Unter den Steuern in Spanien ist die Umsatzsteuer (USt.) eine der wichtigsten. Sie wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben. Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, da die Kund/innen sie bei jedem Verkauf an das Unternehmen zahlen und das Unternehmen den eingezogenen Betrag dann an die Agencia Tributaria (AEAT, die spanische Steuerbehörde) weiterleitet.

Die Umsatzsteuer ist zwar je nach Situation unterschiedlich, wird aber in der Regel jedes Quartal an den Staat gezahlt. Sehen wir uns an, wie die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung funktioniert, wer sie einreichen muss und wie die erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung?
  
• Wer muss die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
  
• Was passiert, wenn die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung nicht abgegeben wird?
  
• Welche Steuerformulare wirken sich auf die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung aus?
  
• Wie wird die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht?
  

Was ist die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beinhaltet die Zahlung der Umsatzsteuer alle drei Monate durch Einreichung des Formulars 303.

Bei einer Transaktion zahlt der/die Kunde/Kundin den Steuerprozentsatz, der sich nach den USt.-Sätzen in Spanien richtet, und das Unternehmen ist steuerpflichtig, d. h. es zieht die Steuer ein.

Die auf den Erwerb von Gegenständen oder Dienstleistungen, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind (Vorsteuer), entrichtet wird von der auf Verkäufe erhobenen Umsatzsteuer (Ausgangssteuer) abgezogen. Die Differenz wird durch Einreichung von Formular 303 jedes Quartal gemeldet.

Obwohl der Schwerpunkt dieses Artikels auf der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung liegt, die bei Unternehmen am häufigsten vorkommt, zahlen einige Unternehmen die Umsatzsteuer monatlich. Dazu müssen sie bestimmte Bedingungen erfüllen, um sich in das Register für monatliche Rückerstattungen oder REDEME (Spanisch für „registro de devolución mensual“) einzutragen.

Wer muss die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Wer einer beruflichen Tätigkeit nachgeht, die der Umsatzsteuer unterliegt, wie z. B. Selbstständige, Unternehmer/innen, Handelsunternehmen, Bauträger und Vermieter, muss eine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Auch wenn Sie während eines Quartals keine berufliche Tätigkeit ausgeübt haben, für die Rechnungen erstellt wurden, sind Sie dennoch verpflichtet, eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Wenn Sie beispielsweise ein Saisongeschäft haben, das nur in den Sommermonaten (z. B. Mai bis September) geöffnet ist, müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Quartal zu Informationszwecken abgeben, um der AEAT mitzuteilen, dass keine Rechnungsstellung stattgefunden hat.

Wenn Ihre Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit ist, wie z. B. Lehrtätigkeit oder eine Arztpraxis, müssen Sie keine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Was passiert, wenn Sie keine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Wie wir gerade gesehen haben, müssen Sie, wenn Sie als umsatzsteuerpflichtige Person registriert sind, eine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, auch wenn Sie während des Steuerzeitraums keine Aktivität ausgeübt haben (es sei denn, Ihre Tätigkeit ist von der Umsatzsteuer befreit, wie wir gerade gesehen haben). Dies sind die Fristen, die Sie einhalten müssen:

• Erstes, zweites und drittes Quartal: Zwischen dem 1. April und dem 20. April, Juli und Oktober.
  
• Viertes Quartal: Zwischen dem 1. und 30. Januar.
  

Im Falle der nicht fristgerechten Abgabe der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung erhebt die AEAT einen Zuschlag oder eine Strafe, die, wie im spanischen Steuergesetz angegeben, je nach Ergebnis der Umsatzsteuer-Voranmeldung variiert.

Positives Ergebnis mit einem zu zahlenden Betrag

Wenn die von Ihnen nicht eingereichte vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ein positives Ergebnis zeigte, das Sie zur Zahlung eines Geldbetrags an die AEAT verpflichtete, muss ein Zuschlag auf den ausstehenden Umsatzsteuerbetrag angenommen werden. Der Prozentsatz des Zuschlags hängt davon ab, wie viel Zeit zwischen der Frist und dem Anmeldetag vergangen ist:

• In den ersten 3 Monaten nach Ablauf der Frist: 5 %.
  
• Zwischen 3 und 6 Monaten nach Ablauf der Frist: 10 %.
  
• Zwischen 6 und 12 Monaten nach Ablauf der Frist: 15 %.
  
• Mehr als 1 Jahr nach Ablauf der Frist: 20 % und 4,0625 % Verzugszinsen (dies ist der im Jahr 2024 festgelegte Prozentsatz, kann sich aber in den kommenden Jahren ändern).
  

In einigen Fällen liegt nicht nur die Nichteinhaltung der Frist vor, sondern die Steuerbehörde musste die Verzögerung mit einer Zahlungsaufforderung mitteilen. In diesen Fällen verhängt die AEAT eine Sanktion, deren Höhe von der Schwere des Sachverhalts abhängt. Dies sind die Kategorien:

• Strafe von 50 %: Geringfügige Verstöße, wie z. B. ein unfreiwilliger Fehler, der der AEAT keinen wirtschaftlichen Schaden zufügt.
  
