Die Zahl der Unternehmen in Spanien nimmt weiter zu. Allein im Jahr 2023 wurden mehr als 109.000 neue Unternehmen gegründet und fast 16.000 neue Selbstständige bei der Sozialversicherung registriert. Der Unternehmergeist unter den Spaniern ist nach wie vor stark, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass dieser Schritt mit verschiedenen Verpflichtungen verbunden ist.

Viele dieser Verpflichtungen sind steuerlicher Natur – wie die vierteljährliche Umsatzsteuererklärung, die Körperschaftsteuer und Beiträge für Selbstständige – während andere mit den bürokratischen Schritten verbunden sind, die für die Gründung Ihres Unternehmens erforderlich sind. An dieser Stelle erörtern wir eine dieser Formalitäten: In diesem Leitfaden wird erläutert, wie das Formular 036 ausgefüllt wird, was diese Zählungserklärung beinhaltet und andere wichtige Details, die Sie beachten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular 036?
  
• Wie wird das Formular 036 verwendet?
  
• Was sind die Unterschiede zwischen Formular 036 und Formular 037?
  
• Wer muss das Formular 036 einreichen?
  
• Welche Frist gilt für die Einreichung des Formulars 036?
  
• So reichen Sie das Formular 036 ein
  

Was ist das Formular 036?

Das Formular 036 ist eine Zählungserklärung, die Geschäftsleute verwenden, um die Agencia Tributaria über ihren aktuellen Status in Bezug auf die wirtschaftliche Tätigkeit zu informieren, die sie ausüben oder beabsichtigen zu beginnen. Durch Einreichen dieses Formulars können selbstständige Einzelpersonen und Unternehmen an der Zählung der Unternehmer, Freiberufler und Abzugspflichtigen teilnehmen, in der alle Personen oder Organisationen erfasst sind, die Steuerabzüge wie die persönliche Einkommenssteuer oder die IRPF vornehmen müssen.

Sobald die spanische Steuerbehörde (AEAT) die Informationen aus dem Formular 036 erhalten hat, kann sie die steuerlichen Verpflichtungen des Unternehmens überwachen.

Wie wird das Formular 036 verwendet?

Das Formular 036 informiert die AEAT über verschiedene Änderungen im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit eines Unternehmens. Im Folgenden finden Sie einige Verfahren, die Sie mit dem Formular 036 abwickeln können:

• Anmeldung zur Zählung durchführen: Dieser Prozess umfasst das Ausfüllen des Formulars 036, wenn Sie eine wirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen oder Einkünfte erzielen, die der Einbehaltung oder Abschlagszahlungen unterliegen.
  
• Zählungsdaten ändern: Mit anderen Worten: Informieren Sie die AEAT über Änderungen der Steueradresse des Unternehmens oder anderer persönlicher und beruflicher Daten.
  
• Beantragung oder Änderung der Steueridentifikationsnummer (NIF): Die NIF ist eine wichtige ID für die Ausübung beruflicher Tätigkeiten in Spanien. Sie wird außerdem benötigt, um die Bescheinigung für Steuerpflichtige zu erhalten. Wenn das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit aufnimmt, muss es die Mehrwertsteuer auf seine Verkäufe erheben und diesen Betrag dann an die AEAT melden und abführen. Unternehmen entscheiden sich für eine Integration einer Steuerautomatisierungslösung wie Stripe Tax in ihre Zahlungssysteme, um diesen Prozess zu optimieren. Neben der automatischen Berechnung und Erhebung des korrekten Steuersatzes auf Ihre Verkäufe aktualisiert Stripe regelmäßig Stripe Tax, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Steuervorschriften in den mehr als 50 Ländern informiert sind, in denen die Lösung verfügbar ist (siehe die aktualisierte Liste der ausgenommenen Gebiete).
  
• Abmeldung von der Zählung durchführen Dies findet statt, wenn die wirtschaftliche Aktivität endet. Je nach Grund für die Beendigung kann es erforderlich sein, sich auch von der Steuerzahlerzählung abzumelden, indem das Formular 030 ausgefüllt wird.
  
