Het aantal ondernemingen in Spanje blijft maar stijgen. Alleen al in 2023 werden meer dan 109.000 nieuwe ondernemingen opgericht en bijna 16.000 nieuwe zelfstandigen geregistreerd bij de sociale zekerheid. Spanjaarden zijn dus bijzonder ondernemend. Maar het is belangrijk om te onthouden dat deze stap verschillende verantwoordelijkheden met zich meebrengt.

Veel van deze verplichtingen zijn belastinggerelateerd, zoals de driemaandelijkse btw-aangifte, vennootschapsbelasting en de eigen bijdrage, terwijl andere betrekking hebben op de bureaucratische stappen bij het oprichten van je onderneming. In deze gids bespreken we een van deze formaliteiten: we leggen uit hoe je formulier 036 invult, wat deze verklaring voor de census inhoudt en andere belangrijke details waarvan je op de hoogte moet zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is formulier 036?
  
• Hoe wordt formulier 036 gebruikt?
  
• Wat zijn de verschillen tussen formulier 036 en formulier 037?
  
• Wie moet formulier 036 indienen?
  
• Wat is de deadline voor het indienen van formulier 036?
  
• Formulier 036 indienen
  

Wat is formulier 036?

Formulier 036 is een verklaring van de census die professionals gebruiken om de Agencia Tributaria op de hoogte te stellen van hun huidige status rondom de economische activiteiten die ze uitoefenen of van plan zijn te starten. Door dit formulier in te dienen, worden zelfstandigen en ondernemingen onderdeel van de census van ondernemers, professionals en inhoudingsplichtigen. Deze census bevat alle personen of entiteiten die verplicht zijn om belasting in te houden, zoals inkomstenbelasting of IRPF.

Zodra de Spaanse belastingdienst (AEAT) de informatie van formulier 036 heeft ontvangen, kan het de belastingverplichtingen van de onderneming controleren.

Hoe wordt formulier 036 gebruikt?

Formulier 036 licht de AEAT in over diverse wijzigingen met betrekking tot de economische activiteit van een onderneming. We zetten enkele procedures op een rijtje die je kunt afhandelen met formulier 036:

• Registratie bij de census: Bij dit proces vul je formulier 036 in als je economische activiteiten start of inkomsten ontvangt waarvoor inhouding of betaling op rekening vereist is.
  
• Censusgegevens wijzigen: Je informeert de AEAT over wijzigingen in het fiscale adres van de onderneming of andere persoonlijke en professionele gegevens.
  
• Het belastingidentificatienummer (NIF) aanvragen of wijzigen: Het NIF is een belangrijk identificatiebewijs als je zakelijke activiteiten in Spanje wilt uitvoeren. Ook heb je dit nummer nodig om het bewijs van btw-belastingbetaler te krijgen. Zodra de onderneming van start gaat met haar commerciële activiteiten, moet deze btw innen op haar inkomsten en dit bedrag vervolgens aangeven en betalen aan de AEAT. Ondernemingen kunnen een oplossing voor belastingautomatisering integreren om dit proces in hun betalingssystemen te stroomlijnen (zoals Stripe Tax). Naast het automatisch berekenen en innen van het juiste belastingpercentage over je omzet, werkt Stripe Stripe Tax regelmatig bij, zodat je op de hoogte bent van de nieuwste belastingregels in de meer dan 50 landen waar deze optie beschikbaar is (zie de bijgewerkte lijst met uitgesloten gebieden).
  
• Uitschrijving bij de census: Je doorloopt dit proces wanneer de economische activiteiten eindigen. Afhankelijk van de reden voor de beëindiging moet je je mogelijk ook uitschrijven bij de census voor belastingplichtigen door formulier 030 in te vullen.
  
• Verstrek de informatie die de AEAT nodig heeft om te controleren of professionals hun belastingen juist afhandelen: Je kunt formulier 036 bijvoorbeeld gebruiken om de AEAT op de hoogte te stellen dat je onder de algemene regeling valt en de bijbehorende btw-tarieven op je facturen zult vermelden, of om aan te geven dat je in aanmerking komt voor de speciale regeling voor contanten en van plan bent van deze facultatieve btw-regeling gebruik te maken.
  

Wat zijn de verschillen tussen formulier 036 en formulier 037?

Zoals we zojuist hebben gezien, dient formulier 036 bijna hetzelfde doel als formulier 037: de AEAT op de hoogte stellen van de huidige censusstatus. Toch zijn de formulieren verschillend. Hoewel ze enkele overeenkomsten vertonen, zijn er belangrijke verschillen tussen formulier 036 en formulier 037:

• Zowel particulieren als rechtspersonen kunnen formulier 036 invullen. Aan de andere kant kunnen alleen individuen formulier 037 invullen.
  
