Le nombre d’entreprises en Espagne ne cesse d’augmenter. Rien qu’en 2023, plus de 109 000 nouvelles entreprises ont été créées et près de 16 000 nouveaux travailleurs indépendants se sont inscrits à la sécurité sociale. L’esprit d’entrepreneur reste très présent chez les Espagnols, mais il est important de se rappeler que cette étape de s’accompagne de diverses responsabilités.

Bon nombre de ces obligations sont d’ordre fiscal, comme la déclaration trimestrielle de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l’impôt sur les bénéfices des sociétés et les cotisations des travailleurs indépendants, tandis que d’autres impliquent les étapes administratives nécessaires à la création de votre entreprise. Nous abordons ici l’une de ces formalités : Ce guide vous explique comment remplir le formulaire 036, en quoi consiste cette déclaration de recensement et d’autres renseignements importants que vous devez connaître.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le formulaire 036?
  
• Comment utilise-t-on le formulaire 036?
  
• Quelles sont les différences entre le formulaire 036 et le formulaire 037?
  
• Qui doit déposer le formulaire 036?
  
• Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 036?
  
• Comment déposer le formulaire 036
  

Qu’est-ce que le formulaire 036?

Le formulaire 036 est une déclaration de recensement que les professionnels utilisent pour informer l’Agencia Tributaria de leur situation actuelle concernant l’activité économique qu’ils exercent ou qu’ils envisagent d’exercer. En soumettant ce formulaire, les travailleurs indépendants et les entreprises peuvent s’inscrire au recensement des entrepreneurs, des professionnels et des rétenteurs, qui répertorie toutes les personnes ou entités tenues d’appliquer des retenues d’impôt telles que l’impôt sur le revenu des particuliers ou l’IRPF.

Une fois que l’Agence espagnole des impôts (AEAT) reçoit les renseignements indiqués sur le formulaire 036, elle peut surveiller les obligations fiscales de l’entreprise.

Comment utilise-t-on le formulaire 036?

Le formulaire 036 informe l’AEAT des différents changements liés à l’activité économique d’une entreprise. Voici quelques procédures que vous pouvez effectuer avec le formulaire 036 :

• Processus d’inscription au recensement : Cette procédure consiste à remplir le formulaire 036 lorsque vous démarrez une activité économique ou que vous percevez des revenus soumis à une retenue à la source ou un acompte.
  
• Modifier les données du recensement : En d’autres termes, informez l’AEAT des changements d’adresse fiscale de l’entreprise ou d’autres données personnelles et professionnelles.
  
• Demander ou modifier le numéro d’identification fiscale (NIF) : Le NIF est un ID essentiel pour l’exercice d’activités professionnelles en Espagne; il est également nécessaire d’obtenir le certificat de contribuable à la TVA. Lorsque l’entreprise démarre son activité commerciale, elle doit prélever la TVA sur ses ventes, puis déclarer et verser ce montant à l’AEAT. Les entreprises peuvent choisir d’intégrer une solution d’automatisation fiscale pour simplifier ce processus, comme Stripe Tax, à leurs systèmes de paiement. En plus de calculer et de collecter automatiquement le pourcentage de taxe exact sur vos ventes, Stripe met régulièrement à jour Stripe Tax pour vous tenir au courant des dernières réglementations fiscales dans plus de 50 pays où il est disponible (voir la liste mise à jour des territoires exclus).
  
• Traiter la radiation du recensement : Cette procédure doit être appliquée lorsque l’activité économique prend fin. Selon le motif de la fin de l’activité économique, il peut être nécessaire de vous faire radier du recensement des contribuables en remplissant le formulaire 030.
  
• Fournissez les renseignements dont l’AEAT a besoin pour vérifier que les professionnels gèrent correctement les impôts : Par exemple, vous pouvez utiliser le formulaire 036 pour informer l’AEAT que vous relevez du régime général et que vous appliquerez les taux de TVA correspondants dans vos factures ou pour indiquer que vous pouvez bénéficier du régime spécial de comptabilité de caisse et que vous avez l’intention de bénéficier de ce régime de TVA facultatif.
  

Quelles sont les différences entre le formulaire 036 et le formulaire 037?

Comme nous venons de le voir, le formulaire 036 a presque le même objectif que le formulaire 037 : informer l’AEAT de l’état actuel du recensement. Cependant, cela ne signifie pas qu’il s’agit de formulaires identiques. Bien qu’ils partagent certaines similitudes, il existe des différences significatives entre le formulaire 036 et le formulaire 037 :

• Les particuliers et les entités juridiques peuvent remplir le formulaire 036. En revanche, seuls les particuliers peuvent remplir le formulaire 037.
  