• Stellen Sie die Informationen bereit, die die AEAT benötigt, um zu überprüfen, ob die Geschäftsleute die Steuern korrekt verwalten: Beispielsweise können Sie das Formular 036 verwenden, um der AEAT mitzuteilen, dass Sie der allgemeinen Regelung unterliegen und die entsprechenden Mehrwertsteuersätze in Ihren Rechnungen angeben werden, oder um anzugeben, dass Sie unter die Sonderregelung für Barzahlungen fallen und beabsichtigen, in den Genuss dieser fakultativen Regelung zu kommen.
  

Was sind die Unterschiede zwischen Formular 036 und Formular 037?

Wie wir gerade gesehen haben, dient das Formular 036 fast dem gleichen Zweck wie das Formular 037: die AEAT über den aktuellen Stand der Zählung zu informieren. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es sich um identische Formulare handelt. Obwohl sie einige Ähnlichkeiten aufweisen, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen dem Formular 036 und dem Formular 037:

• Sowohl natürliche als auch juristische Personen können das Formular 036 ausfüllen. Das Formular 037 hingegen können nur Einzelpersonen ausfüllen.
  
• Das Formular 036 enthält mehr Felder, die ausgefüllt werden müssen, und umfasst insgesamt 20 Seiten. Das sechsseitige Formular 037 ist eine prägnantere und vereinfachte Fassung. Während beispielsweise beide Formulare verwendet werden können, um Zählungsinformationen wie Ihre Adresse zu aktualisieren, muss das Formular 036 verwendet werden, wenn Ihre Steueradresse von Ihrer Verwaltungsadresse abweicht.
  

Wer muss das Formular 036 einreichen?

Das Formular 036 richtet sich an diejenigen, die mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Selbstständige Einzelpersonen (in Spanien als „autónomos“ bezeichnet) oder Unternehmen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit in Spanien aufnehmen möchten
  
• Selbstständige Einzelpersonen oder Unternehmen, die sich aufgrund der Einstellung ihrer Tätigkeit von der Zählung der Unternehmer, Freiberufler und Abzugspflichtigen abmelden
  
• Selbstständige Einzelpersonen oder Unternehmen, die zuvor angegebene Steuerinformationen aktualisieren müssen
  
• Einzelpersonen, die zwar nicht selbstständig sind oder kein Unternehmen besitzen, aber einer eigenen wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen und Einkünfte erzielen, die Einbehaltungen oder Abschlagzahlungen unterliegen (zum Beispiel eine Person, die eine Immobilie vermietet und monatliche Einnahmen aus Mietzahlungen erhält)
  
• Personen, die ihren steuerlichen Wohnsitz nicht auf dem spanischen Festland oder auf den Balearen haben, aber dennoch umsatzsteuerpflichtig sind
  
• Personen, die an einem Unternehmen im Rahmen der Regelung zur Einkommenszurechnung beteiligt sind, z. B. eine Eigentümergemeinschaft, unabhängig davon, ob sie als Gesellschafter, Erben oder in einer anderen Eigenschaft, die eine Steuerpflicht erfordert, beteiligt sind
  
• Personen, die die innergemeinschaftliche USt-IdNr. beantragen, um Umsatzsteuerbefreiungen für Käufe und Verkäufe in der Europäischen Union anzuwenden
  

In einigen anderen Sondersituationen ist möglicherweise die Einreichung von Formular 036 erforderlich. Die vollständige Liste finden Sie in der Gebrauchsanweisung für das Formular 036 der AEAT.

Wann muss das Formular 036 eingereicht werden?

Die Frist für die Einreichung des Formulars 036 hängt von den Informationen ab, die Sie der AEAT zur Verfügung stellen.

• Aufnahme einer wirtschaftlichen Tätigkeit: Jederzeit, solange es vor Beginn beruflicher Transaktionen wie dem Kauf und Verkauf von Waren oder Dienstleistungen geschieht. Sie müssen auch Formular 036 ausfüllen, bevor Sie die Voraussetzungen für die Beantragung eines Steuerabzugs oder einer Steuereinzahlung erfüllen.
  
