Le nombre d’entreprises en Espagne continue d’augmenter. Pour la seule année 2023, plus de 109 000 nouvelles entreprises ont été créées et près de 16 000 nouveaux travailleurs indépendants se sont inscrits à la sécurité sociale. L'esprit d'entreprise reste très présent chez les Espagnols, mais il est important de rappeler que cette démarche s'accompagne de diverses responsabilités.

Un grand nombre de ces obligations sont d’ordre fiscal, comme la déclaration trimestrielle de taxe sur la valeur ajoutée (TVA, l’impôt sur les sociétés et les cotisations des travailleurs indépendants, tandis que d’autres relèvent des formalités administratives nécessaires à la création de votre entreprise. Nous abordons ici l’une de ces formalités et décrivons dans ce guide comment remplir le formulaire 036, ce qu'implique cette déclaration de recensement et d'autres détails importants à savoir.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que le formulaire 036 ?
  
• Utilisation du formulaire 036
  
• Différences entre le formulaire 036 et le formulaire 037
  
• Qui doit déposer le formulaire 036 ?
  
• Date limite de dépôt du formulaire 036
  
• Comment déposer le formulaire 036
  

Qu’est-ce que le formulaire 036 ?

Le formulaire 036 est une déclaration de recensement utilisé par les professionnels pour informer l’Agencia Tributaria de leur statut actuel en ce qui concerne l’activité économique qu’ils exercent ou envisagent de démarrer. En soumettant ce formulaire, les travailleurs indépendants et les entreprises peuvent s’inscrire au recensement des entrepreneurs, des professionnels et des entités effectuant des prélèvements à la source, qui répertorie toutes les personnes ou entités tenues d’appliquer des retenues d’impôt telles que l’impôt sur le revenu des personnes physiques ou IRPF.

Une fois que l’administration fiscale espagnole (AEAT) reçoit les informations du formulaire 036, elle peut surveiller les obligations fiscales de l’entreprise.

Utilisation du formulaire 036

Le formulaire 036 informe l’AEAT de divers changements liés à l’activité économique d’une entreprise. Voici quelques procédures que vous pouvez effectuer à l’aide du formulaire 036 :

• Inscription au recensement : Cette procédure implique de remplir le formulaire 036 au démarrage d’une activité économique ou lorsque vous percevez des revenus faisant l’objet d’une retenue à la source ou d’un acompte.
  
• Modification des données du recensement : En d’autres termes, le formulaire permet d’informer l’AEAT de tout changement d’adresse fiscale de l’entreprise ou d’autres données personnelles et professionnelles.
  
• Demande ou modification du numéro d’identification fiscale (NIF) : Le NIF est un identifiant clé pour l’exercice d’activités professionnelles en Espagne ; il est également nécessaire pour obtenir le certificat de TVA. Lorsque l’entreprise démarre son activité commerciale, elle doit collecter la TVA sur ses ventes puis déclarer et verser ce montant à l’AEAT. Les entreprises choisissent d’intégrer une solution d’automatisation fiscale pour rationaliser ce processus, telle que Stripe Tax, à leurs systèmes de paiement. En plus du calcul automatique et de la collecte du pourcentage de taxe correct sur vos ventes, Stripe met régulièrement à jour Stripe Tax afin que vous soyez au fait des dernières réglementations fiscales dans les plus de 50 pays où la solution est disponible (voir la liste mise à jour des territoires exclus).
  
• Désinscription du recensement : Ce processus est effectué lorsque l’activité économique prend fin. Selon le motif de la fin d’activité, il peut être nécessaire de se désinscrire également du recensement des contribuables en remplissant le formulaire 030.
  
• Apport d’informations dont l’AEAT a besoin pour vérifier que les professionnels gèrent correctement les impôts : Par exemple, vous pouvez utiliser le formulaire 036 pour informer l'AEAT que vous relevez du régime général et que vous mentionnerez les taux de TVA correspondants sur vos factures, ou pour indiquer que vous bénéficiez du régime spécial de comptabilité de caisse et que vous avez l'intention de bénéficier de ce régime de TVA facultatif.
  

Différences entre le formulaire 036 et le formulaire 037

Comme nous venons de le voir, le formulaire 036 a presque le même objectif que le formulaire 037 : informer l’AEAT de l’état de recensement actuel. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que les formulaires sont identiques.. Bien qu’ils partagent certaines similitudes, il existe des différences majeures entre le formulaire 036 et le formulaire 037 :

• Les personnes physiques et les personnes morales peuvent remplir le formulaire 036. En revanche, seules les personnes physiques peuvent remplir le formulaire 037.
  
