Toda empresa que venda bienes y servicios a clientes en Europa debe cobrar el impuesto al valor agregado (IVA), incluso si la empresa no está establecida en ese continente. Aunque la Comisión Europea se ha esforzado por simplificar el cobro y el pago del IVA, cada país tiene sus propias leyes y tipos impositivos, por lo que la gestión de los impuestos en Europa puede resultar realmente complicada. Por ejemplo, si tu empresa vende sus productos o servicios a otra empresa de la UE (en lugar de hacerlo a un cliente particular), es posible que no sea necesario que tengas que cobrar el IVA en función de dónde estén establecidas ambas empresas. Además, en el caso de las ventas en las cuales se cobra el IVA, los gobiernos exigen que recopiles datos adicionales para confirmar el domicilio del cliente.

Esta guía está dirigida a las empresas que venden a clientes de la UE y explica los conceptos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA (también conocida con sus siglas en inglés «VAT OSS»). Te explicaremos cuándo y cómo registrar tu empresa para cobrar el IVA, cómo calcular y cobrar dicho impuesto y cómo presentar tus declaraciones. Además, obtendrás información sobre cómo Stripe Tax puede ayudarte a cumplir con todas estas normas fiscales.

¿Qué es el impuesto al valor agregado (IVA) de la UE?

El IVA es el impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios que se vendan en la UE, ya sea de forma digital o física. Se cobra siempre que se agrega valor al producto a lo largo de toda la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

A continuación, incluimos un ejemplo de cómo funciona el IVA en la vida real:

Un joyero vende un collar a un comerciante minorista que gestiona una tienda en línea de productos de lujo por €1000 con una tasa de IVA del 23 % (este tipo de IVA puede variar según los estados miembros de la UE). El minorista paga €230 de IVA al joyero, además del costo del collar. Luego, el minorista aumenta el precio del collar y lo publica en línea por €1,500. En el proceso de pago en línea, el cliente paga, de nuevo, un 23 % de IVA, lo que equivale a €345 que cobra el minorista. Cuando la transacción final se completa, el minorista acaba recuperando el IVA que había pagado anteriormente al joyero y, al declarar los impuestos al gobierno, solo pagará €115 (los €345 que le acaba de cobrar al cliente final menos los €230 de IVA que le pagó al joyero).

La importancia de cumplir con la legislación en materia de IVA en Europa

Todas las empresas que vendan bienes físicos o digitales en la UE, incluidos los vendedores que no residen en la UE, deben cobrar el IVA de acuerdo con las leyes y la normativa local. No darse de alta como recaudador (o hacerlo fuera de plazo) puede derivar en multas y sanciones, además de acumular intereses en las cantidades no pagadas. Por ejemplo, en Austria, las empresas que no se den de alta como recaudadoras de IVA pueden recibir sanciones de hasta 5000 € aunque no deban ni un solo céntimo de IVA al gobierno.

¿Se cobra el IVA en Estados Unidos?

En Estados Unidos no se cobra el impuesto al valor agregado (IVA). En su lugar, los gobiernos locales y estatales son responsables de cobrar el impuesto sobre las ventas (en inglés, «sales tax»). Muchas empresas deben tomar medidas adicionales para garantizar el cumplimiento de la normativa y las reglas del impuesto sobre las ventas. Para obtener más información sobre los impuestos que debes aplicar al vender a clientes en EE. UU., consulta nuestra guía de introducción al impuesto sobre ventas y al nexo económico de EE. UU..

¿Cómo cumplir con la normativa del IVA de la UE?

En Europa, las reglas sobre el IVA dependen de dónde esté establecida tu empresa, qué vendas, dónde se encuentra tu cliente y si vendes a una empresa o un particular. Aunque la normativa difiere de un país a otro, si vendes en la UE debes seguir estos pasos para cumplir con la normativa referente al IVA.

1. Inscríbete para el cobro del IVA y de la ventanilla única del IVA

Inscripción del IVA local

En la UE, el límite para inscribirte y cobrar el IVA depende del país en el cual esté establecida tu empresa.

