Elk bedrijf dat goederen en diensten verkoopt aan Europese klanten moet belasting toegevoegde waarde (btw) heffen, ook als het bedrijf niet in Europa is gevestigd. Aangezien elk Europees land wel verschillende regels en tarieven hanteert, is compliance met deze regels niet altijd gemakkelijk. De Europese Commissie heeft zich ingespannen om btw-inning en -betaling gemakkelijker te maken, maar hiermee is niet alle btw-complexiteit uit de wereld geholpen. Als je bedrijf bijvoorbeeld verkoopt aan een ander bedrijf in de EU (in plaats van rechtstreeks aan de consument), is je btw-verplichting afhankelijk van het vestigingsadres van beide bedrijven. En voor alle verkopen waarbij btw wordt geheven, word je door de overheid verplicht om extra gegevens verzamelen waarmee je het adres van je klant kunt bevestigen.

Deze gids is voor bedrijven die verkopen aan klanten in de EU en beslaat alle basisbeginselen over btw-regels en het éénloketsysteem (OSS). Je leert hoe en wanneer je btw moet innen, hoe je het btw-tarief berekent en hoe je een btw-belastingopgave indient. Ook lees je hoe Stripe Tax je kan helpen met compliance.

Wat is EU belasting over toegevoegde waarde (btw)?

Btw is een verbruiksbelasting die betrekking heeft op alle digitale en fysieke goederen of diensten die in de EU worden verkocht. Btw wordt geheven zodra er via de toeleveringsketen, van productie tot point-of-sale, waarde wordt toegevoegd aan een product.

Hier is een voorbeeld van hoe btw in het echte leven werkt:

Een juwelier verkoopt een collier aan een high-end e-commerce-retailer voor € 1000. Het btw-tarief is 23%. De retailer betaalt € 230 btw aan de juwelier. Dit is bovenop het bedrag voor het collier. De retailer voegt een marge toe aan de waarde van het collier en plaatst dit online voor een bedrag van € 1500. Bij de online kassa betaalt de klant nog eens 23% btw. Dit komt op een bedrag van € 345, dat de retailer int. Bij de uiteindelijke transactie krijgt de retailer dus alle btw terug die voorheen aan de juwelier is betaald. Bij het invullen van de belastingaangifte betaalt de retailer slechts € 115 aan btw (dit is € 345 minus € 230 aan btw voor de juwelier).

Het belang van naleving van de Europese btw-wetgeving

Elk bedrijf dat fysieke of digitale goederen verkoopt in de EU, inclusief verkopers die niet in de EU zijn gevestigd, moet btw innen op basis van de lokale wet- en regelgeving. Als je je te laat (of niet) registreert, kan dat leiden tot aanzienlijke boetes en dwangsommen, naast de oplopende renteverplichting. Zo kan een bedrijf in Oostenrijk een boete van € 5000 krijgen als het zich niet internationaal registreert voor de btw, zelfs als het bedrijf geen btw verschuldigd is.

Wordt er in de Verenigde Staten btw geheven?

In de Verenigde Staten wordt er geen belasting over toegevoegde waarde geheven. In plaats daarvan zijn overheden op lokaal en staatsniveau verantwoordelijk voor het innen van sales tax. Veel ondernemingen moeten extra stappen zetten om naleving van de regels en bepalingen voor sales tax te waarborgen. Voor meer informatie over je belastingverplichtingen bij verkoop aan Amerikaanse klanten verwijzen we je naar onze whitepaper over de Amerikaanse regelgeving voor sales tax en de economische nexus.

Voldoen aan de btw-regels in de EU

De btw-regels in Europa zijn afhankelijk van waar je bent gevestigd, wat je verkoopt, waar je klant is gevestigd en of je klant een onderneming of particulier is. Alhoewel de regelgeving per land verschilt, zijn de volgende stappen voor btw-compliance consistent van toepassing als je verkoopt in de EU.

1. Registratie voor btw en het eenloketsysteem voor btw

Registratie voor lokale btw

In de EU is de drempelwaarde voor btw-registratie en -berekening afhankelijk van het land waarin je onderneming is gevestigd.

In Spanje is er bijvoorbeeld geen registratiedrempel. Voor ondernemingen in Ierland zijn er weer twee verschillende btw-drempelwaarden: 85.000 euro voor lokale ondernemingen die goederen verkopen en 42.500 voor lokale ondernemingen die diensten verkopen. Deze landelijke registratiewaarden zijn alleen van toepassing op ondernemingen in het land zelf. Ondernemingen die buiten Europa zijn gevestigd of in andere landen binnen Europa verkopen, moeten zich al voor de eerste verkoop registreren.