• Strafe von 100 %: Schwerwiegende Verstöße, wie z. B. die Angabe von Beträgen, die niedriger sind als die tatsächlichen, unabhängig davon, ob es sich um einen freiwilligen oder unfreiwilligen Fehler handelt.
  
• Strafe von 150 %: Sehr schwerwiegende Verstöße, wie z. B. das bewusste Verschweigen von Steuerinformationen, um die Prüfaufgaben der AEAT zu behindern.
  

Negatives Ergebnis mit einem zurückzugebenden Betrag

Wenn die Voranmeldung zu einem negativen Ergebnis führt, ist es die AEAT, die Sie entschädigen muss, entweder indem sie diesen Betrag von dem Betrag abzieht, den Sie bei zukünftigen Voranmeldungen zahlen müssen, oder indem sie die Umsatzsteuererstattung abwickelt. In diesem Fall beträgt die Strafe 200 €, wobei folgende Ermäßigungen vorgenommen werden können:

• 25 %: Die Strafe beträgt 150 €, wenn Sie diese freiwillig und ohne Beanstandungen bezahlen.
  
• 50 %: Die Strafe beträgt 100 €, wenn Sie die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht rechtzeitig einreichen und das Finanzamt die entsprechende Anforderung nicht bearbeitet hat.
  

Welche Steuerformulare wirken sich auf die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung aus?

Das Formular 303 ist nicht das einzige Formular, das sich auf die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung auswirkt. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Steuerformulare im Zusammenhang mit der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung:

• Formular 303: Dieses Steuerformular ist so konzipiert, dass die Umsatzsteuer vierteljährlich abgerechnet werden kann, nachdem sie eingezogen wurde, wobei die Zahlung des fälligen Betrags an die AEAT erforderlich ist. Dieser Vorgang ist unabhängig davon erforderlich, ob die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein positives (geschuldete Zahlung), ein negatives (geschuldete Rückerstattung) oder ein Nullergebnis (keine geschuldete Zahlung) aufweist.
  
• Formular 390: Dieses Formular liefert dem Finanzministerium eine jährliche Zusammenfassung, in der die von Ihnen eingezogene und die von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer nach Anwendung der entsprechenden Abzüge aufgeführt sind. Es wird als Ergänzung des Formblatts 303 ausgefüllt und enthält die Ergebnisse der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung.
  
• Formular 369: Dieses Steuerformular richtet sich an kleine Unternehmen oder selbstständige Einzelpersonen, die elektronischen Dienstleistungen oder digitale Produkte für Kundinnen und Kunden in Europa anbieten. Dieses Umsatzsteuerformular wird vierteljährlich über den VAT One Stop Shop (VAT OSS) übermittelt.
  
• Formular 349: Diese Umsatzsteuer-Voranmeldung wird zur Abrechnung der Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Umsätze verwendet. Sie wird in der Regel vierteljährlich eingereicht, kann aber auch jährlich oder monatlich erfolgen. Wenn Ihr Unternehmen häufig mit Kundinnen und Kunden in der Europäischen Union (EU) Geschäfte tätigt, kann die Verwendung eines Tools wie Stripe Tax Ihre steuerlichen Verpflichtungen vereinfachen, indem automatisch überprüft wird, ob ein Kunde/eine Kundin über eine gültige europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt, und festgestellt wird, ob auf jede Transaktion die entsprechende Umsatzsteuer erhoben werden muss. Hier finden Sie eine vollständige Liste mit mehr als 50 Ländern, in denen Stripe Tax die automatische Steuerberechnung und -erhebung für Ihre Verkäufe aktiviert, sowie die Liste der ausgeschlossenen Regionen.
  

Wie erfolgt die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung?

Obwohl es mehrere Steuerformulare gibt, die sich auf die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung auswirken, ist das Formular 303 das Hauptdokument und dasjenige, das von der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen in Spanien ausgefüllt wird. Da es sich um ein recht umfangreiches Formular handelt, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zum Formular 303 zu lesen, damit Sie besser verstehen, welche Angaben Sie in den einzelnen Feldern machen müssen.

Wir hoffen, dass Sie die Informationen in diesem Artikel und insbesondere den Leitfaden für das Formular 303 für die Einreichung Ihrer nächsten vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung in Spanien nützlich finden. Beachten Sie, dass Ihnen die Plattform zur Umsatz- und Finanzautomatisierung von Stripe dabei helfen kann, Ihre Finanzprozesse zu vereinfachen, die Einreichung von Steuererklärungen wie der gerade beschriebenen zu beschleunigen und manuelle Fehler zu reduzieren. Wenn Sie dennoch Fragen dazu haben, wie sich die Feinheiten eines der Felder auf Formular 303 auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, wenden Sie sich an Ihre/n Steuerberater/in.