En ständig autentiseringsfråga för företag och egenföretagare i Spanien är att balansera sitt kassaflöde och sina skyldigheter i fråga om skatter. Förseningar i betalningen av fakturor från kunder gör det särskilt svårt att hitta denna balans. När skatteexperter ska göra sin självdeklaration för mervärdesskatt (moms) måste de ibland betala ett belopp som de ännu inte har fått.
Detta leder till brist på kassaflöde och skapar många hinder för företagen, som ofta tvingas ta lån för att täcka kontantförskott på skatter. De spanska myndigheterna noterade detta problem och införde lag 14/2013, som inrättade särskild ordning enligt kontantprincipen (RECC). Vi kommer att förklara mer om RECC i följande avsnitt.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är den särskilda kontantprincipen och vad är den till för?
- Vilka är för- och nackdelarna med den särskilda kontantprincipen?
- Vem är berättigad till den särskilda kontantprincipen?
- Vilka är dina skyldigheter enligt den särskilda kontantprincipen?
- Vilka transaktioner omfattas av den särskilda kontantprincipen?
- Hur fungerar den särskilda kontantprincipen?
Vad är den särskilda kontantprincipen och vad är den till för?
Den särskilda ordningen enligt kontantprincipen (RECC, från spanska "régimen especial del criterio de caja") är ett frivilligt momssystem som gör det möjligt för företag och egenföretagare att skjuta upp betalningen av moms på obetalda fakturor.
Genom att använda RECC kan företag undvika att betala moms ur egen ficka och kan skjuta upp betalningen tills någon av följande situationer inträffar:
- Debitering av faktura: Moms förfaller till betalning när företaget tar emot betalning från kunden. Detta gäller oavsett om beloppet tas ut helt eller delvis. Vid delbetalning motsvarar momsen det belopp som tagits ut.
- Slutet av skatteperioden omedelbart efter utfärdandet av fakturan: Om kunden inte har betalat vid slutet av året efter utfärdandedatumet på fakturan anser Agencia Tributaria (spanska skatteverket) att säljaren är ansvarig för betalningen av momsen. Om ett företag till exempel utfärdade en faktura den 23 september 2024 är det skyldigt att betala den momsen senast den 31 december 2025 – även om kunden fortfarande inte har betalat.
Vilka är för- och nackdelarna med den särskilda kontantbaserade redovisningen?
RECC erbjuder flera fördelar för företag och egenföretagare som arbetar med inkasso:
- Du kan tillfälligt skjuta upp dina momsbetalningar.
- Du minskar ditt behov av att begära återbetalning av moms på obetalda fakturor.
- Egenföretagare eller företag kan därför optimera sitt kassaflöde.
Även om dessa fördelar är betydande väljer vissa att inte använda RECC, även om de är berättigade, eftersom det också finns vissa nackdelar:
- Du kan inte dra av eller kräva återbetalning av moms på inköp förrän du har betalat dina fakturor.
- Du måste uppfylla flera formella skyldigheter, som vi kommer att gå igenom senare.
Vem är berättigad till det särskilda kontantprincipsystemet?
Endast företag och egenföretagare som uppfyller följande krav kan välja RECC:
- Det totala värdet av transaktionerna under föregående år får inte överstiga 2 miljoner EUR.
- Debiteringar från en enskild kund får inte överstiga 100 000 EUR under det senaste året.
Om du uppfyller båda villkoren och vill använda RECC ska du fylla i formulär 036 eller 037 för att ansöka. Du måste begära frivillig registrering när du startar din affärsverksamhet eller, om ditt företag redan är verksamt, under december året före räkenskapsåret. Om du till exempel vill registrera dig för RECC år 2025 måste du skicka in en av blanketterna i december 2024.
Vilka är dina skyldigheter enligt det särskilda kontantprincipsystemet?
Företag och enskilda firmor som väljer RECC måste uppfylla särskilda skyldigheter för att kunna dra nytta av denna särskilda ordning för moms:
- Fyll i formulär 303 för kvartalsvis momsdeklaration, inklusive alla transaktioner där moms ska betalas enligt RECC. Även om moms inte ska betalas på obetalda fakturor måste du ändå inkludera informationen för rapporteringsändamål.