Er is een uitzondering voor ondernemingen in de EU die zijn gevestigd in één EU-land en die fysieke goederen en digitale producten verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Bij dit soort B2C-transacties (business-to-consumer) moeten ondernemingen het btw-tarief van hun eigen land heffen, en niet het tarief dat van toepassing is in het land waarin de klant gevestigd is. Nadat de B2C-omzet de grens van 10.000 euro heeft overschreden, geldt het tarief dat in het land van de klant van toepassing is. Er is geen vergelijkbare uitzondering voor ondernemingen van buiten de EU die aan particulieren in de EU verkopen.

Wanneer je je registreert voor btw, ontvang je een btw-registratienummer. Dit heeft tussen 4 en 15 tekens, en begint met een landcode van twee letters (bijvoorbeeld BE voor België en CY voor Cyprus), gevolgd door 2-13 andere tekens. Ondernemingen moeten hun btw-registratienummer op hun verkoopfacturen vermelden en om het btw-registratienummer van de klant vragen wanneer ze verkopen aan een andere onderneming met een btw-registratie.

Registratie voor het eenloketsysteem voor btw voor Europese ondernemingen (Unieregeling)

Europese ondernemingen die aan particulieren (bijv. B2C-verkoop) in meerdere EU-landen verkopen, kunnen zich registreren voor de Unieregeling van het eenloketsysteem voor btw. Dit programma is bedoeld om het berekenen en betalen van btw tussen EU-landen onderling eenvoudiger te maken.

Als je je aanmeldt voor het eenloketsysteem voor btw, hoef je je niet te registreren in elk EU-land waarin je goederen of diensten verkoopt. Als je bent gevestigd in een EU-land, kun je je registreren op de portal van het eenloketsysteem voor btw van je eigen land. Je draagt alle berekende btw af bij je lokale belastingdienst, die deze btw-omzet vervolgens namens jou verdeelt over de andere EU-landen. Met andere woorden: als je in meerdere landen binnen de EU verkoopt, hoef je je niet te registreren in alle 27 landen, maar kun je dat via het eenloketsysteem van je eigen land doen. Hetzelfde geldt voor de btw-aangifte.

Registratie voor het eenloketsysteem voor btw voor niet-Europese ondernemingen (niet-Unieregeling)

Alle ondernemingen die niet in de EU zijn gevestigd (inclusief het Verenigd Koninkrijk na de Brexit) en die digitale producten verkopen aan particulieren binnen de EU, moeten zich registreren voor de niet-Unieregeling van het eenloketsysteem voor btw. Deze ondernemingen kunnen zich bij elk gewenst Europees land registreren voor het eenloketsysteem voor btw. Meestal zullen ondernemingen van buiten de EU zich registreren in de landen waar de meerderheid van hun klanten woont of in het land met de meest gebruikersvriendelijke registratieportal. Wanneer een onderneming van buiten de EU zich registreert voor het éénloketsysteem voor btw, krijgt deze een uniek btw-registratienummer dat begint met EU.

Registratie voor de invoerregeling van het eenloketsysteem

Zowel ondernemingen binnen als buiten de EU kunnen zich registreren voor de invoerregeling van het eenloketsysteem als ze goederen verkopen aan EU-consumenten en de goederen worden ingevoerd in zendingen van maximaal 150 euro. De invoerregeling van het eenloketsysteem stelt verkopers in staat om de btw van het land van de klant in rekening te brengen op het moment van verkoop. Dit betekent dat er geen btw wordt geheven aan de grens wanneer de goederen in de EU aankomen. Ondernemingen van buiten de EU kunnen elk Europees land kiezen om zich te registreren voor de invoerregeling van het eenloketsysteem, terwijl ondernemingen uit de EU zich moeten registreren in het land waar ze zijn gevestigd. De registratie voor de invoerregeling van het eenloketsysteem is vrijwillig. Verkopers van buiten de EU moeten vaak een tussenpersoon aanwijzen om de invoerregeling van het eenloketsysteem te gebruiken.

2. Btw berekenen

Om de btw voor een transactie te berekenen, moet je drie zaken weten: de status van de klant (onderneming of particulier), in welk land je btw moet heffen en het juiste btw-tarief.