• Le formulaire 036 comprend davantage de champs à remplir pour un total de 20 pages. Le formulaire 037, avec six pages, est une version plus concise et simplifiée. Par exemple, bien que les deux puissent être utilisés pour mettre à jour les informations du recensement comme votre adresse, le formulaire 036 doit être utilisé si votre adresse fiscale diffère de votre adresse administrative.
  

Qui doit déposer le formulaire 036 ?

Le formulaire 036 s’adresse aux personnes dont la situation correspond à l’une des catégories suivantes :

• Les travailleurs indépendants (appelés « autónomos » en Espagne) ou les entreprises qui envisagent de démarrer une activité économique en Espagne ;
  
• Les travailleurs indépendants ou les entreprises qui se désinscrivent du recensement des entrepreneurs, des professionnels et des entités effectuant des prélèvements à la source pour cause de cessation d’activité ;
  
• Les travailleurs indépendants ou les entreprises qui doivent mettre à jour les informations fiscales fournies auparavant ;
  
• Les personnes qui, bien qu’elles ne soient pas des travailleurs indépendants ou ne possèdent pas d’entreprise, exercent une activité économique à leur compte et perçoivent des revenus faisant l’objet de retenues ou d’acomptes (par exemple, une personne qui loue un bien immobilier et reçoit un revenu mensuel provenant des paiements de loyer) ;
  
• Les personnes qui n’ont pas de domicile fiscal en Espagne continentale ou dans les îles Baléares, mais qui sont tout de même soumises à la TVA ;
  
• Les personnes impliquées dans une entité relevant du régime d’attribution des revenus, telles qu’une communauté de propriétaires, qu’elles y participent en tant qu’associés, héritiers ou à tout autre titre nécessitant une obligation fiscale ;
  
• Demande de numéro de TVA intracommunautaire afin d’appliquer les exonérations de TVA sur les achats et les ventes dans l’Union européenne ;
  

D'autres situations particulières peuvent nécessiter le dépôt du formulaire 036. Vous trouverez la liste complète dans le manuel d’instructions du formulaire 036 de l’AEAT.

Date limite de dépôt du formulaire 036

La date limite de dépôt du formulaire 036 dépend des informations que vous fournissez à l’AEAT.

• Démarrage d’une activité économique : À tout moment mais avant le début des transactions professionnelles comme l’achat et la vente de marchandises ou de services. Vous devez également remplir le formulaire 036 avant de remplir les conditions requises pour demander une retenue à la source ou effectuer un versement d'impôt.
  
• Demande de numéro NIF : Avant d’entreprendre toute action professionnelle, comme l’embauche d’un employé ou l’acquisition d’un service nécessaire à l’entreprise.
  
• Modification des données : Généralement, vous disposez d’un délai d’un mois à compter du lendemain de l’événement à l’origine du changement, tel que le transfert du siège social de l’entreprise. D’autres modifications, comme la demande de versements d’acomptes provisionnels au titre de l’impôt sur le revenu des sociétés, sont assorties de dates limites précises. Nous vous suggérons de consulter le manuel d’instructions du formulaire 036 pour connaître les délais prévus pour chaque modification.
  
• Cessation d’activité d’un travailleur indépendant : Un mois à compter de la cessation.
  
• Cessation d’activité d’une entreprise : Un mois à compter de la dissolution de la société ou de la résiliation de son inscription au registre du commerce.
  
• Décès de la personne : Six mois, que ce soit pour la désinscription du recensement ou une modification par les héritiers.
  

Comment déposer le formulaire 036

Pour déposer le formulaire 036, vous devez d’abord décider si vous le ferez en ligne ou sur version imprimée. Veuillez noter que les entreprises, les collaborateurs de l’entreprise et les entités sans personnalité juridique doivent le déposer en ligne.

• En ligne : Accédez au site officiel de l’AEAT et connectez-vous avec votre Cl@ve, votre certificat numérique ou votre identifiant électronique.
  
• Version imprimée : Téléchargez le formulaire 036 au format PDF et imprimez-le. Lorsque vous avez fini de remplir le formulaire, vous pouvez le soumettre à un bureau de l’AEAT.
  

Pour remplir le formulaire 036 :

1. Collez votre étiquette d’identification dans l’espace prévu à cet effet dans la section « Données d’identification ». Si vous ne l’avez pas, saisissez votre NIF dans la case 101 et vos nom et prénom dans les cases 102 et 103, respectivement. Si vous représentez une entreprise, inscrivez son nom dans la case 102.
   
2. Dans la section « Motifs de la déclaration », cochez la case correspondant à la raison du dépôt de la déclaration de recensement :
   
   • Cases 110 et 111 : Demande de numéro NIF ou inscription.
     