• Le formulaire 036 comporte plus de champs à remplir et totalise 20 pages. Le formulaire 037, avec ses six pages, est une version plus concise et simplifiée. Par exemple, bien que les deux puissent être utilisés pour mettre à jour les renseignements relatifs au recensement comme votre adresse, le formulaire 036 doit être utilisé si votre adresse fiscale diffère de votre adresse administrative.
  

Qui doit déposer le formulaire 036?

Le formulaire 036 s’adresse aux personnes qui répondent à au moins l’un des critères suivants :

• Les travailleurs indépendants (appelés « autónomos » en Espagne) ou les entreprises qui envisagent de démarrer une activité économique en Espagne.
  
• Les travailleurs indépendants ou les entreprises qui se font radier du recensement des entrepreneurs, des professionnels et des rétenteurs en raison de la cessation d’activité.
  
• Les travailleurs indépendants ou les entreprises qui doivent mettre à jour leurs renseignements fiscaux déjà fournis.
  
• Les particuliers qui, bien qu’ils ne soient pas des travailleurs indépendants ou ne possèdent pas d’entreprise, exercent une activité économique à leur compte et perçoivent des revenus faisant l’objet de retenues ou d’acomptes (par exemple, une personne qui loue une propriété et reçoit un revenu mensuel provenant des paiements de loyer).
  
• Les personnes qui n’ont pas leur domicile fiscal en Espagne continentale ou dans les îles Baléares, mais qui sont tout de même soumises à la TVA.
  
• Les personnes impliquées dans une entité relevant du régime d’attribution des revenus, telles qu’une communauté de propriétaires, qu’elles y participent en tant que partenaires, héritiers ou en toute autre qualité entraînant une obligation fiscale.
  
• Demandez le numéro de TVA intracommunautaire afin d’appliquer les exonérations de TVA sur les achats et les ventes au sein de l’Union européenne.
  

Dans d’autres situations particulières, il peut être nécessaire de déposer le formulaire 036. Vous trouverez la liste complète dans le manuel d’instructions du formulaire 036 de l’AEAT.

Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 036?

La date limite de dépôt du formulaire 036 dépend des renseignements que vous fournissez à l’AEAT.

• Démarrage d’une activité économique : À tout moment, à condition que ce soit avant de commencer des transactions professionnelles comme l’achat et la vente de biens ou de services. Vous devez également remplir le formulaire 036 avant de satisfaire aux conditions requises pour demander une retenue d’impôt ou effectuer un dépôt d’impôt.
  
• Faire une demande de NIF : Avant d’entreprendre toute action professionnelle, comme l’embauche d’un employé ou l’acquisition d’un service nécessaire à l’entreprise.
  
• Modification des données : Généralement, vous disposez d’un délai d’un mois à compter du lendemain de l’événement à l’origine du changement, tel que le transfert du siège social de l’entreprise. D’autres modifications, comme la demande de versements d’acomptes provisionnels au titre de l’impôt sur les bénéfices des sociétés, ont des dates limites précises. Nous vous suggérons de consulter le manuel d’instructions du formulaire 036 pour connaître la période qui s’applique pour chaque modification.
  
• Cessation d’activité d’un travailleur indépendant : Un mois à compter de la cessation.
  
• Cessation d’activité d’une entreprise : Un mois à compter de la dissolution de l’entreprise ou de la radiation du registre du commerce.
  
• Décès de la personne : Six mois, si les héritiers s’occupent de la radiation du recensement ou qu’ils effectuent une modification.
  

Comment déposer le formulaire 036

Pour déposer le formulaire 036, vous devez d’abord décider si vous voulez le faire en ligne ou en format papier. Veuillez noter que les entreprises, les collaborateurs de l’entreprise et les entités sans personnalité juridique doivent le déposer en ligne.

• En ligne : Rendez-vous sur le site officiel de l’AEAT et connectez-vous avec votre Cl@ve, votre certificat numérique ou votre ID électronique.
  
• En personne : Téléchargez le formulaire 036 au format PDF et imprimez-le. Lorsque vous avez rempli le formulaire, vous pouvez le soumettre à un bureau de l’AEAT.
  

Pour remplir le formulaire 036 :

1. Collez votre étiquette d’identification dans l’espace prévu à cet effet dans la section « Données d’identité ». Si vous ne l’avez pas, inscrivez votre NIF à la case 101 et vos nom et prénom aux cases 103 et 102, respectivement. Si vous représentez une entreprise, inscrivez son nom à la case 102.
   
2. Dans la section « Motifs de la déclaration », cochez la case correspondant au motif du dépôt de la déclaration de recensement :
   
   • Cases 110 et 111 : Demande du NIF ou enregistrement.
     