Por ejemplo, en los Países Bajos las empresas deben inscribirse para cobrar el IVA una vez que hayan generado €20,000 en ingresos anuales. Por otro lado, en Irlanda las empresas locales tienen dos límites distintos respecto al IVA: €75,000 para las empresas locales que venden bienes y €37,500 para las empresas locales que venden servicios. Estos límites de inscripción a nivel nacional solo rigen para las empresas nacionales o establecidas dentro del país. Las empresas que están establecidas fuera de Europa o que venden a otros países dentro de Europa deben inscribirse antes de su primera venta.

Existe una excepción para las empresas de la UE que están establecidas en un país miembro y venden productos físicos y digitales a particulares privados en otros países miembros. En estas ventas B2C, las empresas deben cobrar la tasa de IVA de su país de residencia en lugar de la del país de residencia del cliente. Una vez que estas ventas B2C superen el monto de €10,000, la empresa deberá cobrar la tasa del país de residencia del cliente. No existe ninguna excepción similar para las empresas que no están establecidas en la UE pero que venden sus productos o servicios a particulares privados de la UE.

Al inscribirte para cobrar el IVA, recibirás un número de identificación de IVA europeo (NIF-IVA). Este número tiene entre 4 y 15 caracteres alfanuméricos; los dos primeros corresponden al código del país (por ejemplo, BE para Bélgica o ES para España) y le siguen otros 2 a 13 caracteres más. Las empresas deben incluir su número de identificación de IVA en sus facturas de venta y cobrar el impuesto según el número de identificación de IVA del cliente al momento de vender a otra empresa inscrita para cobrar ese impuesto.

Registro de la ventanilla única del IVA para empresas de Europa (sistema comunitario)

Las empresas europeas que venden sus productos o servicios a particulares (por ejemplo, ventas B2C) en varios países de la UE pueden registrarse en el sistema de ventanilla única del IVA de la Unión Europea. Este programa se creó para simplificar el proceso de cobro y pago del IVA en todos los países de la UE.

Si creas una cuenta en la ventanilla única del IVA, no tienes que inscribirte en cada país de la UE donde vendas tus bienes o servicios de forma remota. Si tu empresa está establecida en un país de la UE, puedes inscribirte en el portal de la ventanilla única del IVA de tu país de origen. Enviarás todos los montos que cobraste en concepto de IVA a tu autoridad fiscal local, la cual, luego, distribuirá esos ingresos de IVA a otros países de la UE en tu representación. En otras palabras, si vendes en la UE, en lugar de inscribirte y presentar las declaraciones en 27 países, puedes inscribirte en la ventanilla única del IVA de un país y presentar una sola declaración de esa ventanilla.

Inscripción en la ventanilla única del IVA para las empresas que no están establecidas en Europa (sistema extracomunitario)

Todas las empresas establecidas fuera de la UE (incluidas las empresas del Reino Unido después de Brexit) que venden productos digitales a los particulares en la UE pueden inscribirse en el sistema de la ventanilla única del IVA que no pertenece a la Unión Europea. Estas empresas pueden elegir el país de Europa que deseen para inscribirse en la ventanilla única del IVA. Normalmente, las empresas extracomunitarias se inscriben en países en el que se encuentre la mayor parte de sus clientes o en el que tenga el portal de inscripción más fácil de usar. Cuando una empresa que no está establecida en la UE se inscribe en sistema de ventanilla única del IVA, se le asigna un número de identificación de IVA exclusivo con el formato que empieza por EU.

Inscripción de la ventanilla única de importaciones (IOSS)

Las empresas comunitarias y extracomunitarias pueden inscribirse en la ventanilla única de importaciones si venden bienes a consumidores de la UE y esos bienes son importados en envíos que no superan los €150. El sistema de ventanilla única de importaciones permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente al momento de realizar la venta. Esto significa que no se cobrará ningún importe en concepto de IVA cuando los bienes llegan a la frontera con la UE. Las empresas extracomunitarias pueden elegir cualquier país europeo para realizar la inscripción a la ventanilla única de importaciones, pero las empresas comunitarias deben inscribirse en el país en el que se hayan establecido. La inscripción en la ventanilla única de importaciones es voluntaria. Se les suele requerir a los vendedores que no residen en la UE que designen un intermediario para usar la ventanilla única de importaciones.