• Formulier 036 heeft meer velden en telt in totaal 20 pagina's. Formulier 037, met zijn zes pagina's, is een beknoptere en vereenvoudigde versie. Hoewel beide bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt om censusgegevens bij te werken, zoals je adres, moet je formulier 036 gebruiken als je belastingadres verschilt van je administratieve adres.
  

Wie moet formulier 036 indienen?

Formulier 036 is voor degenen die aan ten minste één van deze criteria voldoen:

• Zelfstandigen (in Spanje 'autónomos' genoemd) of ondernemingen die van plan zijn economische activiteiten in Spanje te starten
  
• Zelfstandigen of ondernemingen die zich uitschrijven voor de census van ondernemers, professionals en inhoudingen wegens stopzetting van de activiteit
  
• Zelfstandigen of ondernemingen die eerder verstrekte belastinggegevens moeten bijwerken
  
• Personen die, hoewel ze geen zelfstandige zijn of geen onderneming runnen, zelf een economische activiteit uitoefenen en inkomsten ontvangen die onderhevig zijn aan inhoudingen of betalingen op een rekening (zoals iemand die een woning verhuurt en maandelijkse inkomsten ontvangt uit huurbetalingen)
  
• Personen die hun fiscale woonplaats niet op het vasteland van Spanje of de Balearen hebben, maar toch btw-plichtig zijn
  
• Personen die betrokken zijn bij een entiteit onder de regeling voor inkomstentoewijzing, zoals een gemeenschap van eigenaren, ongeacht of zij deelnemen als partners, erfgenamen of in een andere hoedanigheid die een belastingverplichting met zich meebrengt
  
• Vraag het intracommunautaire btw-nummer aan om btw-vrijstellingen toe te passen op aan- en verkopen in de Europese Unie
  

In sommige andere speciale situaties kan het nodig zijn om formulier 036 in te dienen. Je vindt de volledige lijst in de handleiding voor formulier 036 van de AEAT.

Wat is de deadline voor het indienen van formulier 036?

De deadline voor het indienen van formulier 036 is afhankelijk van de informatie die je aan de AEAT doorgeeft.

• Economische activiteiten starten: Op elk moment, zolang het maar is voordat professionele transacties beginnen, zoals het kopen en verkopen van goederen of diensten. Je moet ook formulier 036 invullen voordat je voldoet aan de vereisten om belastinginhouding aan te vragen of belasting over te schrijven.
  
• Een NIF aanvragen: Voordat je van start gaat met je zakelijke activiteiten, zoals het aannemen van een werknemer of het betalen voor een dienst die nodig is voor de onderneming.
  
• Gegevens wijzigen: Over het algemeen heb je een maand de tijd vanaf de dag na de gebeurtenis die de wijziging veroorzaakt, zoals de verhuizing van het hoofdkantoor van de onderneming. Andere wijzigingen, zoals het aanvragen van termijnen voor het betalen van vennootschapsbelasting, hebben specifieke deadlines. We raden aan de gebruiksaanwijzing van formulier 036 te raadplegen voor de termijn van elke wijziging.
  
• Activiteiten van een zelfstandige stoppen: Een maand na de stopzetting.
  
• Activiteiten van een onderneming stoppen: Een maand vanaf het moment dat de onderneming wordt opgeheven, of dat je de inschrijving in het handelsregister opzegt.
  
• Overlijden van de persoon: Zes maanden, ongeacht of de erfgenamen de uitschrijving uit de census verzorgen of een aanpassing doen.
  

Formulier 036 indienen

Je kunt formulier 036 online of fysiek indienen. Ondernemingen, medewerkers van ondernemingen en entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid moeten het formulier online indienen.

• Online: Ga naar de officiële AEAT-website en meld je aan met je Cl@ve, digitale certificaat of elektronische ID.
  
• Fysiek: Download formulier 036 als PDF en druk het af. Na het invullen van het formulier kun je het indienen bij een AEAT-kantoor.
  

Formulier 036 invullen:

1. Plak het identificatielabel in de daarvoor bestemde ruimte in het onderdeel 'Identificatiegegevens'. Heb je dit label niet, dan voer je je NIF in vak 101 in samen met je voor- en achternaam in respectievelijk vak 103 en 102. Als je een onderneming vertegenwoordigt, voeg je de naam aan vak 102 toe.
   
2. Vink in het onderdeel 'Redenen voor indiening' het vakje aan voor de reden van het indienen van het censusdocument:
   
   • Vakken 110–111: De NIF aanvragen of registreren.
     
   • Vakken 120–141: Wijzigingen. Voer in het laatste vak de datum in waarop de wijziging van kracht wordt.
     