• Beantragung einer NIF: Bevor Sie eine berufliche Maßnahme ergreifen, wie z. B. die Einstellung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin oder den Erwerb einer Dienstleistung, die für das Unternehmen benötigt wird.
  
• Ändern von Daten: Im Allgemeinen haben Sie ab dem Tag nach dem Ereignis, das die Änderung verursacht, z. B. die Verlegung des Firmensitzes, einen Monat Zeit. Andere Änderungen, wie die Beantragung von Ratenzahlungen der Körperschaftsteuer, unterliegen bestimmten Fristen. Wir empfehlen Ihnen, die Gebrauchsanweisung für Formular 036 zu lesen, um den verfügbaren Zeitraum für jede Änderung zu finden.
  
• Beendigung der Erwerbstätigkeit eines Selbständigen: Einen Monat nach der Beendigung.
  
• Einstellung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens: Einen Monat nach Auflösung der Gesellschaft oder Löschung der Handelsregistereintragung.
  
• Tod der Person: Sechs Monate, unabhängig davon, ob die Erben die Abmeldung der Zählung vornehmen oder eine Änderung durchführen.
  

So reichen Sie das Formular 036 ein

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie das Formular 036 online oder in physischer Form einreichen möchten. Bitte beachten Sie, dass Unternehmen, Unternehmenspartner und Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit das Formular online einreichen müssen.

• Online: Rufen Sie die offizielle AEAT-Website auf und melden Sie sich mit Ihrem Cl@ve, Ihrem digitalen Zertifikat oder Ihrer elektronischen ID an.
  
• Physisch: Laden Sie das Formular 036 im PDF-Format herunter und drucken Sie es aus. Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Formulars fertig sind, können Sie es in einem AEAT-Büro abgeben.
  

So füllen Sie das Formular 036 aus:

1. Kleben Sie Ihr Identifikationsetikett in das dafür vorgesehene Feld im Abschnitt „Identifikationsdaten“. Wenn Sie keinen solchen Aufkleber haben, geben Sie Ihre NIF in Feld 101 und Ihren Vor- und Nachnamen in die Felder 103 bzw. 102 ein. Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, tragen Sie dessen Namen in Feld 102 ein.
   
2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Gründe für die Einreichung“ das Kontrollkästchen, das dem Grund für die Einreichung der Zählungserklärung entspricht:
   
   • Felder 110–111: Beantragung der NIF oder Registrierung.
     
   • Felder 120–141: Änderungen. Geben Sie in das letzte Feld das Datum ein, an dem die Änderung wirksam wird.
     
   • Felder 150–152: Abmeldung. Geben Sie im letzten Feld das Datum an, an dem die Abmeldung erfolgt ist.
     
3. Füllen Sie unter „Identifikation“ die entsprechenden Textfelder im Abschnitt „A“ aus, wenn Sie eine Einzelperson sind. Wenn Sie eine juristische Person (d. h. ein Unternehmen) oder eine Einrichtung vertreten, müssen Sie Abschnitt „B“ ausfüllen. Abschnitt „C“ ist für Betriebsstätten von Gebietsfremden vorgesehen.
   
4. Wenn Sie das Formular 036 im Namen einer anderen Person einreichen, weil Sie ein/e Mitarbeiter/in des Unternehmens oder ein gesetzlicher Vertreter sind, geben Sie Ihre Identifikationsdaten im dritten Abschnitt ein: „Vertreter/innen“.
   
5. In der „Erklärung über die wirtschaftlichen Aktivitäten und Räumlichkeiten“ gibt es zwei sehr wichtige Abschnitte:
   
   • A) Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit und geben Sie die Art und den IAE-Code an, zu dem sie gehört.
     
   • B) Geben Sie an, wo die wirtschaftliche Tätigkeit stattfindet, einschließlich der Räumlichkeiten, die indirekt mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängen, wie z. B. ein Lagerhaus.
     

6. Unter „Steuerzahler, Großunternehmen und öffentliche Verwaltungen“ müssen Sie zwei Fragen mit JA oder NEIN beantworten:

   • Sind Sie ein großes Unternehmen mit einem Betriebswert von mehr als 6.010.121,04 Euro?
     
