la UE pueden registrarse en el IOSS si venden bienes a consumidores de la UE y los bienes se importan en envíos que no superen los 150 EUR. El esquema IOSS permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente en el momento de la venta. Esto significa que no se cobrará IVA en la frontera cuando las mercancías lleguen a la UE. Las empresas extracomunitarias pueden elegir el país europeo en el que registrarse en el IOSS, mientras que las empresas de la UE deben registrarse en el país en el que están establecidas. El registro de IOSS es voluntario. A menudo, los vendedores extracomunitarios deben designar a un intermediario para utilizar el IOSS.

2. Cálculo del IVA

Para calcular el IVA de una transacción, hay que determinar tres cosas: el estatus del cliente (empresa o particular), en qué país hay que cobrar el IVA y el tipo de IVA correcto.

Cómo identificar si tus clientes son empresas (B2B) o particulares (B2C)

Antes de calcular el IVA, tienes que determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Este paso es importante, ya que determinará si tienes que cobrar IVA o no.

Si tu cliente ha proporcionado un número de identificación a efectos del IVA válido, puedes considerarlo una empresa. Debes verificar el número de identificación a efectos del IVA para ayudar a prevenir el fraude de impuestos, y puedes hacerlo a través del sistema de intercambio de información sobre el IVA (VIES).

Si eres una empresa europea que vende a una empresa de otro país de la UE, por lo general, no tienes que cobrar el IVA. Para estas ventas de empresa a empresa (B2B), o bien se aplica el método de inversión del sujeto pasivo (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su gobierno en lugar de a través de ti) o puedes beneficiarte de la aplicación de un tipo cero de IVA (en cuyo caso no tienes que pagar ningún IVA).

Cómo determinar qué país recauda el IVA

En casos transfronterizos, es importante determinar qué país debe recaudar el IVA de la transacción. Las normas que determinan qué país debe recaudar el impuesto son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país desde el que se envía el producto y el país al que se envía el producto, entre otros factores.

Cómo determinar los tipos de IVA

Los tipos del IVA varían entre los Estados miembros de la UE, y oscilan entre el 17 % y el 27 %, todos por encima del mínimo del 15 % exigido por el bloque. Suiza no forma parte de la UE y tiene un tipo de IVA general del 8,1 %, que es mucho más bajo que el de los países vecinos.

Además de que cada país establece un tipo de IVA general, la mayoría también aplica tipos reducidos y exenciones a determinadas categorías de bienes o servicios. Dada la variedad de tipos del IVA, es importante poder clasificar los productos que vendes de acuerdo con la legislación local.

Tipos de IVA para productos digitales

De acuerdo con la legislación de la UE, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:

• No son un producto físico.
  
• El comerciante entrega el producto en línea.
  
• La provisión del producto implica una interacción humana mínima.
  
• El producto no puede existir sin la tecnología.
  

En esta categoría entran los libros electrónicos, los videojuegos, la música, el software, el SaaS (software como servicio), el alojamiento de sitios web y muchos otros productos y servicios. Los productos digitales suelen estar sujetos a los tipos normales de IVA, pero pueden aplicarse algunas excepciones. Por ejemplo, para los libros electrónicos, el tipo de IVA se reduce al 10 % en Austria y al 4 % en España.

Tipos de IVA para bienes físicos

Los tipos de IVA para bienes físicos están disponibles en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones pueden acogerse a tipos reducidos, especiales o bien del 0 %. En Irlanda, por ejemplo, los pañales infantiles y las velas de cera sin decorar, entre otros productos, se venden exentos de impuestos. Y en Croacia, algunos productos alimenticios tienen una reducción del IVA.

3. Recogida de pruebas de la ubicación del comprador

Dado que los tipos impositivos varían significativamente en función de la ubicación del comprador, el gobierno quiere un registro que confirme dónde estaba el cliente cuando compró los bienes digitales. Por lo general, hay que conservar dos comprobantes que confirmen la dirección del cliente por cada venta de productos digitales.