Bepalen of je klanten ondernemingen (B2B) of particulieren (B2C) zijn

Voordat je de btw berekent, moet je bepalen of je klant een onderneming is of een particulier. Dit is een belangrijke stap omdat hiermee wordt bepaald of je überhaupt btw moet heffen.

Als je klant een geldig btw-registratienummer verstrekt, kun je ervan uitgaan dat het een onderneming is. Je kunt de geldigheid van het nummer controleren op de portal Systeem voor de uitwisseling van btw-informatie (VIES). Om belastingfraude te voorkomen, ben je verplicht om het btw-registratienummer te verifiëren.

Als je een Europese onderneming bent en verkoopt aan een onderneming in een ander EU-land, hoef je vaak geen btw in rekening te brengen. Voor dergelijke zakelijke verkopen (B2B) is de verleggingsregeling van toepassing (waarbij de koper de btw direct doorbetaalt aan de belastingdienst in plaats van via jou) of kun je baat hebben bij de toepassing van een nultarief (waarbij je dus geen btw hoeft te betalen).

Bepalen welk land de btw heft

Bij een internationaal scenario is het belangrijk om na te gaan welk land de btw voor een transactie mag heffen. De regels die bepalen welk land dit is, zijn zeer complex en afhankelijk van allerlei factoren, waaronder het type dienst, het klantprofiel en het land waaruit (of waarnaartoe) de goederen worden verzonden.

Btw-tarieven bepalen

De btw-tarieven variëren per EU-land. De EU hanteert standaard een minimumtarief van 15% btw voor de 27 lidstaten. De werkelijke btw-tarieven binnen de EU-landen lopen echter uiteen van 17% tot 27%. Zwitserland is geen lid van de EU en hanteert een standaard-btw-tarief van 8,1%, veel lager dan de buurlanden.

Alhoewel elk land een standaard-btw-tarief heeft ingesteld, gebruiken de meeste landen ook gereduceerde tarieven en uitzonderingen voor verschillende typen producten of diensten die worden verkocht. Omdat de btw-tarieven zo variëren, is het belangrijk om de producten die je verkoopt te kunnen categoriseren volgens de lokale wetgeving.

Btw-tarieven voor digitale producten

Volgens de EU-wetgeving moeten digitale producten voldoen aan de volgende criteria:

• Het gaat niet om een fysiek product.
  
• De verkoper levert het product online.
  
• Bij de levering van het product komt nauwelijks menselijke interactie kijken.
  
• Het product kan niet bestaan zonder technologie.
  

Onder deze categorie vallen producten en diensten zoals e-books, games, muziek, software, SaaS, websitehosting en nog veel meer. Bij digitale producten wordt meestal het standaard-btw-tarief toegepast, maar er zijn uitzonderingen. Zo is het btw-tarief voor e-books in Oostenrijk verlaagd naar 10% en in Spanje zelfs naar 4%.

Btw-tarieven voor fysieke goederen

De btw-tarieven voor fysieke goederen kunnen worden bekeken op de website van de Europese Commissie. Sommige transacties komen in aanmerking voor gereduceerde of speciale tarieven, of zelfs een nultarief. In Ierland wordt bijvoorbeeld geen belasting geheven op de verkoop van onder meer babyluiers en niet-versierde waskaarsen. En in Kroatië is er een gereduceerd tarief voor bepaalde voedselproducten.

3. Bewijs van de locatie van de koper verzamelen

Omdat btw-tarieven sterk afhankelijk zijn van de locatie van de koper, wil de overheid dat je vastlegt waar de koper was gevestigd ten tijde van de verkoop van de digitale goederen. Over het algemeen moet je voor elke verkoop van digitale producten twee soorten bewijsmateriaal bewaren waarmee je het klantadres kunt bevestigen.

Door deze extra documentatielaag wordt het lastiger voor ondernemingen of personen om belastingfraude te plegen door het verkeerde btw-tarief te heffen of te betalen. Je moet twee van de onderstaande soorten bewijsmateriaal verzamelen en bewaren, zodat je het adres van de klant kunt bevestigen en kunt aantonen dat het juiste btw-tarief werd toegepast:

• locatie van de bank
  
• IP-adres
  
• facturatieadres
  
• land waarin de betaalkaart is uitgegeven
  

Er is een uitzondering: Als je jaarlijkse omzet uit de verkoop van digitale producten minder dan 100.000 euro bedraagt, heb je maar één van de bovenstaande klantgegevens nodig. Zorg dat je deze gegevens tien jaar bewaart, conform de EU-wetgeving.