   • Cases 120 à 141 : Modifications. Dans la dernière case, saisissez la date d’entrée en vigueur de la modification.
     
   • Cases 150 à 152 : Désinscription. Dans la dernière case, indiquez la date à laquelle la désinscription a eu lieu.
     
3. Sous « Identification », remplissez les champs de texte correspondants dans la section « A » si vous êtes un particulier. Si vous représentez une personne morale (c’est-à-dire une entreprise) ou une entité, vous devez remplir la section « B ». La section « C » concerne les établissements permanents de non-résidents.
   
4. Si vous remplissez le formulaire 036 au nom d’une autre personne parce que vous êtes un collaborateur de l’entreprise ou un représentant légal, saisissez vos données d’identification dans la troisième section : « Représentants ».
   
5. La « Déclaration des activités économiques et des locaux » comprend deux sections très importantes :
   
   • A) Décrivez votre activité et précisez le type et le code IAE auquel elle appartient.
     
   • B) Précisez où se déroule l’activité économique, y compris les locaux indirectement liés aux activités commerciales, tels qu’un entrepôt.
     

6. Sous « Contribuables, grandes entreprises et administrations publiques », vous devez répondre OUI ou NON à deux questions :

   • Êtes-vous une grande entreprise dont la valeur d’exploitation est supérieure à 6 010 121,04 € ?
     
   • Votre dernier budget annuel en tant qu’organisme public est-il supérieur à 6 millions € ?
     

   Quelles que soient vos réponses à ces deux questions, inscrivez à la case 545 la date à laquelle votre entreprise devient une grande entreprise et la date à laquelle votre budget dépasse le montant indiqué à la case 578.

7. Sous « Taxe sur la valeur ajoutée », vous devez également répondre à deux questions :

   • Votre siège social en tant qu’indépendant ou entreprise est-il situé dans la péninsule ibérique ou dans les îles Baléares ?
     
   • Effectuez-vous uniquement des opérations qui ne sont pas assujetties à la TVA ou exonérées de la taxe ?
     Après avoir répondu, remplissez la section « B » avec des détails sur l’activité économique liée au début des opérations, y compris la date de début.
     Dans la section « C », cochez les cases à gauche pour indiquer si vous adhérez à ou quittez l’un des régimes de TVA indiqués. Dans les colonnes de droite, saisissez l’en-tête IAE et la date.
     Dans la section « D », précisez si vous vous inscrivez ou quittez deux types de registres : exportateurs et autres opérateurs économiques ou opérateurs intracommunautaires.
     Dans la section « E », informez l’AEAT si vous proposez un pourcentage de déduction provisoire et inscrivez le montant proposé dans la case. Inscrivez également les secteurs différenciés et les déductions spéciales, s’il y a lieu.
     

8. Sous la rubrique « Impôt sur le revenu des personnes physiques, impôt sur le revenu des sociétés et impôt sur le revenu des non-résidents », vous devez fournir les informations relatives à ces trois impôts dans les sections suivantes :

   • A) IRPF
     
   • B) IS
     
   • C) IRNR
     

9. Dans « Régime fiscal spécial du titre II de la loi 49/2002 », cochez la case 651 si vous êtes sous le régime des entités à but non lucratif, avec des obligations fiscales détaillées dans le BOE. Si vous avez l’intention de quitter ce régime, cochez la case 652. Dans tous les cas, saisissez la date.

10. Sous la rubrique « Retenues à la source et acomptes », détaillez vos obligations lors de l’application des retenues à la source et des versements anticipés à l’AEAT. Les exemples les plus courants sont les revenus du travail des employés et les locations immobilières.

11. Sous « Autres taxes », cochez les cases appropriées exclusivement si votre activité économique implique la vente de produits soumis à des taxes spéciales telles que l’alcool, le tabac et les hydrocarbures ou des opérations d’assurance et de capitalisation telles que précisées à l’article 12 de la loi 13/1996.

12. Enfin, sous « Régimes spéciaux pour les échanges intracommunautaires », cochez les cases correspondant aux ventes à distance réalisées dans chaque pays et indiquez si vous avez dépassé la limite.

Gardez à l’esprit qu’il vous suffit de remplir les sections pertinentes à votre activité professionnelle, ce qui rend le formulaire 036 généralement plus facile à remplir que ses 20 pages pourraient le laisser supposer. De plus, vous pouvez enregistrer les modifications que vous avez apportées au formulaire, et si vous ne les remplissez pas au cours d’une même session ou si vous rencontrez une erreur, vous pouvez les récupérer sans avoir à saisir à nouveau toutes les informations.