Ci sono molti documenti che le aziende gestiscono abitualmente. La bolla di consegna, nota come "albarán"in spagnolo, è in gran parte sconosciuta, ma è una delle componenti chiave della logistica. Per le attività spagnole, questo importante documento fornisce la prova delle transazioni commerciali, offre protezione legale e facilita i processi contabili.

A differenza delle fatture, che confermano anch'esse il completamento della transazione, le bolle di consegna non sono valide ai fini fiscali. Ciononostante, devono soddisfare determinati requisiti i, a seconda della loro funzione. Pertanto, è importante che le attività sappiano come vengono emesse e consegnate in Spagna e quali sono le loro implicazioni legali.

In questo articolo spieghiamo che cosa sono le bolle di consegna, perché le attività le utilizzano e come gestirle correttamente.

Contenuto dell'articolo

• Spiegazione delle bolle di consegna
  
• Perché le attività utilizzano le bolle di consegna
  
• Principali tipi di bolle di consegna in Spagna
  
• Differenze tra bolle di consegna e fatture
  

Spiegazione delle bolle di consegna

Le bolle di consegna sono documenti commerciali emessi come prova della vendita. Attestano la corretta ricezione della merce da parte del cliente. Registrano inoltre le informazioni relative alla transazione, come la data e la descrizione di ciascun prodotto o servizio acquistato.

L'ambito di applicazione delle bolle di consegna è limitato alle attività commerciali e operative delle aziende, poiché non sono valide ai fini fiscali. Pertanto, l'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) non le accetta come prova per l'adempimento degli obblighi fiscali, come la presentazione delle dichiarazioni IVA trimestrali. Per convalidare le transazioni ai fini fiscali, sono necessarie le fatture.

Perché le attività utilizzano le bolle di consegna

Per motivi pratici, le bolle di consegna vengono utilizzate come documenti ausiliari per facilitare la gestione interna della logistica e delle transazioni commerciali. Sono particolarmente importanti in settori quali edilizia e trasporti. Di seguito, illustriamo le principali funzioni delle bolle di consegna per le aziende spagnole.

Controllo delle consegne

Quando un destinatario firma una bolla di consegna, conferma la ricezione della merce acquistata e la conformità della spedizione. La bolla di consegna facilita il tracciamento della spedizione e funge da prova legalmente valida in caso di reclami successivi.

L'uso delle bolle di consegna è importante sia per le vendite fisiche che per quelle online. Ad esempio, con i pagamenti in contrassegno (COD), le bolle di consegna firmate sono documenti fondamentali che confermano la ricezione della merce.

Se la tua azienda opera sia in presenza che online, devi integrare i pagamenti online e di persona. Con Stripe Payments, una soluzione di pagamento globale integrata che ti aiuta ad accettare pagamenti omnicanale, questa procedura è semplice. Inoltre, Stripe Terminal si integra nativamente con Payments per elaborare transazioni in presenza da qualsiasi luogo utilizzando terminali per carte senza banca e dispositivi mobili Android o iPhone con Tap to Pay.

Prova per controversie legali

Le bolle di consegna non sono valide ai fini fiscali, ciononostante sono accettate come prova di consegna nelle controversie legali. Ad esempio, se un cliente sostiene di non aver ricevuto beni o servizi ma esiste una bolla di consegna firmata, l'azienda può dimostrare di aver adempiuto alla propria parte del contratto.

Preparazione della fattura

Per fornire una prova delle transazioni a fini fiscali, le aziende possono unire il contenuto delle bolle di consegna nelle fatture. Ciò è particolarmente comune quando si preparano determinati tipi di fatture, come le fatture riepilogative. Questo processo è più semplice con alcuni tipi di bolle di consegna (ad esempio, le bolle di consegna con indicazione dell'importo) poiché includono i dettagli finanziari delle transazioni.

Per semplificare ulteriormente questo processo, puoi utilizzare gli strumenti di fatturazione disponibili nel Stripe App Marketplace. Ad esempio, Billit è una piattaforma di fatturazione elettronica all'avanguardia che consente di collegare il tuo conto bancario business e semplificare la riconciliazione delle fatture. D'altra parte, Invopop dispone di funzioni specifiche per la conformità alle normative spagnole, come la piena integrazione con il Sistema di emissione di fatture verificabili (VERI*FACTU).

Controllo delle scorte

Le bolle di consegna, registrando le informazioni relative alle unità vendute, possono contribuire a controllare la disponibilità delle merci nei magazzini. Ciò, a sua volta, può contribuire a ridurre le discrepanze negli ordini.

Ad esempio, è comune che i negozi online mostrino alcuni articoli come disponibili quando in realtà sono esauriti. Ciò può creare problemi nella gestione degli ordini, come dover emettere rimborsi parziali se i clienti acquistano prodotti esauriti e prodotti disponibili. Le bolle di consegna possono contribuire a risolvere questo problema mantenendo una tracciabilità dei prodotti in uscita dal magazzino.