2. Calcula el IVA

Para calcular el IVA de una transacción, debes determinar tres cosas: si el cliente es un particular o una empresa, en qué país hay que cobrar el IVA y la tasa correcta del IVA.

¿Cómo identificar si tus clientes son empresas (B2B) o particulares (B2C)?

Antes de calcular el IVA, debes determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Este es un paso importante, dado que determinará si debes cobrar el IVA o no.

Si el cliente brindó un número NIF-IVA válido, puedes considerarlo una empresa. Puedes verificar la validez del número en el portal del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES). Es obligatorio que verifiques el número de identificación del IVA para ayudar a prevenir el fraude.

Si eres una empresa europea que vende a otro país de la UE, por lo general, no debes cobrar el IVA. En estas ventas B2B, se aplica el método de autoliquidación (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su gobierno en lugar de hacerlo a tu empresa). También puedes beneficiarte de la aplicación de la tasa de IVA del 0 % (en cuyo caso no tienes que pagar nada de IVA).

¿Cómo determinar qué país cobra el IVA?

En casos transfronterizos, es importante determinar qué países deben cobrar el IVA en una transacción. Las reglas que determinan qué país debe cobrar el impuesto son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país del cual se envían los bienes y el país al cual se envían esos bienes, entre otros factores.

¿Cómo determinar las tasas de IVA?

Las tasas de IVA varían según el país de la UE. La tasa mínima y estándar de IVA de la UE es del 15 % para sus 27 países miembros. Actualmente, las tasas de IVA de los países de la UE oscilan entre el 17 % y el 27 %. Suiza no forma parte de la UE y tiene una tasa estándar de IVA del 7.7 %, que es mucho menor a la que aplican los países vecinos.

A pesar de que cada país establece una tasa estándar de IVA, la mayoría de los países también tiene tasas reducidas y exenciones que se basan en el tipo de producto o servicio que se vende. Dada la variedad de las tasas de IVA, es importante poder categorizar los productos que vendes en función de la legislación local.

Tasas de IVA para productos digitales

Según la Comisión Europea, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:

• No son productos físicos.
  
• El comerciante ofrece el producto en línea.
  
• El servicio involucra una interacción humana mínima.
  
• El producto no puede existir sin la tecnología.
  

Esta categoría comprende libros electrónicos, videojuegos, música, software, el SaaS (software como servicio) o el alojamiento web, entre muchos otros productos y servicios. En general, los productos digitales están sujetos a las tasas estándar de IVA, aunque pueden regir algunas excepciones. Por ejemplo, en el caso de los libros electrónicos, la tasa del IVA se reduce a un 10 % en Austria y a un 4 % en España.

Tasas de IVA para bienes físicos

Las tasas de IVA para bienes físicos se pueden verificar en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones son elegibles para las tasas reducidas, especiales o cero. En Irlanda, por ejemplo, los pañales para niños y las velas de cera no decoradas, entre otros productos, se venden sin cobrar impuestos. Además, en Croacia, algunos productos alimenticios se benefician de la reducción del IVA.

3. ¿Cómo demostrar la ubicación del comprador?

Dado que las tasas impositivas varían significativamente en función de la ubicación del comprador, los gobiernos requieren un registro que confirme dónde se encuentra el cliente al momento de comprar los bienes digitales. En general, debes conservar dos evidencias que confirmen el domicilio del cliente para cada venta de productos digitales.

Esta capa extra de documentación limita la posibilidad de que las empresas o los particulares puedan cometer fraude de impuestos al cobrar o pagar la tasa impositiva incorrecta. Deberás cobrar y guardar dos de los siguientes documentos para confirmar la residencia del cliente y el hecho de que se cobró y pagó la tasa impositiva correcta:

• Ubicación del banco
  
• Dirección IP
  
• Dirección de facturación
  
• País que emitió la tarjeta de crédito o débito del cliente
  

Existe una excepción: si generas menos de €100,000 al año con la venta de productos digitales, solo necesitas uno de los datos del cliente mencionados anteriormente. De acuerdo con la legislación de la UE, deberás conservar estos registros durante diez años.

