Een voortdurende uitdaging voor bedrijven en zelfstandigen in Spanje is het in evenwicht houden van hun cashflow en hun fiscale verplichtingen. Vertragingen in betalingen van klantenfacturen maken het vinden van deze balans bijzonder lastig. Wanneer professionals hun belasting toegevoegde waarde (btw) moeten invullen, moeten ze soms een bedrag betalen dat ze nog niet hebben ontvangen.
Dit leidt tot een gebrek aan cashflow en creëert veel obstakels voor bedrijven, waardoor ze vaak gedwongen worden om leningen af te sluiten om de voorschotten op de belastingen te betalen. Om dit probleem aan te pakken, hebben de Spaanse autoriteiten wet 14/2013 ingevoerd, die het volgende heeft vastgesteldspeciale kasstelsel (RECC). In de volgende hoofdstukken leggen we meer uit over RECC.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is het speciale kasstelselregime en waar dient het voor?
- Wat zijn de voordelen en nadelen van het speciale kasstelselregime?
- Wie komt in aanmerking voor het speciale kasstelselregime?
- Wat zijn je verplichtingen onder het speciale kasstelselregime?
- Welke transacties vallen onder het speciale kasstelselregime?
- Hoe werkt het speciale kasstelselregime?
Wat is het speciale kasstelselregime en waar dient het voor?
Het speciale kasstelselregime (RECC, van het Spaanse "régimen especial del criterio de caja") is een optioneel btw-stelsel waarmee bedrijven en zelfstandigen de betaling van btw op onbetaalde facturen kunnen uitstellen.
Door gebruik te maken van het RECC, kunnen bedrijven voorkomen dat ze btw uit eigen zak moeten betalen en kunnen ze de betaling uitstellen totdat een van de volgende situaties zich voordoet:
- Innen van facturen: btw is verschuldigd wanneer het bedrijf de betaling ontvangt van de klant. Dit geldt ongeacht of het bedrag volledig of gedeeltelijk wordt betaald ; in het geval van een gedeeltelijke betaling; is de verschuldigde btw gelijk aan het geïnde bedrag.
- Het einde van de belastingperiode onmiddellijk volgend op de uitgifte van de factuur: Als de klant aan het einde van het jaar na de uitgiftedatum op de factuur nog niet heeft betaald, beschouwt de Agencia Tributaria (Spaanse Belastingdienst) de verkoper als verantwoordelijk voor de betaling van de btw, als een bedrijf bijvoorbeeld op 23 september, 2024, een factuur heeft uitgegeven, is het die btw verschuldigd op 31 december— 2025, zelfs als de klant nog moet betalen.
Wat zijn de voor- en nadelen van het speciale kasstelselregime?
De RECC biedt verschillende voordelen aan bedrijven en zelfstandigen die als incassobureaus optreden:
- Je kunt je btw-betalingen tijdelijk uitstellen.
- Je hoeft minder vaak btw op onbetaalde facturen aan te vragen.
- Zelfstandigen of bedrijven kunnen, zo, hun cashflow optimaliseren.
Hoewel deze voordelen aanzienlijk zijn, kiezen sommigen ervoor om geen gebruik te maken van de RECC, zelfs als ze ervoor in aanmerking komen, omdat er ook enkele nadelen aan verbonden zijn:
- Je kunt niet aftrekken of aanspraak maken op btw-teruggave op aankopen totdat je al je facturen hebt betaald.
- Je moet voldoen aan verschillende formele verplichtingen, die we later zullen bespreken.
Wie komt in aanmerking voor het speciale kasstelselregime?
Alleen bedrijven en zelfstandigen die voldoen aan de volgende vereisten kunnen kiezen voor de RECC:
- De totale waarde van de transacties in het voorgaande jaar mag niet hoger zijn dan € 2 miljoen.
- Ontvangsten van één klant mogen in het afgelopen jaar niet meer dan € 100.000 bedragen.
Als je aan beide voorwaarden voldoet en gebruik wilt maken van de RECC, vul dan Formulier 036 of 037 in om een aanvraag in te dienen. Je moet vrijwillige registratie aanvragen wanneer je je bedrijfsactiviteit start, of als je bedrijf al actief is, in December van het jaar voorafgaand aan het fiscale jaar. Bijvoorbeeld: om je in te schrijven voor het RECC in 2025, moet je een van de formulieren indienen in december 2024.
Wat zijn je verplichtingen onder het speciale kasstelselregime?
Bedrijven en zelfstandigen die voor de RECC kiezen moeten aan specifieke verplichtingen voldoen om van deze speciale btw-regeling te kunnen profiteren:
- Vul Formulier 303 in voor de driemaandelijkse btw-aangifte, inclusief alle transacties waarbij btw verschuldigd is onder de RECC. Zelfs als er geen btw verschuldigd is op onbetaalde facturen, moet je de informatie toch opnemen voor rapportagedoeleinden.
