Antalet företag i Spanien fortsätter att öka. Bara under 2023 grundades över 109 000 nya företag och nästan 16 000 nya egenföretagare registrerade sig hos de spanska myndigheterna. Entreprenörsandan är fortfarande stark bland spanjorerna, men det är viktigt att komma ihåg att man som företagare har ansvar att uppfylla.

Många av dessa skyldigheter är skatterelaterade – som den kvartalsvisa momsdeklarationen, bolagsskatt och avgifter för egenföretagare – medan andra involverar de byråkratiska steg som krävs för att etablera ett företag. Här diskuterar vi en av dessa formaliteter: den här guiden förklarar hur du fyller i formulär 036, vad denna anmälan innebär och andra viktiga detaljer som du behöver känna till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är formulär 036?
  
• Hur används formulär 036?
  
• Vilka är skillnaderna mellan formulär 036 och formulär 037?
  
• Vem måste lämna in formulär 036?
  
• När ska formulär 036 lämnas in?
  
• Så här lämnar man in formulär 036
  

Vad är formulär 036?

Formulär 036 är en folkbokföringsanmälan som yrkesverksamma använder för att meddela Agencia Tributaria (den spanska skattemyndigheten) om sin nuvarande status när det gäller ekonomisk verksamhet de bedriver eller planerar att bedriva. Genom att skicka in det här formuläret kan egenföretagare och företag registrera sig i registret för entreprenörer, yrkesverksamma och arbetsgivare, som innehåller alla personer och organisationer som är skyldiga att betala källskatt, t.ex. personlig inkomstskatt.

När den spanska skattemyndigheten (AEAT) tagit emot formulär 036 kan myndigheten övervaka företagets skatteskyldigheter.

Hur används formulär 036?

Formulär 036 ger AEAT information om olika förändringar relaterade till ett företags ekonomiska verksamhet. Här följer några exempel på vad du kan använda formulär 036 till:

• Registrering i folkbokföringen: Man kan fylla i formulär 036 när man startar en ekonomisk verksamhet eller tar emot inkomst som är föremål för källskatt eller preliminärskatt.
  
• Göra ändringar i folkbokföringen: Används för att informera AEAT om ändringar i företagets skatteadress eller andra personliga och yrkesmässiga uppgifter.
  
• Ansöka om eller ändra skatteregistreringsnummer: Skatteregistreringsnumret är ett viktigt nummer för att kunna bedriva affärsverksamhet i Spanien. Det är också nödvändigt för att ha ett momsnummer. När ett företag inleder sin affärsverksamhet måste det ta ut en momsavgift på sin försäljning och sedan deklarera och betala detta belopp till AEAT. Företag väljer ofta att integrera en lösning för skatteautomatisering för att effektivisera denna process i sina betalningssystem, till exempel Stripe Tax. Utöver att automatiskt beräkna och ta ut rätt skatteprocent på din försäljning uppdaterar Stripe regelbundet Stripe Tax för att säkerställa att du följer de senaste skattereglerna i de mer än 50 länder där tjänsten är tillgänglig (se den uppdaterade listan över exkluderade territorier).
  
• Avregistrering från folkbokföringen: Denna process sker när den ekonomiska aktiviteten upphör. Beroende på orsaken till att aktiviteten uppgör kan det vara nödvändigt att också avregistrera sig från skatteregistret genom att fylla i formulär 030.
  
• Tillhandahålla information som AEAT behöver för att verifiera att yrkesutövare hanterar sina skatter på rätt sätt: Du kan till exempel använda formulär 036 för att meddela AEAT att du omfattas av det allmänna systemet och kommer att inkludera momssatser på dina fakturor, eller för att ange att du uppfyller kraven för kontantbaserade företag och avser att omfattas av detta momssystem.
  

Vad är skillnaden mellan formulär 036 och formulär 037?

Formulär 036 och formulär 037 har i princip samma syfte: att informera AEAT om den aktuella folkbokföringsstatusen. Detta betyder dock inte att formulären är identiska. Även om de har vissa likheter finns det betydande skillnader mellan formulär 036 och formulär 037:

• Både privatpersoner och juridiska personer kan fylla i formulär 036. Medan endast privatpersoner kan fylla i formulär 037.
  
