Unter den Steuern in Spanien ist die Umsatzsteuer (USt.) eine der bedeutendsten, die auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, da die Kund/innen sie bei jedem Verkauf an das Unternehmen zahlen und das Unternehmen den eingezogenen Betrag dann an die Agencia Tributaria (AEAT, die spanische Steuerbehörde) weiterleitet.

Die Umsatzsteuer ist zwar je nach Situation unterschiedlich, wird aber in der Regel jedes Quartal an den Staat gezahlt. Sehen wir uns an, wie die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung funktioniert, wer sie einreichen muss und wie die erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung?
  
• Wer muss die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
  
• Welche Steuerformulare betreffen die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung?
  
• Wie wird die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung eingereicht?
  

Was ist die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beinhaltet die Zahlung der Umsatzsteuer alle drei Monate durch Einreichung des Formulars 303.

Bei einer Transaktion zahlt der/die Kunde/Kundin den Steuerprozentsatz, der sich nach den USt.-Sätzen in Spanien richtet, und das Unternehmen ist steuerpflichtig, d. h. es zieht die Steuer ein.

Die auf den Erwerb von Gegenständen oder Dienstleistungen, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind (Vorsteuer), entrichtet wird von der auf Verkäufe erhobenen Umsatzsteuer (Ausgangssteuer) abgezogen. Die Differenz wird durch Einreichung von Formular 303 jedes Quartal gemeldet.

Obwohl der Schwerpunkt dieses Artikels auf der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung liegt, die bei Unternehmen am häufigsten vorkommt, zahlen einige Unternehmen die Umsatzsteuer monatlich. Dazu müssen sie bestimmte Bedingungen erfüllen, um sich in das Register für monatliche Rückerstattungen oder REDEME (Spanisch für „registro de devolución mensual“) einzutragen.

Wer muss die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Wer einer beruflichen Tätigkeit nachgeht, die der Umsatzsteuer unterliegt, wie z. B. Selbstständige, Unternehmer/innen, Handelsunternehmen, Bauträger und Vermieter, muss eine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Wenn Ihre Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit ist, wie z. B. Lehrtätigkeit oder eine Arztpraxis, müssen Sie keine vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Welche Steuerformulare betreffen die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Das Formular 303 ist nicht das einzige Formular, das sich auf die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung auswirkt. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Steuerformulare im Zusammenhang mit der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung:

• Formblatt 303: Dieses Steuerformular ist so konzipiert, dass die Umsatzsteuer vierteljährlich abgerechnet werden kann, nachdem sie eingezogen wurde, wobei die Zahlung des fälligen Betrags an die AEAT erforderlich ist. Dieser Vorgang ist unabhängig davon erforderlich, ob die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein positives (geschuldete Zahlung), ein negatives (geschuldete Rückerstattung) oder ein Nullergebnis (keine geschuldete Zahlung) aufweist.
  
• Formblatt 390: Dieses Formular liefert dem Finanzministerium eine jährliche Zusammenfassung, in der die von Ihnen eingezogene und die von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer nach Anwendung der entsprechenden Abzüge aufgeführt sind. Es wird als Ergänzung des Formblatts 303 ausgefüllt und enthält die Ergebnisse der vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung.
  
• Formblatt 369: Dieses Steuerformular richtet sich an kleine Unternehmen oder selbstständige Einzelpersonen, die elektronischen Dienstleistungen oder digitale Produkte für Kundinnen und Kunden in Europa anbieten. Dieses Umsatzsteuerformular wird vierteljährlich über den VAT One Stop Shop (VAT OSS) übermittelt.
  
• Formblatt 349: Diese Erklärung dient der Abrechnung der Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Umsätze. Obwohl sie in der Regel vierteljährlich eingereicht wird, kann sie auch jährlich oder monatlich verarbeitet werden. Wenn Ihr Unternehmen häufig mit Kundinnen und Kunden aus der Europäischen Union (EU) zu tun hat, können Sie mit einem Tool wie Stripe Tax Ihre steuerlichen Pflichten vereinfachen, indem automatisch überprüft wird, ob Kundinnen und Kunden eine gültige europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben und ob für jede Transaktion die entsprechende Umsatzsteuer anzuwenden ist. Hier finden Sie eine vollständige Liste mit mehr als 50 Ländern, in denen Stripe Tax die automatische Steuerberechnung und -erhebung für Ihre Verkäufe aktiviert, sowie die Liste der ausgenommenen Gebiete.
  