- Håll ett register som innehåller utfärdade fakturor tillsammans med följande uppgifter: datum då transaktionerna inkasserades, metoderna som användes för debitering (t.ex. bankkontonummer) och det totala beloppet.
- Håll ett register som innehåller mottagna fakturor tillsammans med följande uppgifter: datum då betalningstransaktionerna gjordes, vilka betalningsmetoder som användes och det totala beloppet.
- Nämn RECC på fakturor för transaktioner som omfattas av detta system.
- Om du är skyldig att använda SII (omedelbar inlämning av information), ange koden ”07” för att registrera transaktionerna.
Oavsett om du använder RECC kommer du fortfarande att behöva hantera dina dagliga skyldigheter i fråga om skatter. För att göra dessa processer enklare kan du överväga att lägga till ett automatiseringsverktyg för skatter som Stripe Tax till ditt betalningssystem. Förutom att automatisera beräkningen av moms och ta ut moms på dina fakturor, säkerställer Stripe Tax att rätt skattesats tillämpas genom att hålla sig uppdaterad med de senaste skattelagarna i över 50 länder där det finns tillgängligt. Var noga med att kontrollera listan över exkluderade territorier.
Vilka transaktioner omfattas av det särskilda kontantprincipsystemet?
RECC gäller för alla transaktioner inom Spaniens momspliktiga territorier och utesluter därför Kanarieöarna, Ceuta och Melilla. Transaktioner omfattas dessutom av RECC oavsett om mottagaren är en slutkund (som använder produkten eller tjänsten direkt) eller en återförsäljare. Vissa transaktioner är dock undantagna från det särskilda kontantprincipsystemet:
- Unionsintern export, förvärv och leveranser – dvs. transaktioner mellan två EU-länder.
- Import och transaktioner som behandlas som import.
- Transaktioner med omvänd momsplikt, vilket innebär att köparen är ansvarig för skyldigheterna avseende moms.
- Transaktioner som avser egen konsumtion, oavsett om det rör sig om varor eller tjänster.
- Transaktioner inom ramen för följande system:
Hur fungerar den särskilda kontantprincipen?
För att bättre förstå hur RECC fungerar, låt oss titta på två exempel från olika omständigheter:
Ett företag som utfärdar en faktura enligt RECC
- Ett företag som uppfyller de angivna kraven ovan beslutar sig för att anta RECC och anger detta på blankett 036.
- År 2024 säljer företaget en tjänst till ett annat företag för 10 000 euro, vilket totalt uppgår till 12 100 euro, inklusive 21 % moms. När transaktionen är slutförd utfärdar företaget en faktura som anger att den är en del av RECC och registrerar den sedan i sitt register över utfärdade fakturor.
- Två månader efter försäljningen betalar det företag som köpte tjänsten 60 % av fakturan, viket uppgår till 7 260 euro (6 000 euro plus moms).
- Säljaren måste betala AEAT för momsen på de 6 000 euro som de redan har fått från sin kund (det är 1 260 euro enligt den allmänna momssatsen). De behöver inte betala moms på de återstående 40 % förrän kunden har betalat resten av skulden eller i slutet av nästa år.
- Tyvärr har kunden fortfarande inte betalat sin skuld den 31 december 2025. På detta datum upphör RECC-förmånen och företaget som tillhandahöll tjänsten måste betala 840 euro i moms på den obetalda delen av fakturan (21 % av de återstående 4 000 euro).
En enskild firma som omfattas av det allmänna systemet och som tar emot en faktura som omfattas av RECC
- Enskilda firmor omfattas av den allmänna ordningen för moms.
- År 2024 kontrakterar de tjänster från ett företag som verkar under RECC.
- Företaget meddelar den enskilda firman att den utfärdade fakturan omfattas av RECC-skyldigheterna.
- Tre månader senare betalar den enskilda firman hela fakturan och får då dra av den moms som betalats vid den tidpunkten.
- I boken med mottagna fakturor registrerar den enskilda firman det totala beloppet som betalats, betalningsmetoden och datumet. Dessutom anger de att den betalda fakturan var föremål för RECC.
RECC kan vara till hjälp för många företag, så länge de uppfyller de många krav som ställs för att registrera sig för detta frivilliga system.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.