   • Vakken 150–152: Uitschrijven. Geef in het laatste vak de datum op waarop de uitschrijving heeft plaatsgevonden.
     
3. Vul onder 'Identificatie' de overeenkomstige tekstvelden in sectie A in als je een particulier bent. Vertegenwoordig je een rechtspersoon (oftewel een onderneming) of een entiteit, dan moet je sectie B invullen. Sectie C is voor vaste vestigingen van niet-ingezetenen.
   
4. Als je formulier 036 indient namens een andere persoon omdat je een medewerker van de onderneming of een wettelijke vertegenwoordiger bent, voer je de identificatiegegevens in de derde sectie in: 'Vertegenwoordigers'.
   
5. In 'Verklaring van economische activiteiten en gebouwen' vind je twee zeer belangrijke secties:
   
   • A) Beschrijf je activiteiten en vermeld het type en de IAE-code waar deze bij horen.
     
   • B) Geef aan waar de economische activiteiten plaatsvinden, waaronder de gebouwen die indirect verband houden met de bedrijfsactiviteiten, zoals een magazijn.
     

6. Onder 'Belastingbetaler, grote ondernemingen en overheidsdiensten' moet je twee vragen met JA of NEE beantwoorden:

   • Ben je een grote onderneming met activiteiten van meer dan € 6.010.121,04?
     
   • Bedraagt je laatste jaarlijkse begroting als overheidsinstantie meer dan € 6 miljoen euro?
     

   Hoe je deze vragen ook beantwoordt, voer de datum in waarop je bedrijf een grote onderneming wordt in vak 545 en de datum waarop je budget het opgegeven bedrag overschrijdt in vak 578.

7. Onder 'Belasting over de toegevoegde waarde' moet je ook twee vragen beantwoorden:

   • Is je hoofdkantoor als freelancer of onderneming gevestigd op het Iberisch schiereiland of de Balearen?
     
   • Voer je alleen handelingen uit die niet aan btw zijn onderworpen of die zijn vrijgesteld van belasting?
     Vul na het beantwoorden sectie B in met details over de economische activiteiten: wanneer je van start bent gegaan.
     Markeer in sectie C de vakjes aan de linkerkant om aan te geven of je je aanmeldt voor de vermelde btw-regelingen, of deze juist verlaat. Voer in de rechterkolommen de IAE-kop en de datum in.
     Geef in deel D aan of je je inschrijft voor twee soorten registers of deze juist verlaat: exporteurs en andere marktdeelnemers of intracommunautaire marktdeelnemers.
     Stel in onderdeel E de AEAT op de hoogte als je een voorlopig aftrekpercentage voorstelt. Voer dan het voorgestelde bedrag in het vak in. Geef ook de gedifferentieerde sectoren en eventuele speciale aftrekposten op.
     

8. Onder 'Inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting niet-inwoners' moet je de informatie voor deze drie soorten belasting in de volgende secties opgeven:

   • A) IRPF
     
   • B) IS
     
   • C) IRNR
     

9. In 'Bijzondere belastingregeling van titel II van Wet 49/2002' markeer je vak 651 als je valt onder de regeling voor entiteiten zonder winstoogmerk, met belastingverplichtingen die worden beschreven in de BOE. Schrijf je je uit voor deze regeling, dan markeer je vak 652. Je moet de datum sowieso invullen.

10. Beschrijf onder 'Ingehouden betalingen en betalingen op rekening' je verplichtingen rondom de inhoudingen en het betalen van voorschotten aan de AEAT. De meest voorkomende voorbeelden zijn inkomsten uit werkzaamheden van werknemers en verhuur van onroerend goed.

11. Vink onder 'Overige belastingen' de juiste vakjes alleen aan als je economische activiteiten bestaan uit de verkoop van producten met speciale belastingtarieven zoals alcohol, tabak en koolwaterstoffen, of verzekerings- en kapitalisatietransacties zoals gespecificeerd in artikel 12 van Wet 13/1996.

12. Ten slotte markeer je onder 'Bijzondere regelingen voor het intracommunautaire handelsverkeer' de vakjes voor verkoop op afstand die in elk land wordt verricht. Geef aan of je de limiet hebt overschreden.

Je hoeft alleen de onderdelen in te vullen die relevant zijn voor je professionele activiteiten. Hierdoor is formulier 036 meestal gemakkelijker in te vullen dan je misschien denkt als je de 20 pagina's ziet. Bovendien kun je de wijzigingen in het formulier opslaan. Als je het invullen niet in één sessie voltooit of een fout tegenkomt, kun je het formulier ophalen zonder alle informatie opnieuw in te voeren.