Esta fuente adicional de documentación limita la posibilidad de que las empresas o los particulares puedan cometer un fraude fiscal cobrando o pagando un tipo impositivo incorrecto. Tendrás que recoger y conservar dos de los siguientes datos para confirmar la residencia del cliente y que se ha cobrado y pagado el tipo impositivo correcto:

• Ubicación del banco
  
• Dirección IP
  
• Dirección de facturación
  
• País en el que se ha emitido la tarjeta
  

Hay una excepción: Si ganas menos de 100.000 € al año con la venta de productos digitales, solo deberás aportar uno de los datos del cliente mencionados anteriormente. Asegúrate de conservar estos registros durante 10 años, de acuerdo con la legislación de la UE.

Al vender a clientes empresariales, también tienes que emitir una factura con IVA aunque no lo cobres. Las empresas vendedoras deben conservar estos registros, que incluyen la información de su empresa, el precio de venta y el tipo de IVA aplicado, el nombre y la dirección del comprador y el número de identificación del IVA, entre otros datos, durante el período especificado por su legislación local.

4. Presentación de las declaraciones del IVA

La presentación de la declaración del IVA es la clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Aunque no tengas que pagar ni cobrar el IVA, debes presentar las declaraciones a tiempo. Tienes que declarar dos tipos de IVA: el que has cobrado a tus clientes (IVA repercutido) y el que has pagado a tus proveedores (IVA soportado). También tendrás que deducir el IVA que has pagado del que has cobrado. Por ejemplo, si fueras el minorista que vende el collar que le compraste al joyero, puedes reclamar el 23 % de IVA (230 €) que pagaste al joyero. Cuando presentes la declaración, solo pagarás la diferencia entre el IVA que ha pagado el cliente final (345 €) y el que pagaste tú en un principio (230 €), es decir, 115 €.

Los formularios de declaración y la frecuencia de presentación varían según el país. La frecuencia con la que hay que presentar la declaración también puede depender de tus ingresos anuales por ventas. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral, pero los vendedores cuyos impuestos pagaderos superaron los 7.500 € en el año anterior deben presentarla mensualmente y los vendedores con un impuesto pagadero inferior a 1.000 € deben presentarla anualmente.

Si has optado por el registro de ventanilla única, debes presentar una declaración trimestral de ventanilla única en tu país de registro. Esta declaración debe presentarse además de las declaraciones de IVA nacionales que debas presentar. En la declaración del sistema de ventanilla única, deberás indicar las ventas sujetas al sistema de ventanilla única realizadas a clientes de todos los países de la UE y los importes respectivos del IVA. Una vez que hayas pagado todo el IVA en el país en el que te registraste para la ventanilla única del IVA, tu autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos del IVA a los demás países en tu nombre.

Si no declaras el importe correcto de IVA, puedes enfrentarte a intereses y sanciones en todos los países en los que debías recaudar y remitir el impuesto. En Portugal, por ejemplo, puedes enfrentarte a multas de hasta 3.750 € por no presentar el IVA correctamente. En Alemania, declarar el IVA fuera de plazo da lugar a multas de hasta el 10 % del importe del IVA, con un límite de 25.000 €.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe ayuda a los marketplaces a crear y escalar eficaces empresas globales de pagos y servicios financieros con menos gastos generales y más oportunidades de crecimiento. Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal internacional para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa. Tax calcula y recauda automáticamente el IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para productos o servicios físicos como digitales, en 100 países y en todos los estados de EE. UU. Stripe Tax está integrado de forma nativa en Stripe, por lo que puedes empezar a utilizarlo con mayor rapidez, sin necesidad de integración de terceros ni de complementos.

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde podrías tener que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, podrás activar el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe, como Invoicing, con tan solo un clic.
  
• Registro para el pago de impuestos: si tu empresa está en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros de impuestos y aprovecha su proceso simplificado que introduce automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si estás fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.
  
• Cobrar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y cobra el importe del impuesto adeudado. Admite cientos de productos y servicios, y se mantiene actualizado respecto a los cambios en las normativas y los tipos impositivos.
  
• Simplificar la presentación y la remisión: gracias a nuestros socios globales de confianza, los usuarios disfrutan de una experiencia fluida que se integra directamente con tus datos de transacciones de Stripe. Esto permite a nuestros socios gestionar la presentación de tus declaraciones para que tú puedas concentrarte en el crecimiento de tu negocio
  

Obtén más información sobre Stripe Tax.