• Formulär 036 har fler fält att fylla i och omfattar totalt 20 sidor. Formulär 037, med sina sex sidor, är en mer kortfattad och förenklad version. Båda formulären kan användas för att uppdatera folkbokföringsinformation som din adress, men formulär 036 måste användas om din skatteadress skiljer sig från din administrativa adress.
  

Vem måste lämna in formulär 036?

Personer som uppfyller minst ett av dessa kriterier ska använda formulär 036:

• Egenföretagare (kallas för ”autónomos” i Spanien) eller företag som planerar att starta ekonomisk verksamhet i Spanien
  
• Egenföretagare eller företag som vill avregistrera sig från registret för entreprenörer, yrkesverksamma och arbetsgivare på grund av att verksamheten upphör
  
• Egenföretagare eller företag som behöver uppdatera tidigare tillhandahållen skatteinformation
  
• Personer som, även om de inte är egenföretagare eller äger ett företag, bedriver någon form av ekonomisk verksamhet på egen hand och får inkomster som omfattas av källskatt eller förskottsbetalningar (t.ex. en person som hyr ut en fastighet och får månadsinkomst från hyresbetalningar)
  
• Personer som inte har sin skattehemvist på det spanska fastlandet eller Balearerna, men som ändå är momspliktiga
  
• Personer som är involverade i en organisation som omfattas av systemet för inkomstfördelning, till exempel en sammanslutning av ägare, oavsett om de deltar som delägare, arvingar eller i någon annan kapacitet som gör dem skatteskyldiga
  
• Personer som vill begära ett EU-momsnummer för att tillämpa momsbefrielse på inköp och försäljning inom EU
  

Vissa andra speciella situationer kan kräva att formulär 036 fylls i och lämnas in. Du hittar den fullständiga listan i AEAT:s instruktioner för formulär 036.

När ska formulär 036 lämnas in?

När du ska lämna in formulär 036 beror på vilken information du skickar in till AEAT.

• Inleda ekonomisk verksamhet: När som helst, så länge du skickar in formuläret innan du genomför transaktioner som att köpa och sälja varor eller tjänster. Du måste också fylla i formulär 036 innan skatt dras på din inkomst eller du gör en skattebetalning.
  
• Ansöka om skatteregistreringsnummer: Innan du vidtar några affärsmässiga åtgärder, som att anställa en person eller köpa en tjänst som behövs för verksamheten.
  
• Ändra information: I allmänhet har du en månad på dig från händelsen som orsakar ändringen, till exempel om du flyttar företagets huvudkontor. Andra ändringar, som att begära delbetalningar av bolagsskatt, har specifika inlämningsdatum. Vi föreslår att du kontrollerar AEAT:s instruktioner för formulär 036 för att hitta rätt tidsperiod för varje typ av ändring.
  
• Anmäla upphörande av verksamhet för egenföretagare: En månad från upphörandet.
  
• Anmäla upphörande av verksamhet för företag: En månad från det att företaget upplöses eller avregistreras i handelsregistret.
  
• Anmäla en persons död: Sex månader, oavsett om arvtagarna avregistrerar personen från folkbokföringen eller gör en ändring.
  

Så här lämnar man in formulär 036

För att lämna in formulär 036 måste du först bestämma om du vill göra det online eller i fysiskt format. Observera att företag, utomstående partnerföretag och organisationer som inte är juridiska personer måste lämna in formuläret online.

• Online: Gå till AEAT:s officiella webbplats och logga in med ditt Cl@ve, digitala certifikat eller elektroniska ID.
  
• Fysiskt: Ladda ner formulär 036 i PDF-format och skriv ut det. När du har fyllt i formuläret kan du lämna in det på ett AEAT-kontor.
  

Så här fyller du i formulär 036:

1. Fäst din identifieringsetikett i det avsedda utrymmet under ”Identifieringsuppgifter”. Om du inte har någon identifieringsetikett ska du ange ditt skatteregistreringsnummer i fält 101 och ditt för- och efternamn i fält 103 respektive 102. Om du representerar ett företag, skriv dess namn i fält 102.
   
2. I avsnittet ”Skäl för inlämning” markerar du kryssrutan som stämmer överens med orsaken till att formuläret lämnas in:
   
   • Fält 110–111: Begära skatteregistreringsnummer eller registrering.
     
   • Fält 120–141: Ändringar. I den sista rutan anger du det datum då ändringen träder i kraft.
     