   • Cases 120 à 141 : Modifications. Dans la dernière case, saisissez la date d’entrée en vigueur de la modification.
     
   • Cases 150 à 152 : Radiation. Dans la dernière case, indiquez la date à laquelle la radiation a eu lieu.
     
3. Dans la rubrique « Identité », remplissez les champs de texte correspondants dans la section « A » si vous êtes un particulier. Si vous représentez une personne morale (c’est-à-dire une entreprise) ou une entité, vous devez remplir la section « B ». La section « C » concerne les établissements stables de non-résidents.
   
4. Si vous déposez le formulaire 036 au nom d’une autre personne parce que vous êtes un collaborateur de l’entreprise ou un représentant légal, saisissez vos données d’identité dans la troisième section : « Représentants. »
   
5. Dans la rubrique « Déclaration des activités économiques et des locaux », il y a deux sections très importantes :
   
   • A) Décrivez votre activité et précisez le type et le code IAE auquel elle appartient.
     
   • B) Précisez où se déroule l’activité économique, y compris les locaux indirectement liés aux activités commerciales, tels qu’un entrepôt.
     

6. Dans la rubrique « Contribuables, grandes entreprises et administrations publiques », vous devez répondre OUI ou NON à deux questions :

   • Êtes-vous une grande entreprise dont la valeur d’exploitation est supérieure à 6 010 121,04 €?
     
   • Votre dernier budget annuel en tant qu’organisme public est-il supérieur à 6 millions d’euros?
     

   Quelles que soient vos réponses à ces deux questions, inscrivez à la case 545 la date à laquelle votre entreprise est devenue une grande entreprise et la date à laquelle votre budget a dépassé le montant indiqué à la case 578.

7. Dans la rubrique « Taxe sur la valeur ajoutée », vous devez également répondre à deux questions :

   • Votre siège social en tant que travailleur indépendant ou entreprise est-il situé dans la péninsule ibérique ou dans les îles Baléares?
     
   • Effectuez-vous uniquement des opérations qui ne sont pas assujetties à la TVA ou exonérées de la taxe?
     Après avoir répondu, remplissez la section « B » en indiquant des renseignements sur l’activité économique liée au début des opérations, y compris la date de début.
     Dans la section « C », cochez les cases à gauche pour indiquer si vous adhérez ou quittez l’un des régimes de TVA indiqués. Dans les colonnes de droite, saisissez l’en-tête IAE et la date.
     Dans la section « D », précisez si vous vous inscrivez ou quittez deux types de registres : exportateurs et autres opérateurs économiques ou opérateurs intracommunautaires.
     Dans la section « E », informez l’AEAT si vous proposez un pourcentage de déduction provisoire et inscrivez le montant proposé dans la case. Inscrivez également les secteurs différenciés et les déductions spéciales, s’il y a lieu.
     

8. Dans la rubrique « Impôt sur le revenu des particuliers, impôt sur les bénéfices des sociétés et impôt sur le revenu des non-résidents », vous devez fournir les renseignements relatifs à ces trois types d’impôts dans les sections suivantes :

   • A) L’IRPF
     
   • B) L’IS
     
   • C) L’IRNR
     

9. Dans la rubrique « Régime fiscal spécial du titre II de la Loi 49/2002 », cochez la case 651 si vous relevez du régime des entités sans but lucratif dont les obligations fiscales sont détaillées dans le BOE. Si vous avez l’intention de quitter ce régime, cochez la case 652. Dans tous les cas, entrez la date.

10. Dans la rubrique « Retenues à la source et acomptes », détaillez vos obligations lors de l’application des retenues à la source et des versements anticipés à l’AEAT. Les exemples les plus courants sont les revenus du travail des employés et les locations immobilières.

11. Dans la rubrique « Autres impôts », cochez les cases appropriées uniquement si votre activité économique concerne la vente de produits soumis à des impôts spéciaux tels que l’alcool, le tabac et les hydrocarbures ou les opérations d’assurance et de capitalisation visées à l’article 12 de la Loi 13/1996.

12. Enfin, dans la rubrique « Régimes spéciaux pour les transactions intracommunautaires », cochez les cases correspondant aux ventes à distance réalisées dans chaque pays et indiquez si vous avez dépassé la limite.

N’oubliez pas que vous n’avez qu’à remplir les sections pertinentes à votre activité professionnelle, ce qui rend le formulaire 036 généralement plus facile à remplir que ses 20 pages pourraient le laisser supposer. De plus, vous pouvez enregistrer les modifications que vous avez apportées au formulaire, et si vous ne les remplissez pas au cours d’une session ou si vous rencontrez une erreur, vous pouvez les récupérer sans avoir à saisir à nouveau tous les renseignements.