Wie wird die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung eingereicht?

Obwohl sich verschiedene Steuerformulare auf die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung auswirken, ist das Formular 303 das wichtigste Dokument, das von den meisten Unternehmen in Spanien verwendet wird.

Wie erhalte ich das Formular 303 und wo kann ich es einreichen?

Sie können das Formular 303 im PDF-Format von der AEAT-Website herunterladen und digital über das Online-Portal der Agentur mit Ihrer Cl@ve PIN, DNIe oder Ihrem digitalen Zertifikat einreichen.

Wenn Sie es vorziehen, das Formular 303 persönlich einzureichen, müssen Sie ein AEAT-Büro aufsuchen, wenn das Ergebnis Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung „zur Verrechnung“ (negatives Ergebnis) oder „keine Aktivität“ lautet. Wenn das Ergebnis Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung „zur Einreichung“ lautet (ein positives Ergebnis, d. h. Sie schulden der Agentur eine Zahlung), können Sie die Unterlagen in einem AEAT-Büro oder bei einer Partnerorganisation einreichen.

Wann muss die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung per Formular 303 abgegeben werden?

Das Formular 303 muss vierteljährlich eingereicht werden, auch wenn das Unternehmen noch keine Geschäftstätigkeit ausgeübt hat. Hier sind die Daten, an denen Sie die einzelnen Quartalserklärungen einreichen können:

• Erstes Quartal: Zwischen dem 1. April und dem 20. April
  
• Zweites Quartal: Zwischen dem 1. Juli und dem 20. Juli
  
• Drittes Quartal: Zwischen dem 1. Oktober und dem 20. Oktober
  
• Viertes Quartal: Zwischen dem 1. Januar und dem 30. Januar
  

So füllen Sie das Formular 303 aus

Das Ausfüllen des Formulars 303 ist nicht übermäßig komplex, obwohl es acht Abschnitte und über 80 Felder umfasst. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen mit jeweils der entsprechenden Umsatzsteuerberechnung verfügen.

Anmerkung: Sie werden feststellen, dass die von uns beschriebenen Felder nicht in numerischer Reihenfolge angeordnet sind. Um das Ausfüllen Ihrer Rücksendung zu vereinfachen, haben wir sie nicht nach Nummern sortiert, sondern in der Reihenfolge, in der sie auf Formular 303 angegeben sind. Im Folgenden werden die wichtigsten oder betroffenen Felder detailliert aufgeführt. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie sich auf den AEAT-Leitfaden beziehen.

1. Abschnitte 1 und 2

Geben Sie im Abschnitt „Identificación“ (Identifizierung) Ihre Steueridentifikationsnummer (NIF), Ihren Vor- und Nachnamen oder Ihren Unternehmensnamen ein. Geben Sie im Abschnitt „Devengo“ (Abgrenzung) das Steuerjahr und das Quartal an, für das die Umsatzsteuer gezahlt wird. Im Folgenden finden Sie mehrere Kontrollkästchen, die Sie je nach Art der Tätigkeit oder Besteuerung aktivieren oder deaktivieren können, z. B. ob Sie steuerpflichtig sind und eine gemeinsame Selbstveranlagung vornehmen oder vom Einreichen des Formulars 390 befreit sind.

2. Abschnitt 3

Dies ist der wichtigste Schritt, da er die detaillierten Informationen im Zusammenhang mit der Abrechnung beinhaltet. Zunächst müssen Sie die aufgelaufene Umsatzsteuer angeben, also den Umsatzsteuerbetrag, den Sie in dem von Ihnen gemeldeten Quartal berechnet haben.

