Há muitos documentos que as empresas costumam gerenciar. A nota de entrega, conhecida como "albarán" em espanhol, é pouco conhecida, mas é um dos principais componentes da logística. Para as empresas espanholas, esse documento importante serve como comprovante de transações comerciais, oferece proteção jurídica e facilita os processos contábeis.

Ao contrário das faturas, que também confirmam a conclusão de transações, as notas de entrega não têm validade para fins fiscais. Ainda assim, devem atender a determinados requisitos, dependendo da sua função. Por isso, é importante que as empresas saibam como são emitidas e entregues na Espanha e quais são suas implicações jurídicas.

Neste artigo, explicamos o que são as notas de entrega, por que as empresas as utilizam e como gerenciá-las corretamente.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são notas de entrega?
  
• Por que as empresas usam notas de entrega?
  
• Principais tipos de notas de entrega na Espanha
  
• Diferenças entre notas de entrega e faturas
  

O que são notas de entrega?

As notas de entrega são documentos comerciais emitidos como comprovante de vendas. Elas confirmam que os clientes estão satisfeitos com as entregas e registram informações sobre as transações, como a data e a descrição de cada produto ou serviço adquirido.

O escopo das notas de entrega se limita às atividades comerciais e operacionais das empresas, pois não têm validade para fins fiscais. Por isso, a Agência Tributária Espanhola (AEAT) não as aceita como comprovante no cumprimento de obrigações fiscais, como o envio de declarações trimestrais de IVA. Para validar transações para fins fiscais, são necessárias faturas.

Por que as empresas usam notas de entrega?

Para fins práticos, as notas de entrega são usadas como documentos auxiliares para facilitar a gestão interna de logística e transações comerciais. Elas são especialmente importantes em setores como construção e transporte. A seguir, explicamos as principais funções das notas de entrega para empresas espanholas.

Controle de entrega

Quando um destinatário assina uma nota de entrega, ele confirma o recebimento dos bens adquiridos e a satisfação com a entrega. A nota de entrega facilita o rastreamento das entregas e serve como prova juridicamente válida em caso de reclamações posteriores.

O uso de notas de entrega é importante tanto para vendas físicas quanto online. Por exemplo, nos pagamentos na entrega (COD), as notas de entrega assinadas são documentos essenciais que confirmam o recebimento dos bens.

Se sua empresa opera presencialmente e online, é importante integrar pagamentos online e presenciais. Com o Stripe Payments, uma solução de pagamento integrada e global que ajuda a aceitar pagamentos omnichannel, esse processo é simples. Além disso, o Stripe Terminal se integra nativamente ao Payments para processar transações presenciais de qualquer lugar, usando terminais de cartão sem banco e dispositivos móveis Android ou iPhone com Tap to Pay.

Prova em disputas jurídicas

Embora as notas de entrega não sejam válidas para fins fiscais, elas são aceitas como prova de entrega em disputas jurídicas. Por exemplo, se um cliente alegar que não recebeu bens ou serviços, mas houver uma nota de entrega assinada, a empresa pode comprovar que cumpriu sua parte no contrato.

Preparação de faturas

Para fornecer prova de transações para fins fiscais, as empresas podem consolidar o conteúdo das notas de entrega em faturas. Isso é especialmente comum na elaboração de certos tipos de faturas, como faturas resumidas. Esse processo é mais simples com alguns tipos de notas de entrega (por exemplo, notas de entrega com preço), pois elas incluem os detalhes financeiros das transações.

Para simplificar ainda mais esse processo, você pode usar ferramentas de faturamento disponíveis no Stripe App Marketplace. Por exemplo, o Billit é uma plataforma pioneira de faturamento eletrônico que permite vincular sua conta bancária empresarial e simplificar a reconciliação de faturas. Já o Invopop conta com funções específicas para conformidade com as regulamentações espanholas, como a integração completa com o Sistema Verificável de Emissão de Faturas (VERI*FACTU).

Controle de estoque

Ao registrar informações sobre as unidades vendidas, as notas de entrega podem ajudar a controlar a disponibilidade de mercadorias nos armazéns. Por sua vez, isso pode ajudar a reduzir discrepâncias em pedidos.

Por exemplo, é comum que lojas online mostrem alguns itens como disponíveis quando, na verdade, estão fora de estoque. Isso pode criar problemas na gestão de pedidos, como a necessidade de emitir reembolsos parciais quando clientes compram produtos sem estoque junto com produtos disponíveis. As notas de entrega podem ajudar a resolver esse problema ao manter registros dos produtos que saem do armazém.