   • Beträgt Ihr letztes Jahresbudget als öffentliche Einrichtung mehr als 6 Millionen Euro?
     

   Unabhängig von Ihren Antworten auf beide Fragen geben Sie das Datum, an dem Ihr Unternehmen ein großes Unternehmen wird, in Feld 545 und das Datum, an dem Ihr Budget den angegebenen Betrag überschreitet, in Feld 578 ein.

7. Unter „Umsatzsteuer“ müssen Sie zudem zwei Fragen beantworten:

   • Befindet sich Ihr Hauptsitz als Freiberufler oder Unternehmen auf der Iberischen Halbinsel oder den Balearen?
     
   • Betreiben Sie nur Geschäfte, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen oder von der Steuer befreit sind?
     Füllen Sie nach der Beantwortung den Abschnitt „B“ mit Angaben zur wirtschaftlichen Tätigkeit im Zusammenhang mit der Aufnahme der Geschäftstätigkeit, einschließlich des Startdatums, aus.
     Markieren Sie im Abschnitt „C“ die Kästchen auf der linken Seite, um anzugeben, ob Sie sich für die aufgeführten Mehrwertsteuerregelungen anmelden oder ihre Teilnahme beenden. Geben Sie in den Spalten auf der rechten Seite die IAE-Überschrift und das Datum ein.
     Geben Sie in Abschnitt „D“ an, ob Sie sich für zwei Arten von Registern registrieren oder ihre Teilnahme beenden: Ausführer und andere Wirtschaftsbeteiligte oder innergemeinschaftliche Marktbeteiligte.
     Im Abschnitt „E“ informieren Sie die AEAT, wenn Sie einen vorläufigen Abzugsprozentsatz vorschlagen, und geben Sie den vorgeschlagenen Betrag in das Feld ein. Geben Sie auch die differenzierten Sektoren und ggf. Sonderabzüge ein.
     

8. Unter „Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer für Nichtansässige“ müssen Sie die Angaben zu diesen drei Steuern in den folgenden Abschnitten machen:

   • A) IRPF
     
   • B) IS
     
   • C) IRNR
     

9. Markieren Sie in „Besondere Steuerregelung des Titels II des Gesetzes 49/2002“ Kästchen 651, wenn Sie sich in der Regelung für gemeinnützige Organisationen befinden, deren Steuerpflichten in der BOE detailliert aufgeführt sind. Wenn Sie an dieser Steuerregelung nicht mehr teilnehmen möchten, markieren Sie Feld 652. Geben Sie in jedem Fall das Datum ein.

10. Beschreiben Sie unter „Einbehaltungen und Abschlagszahlungen“ Ihre Pflichten bei der Anwendung von Einbehaltungen und Vorauszahlungen an die AEAT. Die häufigsten Beispiele sind Einkünfte aus Mitarbeitertätigkeit und Immobilienvermietungen.

11. Markieren Sie die entsprechenden Kästchen unter „Sonstige Steuern“ ausschließlich, wenn Ihre wirtschaftliche Tätigkeit den Verkauf von Produkten mit Sondersteuern wie Alkohol, Tabak und Kohlenwasserstoffe oder Versicherungs- und Kapitalisierungsgeschäfte gemäß Artikel 12 des Gesetzes 13/1996 umfasst.

12. Markieren Sie abschließend unter „Sonderregelungen für den innergemeinschaftlichen Handel“ die Kästchen für die in den einzelnen Ländern getätigten Fernverkäufe und geben Sie an, ob Sie das Limit überschritten haben.

Denken Sie daran, dass Sie nur die Abschnitte ausfüllen müssen, die für Ihre berufliche Tätigkeit relevant sind, was das Ausfüllen des Formulars 036 im Allgemeinen einfacher macht, als es die 20 Seiten vermuten lassen. Darüber hinaus können Sie Ihre Änderungen am Formular speichern. Wenn Sie es in einer Sitzung nicht fertigstellen oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie es abrufen, ohne alle Informationen erneut einzugeben.