Wanneer je verkoopt aan ondernemingen, moet je ook een btw-factuur uitgeven, ook al breng je geen btw in rekening. De verkopende ondernemingen moeten deze gegevens bewaren gedurende een periode die in de lokale wetgeving is gespecificeerd. Hierbij gaat het onder meer om hun bedrijfsinformatie, de verkoopprijs en het toegepaste btw-tarief, en om de naam, het adres en het btw-registratienummer van de klant.

4. Btw-aangifte indienen

Je btw-aangifte indienen is de sleutel tot compliance met de wetgeving. Zorg dat je je btw-aangifte altijd op tijd indient, ook als je geen btw hoeft te betalen of kunt terugvorderen. Je moet twee soorten btw aangeven: het btw-bedrag dat jij bij je klanten in rekening hebt gebracht (uitvoer-btw) en het bedrag dat jij aan jouw leveranciers hebt betaald (invoer-btw). Je moet ook de door jou betaalde btw aftrekken van het btw-bedrag dat jij bij je klanten in rekening hebt gebracht. Als jij bijvoorbeeld de retailer bent die het collier van de juwelier heeft gekocht, kun je 23% aan btw (230 euro) terugvorderen die je aan de juwelier hebt betaald. Wanneer je je aangifte indient, betaal je slechts het verschil tussen het btw-bedrag dat door de eindklant is betaald (345 euro) en het bedrag dat jij oorspronkelijk hebt betaald (230 euro). Je betaalt dus 115 euro.

De aangifteformulieren en -frequentie verschillen per land. Hoe vaak je aangifte moet doen, is ook afhankelijk van de jaarlijkse verkoopomzet. In Duitsland wordt bijvoorbeeld standaard elk kwartaal aangifte gedaan, maar verkopers die in het voorgaande jaar meer dan 7500 euro verschuldigd waren, moeten maandelijks aangifte doen. Verkopers die minder dan 1000 euro btw verschuldigd waren, moeten jaarlijks aangifte doen.

Als je je hebt geregistreerd bij een eenloketsysteem, moet je via dit systeem elk kwartaal aangifte doen in het land waar je geregistreerd bent. Deze aangifte staat los van alle andere lokale btw-aangiften die je moet indienen. Bij je aangifte bij het eenloketsysteem geef je alle verkopen op die hiervoor in aanmerking komen. Hierbij gaat het dus om verkopen aan klanten in EU-landen en de bijbehorende btw-bedragen. Nadat je alle btw hebt betaald in het land waar je bent geregistreerd voor het eenloketsysteem voor btw, zal je lokale belastingdienst de btw-omzet namens jou verdelen over de andere landen.

Als je niet het juiste btw-bedrag aangeeft, moet je mogelijk rente en boetes betalen in elk land waar je btw had moeten berekenen en/of afdragen. Zo kun je in Portugal een boete van wel 3750 euro krijgen als je btw-aangifte niet klopt. En in Duitsland krijg je een boete van 10% van het btw-bedrag (tot maximaal 25.000 euro) als je je btw-aangifte te laat indient.

Zo kan Stripe Tax helpen

Stripe Tax maakt fiscale compliance eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je onderneming. Met Stripe Tax worden de omzetbelasting, btw en GST (Goods and Services Tax) automatisch berekend en ingehouden voor zowel fysieke als digitale producten en diensten in Europa (EU, het VK, Noorwegen en Zwitserland), de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Stripe Tax, onze oplossing voor belastingautomatisering, is volledig geïntegreerd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt, zonder integratie of plug-ins van derden.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Er wordt inzichtelijk gemaakt waar je je moet registreren en belasting moet berekenen. Je ziet waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties en activeert binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land of nieuwe staat. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te beginnen met de berekening van belasting. Je kunt deze functie ook met één klik op de knop toevoegen aan producten van Stripe, zoals Invoicing, waarvoor je niets hoeft te programmeren.
  
• Automatisch belasting berekenen. Stripe Tax berekent en int altijd het juiste belastingbedrag, waar of wat je ook verkoopt. Het programma ondersteunt honderden producten en diensten en houdt wijzigingen in belastingregels en -tarieven bij.
  
• Eenvoudig belasting aangeven en afdragen. Dankzij onze vertrouwde wereldwijde partners profiteer je van een soepele ervaring waarbij verbinding wordt gemaakt met je Stripe-transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je aangiften verzorgen en kun jij je richten op de groei van je onderneming.