• Felder 01–09: In diese Felder müssen Sie die Einnahmen für jeden Umsatzsteuersatz, den Sie angewendet haben, eingeben. Geben Sie in die ersten drei Felder die Einnahmen ein, die Sie durch die Abrechnung mit dem stark ermäßigten Umsatzsteuersatz von 4 % erzielt haben. Geben Sie dazu die Bemessungsgrundlage und dann den Umsatzsteuersatz an. Das Gleiche müssen Sie in der zweiten und dritten Zeile mit den Einnahmen für die ermäßigten und allgemeinen Umsatzsteuersatz tun.
  

Sie müssen nur die Felder für die von Ihnen verwendeten Umsatzsteuersatz ausfüllen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise alle Produkte verkauft, die zum allgemeinen Umsatzsteuersatz besteuert werden, sollten Sie nur die letzten drei Felder ausfüllen (Felder 07, 08 und 09). Angenommen, der Quartalsumsatz beträgt 5.000 € ohne Umsatzsteuer: Sie würden 5.000 € in Feld 07 eingeben, der vordefinierte allgemeine Steuersatz von 21 % würde in Feld 08 erscheinen, und Feld 09 würde automatisch den Gesamtumsatz einschließlich Umsatzsteuer anzeigen, also 6.050 €.

• Felder 12 und 13: Transaktionen im Zusammenhang mit Reverse-Charge-Rechnungen, bei denen die Kundin oder der Kunde die Umsatzsteuer direkt an die AEAT und nicht an das verkaufende Unternehmen zahlt, sollten hier erfasst werden. Wenn Sie die Kundin oder der Kunde im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge) waren, geben Sie den Steuerbetrag in Feld 12 und die zugehörige Umsatzsteuer in Feld 13 ein.
  

Nach den Feldern für die aufgelaufene Umsatzsteuer (die Umsatzsteuer, die Sie der AEAT schulden) betreffen die nächsten vier Abschnitte die abzugsfähige Umsatzsteuer, d. h. den Betrag, den Sie für die Ausübung Ihrer Geschäftstätigkeit gezahlt haben. Beachten Sie, dass nicht alle Ausgaben abgesetzt werden können und Sie für jeden Kauf eine Rechnung benötigen.

• Felder 28 und 29: Geben Sie in Feld 28 den abzugsfähigen Umsatzsteuerbetrag für die Vorsteuer auf laufende inländische Umsätze, d. h. Einkäufe innerhalb Spaniens, ein. Als nächstes wird in Feld 29 der resultierende Betrag angezeigt.
  
• Felder 30 und 31: Sie müssen die gleichen Schritte wie bei den Feldern 28 und 29 befolgen, aber hier gilt die abzugsfähige Umsatzsteuer für Vermögenswerte, die Sie gekauft haben, wie z. B. Investitionsgüter mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr, wie Computer oder Spezialgeräte.
  
• Felder 32 bis 35: In diesen Feldern müssen Sie alle außergemeinschaftlichen Käufe angeben, sofern sie die Zollkontrolle durchlaufen haben und auf einer SAD-Rechnung aufgeführt sind. Die Steuerbemessungsgrundlage für diese Umsätze ist in den Feldern 32 und 34 angegeben, während in den Feldern 33 und 35 die Zölle angegeben sind.
  
• Felder 36 bis 39: Wenn Sie eine innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen und Transaktionen innerhalb der EU getätigt haben, geben Sie in Feld 36 die Bemessungsgrundlage für die laufenden Ausgaben und in Feld 38 die Steuerbemessungsgrundlage für Investitionsgüter an. Geben Sie schließlich den Umsatzsteuerbetrag in die Felder 37 und 39 ein.
  
• Felder 40 und 41: Diese beiden Felder dienen der Korrektur von Abzugsfehlern und wirken wie eine ergänzende Erklärung. Wenn Sie in einer früheren Erklärung eine Rechnung übersehen haben, geben Sie hier den Betrag als positiven Wert ein. Wenn Sie einen höheren Betrag deklariert haben, als er sein sollte, geben Sie diesen als negativen Wert ein.
  