Cuando realices ventas a clientes de empresas, también tienes que emitir una factura de IVA, incluso si no cobras ese impuesto. Las empresas que realizan la venta deben conservar estos registros, que incluyen información de su propia empresa, el precio de venta y la tasa de IVA aplicada, el nombre y la dirección del comprador, y el número de NIF-IVA, entre otros datos, durante el período especificado en la legislación local.

4. Presenta las declaraciones de IVA

El envío de la declaración de IVA es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Incluso si no tienes que pagar IVA ni solicitar su devolución, debes presentar tus declaraciones de forma puntual. Deberás informar dos tipos de IVA: el importe que cobraste a tus clientes (IVA repercutido) y el importe de IVA que pagaste a los proveedores (IVA soportado). También deberás deducir el IVA que pagaste del IVA que cobraste. Volviendo al ejemplo inicial, si tú fuiste el comerciante minorista que vendió el collar que fabricó el joyero. Cuando presentes la declaración, solo pagarás la diferencia entre el IVA que pago el cliente final (€345) y el que pagaste tú en principio (€230), es decir, €115.

La frecuencia y los formularios de declaración varían según el país, aunque también pueden depender de tu volumen de ventas anuales. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral. Sin embargo, los vendedores cuyo importe de impuestos pagaderos superó el monto de €7500 el año pasado deben presentar sus declaraciones de forma mensual. Por su parte, los que tienen impuestos pagaderos por menos de €1000 deben presentarlas de forma anual.

Si optaste por la inscripción en la ventanilla única, debes enviar una declaración de ventanilla única trimestral en tu país de inscripción. Esta presentación debe enviarse junto con las declaraciones de IVA nacionales que es posible que debas presentar. En la declaración del sistema de ventanilla única, deberás indicar las ventas que resultan elegibles para la ventanilla única y que se realizaron a clientes de todos los países de la UE, y los respectivos importes de IVA. Una vez que pagues el IVA en el país donde te inscribiste para la ventanilla única del IVA, la autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos de IVA a los demás países en tu nombre.

Si no declaras el importe correcto de IVA, es posible que tengas que pagar intereses o cumplir con sanciones en cada país donde tenías el deber de cobrar y enviar impuestos. En Portugal, por ejemplo, puedes pagar multas de hasta €3750 por no declarar correctamente el IVA. En Alemania, las multas por declarar el IVA fuera de plazo da lugar pueden alcanzar los 25.000 € (calculado a partir del 10 % del importe del IVA no declarado).

¿Cómo te puede ayudar Stripe Tax?

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas enfocarte en el crecimiento de tu empresa. Calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto en productos y servicios físicos como digitales, en Europa (UE, Reino Unido, Noruega y Suiza), EE. UU., Australia y Nueva Zelanda. Nuestra solución de automatización de impuestos está integrada de forma nativa a Stripe, por lo que puedes empezar a usarla rápidamente sin necesidad de plugins adicionales ni integraciones de terceros.

Estos son algunos de los beneficios que conseguirás al empezar a usar Stripe Tax:

• Saber dónde inscribir tu empresa y cobrar impuestos: identifica dónde debes cobrar impuestos según tus transacciones en Stripe y activa el cobro de impuestos en un estado o país nuevo en cuestión de segundos. Puedes comenzar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código en tu integración existente de Stripe o puedes añadir el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe (como Invoicing) con un solo clic.
  
• Calcular y cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax siempre calcula y cobra el monto correcto de impuestos (independientemente de qué vendas o dónde lo hagas), admite cientos de productos y servicios, y supervisa y actualiza las tasas y las reglas de impuestos de manera constante.
  
• Simplificar la presentación y las declaraciones de impuestos: Stripe genera informes pormenorizados y resúmenes de impuestos para cada ubicación en la que debas presentar declaraciones. Ya sea que lo hagas por tu propia cuenta, con tu contador o con uno de los socios de Stripe, presentar tus declaraciones será mucho más fácil.