Principais tipos de notas de entrega na Espanha

As notas de entrega geralmente têm uma estrutura específica e incluem as mesmas informações, como a data de entrega e a descrição de cada produto ou serviço. No entanto, existem variações para diferentes setores e transações. Veja os tipos de notas de entrega mais usados na Espanha:

• Notas de entrega padrão
  A nota de entrega padrão inclui a data e a forma de entrega. Ela serve como prova de que o cliente recebeu os produtos ou de que a empresa prestou os serviços, desde que seja assinada pelo cliente.
  
• Notas de entrega com preço
  Essas notas de entrega incluem o valor unitário de cada produto ou serviço e o valor total pago pelo cliente. Embora as notas de entrega não sejam válidas para o cumprimento de obrigações fiscais, as notas de entrega com preço simplificam e facilitam o processo de criação de faturas na Espanha e sua declaração no Formulário 303.
  
• Notas de entrega sem preço
  Essas notas incluem informações sobre bens e serviços, exceto detalhes financeiros. As empresas geralmente entregam esse tipo de nota de entrega aos clientes junto com as faturas.
  
• Guias de remessa
  Esta nota registra o número de unidades de um item que saem do armazém e o destino da remessa. As guias de remessa tornaram-se mais comuns à medida que o setor logístico cresce. De acordo com o relatório Industrial and Logistics Trends 2025, os pagamentos por instalações logísticas na Espanha registraram um aumento anual de 23%.
  
• Notas de transferência
  Essas notas registram o transporte de mercadorias de um armazém para outro. São úteis para grandes empresas que realizam frequentemente transferências internas por diversos motivos.
  
• Notas de devolução
  Este tipo de nota inclui detalhes sobre os bens sendo devolvidos, como as unidades, a data da devolução e o motivo. Elas são importantes para a logística envolvida nas devoluções de compras na Espanha.
  
• Notas de entrega de amostras
  Essas notas listam os produtos entregues como amostras gratuitas e o motivo pelo qual não há pagamento associado (por exemplo, para fins promocionais).
  
• Notas de subcontratação
  Esta nota inclui os serviços prestados por um subcontratado, a data de prestação do serviço e as condições acordadas para o serviço.
  
• Notas de serviços profissionais
  Essas notas fornecem informações relacionadas a serviços profissionais (por exemplo, reparos ou montagem de móveis) e registram informações como materiais utilizados e tempo gasto na prestação do serviço.
  

Diferenças entre notas de entrega e faturas

Tanto as notas de entrega quanto as faturas documentam transações comerciais. Embora sua função principal seja a mesma, elas apresentam algumas diferenças importantes.

Regulamentações

As notas de entrega não são regidas por regulamentações fiscais. Em contrapartida, as obrigações relacionadas a faturas são regidas por diversas leis, como a Lei Create and Grow (Crea y Crece). Essa lei introduziu requisitos de faturamento eletrônico obrigatório para empresas e profissionais autônomos.

Validade para fins fiscais

As notas de entrega não são válidas para fins fiscais, portanto não podem ser usadas para comprovar receitas ou despesas perante a AEAT. Em última análise, seu uso se limita ao setor comercial. As faturas, por outro lado, são válidas para fins jurídicos e fiscais como prova de transações.

Conteúdo

Embora existam vários tipos de notas de entrega com informações diferentes, não há lei que exija a inclusão de determinadas informações. Já as informações que devem constar em uma fatura para que ela seja válida são estipuladas por lei. Em certos casos, os requisitos de conteúdo são menos rígidos, como nas faturas simplificadas.

Quando é obrigatório fornecer notas de entrega ou faturas?

A emissão de notas de entrega não é obrigatória em transações comerciais. No entanto, as faturas devem ser emitidas para comprovar cada venda.

Em determinadas circunstâncias, a obrigação de entregar uma fatura pode ser cumprida por meio de uma fatura simplificada em vez de uma fatura regular. Nesses casos, as notas de entrega são documentos preliminares para comprovar a entrega dos bens adquiridos.

Veja um exemplo: um cliente realiza uma compra em um site de e-commerce no valor de € 350 e opta pelo pagamento na entrega (COD). A empresa envia os produtos e uma transportadora os entrega dois dias depois. A entrega inclui uma nota de entrega que o cliente deve assinar para confirmar o recebimento dos bens. Após a confirmação do pagamento, a empresa emite e envia imediatamente uma fatura simplificada ao cliente.

Perguntas frequentes sobre notas de entrega