Principali tipi di bolle di consegna in Spagna

Le bolle di consegna hanno generalmente una struttura specifica e includono le stesse informazioni, come la data di consegna e le descrizioni di ciascun prodotto o servizio. Tuttavia, esistono variazioni a seconda dei diversi settori e transazioni. Ecco i tipi di bolle di consegna più comunemente utilizzati in Spagna:

• Bolle di consegna standard
  La bolla di consegna standard include la data e la modalità di consegna. Funge da prova che il cliente ha ricevuto i prodotti o che l'azienda ha fornito i servizi, purché sia firmata dal cliente.
  
• Bolle di consegna con indicazione dell'importo
  Queste bolle di consegna includono il valore unitario di ciascun prodotto o servizio e l'importo totale pagato dal cliente. Anche se non sono valide ai fini fiscali, le bolle di consegna con l'indicazione dell'importo semplificano e agevolano il processo di creazione delle fatture in Spagna e la loro dichiarazione sul modulo 303.
  
• Bolle di consegna senza indicazione dell'importo
  Queste includono informazioni su beni e servizi, ad eccezione dei dettagli finanziari. Le attività in genere forniscono questo tipo di bolla di consegna ai clienti insieme alle fatture.
  
• Documenti di spedizione
  Questo documento registra il numero di unità di un articolo in uscita dal magazzino e la destinazione della spedizione. I documenti di spedizione sono diventati sempre più diffusi con la crescita del settore logistico. Secondo il report Industrial and Logistics Trends 2025, i pagamenti per le strutture logistiche in Spagna hanno registrato un aumento su base annua del 23%.
  
• Documenti di trasferimento
  Questi documenti registrano il trasporto di merci da un magazzino all'altro. Sono utili per le grandi aziende che effettuano spesso trasferimenti interni per vari motivi.
  
• Documenti di reso
  Questo tipo di documento include dettagli sulla merce restituita, come le unità, la data di restituzione e il motivo. Sono importanti per la logistica relativa ai resi di acquisto in Spagna.
  
• Esempi di bolle di consegna
  Questi documenti elencano i prodotti consegnati come campioni gratuiti e indicano il motivo dell'assenza di un pagamento associato (ad esempio, per finalità promozionali).
  
• Documenti per lavorazioni in conto terzi
  Questo documento include i servizi svolti da un fornitore in conto terzi, la data di esecuzione e le condizioni concordate per il servizio.
  
• Documenti per servizi professionali
  Questi documenti forniscono informazioni relative a servizi professionali (ad esempio riparazioni o montaggi di mobili) e registrano dati quali i materiali utilizzati e il tempo impiegato per l'erogazione del servizio.
  

Differenze tra bolle di consegna e fatture

Sia le bolle di consegna che le fatture documentano transazioni commerciali. Sebbene la loro funzione principale sia la stessa, presentano alcune differenze fondamentali.

Normativa

Le bolle di consegna non sono soggette alle normative fiscali. Al contrario, gli obblighi relativi alle fatture sono disciplinati da diverse leggi, come la Legge Crea y Crece (Crea e cresci). Questa legge ha introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica per le aziende e i liberi professionisti.

Validità ai fini fiscali

Le bolle di consegna non sono valide ai fini fiscali, pertanto non possono essere utilizzate per fornire prova di ricavi o di spese all'AEAT. In definitiva, il loro utilizzo è limitato al settore commerciale. Al contrario, le fatture sono valide ai fini legali e fiscali come prova delle transazioni.

Contenuto

Sebbene esistano diverse tipologie di bolle di consegna che includono informazioni differenti, non esiste una normativa che imponga l'inserimento di specifici dati. Tuttavia, le informazioni che devono essere presenti in una fattura affinché sia valida sono stabilite per legge. In alcuni casi, come per le fatture semplificate, i requisiti di contenuto sono meno stringenti.

Quando è obbligatorio fornire bolle di consegna o fatture

L'emissione di bolle di consegna non è obbligatoria per le transazioni commerciali. Tuttavia, è necessario emettere fatture a titolo di prova di ciascuna vendita.

In determinate circostanze, l'obbligo di emettere una fattura può essere adempiuto tramite una fattura semplificata anziché una regolare. In questi casi, le bolle di consegna costituiscono documenti preliminari a prova della consegna della merce acquistata.

Ecco un esempio: un cliente effettua un acquisto su un sito di e-commerce per 350 € e decide di pagare in contrassegno. L'attività spedisce i prodotti e un corriere li consegna due giorni dopo. La spedizione include una bolla di consegna che il cliente deve firmare per confermare la ricezione della merce. Una volta confermato il pagamento, l'azienda emette e invia immediatamente una fattura semplificata al cliente.

Domande frequenti sulle bolle di consegna