Het online verkopen van producten of het aanbieden van diensten heeft veel voordelen ten opzichte van alleen verkopen vanuit een fysieke winkel. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer bedrijven overstappen op e-commerceplatforms.

Volgens gegevens van INE verkocht in 2022 meer dan 31% van de bedrijven met tien of meer medewerkers goederen online. Deze cijfers zullen naar verwachting in het volgende rapport nog hoger uitvallen.

Gegevens van het statistisch bureau van de EU bevestigen deze trend ook: in 2023 deed 75% van de EU-bevolking die internet gebruikt een online aankoop. Van de leeftijdsgroep 16-44 jaar kocht meer dan 80% in de loop van het jaar iets online.

Als je een e-commercebedrijf wilt starten, moet je op de hoogte zijn van de specifieke kenmerken van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor e-commerce. Net als bij elke andere onderneming die in Spanje actief is, ben je verplicht om btw te innen en af te dragen aan de belastingdienst. Hieronder bespreken we de belangrijkste punten om je te helpen voldoen aan de belastingregels voor je online bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw in e-commerce?
  
• Btw-wijzigingen voor e-commercebedrijven
  
• Btw-regels voor e-commercebedrijven
  
• Stap voor stap: hoe je btw beheert voor e-commercebedrijven
  

Wat is btw in e-commerce?

Btw is een indirecte belasting die zowel in Spanje als in de hele Europese Unie van toepassing is. Voor e-commerce moeten alle Spaanse onlinebedrijven en buitenlandse bedrijven die producten in Spanje verkopen, op de hoogte zijn van de specifieke btw-regelgeving voor e-commerce. In het algemeen moet je weten dat zodra je btw hebt geïnd, je deze moet aangeven en afdragen aan de Agencia Tributaria. Hiervoor moet elk product dat je verkoopt of elke dienst die je levert, de belasting bevatten, tenzij het gaat om een transactie die niet onderworpen is aan btw.

Het btw-tarief voor e-commerce varieert afhankelijk van de categorie van de belaste consumptiegoederen. Het algemene btw-tarief is 21%, maar er gelden verschillende btw-tarieven in Spanje voor 2024. De producten en diensten die onder elk belastingtarief vallen, zijn na de meest recente update van de btw-wetgeving enigszins gewijzigd. We raden je daarom aan de volledige lijst te raadplegen.

Om ervoor te zorgen dat je altijd het juiste btw-tarief toepast, kun je met Stripe Tax de berekening en inning van belasting op je verkopen in meer dan 50 landen automatiseren (met een bijgewerkte lijst van uitzonderingen). Je kunt deze functie met één klik activeren vanuit je Dashboard. Stripe zorgt dan dat het benodigde percentage wordt toegevoegd, het bedrag wordt geïnd en rapporten worden opgesteld, zodat je volgende aangiften een stuk eenvoudiger worden.

Btw-wijzigingen voor e-commercebedrijven

Op 1 juli 2021 zijn nieuwe btw-regels voor e-commerce ingevoerd om fraude tegen te gaan, een veelvoorkomend belastingprobleem bij online transacties, met name bij internationale verkopen. Een ander belangrijk doel van de EU was het vereenvoudigen van het belastingproces voor intracommunautaire transacties (d.w.z. transacties tussen verschillende EU-landen). Hier volgt een korte samenvatting van de drie belangrijkste wijzigingen die zijn doorgevoerd:

• Introductie van de btw-one-stop-shop: Dit elektronische systeem, ook wel btw-éénloketsysteem (OSS) genoemd, vereenvoudigt en stroomlijnt veel belastingverplichtingen voor onlinebedrijven. Voorheen werd het alleen gebruikt voor omroep- en telecommunicatiediensten. Door recente wetswijzigingen is de OSS echter uitgebreid naar alle soorten diensten. Voor grensoverschrijdende transacties kun je via dit onlineportaal btw aangeven.
  