• Feld 44: Sie müssen dieses Feld nur ausfüllen, wenn Sie Formular 303 für das vierte Quartal einreichen. Falls ja, geben Sie den Betrag ein, der etwaigen Anpassungen entspricht, die bei der Berechnung des endgültigen anteilmäßigen Prozentsatzes für Abweichungen erforderlich sind.
  
• Feld 45: In diesem Feld wird die Summe der abzuziehenden Umsatzsteuer angezeigt. Das System berechnet automatisch die Summe, indem es die Werte in den Feldern 29, 31, 33, 35, 37, 39, 41, 42, 43 und 44 addiert.
  
• Feld 46: Das Ergebnis Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheint automatisch hier, berechnet durch Subtraktion des Werts in den Feldern 27 und 25. Wenn das Ergebnis positiv ist, ist dies der Betrag, den Sie an die AEAT zahlen müssen. Wenn das Ergebnis negativ ist, stellt das Finanzministerium die entsprechende Zahlung aus.
  
• Felder 47 bis 58: Diese Felder sind nur sichtbar, wenn Sie der vereinfachten Regelung unterliegen. Der erste Schritt besteht darin, die Module zur Ermittlung der auf die Verkäufe geschuldeten Umsatzsteuer festzulegen. Ziehen Sie als Nächstes die abzugsfähige Umsatzsteuer für den laufenden Betrieb ab und fügen Sie dann zusätzlich 1 % der aufgelaufenen Umsatzsteuer hinzu, um schwer belegbare Ausgaben zu berücksichtigen.
  
• Felder 65 und 66: Wenn Ihre Geschäftstätigkeit von der spanischen Staatsverwaltung und den Regionen Baskenland oder Navarra (so genannte Autonome Gemeinschaft) besteuert wird, tragen Sie in Feld 65 den Prozentsatz der im übrigen Spanien durchgeführten Transaktionen ein. Der aus diesem Prozentsatz berechnete Betrag wird automatisch in Feld 66 angezeigt.
  
• Feld 68: In diesem Abschnitt werden die Änderungen der jährlichen Quellensteuer im Baskenland und in Navarra beschrieben, die das Ergebnis der jährlichen Anpassung sind. Dies ist nur erforderlich, wenn Sie die Umsatzsteuer für das vierte Quartal entrichten. Achten Sie darauf, das richtige Vorzeichen zu verwenden (negativ oder positiv).
  
• Feld 71: Das Endergebnis der Abrechnung wird automatisch in diesem Feld angezeigt.
  

3. Abschnitt 4

Wenn Feld 71 ein negatives Ergebnis zeigt, müssen Sie dies in diesem Abschnitt vermerken, damit die AEAT im nächsten Quartal die korrekte Korrektur vornehmen kann.

4. Abschnitt 5

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Ihr Unternehmen in dem Quartal, für das Sie Steuern zahlen, keine Geschäftstätigkeit ausgeübt hat. Sie müssen das Formular 303 auch dann einreichen, wenn im Quartal keine Aktivität stattgefunden hat und der Steuerbeleg leer ist.

5. Abschnitt 6

Wenn das Ergebnis der Steuererklärung negativ ausfällt und Sie die Umsatzsteuer für das vierte Quartal einreichen, können Sie in diesem Abschnitt eine Erstattung bei der AEAT beantragen.

6. Abschnitt 7

Geben Sie hier Ihre Bankkontonummer ein, damit das Finanzministerium Ihre Rückerstattung ausstellen kann.

Normalerweise ist das Ausfüllen des Formulars 303 nicht allzu schwierig, aber wir haben die wichtigsten Punkte gesammelt, um die häufigsten Fragen zu klären.

Wir hoffen, dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der nächsten vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung in Spanien. Beachten Sie, dass die Plattform zur Umsatz- und Finanzautomatisierung von Stripe Ihnen helfen kann, Ihre Finanzprozesse zu vereinfachen, die Einreichung von Voranmeldungen wie der gerade beschriebenen zu beschleunigen und manuelle Fehler zu reduzieren. Wenn Sie dennoch Fragen dazu haben, wie sich die Feinheiten eines der Felder auf Formular 303 auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, wenden Sie sich an Ihre/n Steuerberater/in.