- Houd een administratie bij waarin je de verzonden facturen opneemt samen met de volgende gegevens: de data waarop de transacties zijn geïnd, de gebruikte incassomethoden (bijv. bankrekeningnummer) en het totale bedrag.
- Houd een administratie bij met ontvangen facturen en de volgende gegevens: de data waarop de transacties voor betaling plaatsvonden, de gebruikte betaalmethoden en het totale bedrag.
- Vermeld de RECC op facturen voor transacties die onder dit regime vallen.
- Als je verplicht bent om gebruik te maken van de onmiddellijke informatieverstrekking (SII), voer dan code “07” in om de transacties te registreren.
Ongeacht of je de RECC gebruikt, zult je nog steeds je dagelijkse fiscale verplichtingen moeten beheren. Om deze procedures gemakkelijker te maken, kunt je overwegen om een geautomatiseerd belastinghulpmiddel zoals Stripe Tax toe te voegen aan je betalingssysteem. Naast het automatiseren van de btw-berekening en -inning op je facturen, zorgt Stripe Tax ervoor dat hetjuiste belastingtarief van toepassing is door op de hoogte te blijven van de nieuwste belastingwetten in meer dan 50 landen waar het beschikbaar is. Zorg ervoor dat je de lijst met uitgesloten gebieden controleert.
Welke transacties vallen onder het speciale kasstelselregime?
De RECC is van toepassing op alle transacties binnen het btw-gebied van Spanje en, dus, niet op de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla. Bovendien vallen transacties onder de RECC ongeacht of de ontvanger een eindklant is (die het product of de dienst rechtstreeks gebruikt) of een wederverkoper. Bepaalde transacties zijn echteruitgeslotenvan het speciale kasstelselregime:
- Intracommunautaire export, aankopen en leveringen— d.w.z. transacties tussen twee EU-lidstaten.
- Invoer en transacties behandeld als invoer.
- Transacties waarbij de btw-verplichting is voorbehouden, wat betekent dat de koper verantwoordelijk is voor de btw-verplichtingen.
- Transacties voor eigen gebruik, ongeacht of het goederen of diensten betreft.
- Transacties onder de volgende regelingen:
Hoe werkt het speciale kasstelselregime?
Om beter te begrijpen hoe de RECC werkt, bekijken we twee voorbeelden uit verschillende omstandigheden:
Een bedrijf dat een factuur uitgeeft onder de RECC
- Een bedrijf dat aan de hierboven vermelde vereisten voldoet, besluit om de RECC te gaan gebruiken en geeft dit aan op formulier 036.
- In 2024 verkoopt het bedrijf een dienst aan een ander bedrijf voor € 10.000, inclusief 21% btw is dat in totaal € 12.100. Zodra de transactie voltooid is, stelt het bedrijf een factuur op dat aangeeft dat deze deel uitmaakt van de RECC en registreert deze vervolgens in het register van uitgereikte facturen.
- Twee maanden na de verkoop betaalt het bedrijf die de dienst heeft gekocht 60% van de factuur, wat neerkomt op € 7.260 (€ 6.000 plus btw).
- De verkoper moet de AEAT betalen voor de btw op de € 6.000 die hij al van zijn klant heeft ontvangen (dat is € 1.260 onder het algemene btw-tarief). Ze hoeven de btw over de resterende 40% pas te betalen als de klant de rest van de schuld betaalt of aan het einde van het daaropvolgende jaar.
- Helaas heeft de klant op 31 december 2025 zijn schuld nog steeds niet betaald. Op deze datum eindigt het RECC-voordeel en moet het bedrijf dat de dienst heeft verleend de € 840 btw betalen over het onbetaalde deel van de factuur (21% van de resterende € 4.000).
Een zelfstandige die onder het algemene stelsel valt en een factuur ontvangt die onder de RECC valt
- De zelfstandige is onderworpen aan het algemene btw-regime .
- In 2024 huren ze diensten in bij een bedrijf dat onder de RECC valt.
- Het bedrijf stelt de zelfstandige in kennis van het feit dat de uitgereikte factuur onderworpen is aan de RECC-verplichtingen.
- Drie maanden later betaalt de zelfstandige de factuur volledig, waardoor hij de btw op dat moment kan aftrekken.
- In het boek van ontvangen facturen noteert de zelfstandige het totale betaalde bedrag, de betaalmethoden en de datum. Daarnaast geeft hij aan dat de betaalde factuur onderworpen was aan de RECC.
De RECC kan nuttig zijn voor veel bedrijven, zolang ze voldoen aan de verschillende vereisten om zich voor dit vrijwillige systeem te registreren.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.