   • Fält 150–152: Avregistrering. I den sista rutan anger du det datum då avregistreringen skedde.
     
3. Under ”Identifiering” fyller du i textfälten under avsnitt A om du är en individ. Om du representerar en juridisk person (dvs. ett företag) eller en organisation ska du fylla i avsnitt B. Avsnitt C avser fasta driftställen som tillhör utländska medborgare.
   
4. Om du lämnar in formulär 036 för en annan persons räkning på grund av att du arbetar för ett utomstående företag eller är ett juridiskt ombud ska du ange dina identifieringsuppgifter i det tredje avsnittet: ”Representanter”
   
5. Under ”Anmälan av ekonomisk verksamhet och anläggningar” finns det två mycket viktiga avsnitt:
   
   • A) Beskriv din verksamhet och ange verksamhetstypen samt vilken IAE-kod den tillhör.
     
   • B) Ange var den ekonomiska verksamheten äger rum, inklusive lokaler och anläggningar som är indirekt kopplade till affärsverksamheten, t.ex. ett lager.
     

6. Under ”Skattebetalare, större företag och offentliga förvaltningar” måste du svara JA eller NEJ på två frågor:

   • Är du ett större företag vars värde överstiger 6 010 121,04 euro?
     
   • Överstiger er senaste årsbudget som offentligt organ 6 miljoner euro?
     

   Oavsett vilka svar du anger på de två frågorna ska du skriva in det datum då ditt företag blir ett stort företag i ruta 545 och det datum då din budget överstiger det angivna beloppet i ruta 578.

7. Under ”Moms” måste du också svara på två frågor:

   • Är ditt huvudkontor som frilansare eller företag beläget på den Iberiska halvön eller Balearerna?
     
   • Bedriver ni endast verksamhet som inte är momspliktig eller är undantagen från skatteplikt?
     När du har svarat på frågorna ska du fylla i avsnitt B med uppgifter om den ekonomiska verksamhet som är kopplad till företagsstarten, inklusive startdatum.
     I avsnitt C markerar du kryssrutorna till vänster för att ange om du registrerar eller avregistrerar dig för de listade momssystemen. I de högra kolumnerna anger du IAE-rubriken och datumet.
     I avsnitt D skall du ange om du registrerar eller avregistrerar dig för två typer av register: exportörer och andra ekonomiska aktörer eller aktörer inom EU.
     I avsnitt E informerar du AEAT om du föreslår en preliminär avdragsprocent och anger den föreslagna siffran i rutan. Ange också de differentierade sektorerna och eventuella särskilda avdrag.
     

8. Under ”Inkomstskatt för privatpersoner, bolagsskatt och inkomstskatt för icke-bosatta” måste du ange informationen för dessa tre skatter i följande avsnitt:

   • a) IRPF
     
   • B) IS
     
   • C) IRNR
     

9. Under ”Särskilt skattesystem i avdelning II i lag 49/2002” markerar du kryssruta 651 om du omfattas av systemet för icke-vinstdrivande organisationer, med skatteskyldigheter som anges i BOE. Om du tänker lämna detta system ska du markera kryssruta 652. Ange datumet oavsett fall.

10. Under ”Källskatt och förskottsbetalningar” beskriver du dina skyldigheter när du tillämpar källskatt och gör förskottsbetalningar till AEAT. De vanligaste exemplen är inkomst från anställning och fastighetsuthyrning.

11. Under ”Övriga skatter” ska du endast markera lämpliga rutor om din ekonomiska verksamhet omfattar försäljning av produkter som är föremål för särskilda skatter, t.ex. alkohol, tobak och produkter som innehåller kolväten eller försäkrings- och kapitaltransaktioner, enligt artikel 12 i lag 13/1996.

12. Under ”Särskilda regler för handel inom EU” markerar du slutligen rutorna för den distansförsäljning som bedrivs i varje land och anger om du har överskridit gränsen.

Tänk på att du bara behöver fylla i de avsnitt som är relevanta för din verksamhet, vilket i allmänhet gör formulär 036 lättare att fylla i än vad dess 20 sidor kan antyda. Dessutom kan du spara dina ändringar i formuläret, och om du inte slutför det under en och samma session eller stöter på ett fel kan du hämta det utan att ange all information igen.