• Wijzigingen in de btw-vrijstelling: Voorheen waren ingevoerde producten met een waarde van minder dan € 22 vrijgesteld van btw. Vanaf de update van juli 2021 moet echter btw worden toegepast, ongeacht de waarde van het product. Hoewel deze wijziging gevolgen heeft voor alle e-commercebedrijven, zal dit vooral van invloed zijn op dropshippingbedrijven. Deze bedrijven, die geen voorraad aanhouden maar bestellingen van klanten doorgeven aan leveranciers voor directe verzending, verkopen vaak producten met een waarde van minder dan € 22.
  
• EU-brede drempel: Elk e-commercebedrijf dat voor meer dan € 10.000 aan klanten in een ander EU-land verkoopt, moet het btw-tarief van het land van bestemming op diens facturen toepassen. Voorheen had elk land een eigen drempel, maar de nieuwe wet heeft het proces vereenvoudigd door één enkele drempel voor alle EU-landen in te voeren. Als de drempel van € 10.000 niet wordt overschreden, kan het e-commercebedrijf het btw-tarief van het eigen land toepassen.
  

Hoewel er ook andere wijzigingen zijn doorgevoerd, zoals een nieuwe methode voor het definiëren van verkoop op afstand die zowel intracommunautaire als externe transacties betreft, worden in deze lijst de wijzigingen belicht die de meeste directe gevolgen zullen hebben voor veel e-commercebedrijven in Spanje. Voor meer informatie over deze regelgeving raden wij je aan het volledige artikel van de Agencia Tributaria (de Spaanse belastingdienst) te lezen, of de laatste updates over btw voor e-commerce van de Europese Commissie.

Btw-regels voor e-commercebedrijven

De regels voor btw-lokalisatie bepalen of e-commercebedrijven deze indirecte belasting moeten factureren of niet, afhankelijk van het land van verblijf van de klant, zoals gedefinieerd in wet 37/1992.

Als je producten verkoopt of diensten aanbiedt vanuit Spanje, moet je bepalen welk van de volgende scenario's op je situatie van toepassing is:

• Je verkoopt consumptiegoederen via een e-commercebedrijf dat voor belastingdoeleinden in Spanje is gevestigd, waarbij de producten of diensten worden betaald door klanten die woonachtig zijn op het vasteland van Spanje of de Balearen. Als aan beide voorwaarden is voldaan, moet op elke factuur de toepasselijke btw worden vermeld.
  

• Je verkoopt consumptiegoederen die vanuit Spanje worden geëxporteerd naar een ander land of naar Spaanse gebieden die niet onder het vorige punt vallen. Er zijn een aantal verschillende variaties op dit scenario:

  • Een particuliere klant die in de Europese Unie woont: De btw die van toepassing is op de betreffende consumptiegoederen moet op de factuur worden vermeld.
    
  • Een zakelijke klant (zelfstandige of bedrijf) die in de Europese Unie woont: Er hoeft geen btw te worden aangerekend, aangezien het om een intracommunautaire transactie gaat. De zakelijke klant is verantwoordelijk voor het betalen van de belasting in het land waarin deze is gezeteld en moet diens Europese btw-identificatienummer (ook wel ‘btw-nummer’ genoemd) op de factuur vermelden. Als de klant geen geldig Europees btw-nummer opgeeft, moet je een factuur opstellen met de btw die in jouw land van toepassing is, net zoals je dat voor een particuliere klant zou doen.
    
  • Een particuliere of zakelijke klant die in Ceuta, Melilla of op de Canarische Eilanden woont: Hoewel de belastbare goederen in Spanje worden gekocht, worden deze transacties beschouwd als export. Daarom wordt op de facturen geen btw in rekening gebracht, maar wordt de voor deze gebieden geldende belasting toegepast: IGIC op de Canarische Eilanden of IPSI in Ceuta en Melilla.
    
  • Klanten die buiten de Europese Unie wonen: Deze verkoop van consumptiegoederen is vrijgesteld van btw. Hoewel er geen btw verschuldigd is op export, betekent dit niet dat de klant die het product of de dienst koopt, vrijgesteld is van belasting. De klant moet met name de belasting betalen die is vastgesteld door het land van waaruit deze de betaling verricht.
    

Bovendien moet je voor het eerste van deze gevallen (particuliere klanten in een ander EU-land) rekening houden met enkele uitzonderingen:

• Als je e-commercebedrijf voor meer dan € 10.000 aan een EU-land verkoopt, moet je btw in rekening brengen tegen het tarief van het land van bestemming. Hiervoor moet je je e-commercebedrijf in dat land registreren.
  
• Als je e-commercebedrijf aan een ander EU-land verkoopt voor een totale waarde onder de drempel van € 10.000, maar je wilt profiteren van een lager btw-tarief in het land van bestemming, dan kun je factureren met de btw van dat land, mits je je e-commercebedrijf daar registreert.
  

Stap voor stap: hoe je btw beheert voor e-commercebedrijven

• De btw berekenen: Het berekenen van de btw is een vrij eenvoudig proces:

  • Bepaal het belastbare bedrag van de verkoop (het bedrag zonder btw). Op de website van Agencia Tributaria staat uitgelegd hoe dit wordt berekend, maar het is heel eenvoudig: als je e-commercebedrijf bijvoorbeeld een artikel verkoopt voor € 50 exclusief belastingen, dan is dat de belastbare grondslag.
    
  • Bereken de btw. De formule is als volgt:
    
    • Belastbare grondslag x (btw-percentage ÷ 100)
      
  • Als we het vorige voorbeeld gebruiken en ervan uitgaan dat het algemene btw-tarief van 21% van toepassing is op dit product, zou de berekening als volgt zijn:
    
    • 50 × (21 ÷ 100)
      
    • Dus 50 × 0,21 = € 10,50
      
  • Bereken het totale bedrag. Tel het resultaat van de vorige stap op bij het belastbare bedrag. Voor dit voorbeeld zou de berekening als volgt zijn:
    
    • 50 + 10,50 = € 60,50
      

• De btw afdragen: Zoals we hebben gezien bij de behandeling van de btw-regels voor e-commercebedrijven, moet je mogelijk btw heffen op consumptiegoederen, ongeacht of de verkoop in Spanje plaatsvindt of als export. In beide gevallen moet de btw worden afgedragen (d.w.z. het geïnde bedrag moet aan de staat worden betaald). Als deze producten of diensten zijn gekocht door Spaanse klanten (met uitzondering van klanten in Ceuta, Melilla en de Canarische Eilanden), hoef je alleen Formulier 303 in te dienen. Als je e-commercebedrijf consumptiegoederen buiten het Spaanse grondgebied heeft verkocht voor een waarde van meer dan € 10.000, moet je elk kwartaal een formulier indienen: Formulier 369.

Ongeacht of je deze tools gebruikt, is het belangrijk om te weten welke stappen je moet volgen als je bedrijf goederen uit Spanje heeft geëxporteerd. Om dit proces wat gemakkelijker te maken, hebben we een korte handleiding opgesteld voor het invullen van Formulier 369:

• Stap 1: Ga naar het persoonlijke gedeelte van de website van Agencia Tributaria en identificeer jezelf met je Cl@ve-pincode of digitaal certificaat.
  
• Stap 2: Vul het formulier in met je identificatiegegevens. Vul in het veld “Ejercicio” (Boekjaar) het jaar in. Vul in het gedeelte ‘Período’ (Periode) het kwartaal in dat overeenkomt met de transacties. Als je e-commercebedrijf in dat kwartaal geen consumptiegoederen heeft verkocht, vink dan het vakje “Declaración sin actividad” (Verklaring zonder activiteit) aan.
  
• Stap 3: Geef de totale inkomsten uit e-commerceverkoop op. Of het nu gaat om producten of diensten, kies de juiste optie en klik vervolgens op “Nuevo registro” (Nieuwe registratie) om elke transactie handmatig in te voeren. Hiervoor moet je de landcode (zie de volledige lijst in het landencodeblad), het btw-tarief, het belastbare bedrag en het totale btw-bedrag opgeven.
  

Het is belangrijk om te onthouden dat de btw-regelgeving regelmatig wordt bijgewerkt en dat de specifieke regels voor e-commerce de afgelopen jaren zijn veranderd (en waarschijnlijk zullen blijven veranderen). Als je twijfelt over de gevolgen van deze regels voor je bedrijf, raden wij je aan om je belastingadviseur te raadplegen.